Manual Pengurusan Surat Rasmi - Kementerian Pengajian Tinggi

MANUAL PENGURUSAN SURAT RASMI19. Pembantu Tadbir atau pegawai yang bertanggungjawab menguruskan surat jabatan hendaklahmemastikan semua surat yang hendak dihantar keluar adalah salinan asal yang lengkap dengantarikh, nombor rujukan fail, alamat yang betul dan tepat, lampiran (jika ada) dan telah ditandatanganoleh pegawai yang bertanggungjawab. Setiap surat keluar hendaklah didaftarkan mengikut prosedur yangditetapkan.20. Penghantaran surat rasmi yang bukan rahsia boleh dibuat melalui mesin faksimili. Walaupun surattelah dihantar melalui mesin faksimili, surat asal hendaklah disusuli segera. Peraturan penerimaan danpenghantaran surat melalui mesin faksimili dan emel hendaklah dipatuhi. Selain itu penghantaran suratjuga boleh dibuat melalui emel.21. Surat rasmi kepada Pejabat YAB Perdana Menteri, Pejabat Ketua Setiausaha Negara, Ketua PengarahPerkhidmatan Awam serta Ketua Setiausaha Kementerian hendaklah ditandatangani oleh KetuaSetiausaha atau pegawai yang diturunkan kuasa sahaja.KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI27