Manual Pengurusan Surat Rasmi - Kementerian Pengajian Tinggi

MANUAL PENGURUSAN SURAT RASMI12. Semasa menyediakan surat, pegawai hendaklah memperakukan kepada pegawai pengelas untukmenentukan taraf keselamatan surat sama ada terbuka atau terperingkat. Kod peringkatkeselamatan hendaklah dicatatkan sebagai sebahagian daripada nombor rujukan fail bagi suratberkenaan.KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGIFORMAT SURAT KETUA SETIAUSAHA13. Format surat Ketua Setiausaha KPT adalah sedikit berbeza pada elemen-eleman berikut:(a) Menggunakan kepala surat Ketua Setiausaha;(b) Ruang kosong sebanyak 5 baris (spacing ke bawah) di antara barisan terakhir alamat dan tajuksurat;(c) Ruangan permulaan surat perlu dibiarkan kosong kerana ia akan ditulis tangan oleh KetuaSetiausaha;(d) Ruang kosong sebanyak 2 baris (spacing ke bawah) diantara “Sekian, terima kasih” dan “MENERAJUKEGEMILANGAN ILMU” dan diantara “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” dan “Saya yang menurutperintah”;(e) Ruang kosong sebanyak 5 baris (spacing ke bawah) diantara “Saya yang menurut perintah” dan“(NAMA KETUA SETIAUSAHA)”; dan(f) Sekiranya surat dialamatkan / disalinkan kepada penerima tanpa nama (hanya gelaran jawatan danalamat), poskod dan daerah perlulah menggunakan huruf besar kesemuanya dan bold (rujukLampiran C). Rajah 18 menunjukkan elemen (a) hingga (f).22