Manual Pengurusan Surat Rasmi - Kementerian Pengajian Tinggi

MANUAL PENGURUSAN SURAT RASMIPENGENALANKPT sebagai organisasi yang menerajui kegemilangan ilmu di Malaysia perlu sentiasa meningkatkan kualiti kerja danperkhidmatan sejajar dengan keperluan serta ekspektasi pelanggan. Keperluan untuk berkomunikasi secara berkesandengan agensi-agensi dan organisasi lain serta orang perseorangan sentiasa berlaku dalam merealisasikan visi danmisi KPT.2. Surat merupakan antara saluran komunikasi yang utama dan penting di antara agensi kerajaan denganagensi kerajaan yang lain serta orang awam. Surat disediakan bagi tujuan antaranya untuk menyampaiatau mendapatkan maklumat, arahan, keputusan dan idea baru. Surat yang disediakan oleh agensikerajaan merupakan salah satu dokumen dan rekod rasmi. Surat adalah penting bagi membuktikanwujudnya penyaluran maklumat antara sesama agensi kerajaan dan dengan pihak lain. Urusan suratmenyurat mempunyai tatacara yang perlu diketahui dan diamalkan oleh penjawat awam.3. Manual Pengurusan Surat Rasmi ini diterbitkan sebagai garis panduan kepada warga KPT dalammenyediakan surat rasmi mengikut tatacara yang betul, tepat dan seragam. Inisiatif ini dapat membantuKementerian meningkatkan kecekapan sistem penyampaian perkhidmatan.KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI4. Semua warga KPT juga perlu mematuhi pekeliling perkhidmatan dan arahan pentadbiran KPT yangberkaitan dengan pengurusan surat rasmi iaitu:(a) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 mengenai Panduan Pengurusan Pejabat; dan(b) Keputusan Mesyuarat Ketua Jabatan (MKJ) Bil 1/2011 bertarikh 12 Januari 2011.Mesyuarat BERSETUJU supaya format surat yang sesuai digunapakai oleh semua Bahagian/Jabatan/Agensi.

MANUAL PENGURUSAN SURAT RASMIPENYEDIAAN SURAT RASMI5. Secara amnya, surat rasmi kerajaan hendaklah mengandungi elemen-elemen berikut:(a) Alamat Pengirim / Kepala Surat (Letterhead)(b) Nombor Rujukan;(c) Tarikh Surat;(d) Alamat Penerima;(e) Permulaan Surat;(f) Tajuk Surat;(g) Nombor Perenggan;(h) Pengakhiran Surat;(i) Muka Surat; dan(j) Lampiran.6. Secara khususnya terdapat dua format surat rasmi yang digunapakai di KPT iaitu:(a) Format surat Rasmi; dan(b) Format surat Ketua Setiausaha.KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

MANUAL PENGURUSAN SURAT RASMI9. Penjelasan bagi setiap elemen dalam surat rasmi adalah seperti berikut:(a) Alamat KPT / Kepala Surat (Letterhead)Muka surat pertama hendaklah menggunakan kepala surat (Letterhead) KPT yang mengandungi nama,alamat, nombor telefon, nombor faksimili dan laman web KPT. Ini akan memudahkan penerima menjawabsurat atau menghubungi KPT di samping mengesahkan bahawa surat berkenaan adalah atas urusan rasmiKerajaan. Rajah 3 menunjukkan kepala surat yang perlu digunakan oleh warga KPT. Penyediaan surat kepadaagensi luar negara perlu menggunakan kepala surat Bahasa Inggeris mengikut kesesuaian.Alamat PengirimNo. Telefon, Faks dan Laman WebKEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI(b) Nombor RujukanRajah 3: Alamat KPT/Kepala Surat (Letterhead)Nombor rujukan surat hendaklah dicatat pada sebelah kanan atas surat dan dikandungkan mengikut failyang berkenaan.

MANUAL PENGURUSAN SURAT RASMI(c) Tarikh SuratTarikh surat hendaklah dicatatkan pada sebelah kanan atas surat, tanpa selang selepas nomborrujukan. Ruangan tarikh perlu dikosongkan dan ianya perlu diisi oleh penandatangan surat. Rajah 4menunjukkan contoh catatan nombor rujukan fail dan tarikh surat.No. Rujukan di sebelah kananTarikh di sebelah kananRajah 4: Nombor Rujukan dan Tarikh Surat(d) Alamat PenerimaAlamat penerima hendaklah dicatat pada sebelah kiri surat, selang sebaris selepas tarikh surat. Terdapattiga kategori penerima surat iaitu:i. Agensi Kerajaan;ii. Sektor Swasta / Badan Bukan Kerajaan / Pertubuhan;daniii. Orang Awam / Individu.KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

MANUAL PENGURUSAN SURAT RASMIAlamat penerima di dalam surat rasmi hendaklah dibuat mengikut kategori penerima seperti berikut:i. Agensi kerajaan (Jabatan Persekutuan dan Negeri serta Pihak Berkuasa Tempatan dan BadanBerkanun)Surat kepada agensi Kerajaan boleh dibahagikan kepada tiga jenis iaitu:(a) Surat kepada agensi – dialamatkan kepada gelaran rasmi jawatan ketua agensi. Rajah 5menunjukkan contoh surat kepada agensi.KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGISurat Kepada Agensi• Gelaran Rasmi jawatan; dan• Alamat rasmi.Rajah 5: Surat Kepada Agensi

MANUAL PENGURUSAN SURAT RASMI(b) Surat khusus kepada ketua agensi – didahului dengan kata hormat, gelaran kebesaran,nama, gelaran rasmi jawatan dan alamat rasmi agensi berkenaan. Rajah 6 menunjukkancontoh surat khusus kepada ketua agensi.Surat Khusus Kepada Ketua Agensi• Kata hormat;• Gelaran kebesaran;• Gelaran rasmi jawatan; dan• Alamat rasmi.Rajah 6: Surat Khusus Kepada Ketua Agensi(c) Surat kepada pegawai - Surat yang ditujukan kepada pegawai tertentu hendaklah dialamatkankepada gelaran rasmi jawatan ketua agensi dan ditambah di bawah alamat dengan singkatanperkataan ‘untuk perhatian’ dan diikuti dengan nama pegawai berkenaan (u.p.: nama pegawai).KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

MANUAL PENGURUSAN SURAT RASMI(e) Permulaan / Pembuka Kata SuratSurat yang ditujukan kepada jabatan / agensi kerajaan hendaklah dimulakan dengan ‘Tuan’seperti yang ditunjukkan di Rajah 10 (a), manakala surat kepada orang awam hendaklahdimulakan dengan ‘Tuan’ atau ‘Puan’. Surat yang khusus kepada Ketua Jabatan / Agensi yangmempunyai gelaran kebesaran hendaklah didahului dengan kata hormat dan gelarankebesarannya seperti ‘YBhg. Tan Sri / Datuk / Dato’. Begitu juga bagi surat kepada orang awamyang mempunyai gelaran kebesaran. Rajah 10 (b) menunjukkan contoh permulaan surat kepadapenerima dengan gelaran kebesaran.Surat Kepada Jabatan / Agensi Kerajaan• Permulaan surat dimulai dengan “Tuan”Rajah 10 (a) : Permulaan Surat Kepada Agensi KerajaanKEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI13

MANUAL PENGURUSAN SURAT RASMIKEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGISurat Kepada Penerima Yang MempunyaiGelaran Kebesaran• Kata hormat; dan• Gelaran KebesaranRajah 10 (b) : Permulaan Surat Kepada Penerima Dengan Gelaran Kebesaran14

MANUAL PENGURUSAN SURAT RASMI(f) Tajuk SuratSurat perlu diberikan tajuk (atau perkara) yang dapat menggambarkan kandungan suratberkenaan. Setiap surat hendaklah dihadkan kepada satu tajuk (atau perkara) sahaja. Bagi suratjawapan, tajuk yang sama hendaklah digunakan. Rajah 11 menunjukkan contoh tajuk surat.Rajah 11: Tajuk SuratTajuk Surat• Tajuk dalam huruf besar; dan• Huruf perlu BOLDKEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI15

MANUAL PENGURUSAN SURAT RASMI(g) Nombor PerengganSemua perenggan dalam surat, kecuali perenggan pertama, hendaklah dinomborkansecara berturutan. Rajah 12 menunjukkan contoh nombor perenggan.Penomboran Perenggan• Baris pertama tidakperlu dinomborkan;• Penomboran perengganbermula dengan perenggankedua dan yang seterusnya;dan• Selepas nombor perenggan,perlu di ‘tab’ sekali.KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGIRajah 12: Nombor Perenggan16

MANUAL PENGURUSAN SURAT RASMI(h) Pengakhiran SuratSetiap surat hendaklah diakhiri dengan “Sekian, terima kasih”, “MENERAJU KEGEMILANGANILMU”, “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” dan diikuti dengan “Saya yang menurut perintah” disudut kiri sebelah bawah surat sebelum ruangan tandatangan pegawai yang berkenaan. Namapegawai hendaklah menggunakan huruf besar di sudut kiri surat di bawah tandatangannya dandiikuti dengan singkatan bagi pihak (b.p.) Ketua Setiausaha.Semua surat perlu disertai dengan nombor telefon, faksimili dan alamat emel bagi memudahkanpenerima menghubungi untuk rujukan. Rajah 13 menunjukkan contoh pengakhiran surat.Pengakhiran Surat• Ayat Pengakhiran;• Tandatangan / Tandatangan bagi pihak (b.p.); dan• No. Telefon, faksimili dan emel pengirim.Rajah 13: Pengakhiran SuratKEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI17

MANUAL PENGURUSAN SURAT RASMI(i) Muka Surat dan LampiranBagi surat yang mengandungi lebih daripada satu muka surat, muka surat seterusnyahendaklah diberi nombor yang berturutan. Lampiran yang disertakan kepada surathendaklah dilabelkan di bahagian atas sebelah kanan, misalnya Lampiran 1 atau Lampiran Adan mestilah selaras dengan label yang dirujuk di dalam surat. Rajah 14 menunjukkan contohpenomboran muka surat dan Rajah 15 menunjukkan contoh lampiran surat.KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGIMuka Surat• Muka surat pertama tidak dinomborkan• Nombor bermula dari muka surat keduaRajah 14: Penomboran Muka Surat218

MANUAL PENGURUSAN SURAT RASMITajuk LampiranTajuk lampiran dalam surat mestiselaras dengan tajuk di lampiranLampiranMuka surat pertama lampiran perlu dilabelkanRajah 15: Lampiran SuratKEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI19

MANUAL PENGURUSAN SURAT RASMI10. Muka surat yang terakhir perlu dipastikan supaya tidak mengandungi tandatangan sahaja.Sekurang-kurangnya satu ayat atau baris daripada perenggan yang terakhir perlu ada sebagaihubungkait antara tandatangan dan kandungan surat. Ini adalah untuk memastikan tandatangan yangdiperolehi adalah untuk tujuan surat berkenaan sahaja dan bukannya untuk tujuan lain. Iniadalah mustahak kerana tandatangan adalah satu bentuk kelulusan dan langkah ini dapatmengelakkan penyalahgunaan dan penyelewengan dalam urusan surat menyurat. Rajah 16 menunjukkan caramenghubungkait tandatangan surat dengan kandungannya.KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGIMuka Surat Terakhir• Kandungan surat; dan• Ruang tandatangan.Rajah 16: Menghubungkait Tandatangan Dengan Kandungan Surat20

MANUAL PENGURUSAN SURAT RASMI11. Surat hendaklah disediakan dalam tiga (3) salinan. Salinan asal dihantar kepada penerima,salinan kedua dikandungkan dalam fail yang berkenaan dan salinan ketiga dikandungkan dalamfail timbul (float file). Sekiranya surat perlu diedarkan kepada penerima dalam senarai salinan kepada(s.k), salinan tambahan perlu dibuat. Butiran s.k. ini boleh disediakan selepas ruangan tandatangansurat. Rajah 17 menunjukkan contoh penggunaan s.k.Salinan Kepada (s.k)• Perlu menggunakan singkatan s.k.; dan• Digunakan selepas ruang tandatanganatau di muka surat yang baru.Rajah 17: Penggunaan Salinan Kepada (s.k)KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI21

MANUAL PENGURUSAN SURAT RASMI12. Semasa menyediakan surat, pegawai hendaklah memperakukan kepada pegawai pengelas untukmenentukan taraf keselamatan surat sama ada terbuka atau terperingkat. Kod peringkatkeselamatan hendaklah dicatatkan sebagai sebahagian daripada nombor rujukan fail bagi suratberkenaan.KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGIFORMAT SURAT KETUA SETIAUSAHA13. Format surat Ketua Setiausaha KPT adalah sedikit berbeza pada elemen-eleman berikut:(a) Menggunakan kepala surat Ketua Setiausaha;(b) Ruang kosong sebanyak 5 baris (spacing ke bawah) di antara barisan terakhir alamat dan tajuksurat;(c) Ruangan permulaan surat perlu dibiarkan kosong kerana ia akan ditulis tangan oleh KetuaSetiausaha;(d) Ruang kosong sebanyak 2 baris (spacing ke bawah) diantara “Sekian, terima kasih” dan “MENERAJUKEGEMILANGAN ILMU” dan diantara “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” dan “Saya yang menurutperintah”;(e) Ruang kosong sebanyak 5 baris (spacing ke bawah) diantara “Saya yang menurut perintah” dan“(NAMA KETUA SETIAUSAHA)”; dan(f) Sekiranya surat dialamatkan / disalinkan kepada penerima tanpa nama (hanya gelaran jawatan danalamat), poskod dan daerah perlulah menggunakan huruf besar kesemuanya dan bold (rujukLampiran C). Rajah 18 menunjukkan elemen (a) hingga (f).22

MANUAL PENGURUSAN SURAT RASMI(a) (a) Kepala SuratKetua Setiausaha(b) (b) No. No. Rujukan di di sebelah kirikiri(c) (c) Tarikh di di sebelah kirikiri(d) (d) Ruang kosong sebanyak5 baris baris di di antara barisanterakhir alamat terakhiralamat dan dan tajuk tajuk surat(e) (e) Permulaan surat di di tulistulistangan oleh oleh YBhg. KetuaSetiausahaRajah 18: Format Surat Ketua SetiausahaKEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI23

MANUAL PENGURUSAN SURAT RASMI(f) Ruang kosong sebanyak 2 baris(g) Ruang kosong sebanyak 5 barisdi antara pengakhiran surat danNAMA KETUA PENGARAHSambungan Rajah 1814. Semua format surat untuk ditandatangani oleh Ketua Setiausaha adalah seperti di Lampiran A hinggaLampiran H.KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGIPENDAFTARAN DAN PENGEDARAN SURAT15. Pegawai yang bertanggungjawab menguruskan surat jabatan sahaja yang boleh membuka surat danmendaftarkannya mengikut prosedur yang ditetapkan. Di KPT, pegawai yang bertanggungjawab adalahkerani surat di setiap Bahagian/Unit/Jabatan/Agensi. Prosedur pendaftaran surat di KPT adalah sepertidi Rajah 19.24

MANUAL PENGURUSAN SURAT RASMI16. Agihan surat mengikut penerima adalah seperti berikut:(a) Surat yang ditujukan khusus kepada Ketua Setiausaha atau Timbalan Ketua Setiausaha perludiserahkan kepada Pembantu Tadbir (tanpa dibuka); dan(b) Surat yang dialamatkan kepada Ketua Setiausaha atau Timbalan Ketua Setiausaha dan untukperhatian pegawai KPT perlu diserahkan kepada pegawai yang bertanggungjawab.17. Sebelum sesuatu surat diedarkan untuk diambil tindakan oleh Ketua Setiausaha, Timbalan KetuaSetiausaha, Pengarah atau pegawai lain, surat tersebut hendaklah dimasukkan segera ke dalam failyang berkenaan.18. Semua surat yang diterima hendaklah diambil tindakan segera. Sekiranya surat itu memerlukan jawapansegera ia hendaklah dibalas dalam masa 3 hari. Sekiranya jawapan segera tidak dapat diberikan, penulissurat itu hendaklah dimaklumkan melalui surat akuan terima yang menyatakan bahawa jawapan yanglengkap akan disusuli dalam satu jangka masa yang dinyatakan.KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI25

MANUAL PENGURUSAN SURAT RASMIRajah 19: Prosedur Menerima Dan Mendaftar SuratAKTORAKTIVITIPenghantaranSuratHantar suratPembantu Tadbir(Kaunter SuratBKP)Terima &kenalpastipenerimaSurat KSU /TKSU/ *RahsiaCop, daftar &agihan surat kpdPengarahBahagian /pegawaipenerimaPembantu Tadbirdi Pejabat KSU/TKSUTerima, daftar & serahkankepada KSU / TKSUKEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGIPembantu AmPejabat (PAP)SUB / PegawaiPenerimaTerima & coptarikh penerimaanTerima &minitkan untuktindakan26

MANUAL PENGURUSAN SURAT RASMI19. Pembantu Tadbir atau pegawai yang bertanggungjawab menguruskan surat jabatan hendaklahmemastikan semua surat yang hendak dihantar keluar adalah salinan asal yang lengkap dengantarikh, nombor rujukan fail, alamat yang betul dan tepat, lampiran (jika ada) dan telah ditandatanganoleh pegawai yang bertanggungjawab. Setiap surat keluar hendaklah didaftarkan mengikut prosedur yangditetapkan.20. Penghantaran surat rasmi yang bukan rahsia boleh dibuat melalui mesin faksimili. Walaupun surattelah dihantar melalui mesin faksimili, surat asal hendaklah disusuli segera. Peraturan penerimaan danpenghantaran surat melalui mesin faksimili dan emel hendaklah dipatuhi. Selain itu penghantaran suratjuga boleh dibuat melalui emel.21. Surat rasmi kepada Pejabat YAB Perdana Menteri, Pejabat Ketua Setiausaha Negara, Ketua PengarahPerkhidmatan Awam serta Ketua Setiausaha Kementerian hendaklah ditandatangani oleh KetuaSetiausaha atau pegawai yang diturunkan kuasa sahaja.KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI27

MANUAL PENGURUSAN SURAT RASMIPENGURUSAN SURAT TERPERINGKAT22. Pengurusan surat terperingkat termasuk yang diterima dan yang dihantar hendaklah dikawal dengan selamatmenerusi pendaftaran rahsia semasa menerima, memproses, menyimpan dan menghantar mengikut ArahanKeselamatan dan peraturan yang berkaitan. Bagi surat terperingkat, penghantaran melalui mesin faksimili adalahdilarang. Namun, jika keadaan memaksa, penghantar surat hendaklah menghubungi dan memastikan penerimasurat berada di mesin faksimili sebelum menghantar surat berkenaan.PENUTUP23. Semoga dengan adanya Manual Pengurusan Surat Rasmi KPT ini, warga KPT akan dapat mengoptimumkan masa,meningkatkan lagi kualiti kerja dan memupuk budaya ketepatan. Pada masa yang sama, imej KPT sebagaiorganisasi 5 bintang dapat dimantapkan dan diteruskan ke masa hadapan. Kerjasama dan perhatian semua wargaKPT ke atas perkara ini amatlah dihargai.KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI28

MANUAL PENGURUSAN SURAT RASMILAMPIRANISI KANDUNGAN LAMPIRANLampiran ALampiran BLampiran CLampiran DLampiran ESurat KSU dengan nama penerima dan s.k.Surat KSU dengan nama penerima dan tanpa s.k.Surat KSU tanpa nama penerima dengan s.k.Surat KSU tanpa nama penerima dan tanpa s.k.Surat KSU dua (2) muka surat dengan nama penerimadan s.k.Lampiran FLampiran GLampiran HSurat KSU dua (2) muka surat dengan nama penerimadan tanpa s.k.Surat KSU dua (2) muka surat tanpa nama penerimadengan s.k.Surat KSU dua (2) muka surat tanpa nama penerima dantanpa s.k.KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI29

MANUAL PENGURUSAN SURAT RASMILampiran ASurat KSU dengan nama penerima dan s.k.YBhg. Dato’ Mohamad Zabidi bin ZainalKetua PengarahUnit Pemodenan Tadbiran dan PerancanganPengurusan Malaysia (MAMPU)Aras 6, Blok B2Kompleks Jabatan Perdana MenteriPusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan62502 PUTRAJAYARujukan Kami : KPT (KSU) 07/Tarikh : Januari 2011s.k.YBhg. Tan Sri Mohd Sidek HassanKetua Setiausaha NegaraPejabat Ketua Setiausaha NegaraAras 4, Blok TimurBangunan Perdana PutraPusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan62502 PUTRAJAYARuang kosongsebanyak 5 barisTAJUKDengan hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas.2. Kandungan (Arial 14, single line spacing, justified)3. KandunganSekian, terima kasih.“MENERAJU KEGEMILANGAN ILMU”Ruang kosongsebanyak 2 barisKEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”Saya yang menurut perintah,(DATUK AB. RAHIM MD. NOOR)Ruang kosongsebanyak 2 barisRuang kosongsebanyak 5 baris30

MANUAL PENGURUSAN SURAT RASMISurat KSU dengan nama penerima dan tanpa s.k.Lampiran BRujukan Kami : KPT (KSU) 07/Tarikh : Januari 2011YBhg. Dato’ Mohamad Zabidi bin ZainalKetua PengarahUnit Pemodenan Tadbiran dan PerancanganPengurusan Malaysia (MAMPU)Aras 6, Blok B2Kompleks Jabatan Perdana MenteriPusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan62502 PUTRAJAYATAJUKDengan hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas.2. Kandungan (Arial 14, single line spacing, justified)3. KandunganSekian, terima kasih.“MENERAJU KEGEMILANGAN ILMU”“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”Saya yang menurut perintah,(DATUK AB. RAHIM MD. NOOR)KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI31

MANUAL PENGURUSAN SURAT RASMISurat KSU tanpa nama penerima dengan s.k.Lampiran CRujukan Kami : KPT (KSU) 07/Tarikh : Januari 2011Ketua PengarahUnit Pemodenan Tadbiran dan PerancanganPengurusan Malaysia (MAMPU)Aras 6, Blok B2Kompleks Jabatan Perdana MenteriPusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan62502 PUTRAJAYA poskod dan daerah perlu bolduntuk penerima tanpa namas.k.YBhg. Tan Sri Mohd Sidek HassanKetua Setiausaha NegaraPejabat Ketua Setiausaha NegaraAras 4, Blok TimurBangunan Perdana PutraPusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan62502 PUTRAJAYATAJUKDengan hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas.2. Kandungan (Arial 14, single line spacing, justified)3. KandunganSekian, terima kasih.“MENERAJU KEGEMILANGAN ILMU”KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”Saya yang menurut perintah,(DATUK AB. RAHIM MD. NOOR)32

MANUAL PENGURUSAN SURAT RASMISurat KSU tanpa nama penerima dan tanpa s.k.Lampiran DRujukan Kami : KPT (KSU) 07/Tarikh : Januari 2011Ketua PengarahUnit Pemodenan Tadbiran dan PerancanganPengurusan Malaysia (MAMPU)Aras 6, Blok B2Kompleks Jabatan Perdana MenteriPusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan62502 PUTRAJAYATAJUKDengan hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas.2. Kandungan (Arial 14, single line spacing, justified)3. KandunganSekian, terima kasih.“MENERAJU KEGEMILANGAN ILMU”“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”Saya yang menurut perintah,(DATUK AB. RAHIM MD. NOOR)KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI33

MANUAL PENGURUSAN SURAT RASMISurat KSU dua (2) muka surat dengan nama penerima dan s.k.Lampiran ERujukan Kami : KPT (KSU) 07/Tarikh : Januari 20114. Kandungan5. KandunganYBhg. Dato’ Mohamad Zabidi ZainalKetua PengarahUnit Pemodenan Tadbiran dan PerancanganPengurusan Malaysia (MAMPU)Aras 6, Blok B2Kompleks Jabatan Perdana MenteriPusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan62502 PUTRAJAYASekian, terima kasih.“MENERAJU KEGEMILANGAN ILMU”“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”Saya yang menurut perintah,TAJUKDengan hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas.(DATUK AB. RAHIM MD. NOOR)2. Kandungans.k.KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI3. KandunganYBhg. Tan Sri Mohd Sidek HassanKetua Setiausaha NegaraPejabat Ketua Setiausaha NegaraAras 4, Blok TimurBangunan Perdana PutraPusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan62502 PUTRAJAYA34

MANUAL PENGURUSAN SURAT RASMISurat KSU dua (2) muka surat dengan nama penerima dan tanpa s.k.Lampiran F5. KandunganRujukan Kami : KPT (KSU) 07/Tarikh : Januari 2011Sekian, terima kasih.YBhg. Dato’ Mohamad Zabidi ZainalKetua PengarahUnit Pemodenan Tadbiran dan PerancanganPengurusan Malaysia (MAMPU)Aras 6, Blok B2Kompleks Jabatan Perdana MenteriPusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan62502 PUTRAJAYA“MENERAJU KEGEMILANGAN ILMU”“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”Saya yang menurut perintah,TAJUK(DATUK AB. RAHIM MD. NOOR)Dengan hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas.2. Kandungan3. Kandungan4. KandunganKEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI35

MANUAL PENGURUSAN SURAT RASMISurat KSU dua (2) muka surat tanpa nama penerima dengan s.k.Lampiran G5. KandunganRujukan Kami : KPT (KSU) 07/Tarikh : Januari 2011Sekian, terima kasih.Ketua PengarahUnit Pemodenan Tadbiran dan PerancanganPengurusan Malaysia (MAMPU)Aras 6, Blok B2Kompleks Jabatan Perdana MenteriPusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan62502 PUTRAJAYA“MENERAJU KEGEMILANGAN ILMU”“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”Saya yang menurut perintah,TAJUK(DATUK AB. RAHIM MD. NOOR)Dengan hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas.KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI2. Kandungan3. Kandungan4. Kandungans.k.YBhg. Tan Sri Mohd Sidek HassanKetua Setiausaha NegaraPejabat Ketua Setiausaha NegaraAras 4, Blok TimurBangunan Perdana PutraPusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan62502 PUTRAJAYA36

MANUAL PENGURUSAN SURAT RASMISurat KSU dua (2) muka surat tanpa nama penerima dan tanpa s.k.Lampiran H4. KandunganRujukan Kami : KPT (KSU) 07/Tarikh : Januari 2011Ketua PengarahUnit Pemodenan Tadbiran dan PerancanganPengurusan Malaysia (MAMPU)Aras 6, Blok B2Kompleks Jabatan Perdana MenteriPusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan62502 PUTRAJAYATAJUKDengan hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas.5. KandunganSekian, terima kasih.“MENERAJU KEGEMILANGAN ILMU”“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”Saya yang menurut perintah,2. Kandungan(DATUK AB. RAHIM MD. NOOR)3. KandunganKEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI37

MANUAL PENGURUSAN SURAT RASMICatatanKEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI38

MANUAL PENGURUSAN SURAT RASMICatatanKEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI39

MANUAL PENGURUSAN SURAT RASMICatatanKEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI40