PPA 04_Jatankuasa Perancang Negeri - JPBD

Diterbitkan di Malaysia Oleh:Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia(Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan)ISBN 978-983-2839-18-7Hak cipta terpelihara. Tiada mana-mana bahagian daripada terbitan iniboleh diterbit semula atau disimpan dalam bentuk yang boleh diperolehisemula atau disiar dalam sebarang bentuk dengan apa cara, elektronik,mekanikal, fotokopi, rakaman atau sebaliknya tanpa mendapat izindaripada Ketua Pengarah Jabatan Perancangan Bandar dan DesaSemenanjung Malaysia.Walaupun setiap usaha telah dibuat untuk menyemak ketepatanpenerbitan ini, Jabatan Perancang Bandar dan Desa SemenanjungMalaysia tidak bertanggungjawab ke atas sebarang kesilapan jika ada.Sebarang teguran untuk memperbaiki penerbitan ini adalah dialu-alukanoleh pihak kami.Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung MalaysiaKementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan2010

PPA 04 PPA | Jawatankuasa 04 PPA | Jawatankuasa 04 | Jawatankuasa Perancang Perancang Negeri Perancang Negeri Negeri1.0 PENGENALANKandunganPenubuhan Jawatankuasa Perancang Negeri (JPN) diperuntukkan dalamPrakata Bahagian II, Dasar dan Pentadbiran di bawah seksyen 4 Akta Perancangan iBandar dan Desa 1976 (Akta 172). JPN merupakan suatu Jawatankuasa1.0 PENGENALAN 1yang ditubuhkan untuk mengawal selia, mengawal, merancang,2.0 TUJUAN menyelaras dan menasihati mengenai perkara-perkara berkaitan 13.0 PENUBUHAN pemuliharaan, JAWATANKUASA penggunaan PERANCANG dan pemajuan NEGERI dalam Negeri yang berkenaan. 23.1 Keahlian 23.2 Tatacara Pelantikan 62.0 TUJUAN4.0 FUNGSI DAN BIDANG KUASA JAWATANKUASA PERANCANG NEGERI 124.1 Fungsi 12Panduan pelaksanaan ini bertujuan untuk menggariskan aspek-aspek4.2 Bidang Kuasa 12penting yang perlu dijadikan rujukan oleh Pengarah Jabatan Perancangan4.2.1BandarKuasadanMemberiDesa (JPBD)Arahan KepadaNegeriPihakdalamBerkuasamenjalankanPerancangtugas-tugasTempatanselaku124.2.2 setiausaha Kuasa Mengarahkan dan penasihat Supaya utama Diadakan kepada Siasatan JPN. Selain Dan Pendengaran itu, Panduan Tempatan ini juga 134.2.3 dapat Kuasa digunakan Berkenaan oleh Jawatankuasa jabatan dan Perancang agensi yang Wilayah terlibat dalam perancangan 134.2.4 dan pembangunan Kuasa Dalam Penyediaan sesebuah Rancangan Negeri. Struktur 134.2.5 Kuasa Dalam Penyediaan Rancangan Tempatan 174.2.6 Kuasa Dalam Penyediaan Rancangan Kawasan Khas 194.2.7 Kuasa Mewajibkan Kerajaan Persekutuan & Kerajaan Negeri Untuk Berunding 194.2.8 Kuasa Dalam Proses Kawalan Perancangan 194.3 Fungsi Dan Bidang Kuasa Lain 205.0 PENGURUSAN JAWATANKUASA PERANCANG NEGERI 225.1 Pentadbiran 225.1.1 Kekerapan Mesyuarat 225.1.2 Ketidakhadiran Ahli 225.1.3 Dokumentasi 265.2 Pengendalian Mesyuarat 265.2.1 Sebelum Mesyuarat 265.2.2 Semasa Mesyuarat 315.2.3 Selepas Mesyuarat 325.3 Peranan Setiausaha Dan Urus Setia 345.3.1 Peranan Setiausaha Jawatankuasa Perancang Negeri 345.3.2 Peranan Urus Setia Jawatankuasa Perancang Negeri 356.0 JAWATANKUASA TEKNIKAL BAGI JAWATANKUASA PERANCANG NEGERI 366.1 Peranan 366.2 Keahlian 366.3 Tatacara Pelaksanaan 377.0 KESIMPULAN 38ii1

PPA 04 | PPA Jawatankuasa 04 | Jawatankuasa Perancang Perancang Negeri NegeriRajah 1.0 : Keahlian Jawatankuasa Perancang NegeriSenarai RajahRajah 2.0 : Tatacara Pelantikan Keahlian Jawatankuasa Perancang NegeriRajah 3.0(a) : Contoh Format Muka Hadapan Kertas Kerja Pelantikan KeahlianJawatankuasa Perancang NegeriRajah 3.0(b) : Contoh Format Isi Kandungan Kertas Kerja Pelantikan KeahlianJawatankuasa Perancang NegeriRajah 4.0 : Contoh Surat Pelantikan Keahlian Jawatankuasa Perancang NegeriRajah 5.0 : Jawatankuasa Perancang Negeri Dalam SistemPerancangan Bandar Dan DesaRajah 6.0 : Contoh Surat Penurunan Kuasa Kepada Timbalan PengerusiRajah 7.0 : Contoh Surat Penurunan Kuasa Dalam Keadaan Setiausaha Tidak DapatMenghadirkan Diri Atas Sebab-Sebab Yang Tidak Dapat DielakkanRajah 8.0 : Contoh Format Folder Mesyuarat Jawatankuasa Perancang NegeriRajah 9.0 : Tempoh Yang Ditetapkan Dalam Pengendalian MesyuaratJawatankuasa Perancang NegeriRajah 10.0 : Carta Alir Urusan Rundingan Dengan Jawatankuasa Teknikal BagiJawatankuasa Perancang Negeri Berkaitan Projek-Projek KerajaanJadual 1.0 : Keahlian Jawatankuasa Perancang NegeriSenarai JadualJadual 2.0 : Keahlian Jawatankuasa Teknikal Bagi Jawatankuasa Perancang Negeriiii

PPA 04 | PPA Jawatankuasa PPA 04 04 | Jawatankuasa | Perancang Perancang NegeriNegeri Negeri7.0 KESIMPULANSingkatanDraf Panduan Pelaksanaan Akta 172: Jawatankuasa Perancang NegeriAkta 172 Akta Perancangan Bandar dan Desa 1976disediakan sebagai rujukan dan panduan kepada setiap JBPD Negeri, bagiDRS melaksanakan Draf dan Rancangan memastikan Struktur keberkesanan JPN. Walau bagaimanapun,IWK pengurusan JPN Indah boleh Water disesuaikan Konsortium mengikut keperluan Negeri masingmasing.JKRJabatan Kerja RayaJPBDJabatan Perancangan Bandar dan DesaJPNJawatankuasa Perancang NegeriJPWJawatankuasa Perancang WilayahKMKebenaran MerancangMMKNMajlis Mesyuarat Kerajaan NegeriMPFNMajlis Perancang Fizikal NegaraPBNPihak Berkuasa NegeriPBPTPihak Berkuasa Perancang TempatanPBTPihak Berkuasa TempatanRKKRancangan Kawasan KhasRSRancangan StrukturRTRancangan TempatanSUKSetiausaha KerajaanUPENUnit Perancang Ekonomi Negeriiv 38

PPA 04 PPA | Jawatankuasa 04 | Jawatankuasa Perancang Perancang Negeri Negeri1.0 PENGENALANPenubuhan Jawatankuasa Perancang Negeri (JPN) diperuntukkan dalamBahagian II, Dasar dan Pentadbiran di bawah seksyen 4 Akta PerancanganBandar dan Desa 1976 (Akta 172). JPN merupakan suatu Jawatankuasayang ditubuhkan untuk mengawal selia, mengawal, merancang,menyelaras dan menasihati mengenai perkara-perkara berkaitanpemuliharaan, penggunaan dan pemajuan dalam Negeri yang berkenaan.2.0 TUJUANPanduan pelaksanaan ini bertujuan untuk menggariskan aspek-aspekpenting yang perlu dijadikan rujukan oleh Pengarah Jabatan PerancanganBandar dan Desa (JPBD) Negeri dalam menjalankan tugas-tugas selakusetiausaha dan penasihat utama kepada JPN. Selain itu, Panduan ini jugadapat digunakan oleh jabatan dan agensi yang terlibat dalam perancangandan pembangunan sesebuah Negeri.1

PPA 04 PPA | Jawatankuasa 04 | Jawatankuasa Perancang Perancang Negeri Negeri3.0 PENUBUHAN JAWATANKUASA PERANCANG NEGERI3.1 KeahlianKeahlian JPN adalah sebagaimana diperuntukkan di bawahsubseksyen 4(1) Akta 172 seperti di Rajah 1.0.Rajah 1.0 : Keahlian Jawatankuasa Perancang NegeriPENGERUSIPerenggan 4(1)(a) Akta 172MENTERI BESAR / KETUA MENTERITIMBALAN PENGERUSIPerenggan 4(1)(b) Akta 172(TMB/TKM) atau AHLI MMKNSETIAUSAHAPerenggan 4(1)(d)Akta 172PENGARAH, JPBD NEGERIAHLI DILANTIKPerenggan 4(1)(ba) dan (i)Akta 172AHLI AUTOMATIKPerenggan 4(1), (c), (e), (f), (g),(h), (ha), (hb) dan (hc)Akta 172URUS SETIAJAWATANKUASAPERANCANG NEGERISatu unit atau bahagiankhusus yang ditubuhkandi bawah JPBD Negeriyang berkenaani. Tidak lebih daripada tiga ahliyang hendaklah dilantik olehPihak Berkuasa Negeri (PBN)dari kalangan ahli MajlisMesyuarat Kerajaan Negeri(MMKN). Seorangdaripadanya adalahmerupakan ahli yangbertanggungjawab denganperancangan bandar dandesa dalam Negeri; danii.Tidak lebih daripada empatahli lain yang hendaklahdilantik oleh PBN.i. Setiausaha Kerajaan Negeri;ii. Pengarah Tanah dan GalianNegeri;iii. Pengarah Kerja Raya Negeri;iv. Pengarah Unit PerancangEkonomi Negeri atau pegawaiyang bertanggungjawab bagihal ehwal sedemikian diNegeri;v. Penasihat Undang-UndangNegeri;vi. Pegawai Kewangan Negeri;vii. Pegawai Kemajuan Negeriatau Pegawai yangbertanggungjawab bagi halehwal sedemikian di Negeri;danviii. Pengarah Jabatan AlamSekitar Negeri atau pegawaiyang bertanggungjawab bagihal ehwal sedemikian diNegeri.2

PPA 04 PPA | Jawatankuasa 04 | Jawatankuasa Perancang Perancang Negeri Negerii. Keahlian JPN bagi sebuah Negeri hendaklah tidak melebihi 18orang yang terdiri daripada ahli-ahli seperti di Jadual 1.0.Jadual 1.0 :Keahlian Jawatankuasa Perancang NegeriBIL. KEAHLIAN JAWATAN1. Menteri Besar (MB) / Ketua Menteri (KM); Pengerusi2. Ahli MMKN terkanan yang dilantik oleh PBN;3. Ahli MMKN yang dilantik oleh PBN (memegang portfolioperancangan bandar dan desa Negeri);4. Ahli MMKN yang dilantik oleh PBN; jika5. Ahli MMKN yang dilantik oleh PBN;perlu6. Setiausaha Kerajaan Negeri;TimbalanPengerusi7. Pengarah JPBD Negeri; Setiausaha8. Pengarah Tanah dan Galian Negeri;9. Pengarah Kerja Raya Negeri;10. Pengarah Unit Perancang Ekonomi Negeri;11. Penasihat Undang-Undang Negeri;12. Pegawai Kewangan Negeri;13. Pegawai Kemajuan Negeri;14. Pengarah Jabatan Alam Sekitar Negeri;15. Ahli lain yang dilantik oleh PBN;16. Ahli lain yang dilantik oleh PBN;17. Ahli lain yang dilantik oleh PBN; dan18. Ahli lain yang dilantik oleh PBN.jikaperluii. Bagi pelantikan Timbalan Pengerusi, adalah dicadangkandipilih sama ada Timbalan Menteri Besar atau Timbalan KetuaMenteri atau ahli MMKN yang terkanan, dari segiperkhidmatan atau portfolio.3

PPA 04 | Jawatankuasa Perancang Negeriiii. Dua ahli MMKN lain yang dilantik oleh PBN dicadangkan terdiridaripada—a. ahli MMKN yang memegang portfolio yang berhubungandengan infrastruktur, kemudahan awam, industri, danpelancongan; danb. ahli MMKN yang memegang portfolio yang berhubungandengan pembangunan luar bandar, dan industri asas tani.iv. Empat ahli lain yang dilantik oleh PBN dicadangkan terdiridaripada—a. ahli MMKN selain daripada yang memegang portfolioberhubungan dengan perancangan bandar dan desa didalam Negeri; ataub. Ketua-ketua Jabatan Teknikal Kerajaan yang terlibat didalam proses berkaitan perancangan bandar dan desaselain dari Pengarah Tanah dan Galian Negeri, PengarahKerja Raya Negeri dan Pengarah Jabatan Alam SekitarNegeri;c. Ketua Eksekutif atau Pengurus Besar Perbadanan atauBadan Berkanun; ataud. Datuk Bandar atau Yang DiPertua Pihak BerkuasaTempatan.4

PPA 04 PPA | Jawatankuasa 04 | Jawatankuasa Perancang Perancang Negeri Negeri3.2 Tatacara PelantikanTatacara pelantikan keahlian JPN adalah seperti di Rajah 2.0.Rajah 2.0 : Tatacara Pelantikan Keahlian Jawatankuasa Perancang NegeriPerbincangan Pelantikan Keahlian JPN(MB/KM bersama Setiausaha JPN)Penyediaan Kertas KerjaPelantikan Keahlian JPN(disediakan oleh Setiausaha JPN)Pembentangan Kertas KerjaPelantikan dan Kelulusan PBN(dalam MMKN)Penyediaan Surat Pelantikan(disediakan oleh Setiausaha JPN danditandatangani oleh MB/KM)Serahan Surat PelantikanKepada Ahli Yang Dilantik6

PPA 04 PPA | Jawatankuasa 04 | Jawatankuasa Perancang Perancang Negeri Negerii. Setiausaha hendaklah berbincang dengan MB/KM bagi ahliahlitetap berikut:a. Ahli MMKN terkanan yang dilantik oleh PBN;b. ahli MMKN yang dilantik oleh PBN (memegang portfolioperancangan bandar dan desa Negeri);c. dua orang Ahli MMKN yang dilantik oleh PBN; dand. empat ahli lain yang dilantik oleh PBN.ii. Setiausaha JPN hendaklah menyediakan kertas kerjapelantikan keahlian JPN untuk dibentangkan dalam MMKNbagi mendapatkan kelulusan PBN.iii. Kertas kerja pelantikan keahlian JPN perlu mengandungisenarai nama ahli yang hendak dilantik, tempoh pelantikandan asas pertimbangan pelantikan. Contoh format kertas kerjabagi pelantikan keahlian JPN adalah seperti dalam Rajah 3.0(a)dan Rajah 3.0(b).7

PPA 04 PPA | Jawatankuasa 04 | Jawatankuasa Perancang Perancang Negeri NegeriRajah 3.0(a) : Contoh Format Muka Hadapan Kertas Kerja PelantikanKeahlian Jawatankuasa Perancang NegeriSULITNO. FAIL :RINGKASAN MESYUARAT :1.0 TAJUK KERTAS KERJA2.0 TUJUAN KERTAS KERJA3.0 LATAR BELAKANG4.0 ASAS PERTIMBANGAN ATAU JUSTIFIKASI5.0 IMPLIKASI6.0 KESIMPULAN7.0 SYORDISEDIAKAN OLEH:-PENGARAHJABATAN PERANCANGAN BANDAR DAN DESA NEGERI…MERANGKAPSETIAUSAHA JAWATANKUASA PERANCANG NEGERITARIKH:8

PPA 04 PPA | Jawatankuasa 04 | Jawatankuasa Perancang Perancang Negeri NegeriRajah 3.0(b) : Contoh Format Isi Kandungan Kertas Kerja PelantikanKeahlian Jawatankuasa Perancang NegeriKandungan Kertas Kerja:a. Tajuk Kertas Kerja hendaklah ringkas dan menerangkan perkara berhubung Keahliandan Tempoh Pelantikan.b. Tujuan Kertas Kerja hendaklah menerangkan tujuan Kertas Kerja disediakan.c. Latar Belakang hendaklah mengandungi maklumat-maklumat penting untukmenjelaskan secara ringkas tetapi padat berhubung perkara-perkara yangdikemukakan. Fakta-fakta mengenai sesuatu perkara hendaklah dimasukkan kedalam latar belakang tetapi tidak perlu diberi penilaian ke atasnya. Antara perkarayang perlu dimasukkan adalah seperti mana berikut:• Rujukan kepada keputusan yang lepas sama ada oleh Pihak Berkuasa Negeri atauJawatankuasa-jawatankuasa lain yang berkaitan dengan pelantikan keahlianJawatankuasa Perancang Negeri; dan• rujukan kepada peruntukan perundangan yang berkenaan dan ringkasan kepadakeahlian Jawatankuasa Perancang Negeri.d. Asas Pertimbangan atau Justifikasi hendaklah dinyatakan selengkapnya dandisokong dengan hujah-hujah yang kukuh. Antara perkara yang perlu diberipenekanan dalam pertimbangan tersebut adalah seperti mana berikut:• Sebab-sebab syor pelantikan wajar dipertimbangkan dan diluluskan;• faedah dan kebaikan yang diperolehi sama ada dari segi pentadbiran, ekonomi,sosial dan sebagainya; dan• masalah-masalah yang dapat diatasi dengan lulusnya syor pelantikan tersebut.e. Implikasi jika sesuatu syor pelantikan diluluskan sama ada implikasi pentadbiran,ekonomi, sosial, kewangan, keselamatan dan sebagainya hendaklah dijelaskandengan lengkap.f. Kesimpulan hendaklah menggulung asas pertimbangan dan implikasi dalam KertasKerja itu. Penekanan secara ringkas akan sebab-sebab utama, faedah-faedah pentingyang akan diperolehi dan masalah yang dapat diatasi dengan lulusnya syorpelantikan dan keahlian tersebut.g. Syor hendaklah selaras dengan tujuan, kesimpulan dan menerangkan maksudnya.9

PPA 04 PPA | Jawatankuasa 04 | Jawatankuasa Perancang Perancang Negeri Negeriiv.Selepas mendapat kelulusan PBN, Setiausaha JPN hendaklahmenyediakan surat pelantikan keahlian JPN. Surat inihendaklah ditandatangani oleh Pengerusi atau Setiausaha JPNdan perlu mengandungi perkara-perkara berikut:a. Nama;b. tugas-tugas; danc. tempoh pelantikan.Contoh surat pelantikan adalah seperti di Rajah 4.0.v. Surat pelantikan tersebut hendaklah diedarkan olehSetiausaha JPN kepada ahli-ahli yang telah dilantik.vi. Seseorang ahli jawatankuasa yang telah tamat tempohlantikannya boleh dilantik semula, di mana tatacara pelantikanadalah sama sebagaimana pelantikan keahlian baru.10

PPA 04 PPA | Jawatankuasa 04 | Jawatankuasa Perancang Perancang Negeri NegeriRajah 4.0 : Contoh Surat Pelantikan Keahlian Jawatankuasa PerancangNegeriNama & Jawatan AhliAlamat AhliYang Berhormat Dato’/ Tuan / Puan,PELANTIKAN SEBAGAI AHLI JAWATANKUASA PERANCANG NEGERI .....................DI BAWAH AKTA PERANCANGAN BANDAR DAN DESA 1976 (AKTA 172)Dengan segala hormatnya saya merujuk perkara di atas.2. Sukacita dimaklumkan, Pihak Berkuasa Negeri ......... dalam MajlisMesyuarat Kerajaan Negeri ke ............. pada ............, dengan kuasa yang diberidi bawah subseksyen 4(1) Akta Perancangan Bandar dan Desa 1976 (Akta 172)telah meluluskan pelantikan ahli-ahli Jawatankuasa Perancang Negeri ................3. Dengan ini, Yang Berhormat Dato’ / tuan / puan ...........................................telah dilantik sebagai Ahli Jawatankuasa Perancang Negeri ............. selarasdengan peruntukan perenggan 4(1)*(b)/(ba)/(i) Akta 172 yang berkuat kuasapada ...................... Sehubungan itu, saya mengucapkan tahniah di ataspelantikan tersebut. Antara tugas dan fungsi Jawatankuasa ini secara amnyauntuk mengatur, mengawal, merancang dan menyelaras semua aktivitipemajuan di dalam Negeri .................... dan menjalankan fungsi-fungsi lain yangdiperuntukkan di bawah subseksyen 4(4), subseksyen 4(5) dan subseksyen 4(6)Akta 172.4. Dengan pelantikan ini, diharap Yang Berhormat Dato’/ tuan / puan dapatmemberikan sumbangan yang berkesan untuk melicinkan perjalananJawatankuasa Perancang Negeri ...............Sekian, terima kasih..........................................................Pengerusi Jawatankuasa Perancang Negeri ..................s.k.:Setiausaha Kerajaan NegeriSetiausaha Jawatankuasa Perancang Negeri*Potong mana yang tidak berkenaan11

PPA 04 PPA | Jawatankuasa 04 | Jawatankuasa Perancang Perancang Negeri Negeriii.mengarahkan PBPT melaksanakan apa-apa fungsi lainselain daripada fungsinya [seksyen 6 Akta 172].Arahan juga boleh dikeluarkan untuk melaksanakanarahan Kerajaan Persekutuan seperti surat Pekeliling KetuaPengarah, surat Pekeliling Ketua Setiausaha atau ArahanMajlis Perancang Fizikal Negara (MPFN).4.2.2 Kuasa Mengarahkan Supaya Diadakan Siasatan DanPendengaran TempatanJPN boleh mengarahkan supaya diadakan suatu siasatanatau pendengaran tempatan bagi maksud menjalankanmana-mana fungsinya [subseksyen 4(7) Akta 172].Tatacara siasatan atau pendengaran tempatan perlumerujuk kepada kaedah-kaedah di bawah subseksyen14(1) Akta 172. Peruntukan seksyen 56 Akta 172,hendaklah dirujuk dalam melaksanakan kuasa di bawahsubseksyen 4(7) Akta 172.4.2.3 Kuasa Berkenaan Jawatankuasa Perancang WilayahJPN boleh mendapatkan apa-apa maklumat daripadajawatankuasa perancang wilayah (JPW) berkaitanpenentuan sempadan JPW, keahlian JPW dan aktiviti JPW.4.2.4 Kuasa Dalam Penyediaan Rancangan Strukturi. JPN boleh mengarahkan Pengarah JPBD Negeri untukmemulakan suatu tinjauan baru keseluruhan Negeribagi memeriksa perkara-perkara yang dijangkamenyentuh pemajuan atau perancangan pemajuan[subseksyen 7(2) Akta 172];ii. JPN boleh menentukan perkara-perkara lain (yangdijangka menyentuh pemajuan atau perancanganpemajuan) yang perlu diperiksa atau dikaji semula olehPengarah JPBD Negeri dalam melakukan tinjauan keatas kawasan perancangan Negeri [perenggan 7(3)(e)Akta 172];13

PPA 04 PPA | Jawatankuasa 04 | Jawatankuasa Perancang Perancang Negeri Negeriiii. JPN boleh menetapkan suatu tempoh kepadaPengarah JPBD Negeri untuk mengemukakan laporantinjauan bersama draf rancangan struktur (DRS)[subseksyen 8(1) Akta 172];iv. JPN boleh menetapkan perkara-perkara yang perluterkandung dalam DRS [perenggan 8(3)(c) Akta 172];v. JPN boleh menetapkan perkara yang perlu diambilperhatian oleh Pengarah JPBD Negeri dalammerumuskan dasar dan cadangan am bagi DRS. JPNjuga boleh menetapkan gambarajah, gambaran danbahan perihalan yang perlu terkandung di dalam DRStersebut [subseksyen 8(4) dan 8(6) Akta 172];vi. JPN boleh mengarahkan atau memberi keizinankepada Pengarah JPBD Negeri untuk menyediakan danmengemukakan suatu DRS yang berhubungan dengansebahagian daripada Negeri itu [subseksyen 8(7) Akta172];vii. JPN hendaklah menimbang kelulusan DRS. Walaubagaimanapun, dalam tempoh tiga bulan setelah DRSdiserahkan kepadanya, jika JPN tidak berpuas hati,boleh mengembalikan DRS dan mengarahkanPengarah JPBD Negeri untuk mengambil tindakanselanjutnya serta mengemukakan semula DRS tersebutdalam tempoh yang ditentukan [subseksyen 9(5) Akta172];JPN hendaklah memberitahu Pengarah JPBD Negerisebab-sebab ia mengembalikan DRS dan jugamemberitahu orang yang membuat bantahan akanpengembalian DRS itu [subseksyen 9(6) Akta 172];JPN boleh dalam menimbangkan DRS yangdikemukakan atau dikemukakan semula kepadanya,sama ada untuk meluluskan atau meluluskansebahagian daripada DRS, dengan atau tanpaubahsuaian atau bersyarat atau menolaknya[subseksyen 10(1) Akta 172];14

PPA 04 PPA | Jawatankuasa 04 | Jawatankuasa Perancang Perancang Negeri Negeriviii. Di bawah subseksyen 10(3) Akta 172, dalammenimbang DRS JPN hendaklah—a. menimbang apa-apa bantahan terhadap DRStersebut;b. melantik suatu jawatankuasa kecil untukmendengar bantahan; danc. menimbang penjelasan Pengarah JPBD Negeri danmana-mana orang yang difikirkan patut dalamsiasatan tempatan atau pendengaran lain.ix. Di bawah subseksyen 10(4) Akta 172, dalammenimbang DRS JPN hendaklah—a. berunding dengan MPFN bagi mendapatkanarahan dan nasihatnya; danb. berunding atau mendapatkan pandangan manamanapihak lain dan membuka peluang agarbantahan atau representasi serta siasatantempatan atau pendengaran lain dibuat.JPN hendaklah meluluskan atau menolak DRSdalam masa enam bulan selepas dikemukakankepadanya. Jika JPN gagal berbuat demikian, DRStersebut boleh dikemukakan kepada MPFN untukmendapatkan keputusannya [subseksyen 10(5)Akta 172];x. JPN hendaklah mengemukakan DRS yang telahdiluluskan kepada PBN untuk mendapatkanpersetujuannya [subseksyen 10(6) Akta 172];Seterusnya JPN hendaklah memastikan faktapersetujuan PBN disiarkan dalam Warta Negeri[subseksyen 10(7) Akta 172];15

PPA 04 PPA | Jawatankuasa 04 | Jawatankuasa Perancang Perancang Negeri Negerixi.JPN boleh mengarahkan agar suatu cadangan bagikajian semula atau pengubahan rancangan struktur(RS) dikemukakan kepadanya dalam tempoh yangditentukan [subseksyen 11(2) Akta 172];Cadangan bagi kajian semula atau pengubahan kepadaRS tersebut hendaklah seperti mana yang diarahkanoleh JPN atau yang difikirkan patut oleh PengarahJPBD Negeri;xii. Apabila suatu kajian semula RS diadakan, PengarahJPBD Negeri hendaklah mengemukakan suatu laporanhasil kajian semula beserta cadangan-cadangan bagipengubahan kepada JPN [seksyen 11A dan subseksyen11B(1) Akta 172];xiii. JPN boleh memberi arahan berkaitan apa-apa perkaraberkenaan pengubahan RS untuk diberi perhatian olehPengarah JPBD Negeri [subseksyen 11B(2) Akta 172];xiv. JPN hendaklah melantik suatu jawatankuasa keciluntuk mendengar bantahan [subseksyen 11B(4) Akta172];xv. JPN hendaklah menimbangkan pengubahan RS samaada untuk meluluskan secara keseluruhan atausebahagiannya dan dengan atau tanpa ubahsuaianatau menolaknya [subseksyen 11B(5) Akta 172]; danxvi. JPN hendaklah mengemukakan RS yang diubah yangtelah diluluskan kepada PBN untuk mendapatkanpersetujuannya [subseksyen 11B(6) Akta 172];Seterusnya JPN hendaklah memastikan faktapersetujuan PBN tentang RS yang diubah, disiarkandalam Warta Negeri [subseksyen 11B(7) Akta 172].16

PPA 04 PPA | Jawatankuasa 04 | Jawatankuasa Perancang Perancang Negeri Negeri4.2.5 Kuasa Dalam Penyediaan Rancangan Tempatani. JPN boleh menetapkan apa-apa perkara yang perluterkandung di dalam suatu draf rancangan tempatan(DRT) [subseksyen 12(3) Akta 172];JPN juga boleh menentukan gambar rajah, gambarandan bahan perihalan yang perlu untuk menerangkancadangan dalam suatu DRT atau mana-mana hal yangperlu dimasukkan di dalam sesuatu DRT [subseksyen12(4) Akta 172];ii. JPN boleh mengarahkan PBPT untuk menyediakan DRTbagi sebahagian daripada kawasan PBPT sama adaselepas atau semasa DRS bagi Negeri tersebutdisediakan [subseksyen 12(6) Akta 172];iii. JPN boleh mengarahkan PBPT untuk mengambil kiraapa-apa maklumat dan pertimbangan lain, semasamerumus cadangan DRT [subseksyen 12(8) Akta 172];Walau bagaimanapun, JPN hendaklah berundingdengan PBPT sebelum JPN memberikan apa-apaarahan [subseksyen 12(9) Akta 172];iv. JPN hendaklah melantik tiga orang ahli jawatankuasayang akan membuat suatu siasatan tempatan ataupendengaran lain bagi maksud menimbangkanbantahan dan representasi terhadap suatu DRT[subseksyen 14(1) Akta 172];17

PPA 04 PPA | Jawatankuasa 04 | Jawatankuasa Perancang Perancang Negeri Negeriv. JPN hendaklah menimbang kelulusan DRT [subseksyen15(1) Akta 172];JPN boleh dalam menimbangkan DRT yangdikemukakan kepadanya, sama ada untuk meluluskanatau meluluskan sebahagian daripada DRT, denganatau tanpa ubahsuaian, atau menolaknya [subseksyen15(1A) Akta 172];JPN juga boleh mengambil kira apa-apa perkara lainyang difikirkannya berkaitan [subseksyen 15(1B) Akta172];vi. JPN hendaklah mengemukakan DRT yang telahdiluluskan kepada PBN bagi persetujuannya[subseksyen 15(1C) Akta 172];vii. JPN boleh merujuk kepada PBN bagi mendapatkankeputusannya, berkaitan perbezaan dalam peruntukanantara rancangan tempatan (RT) dan RS sekiranya JPNbersetuju bahawa RS tidak lagi terkini [subseksyen15(5) Akta 172];viii. JPN boleh mengarahkan PBPT untuk mengubah,membatal atau menggantikan RT bagi kawasannya[subseksyen 16(2) Akta 172]; danix. JPN boleh mengarahkan Pengarah JPBD Negeri untukmenyediakan RT atau cadangan bagi pengubahan,pembatalan atau penggantian suatu RT jika PBPT tidakmengambil langkah menyediakan RT atau cadanganbagi pengubahan, pembatalan atau penggantian suatuRT [subseksyen 16A(1) Akta 172].18

PPA 04 PPA | Jawatankuasa 04 | Jawatankuasa Perancang Perancang Negeri Negeri4.2.6 Kuasa Dalam Penyediaan Rancangan Kawasan Khasi. JPN boleh mengarahkan Pengarah JPBD Negeri atauPBPT untuk menyediakan rancangan kawasan khas(RKK) bagi suatu kawasan khas [subseksyen 16B(1)Akta 172];Walaupun PBPT atau Pengarah JPBD Negeri dengandaya usahanya sendiri menyediakan RKK, adalahmenjadi kewajipan mengemukakan kepada JPNcadangan bagi penetapan kawasan RKK yang hendakdisediakan; danii. JPN hendaklah memutuskan sama ada Pengarah JPBDNegeri atau PBPT yang bertanggungjawab untukmenyediakan suatu RKK [subseksyen 16B(2) Akta 172].Nota:RKK hendaklah disediakan dengan cara yang samasebagaimana penyediaan RT.4.2.7 Kuasa Mewajibkan Kerajaan Persekutuan DanKerajaan Negeri Untuk BerundingSeksyen 20A Akta 172, memperuntukkan bahawa setiapjabatan atau agensi Kerajaan Persekutuan dan KerajaanNegeri berkewajipan untuk berunding dengan JPNberkenaan dengan apa-apa aktiviti pemajuan yang ingindijalankan di dalam Negeri itu.4.2.8 Kuasa Dalam Proses Kawalan Perancangani. JPN boleh mengarahkan PBPT untukmempertimbangkan apa-apa perkara dalammenguruskan sesuatu permohonan untuk kebenaranmerancang (KM) [perenggan 22(2)(aa) Akta 172];Subseksyen 22(4) Akta 172, memperuntukkan bahawaKM tidak boleh diberikan sekiranya pemajuanberkenaan akan berlanggaran dengan arahan JPN;19

PPA 04 PPA | Jawatankuasa 04 | Jawatankuasa Perancang Perancang Negeri Negeriii. Subseksyen 22(2A) dan (2B) Akta 172,memperuntukkan bahawa JPN hendaklah memintanasihat daripada MPFN bagi permohonan yangmelibatkan—a. pembangunan suatu perbandaran baru bagipenduduk yang melebihi sepuluh ribu, ataumeliputi suatu kawasan yang lebih daripada saturatus hektar, atau kedua-duanya;b. suatu pemajuan bagi pembinaan apa-apainfrastruktur atau kemudahan utama sepertilapangan terbang, pelabuhan laut, landasan keretaapi, lebuhraya, empangan, stesen janakuasautama dan tapak pembuangan sisa toksik; atauc. suatu pemajuan yang melibatkan puncak ataulereng bukit, dalam kawasan yang ditetapkansebagai kawasan alam sekitar yang sensitif dalamrancangan pemajuan.iii. JPN hendaklah mengesahkan pembatalan ataupengubahsuaian KM sebelum ianya boleh berkuatkuasa [subseksyen 25(2) Akta 172].4.3 Fungsi Dan Bidang Kuasa Laini. Menyelaras status kemajuan penyediaan, pelaksanaan danpewartaan rancangan pemajuan;ii. Menyelaras pemakluman kelulusan RS, RT dan RKK untukpersetujuan PBN;iii. Menyelaras perundingan mengenai cadangan projek KerajaanNegeri dan Persekutuan di bawah seksyen 20A Akta 172;iv. Menyelaras permohonan KM di bawah subseksyen 22(2A)Akta 172 untuk mendapatkan nasihat MPFN; danv. Memantau pewartaan Akta 172 dan Kaedah-Kaedah yangdisediakan di bawah Akta 172.20

PPA 04 PPA | Jawatankuasa 04 | Jawatankuasa Perancang Perancang Negeri NegeriKedudukan JPN dalam konteks sistem perancangan bandar dandesa adalah seperti di Rajah 5.0.Rajah 5.0 : Jawatankuasa Perancang Negeri dalam Sistem PerancanganBandar dan DesaMajlis Perancang Fizikal Negara(MPFN)Peringkat PersekutuanKetua PengarahJabatan PerancanganBandar dan DesaSemenanjung MalaysiaSelaku SetiausahaJawatankuasa Perancang Negeri(JPN)JawatankuasaPerancang Wilayah(JPW)PengarahJabatan PerancanganBandar dan Desa NegeriSelaku SetiausahaPihak Berkuasa Perancang Tempatan(PBPT)Peringkat Negeri21

PPA 04 PPA | Jawatankuasa 04 | Jawatankuasa Perancang Perancang Negeri Negeri5.0 PENGURUSAN JAWATANKUASA PERANCANG NEGERI5.1 PentadbiranSecara umumnya, pentadbiran JPN adalah berbeza di antara satuNegeri dengan Negeri yang lain.5.1.1 Kekerapan MesyuaratKekerapan mesyuarat JPN yang dicadangkan adalahminimum tiga kali setahun, seperti mana PiagamPelanggan.Selain daripada itu, kekerapan mesyuarat juga bolehberasaskan kepada Sistem Pengurusan Kualiti JPBD,Piagam Pelanggan atau ketetapan lain yang diamalkan diNegeri masing-masing.5.1.2 Ketidakhadiran Ahlii. Kehadiran pengerusi untuk mempengerusikan setiapdan keseluruhan Mesyuarat JPN adalah sangat pentinguntuk memastikan keberkesanan mesyuarat danfungsi JPN.Walau bagaimanapun, jika pengerusi tidak dapat hadiruntuk sebahagian mesyuarat, disyorkan mesyuaratditeruskan melalui penurunan kuasa oleh Pengerusikepada Timbalan Pengerusi.Dalam keadaan ini, Setiausaha JPN hendaklahmemastikan perjalanan mesyuarat disesuaikansewajarnya supaya keputusan mengenai perkaraperkarapenting hendaklah dibuat oleh Pengerusitetap (MB/KM) semasa tempoh beliaumempengerusikan mesyuarat tersebut.22

PPA 04 PPA | Jawatankuasa 04 | Jawatankuasa Perancang Perancang Negeri NegeriJika Pengerusi tidak dapat hadir untuk keseluruhanmesyuarat, contohnya oleh sebab sakit, tidak beradadi Malaysia, atau oleh apa-apa sebab lain yangmenghalang beliau dari mempengerusikan mesyuaratdalam tempoh yang lama, disyorkan Pengerusimenurunkan kuasa kepada Timbalan Pengerusi melaluisurat penurunan kuasa yang rasmi.Surat ini perlu dikemukakan kepada TimbalanPengerusi dan disalinkan kepada Y.B. SetiausahaKerajaan Negeri dan Setiausaha JPN. Contoh suratpenurunan kuasa adalah seperti Rajah 6.0.Rajah 6.0 : Contoh Surat Penurunan Kuasa Kepada Timbalan PengerusiKepada:Timbalan Pengerusi JPNPENURUNAN KUASA BAGI MEMPENGERUSIKAN MESYUARATJAWATANKUASA PERANCANG NEGERIDengan hormatnya saya merujuk perkara di atas.2. Sukacita dimaklumkan bahawa Y.B. ……………………………. Nama Exco yang telahdilantik sebagai Timbalan Pengerusi Jawatankuasa Perancang Negeri...................………....... Nama Negeri adalah diarahkan untuk menjalankan tugas danfungsi sebagai Pengerusi Mesyuarat JPN …………………..........................Bil. Mesyuaratpada ……………………..............…... Tarikh Mesyuarat kerana saya tidak dapatmempengerusikan Mesyuarat tersebut.3. Segala keputusan yang dibuat dalam Mesyuarat tersebut perludimaklumkan kepada saya dengan kadar yang segera setelah Mesyuarattersebut selesai bersidang.Sekian, terima kasih.(Pengerusi Jawatankuasa Perancang Negeri)s.k- Y.B. Setiausaha Kerajaan Negeri- Setiausaha JPN23

PPA 04 PPA | Jawatankuasa 04 | Jawatankuasa Perancang Perancang Negeri Negeriii.Ketidakhadiran Setiausaha boleh berlaku dalam duakeadaan iaitu:a. Jawatan Pengarah JPBD Negeri Belum DiisiKetua Pengarah JPBD Semenanjung Malaysia perlumengemukakan surat pemangkuan ataupenanggungan kerja kepada pegawai yang palingkanan dan difikirkan sesuai bagi menjalankantugas-tugas sebagai Pengarah JPBD Negeri.Selanjutnya pegawai yang memangku ataumenanggung tugas Pengarah JPBD Negeri secaraautomatik perlu berperanan sebagai SetiausahaJPN.b. Setiausaha Tidak Dapat Menghadirkan Diri AtasSebab-Sebab yang Tidak Dapat DielakkanPengarah JPBD Negeri selaku Setiausaha JPN perlumengemukakan surat penurunan kuasa kepadapegawai yang paling kanan dan difikirkan sesuaiuntuk bertindak sebagai Setiausaha. Contoh suratpenurunan kuasa daripada Pengarah JPBD Negeriadalah seperti di Rajah 7.0.24

PPA 04 PPA | Jawatankuasa 04 | Jawatankuasa Perancang Perancang Negeri NegeriRajah 7.0 : Contoh Surat Penurunan Kuasa Dalam Keadaan Setiausaha TidakDapat Menghadirkan Diri Atas Sebab-Sebab Yang Tidak DapatDielakkanKepada:Pegawai Yang BerkenaanPENURUNAN KUASA SEBAGAI SETIAUSAHA JAWATANKUASAPERANCANG NEGERIDengan hormatnya saya merujuk perkara di atas.2. Sukacita dimaklumkan bahawa ………………….……………………….Nama Pegawaiadalahdiarahkan untuk menjalankan tugas serta fungsi sebagai SetiausahaJawatankuasa Perancang Negeri pada Mesyuarat JPN ……...…………………Bil. Mesyuaratpada …........…………………….... Tarikh Mesyuarat kerana saya tidak dapat hadir padaMesyuarat tersebut.3. Segala keputusan yang dibuat dalam Mesyuarat tersebut perludimaklumkan kepada saya dengan kadar yang segera setelah Mesyuarattersebut selesai bersidang.Sekian, terima kasih.(Setiausaha Jawatankuasa Perancang Negeri)s.k - Y.A.B. Menteri Besar atau Ketua Menteri- Y.B. Setiausaha Kerajaan Negeri- Ketua Pengarah, JPBD Semenanjung Malaysia25

PPA 04 PPA | Jawatankuasa 04 | Jawatankuasa Perancang Perancang Negeri Negeriiii. Sekiranya ahli JPN tidak dapat hadir, beliau bolehdiwakilkan oleh pegawai terkanan. Walaubagaimanapun, wakil tersebut hanyalah menjadi ahliturut hadir sahaja.5.1.3 Dokumentasii. Dicadangkan supaya disediakan kepala surat khususbagi JPN untuk meningkatkan imej dan peranan JPN.ii.Secara umumnya, dokumen-dokumen yang disediakandalam Mesyuarat JPN, dan Mesyuarat JawatankuasaKerja kepada JPN hendaklah diklasifikasikan sebagaiSULIT. Walau bagaimanapun, dokumen-dokumenterperingkat tertentu hendaklah ditandakan mengikutperingkatnya dan kaedah penghantaran hendaklahsebagaimana dalam Arahan Keselamatan Kerajaan danAkta Rahsia Rasmi, 1972.iii. Agensi yang menyimpan dokumen berkenaan adalahbertanggungjawab untuk memusnahkan dokumendokumentersebut mengikut peraturan yang telahditetapkan dalam Arahan Keselamatan Kerajaan.5.2 Pengendalian Mesyuarat5.2.1 Sebelum Mesyuarati. Penyediaan Kertas Dasar, Kertas Kerja atau Maklumbalasa. Setiausaha JPN perlu mengemukakan surat kepadasemua PBPT, Jabatan atau agensi yang berkaitanuntuk mendapatkan kertas kerja atau maklumbalas yang dicadangkan untuk diangkat dalamMesyuarat JPN dan Mesyuarat Jawatankuasa Kerjakepada JPN (sekiranya ada). Pendekatan inipenting dalam penyediaan dan pengumpulanPaper Bank serta memastikan pengurusanMesyuarat dapat berjalan lancar.26

PPA 04 PPA | Jawatankuasa 04 | Jawatankuasa Perancang Perancang Negeri Negerib. Menerima cadangan kertas dasar, kertas kerjaatau maklum balas daripada Jabatan atau agensiberkenaan termasuk daripada PBN (melaluiMMKN) dan MPFN.c. Membuat semakan dan memperakukan kertaskerja atau maklum balas daripada Jabatan atauagensi berkenaan. Agenda mesyuarat serta kertaskerja dan maklum balas boleh dikategorikanseperti mana berikut:• Arahan-arahan kepada PBPT termasukberkaitan kawalan perancangan;• kemajuan dan pelaksanaan rancanganpemajuan;• pelaporan siasatan dan pendengaran awam;• pelaporan Jawatankuasa Teknikal bagi JPNberkaitan perundingan antara KerajaanPersekutuan dan Kerajaan Negeri (seksyen20A Akta 172);• kertas kerja untuk dikemukakan kepada MPFNtermasuk permohonan di bawah subseksyen22(2A) Akta 172;• pelaporan berkaitan JPW;• pembatalan atau pengubahsuaian KM; dan• kaedah-kaedah, pekeliling, garis panduan danpiawaian perancangan.d. Penyediaan kertas kerja untuk dibentangkandalam Mesyuarat JPN atau MesyuaratJawatankuasa Kerja kepada JPN (sekiranya ada)boleh mengikut format minimum seperti manaberikut:• Tujuan kertas kerja;• latar belakang;• ringkasan cadangan;• asas pertimbangan; dan• syor.27

PPA 04 PPA | Jawatankuasa 04 | Jawatankuasa Perancang Perancang Negeri Negeriii.Mendapatkan Tarikh Mesyuarata. Setiausaha JPN perlu mengemukakan surat bagimendapatkan cadangan tarikh untuk mengadakanMesyuarat JPN, atau Mesyuarat JawatankuasaKerja kepada JPN (sekiranya ada) daripada PejabatSetiausaha Kerajaan (SUK) Negeri.Surat hendaklah ditandatangani oleh SetiausahaJPN menggunakan kepala surat JPN atau kepalasurat Jabatan (sekiranya tiada kepala surat JPN).b. Cadangan tarikh perlu diselaraskan setelahmendapat cadangan tarikh Mesyuarat JPNdaripada Pejabat MB atau KM.c. Cadangan tarikh untuk mengadakan mesyuaratdisyorkan hendaklah sekurang-kurangnya tigaminggu sebelum tarikh Mesyuarat JPN bersidang.d. Cadangan tarikh dan bilangan mesyuarat perludiselaraskan dan dimasukkan dalam ProgramKalender Jabatan bagi memudahkan urusanpengendalian mesyuarat oleh urus setia.iii. Surat Panggilan MesyuaratSurat panggilan mesyuarat hendaklah ditandatanganioleh Setiausaha JPN dan perlu disertakan denganborang pengesahan kehadiran. Edaran surat ini bolehdibuat sekurang-kurangnya dalam tempoh 14 harisebelum tarikh mesyuarat.28

PPA 04 PPA | Jawatankuasa 04 | Jawatankuasa Perancang Perancang Negeri Negeriiv. Penyediaan Folder Mesyuarata. Folder Mesyuarat hendaklah disediakan mengikutformat yang bersesuaian. Contoh format minimumadalah seperti mana dalam Rajah 8.0. Folder inidisyorkan menggunakan ring file yang dicetakkhusus untuk tujuan mesyuarat.Rajah 8.0 : Contoh Format Folder Mesyuarat Jawatankuasa Perancang NegeriMESYUARAT JAWATANKUASA PERANCANG NEGERIJATANEGERIMESYUARATJAWATANKUASA PERANCANG NEGERIJATANEGERIBILIKMESYUARAT29

PPA 04 PPA | Jawatankuasa 04 | Jawatankuasa Perancang Perancang Negeri Negerib. Setiausaha JPN juga perlu menyediakan perutusanPengerusi berkaitan perkara dasar, perkara yangakan dibincangkan dalam mesyuarat, atau arahanlain.c. Perkara-perkara utama yang perlu dimasukkandalam folder mesyuarat mengikut susunan adalahseperti mana berikut:• Agenda mesyuarat;• minit mesyuarat terdahulu;• kertas dasar dan kertas kerja; dan• kertas makluman.d. Susunan agenda mesyuarat dicadangkan sepertiberikut:• Perutusan pengerusi;• pengesahan minit dan perkara-perkaraberbangkit;• pembentangan kertas mesyuarat;- kertas dasar- kertas kerja- kertas makluman(sila lihat kategori kertas mesyuarat seperti diperenggan 5.2.1 i. c)• hal-hal lain; dan• penangguhan mesyuarat.e. Edaran folder ini boleh dibuat sekurang-kurangnyadalam tempoh tiga hari bekerja sebelum tarikhmesyuarat, dan dihantar dengan tangan kepadaahli mesyuarat.v. Penyediaan Bahan-Bahan Persembahana. Bahan persembahan hendaklah sekurangkurangnyamenggunakan perisian Powerpoint ataulain-lain bahan persembahan yang bersesuaianyang dapat menerangkan maksud danmemudahkan kefahaman ahli-ahli mesyuarat.30

PPA 04 PPA | Jawatankuasa 04 | Jawatankuasa Perancang Perancang Negeri Negerib. Bilangan paparan bahan persembahan bergantungkepada keperluan sesuatu kertas kerja danbilangan kertas kerja.vi. Penerangan Kepada Pengerusi MesyuaratSetiausaha JPN perlu menerangkan kepada PengerusiJPN mengenai perutusan Pengerusi, kertas dasar dankertas kerja, serta isu berbangkit yang akandibentangkan atau dibincangkan di dalam MesyuaratJPN. Penerangan ini boleh dibuat dalam MesyuaratJawatankuasa Kerja kepada JPN, atau pada waktu lainsebelum Mesyuarat JPN diadakan.5.2.2 Semasa MesyuaratAntara perkara-perkara yang perlu diambil tindakansemasa mesyuarat adalah seperti mana berikut:i. Setiausaha memaklumkan (semula) Pengerusi secararingkas mengenai perutusan pengerusi, kertas dasardan kertas kerja serta isu berbangkit sebelummesyuarat bermula;ii. setiausaha memastikan bahan-bahan mesyuaratdiletakkan di meja mesyuarat lebih awal oleh pihakurus setia;iii. urus setia mendapatkan tandatangan ahli mesyuaratyang hadir;iv. setiausaha membentangkan maklum balas dantindakan yang telah diambil dalam MesyuaratJawatankuasa Kerja kepada JPN (sekiranya ada);v. pembentangan kertas dasar, kertas kerja dan kertasmakluman seperti mana dalam agenda mesyuarat; dan31

PPA 04 PPA | Jawatankuasa 04 | Jawatankuasa Perancang Perancang Negeri Negerivi. ahli membuat pengesyoran berhubung perkaraperkarayang telah dibincangkan, untuk persetujuandan keputusan. Keputusan mesyuarat adalah sepertimana berikut:a. Meluluskan;b. meluluskan dengan pindaan;c. menangguhkan kelulusan;d. menolak; ataue. mengambil maklum.5.2.3 Selepas Mesyuarati. Penyediaan Minit dan Edaran Keputusan Mesyuarata. Urus setia perlu menyiapkan minit mesyuaratdalam tempoh tiga hari bekerja selepas mesyuaratdan dikemukakan dengan segera kepadaSetiausaha JPN untuk semakan dan persetujuan.Disyorkan supaya minit mesyuarat disemak dandiperakukan oleh Setiausaha JPN sebelumdiedarkan.b. Keputusan mesyuarat adalah cabutan minitmesyuarat yang memerlukan tindakan segera.Edaran keputusan mesyuarat perlu dibuat dalammasa tiga hari bekerja selepas tarikh mesyuarat.c. Minit mesyuarat yang disertakan dengan suratiringan yang ditandatangani oleh Setiausaha JPNboleh dihantar dalam tempoh tujuh hari bekerjaselepas tarikh mesyuarat, sama ada dengantangan atau melalui pos kepada ahli-ahlimesyuarat (Pekeliling Kemajuan PentadbiranAwam Bil. 1 Tahun 1993 – Panduan MengenaiMesyuarat Pagi).32

PPA 04 PPA | Jawatankuasa 04 | Jawatankuasa Perancang Perancang Negeri Negerid. Mana-mana cabutan minit mesyuarat yangmenyentuh dasar perancangan negeri bolehdibuat melalui Pekeliling Setiausaha KerajaanNegeri dan dikompilasikan.Rajah 9.0 :Tempoh Yang Ditetapkan Dalam Pengendalian MesyuaratJawatankuasa Perancang NegeriPenetapan Tarikh Tentatif Mesyuarat(setiap awal tahun)Edaran Surat Panggilan Mesyuarat(14 hari sebelum tarikh mesyuarat)Edaran Folder Mesyuarat(3 hari bekerja sebelum tarikh mesyuarat)Mesyuarat JPNPenyediaan Minit Mesyuarat(3 hari bekerja selepas tarikh mesyuarat)Edaran Minit Mesyuarat(7 hari bekerja selepas tarikh mesyuarat)33

PPA 04 PPA | Jawatankuasa 04 | Jawatankuasa Perancang Perancang Negeri Negeri5.3 Peranan Setiausaha Dan Urus SetiaSetiausaha JPN adalah Pengarah JPBD Negeri selaras denganperuntukan perenggan 4(1)(d) Akta 172, manakala urus setia JPNadalah satu unit atau bahagian khusus yang ditubuhkan di bawahJPBD Negeri berkenaan.5.3.1 Peranan Setiausaha Jawatankuasa Perancang NegeriPeranan Setiausaha JPN secara umumnya adalah sepertiberikut:i. Melaksanakan apa-apa arahan Pengerusi JPN;ii.menjadi penasihat utama kepada JPN berkenaandengan perkara yang berhubungan denganperancangan bandar dan desa;iii. menyelaraskan keperluan perancangan di peringkatPersekutuan dan Negeri;iv. menguruskan pelantikan keahlian JPN;v. menguruskan mesyuarat JPN; danvi.menyelia urus setia JPN.34

PPA 04 PPA | Jawatankuasa 04 | Jawatankuasa Perancang Perancang Negeri Negeri5.3.2 Peranan Urus Setia Jawatankuasa Perancang NegeriUnit atau bahagian yang khusus yang dicadangkan sebagaiurus setia JPN adalah Unit/ Bahagian Korporat JPBDNegeri. Peranan Urus Setia JPN secara umumnya adalahmenguruskan persiapan, perjalanan dan tindakan selepasmesyuarat. Secara khususnya peranan Urus Setia JPNadalah seperti berikut:i. Penyediaan kalender Mesyuarat JPN sepanjang tahun;ii. pengumpulan kertas kerja ke dalam Paper Bank JPN;iii. penghantaran surat panggilan, maklum balas danfolder mesyuarat;iv. pengesahan kehadiran ahli-ahli mesyuarat;v. penyelarasan format dan bahan-bahan persembahanmesyuarat;vi. persiapan tempat dan perjalanan mesyuarat;vii. penyediaan minit mesyuarat;viii. penghantaran minit dan keputusan mesyuarat;ix. pengurusan rekod dan fail mesyuarat;x. penyediaan suatu buletin berkenaan JPN; danxi. pengurusan input untuk pewartaan Akta, rancanganpemajuan dan kaedah-kaedah.35

PPA 04 PPA | Jawatankuasa 04 | Jawatankuasa Perancang Perancang Negeri Negeri6.0 JAWATANKUASA TEKNIKAL BAGI JAWATANKUASA PERANCANG NEGERI6.1 PerananPeranan Jawatankuasa Teknikal JPN, dengan kuasa yangdiperturunkan oleh JPN, adalah bagi memastikan penyelarasanperkara-perkara teknikal berkaitan suatu projek kerajaan, melaluiproses rundingan di bawah seksyen 20A Akta 172.6.2 KeahlianKeahlian Jawatankuasa ini adalah seperti di Jadual 2.0.Jadual 2.0 :PengerusiUrus SetiaAhliKeahlian Jawatankuasa Teknikal Bagi Jawatankuasa Perancang NegeriAhli MMKN / Setiausaha Kerajaan Negeri / Pengarah JPBD NegeriJabatan Perancangan Bandar dan Desa NegeriYDP PBT berkaitanPengarah Pejabat Tanah dan Galian/ Pentadbir Tanah DaerahPengarah Jabatan Kerja RayaPengarah Jabatan Pengairan dan SaliranPengarah Jabatan Alam SekitarPengarah Jabatan Bomba dan Penyelamat MalaysiaPengarah Jabatan Mineral dan GeosainsPengurus Suruhanjaya Komunikasi dan Multimedia MalaysiaPengurus Besar Indah Water Konsortium (IWK)Pengurus Perbadanan Pengurusan Sisa PepejalJabatan-jabatan teknikal yang berkaitan akan dijemput dari semasake semasaBadan Berkuasa Air NegeriUnit Perancang Ekonomi Negeri (UPEN) (jika perlu)Bahagian Kerajaan Tempatan SUK (jika perlu)36

PPA 04 PPA | Jawatankuasa 04 | Jawatankuasa Perancang Perancang Negeri Negeri6.3 Tatacara PelaksanaanCarta alir urusan rundingan dengan Jawatankuasa Teknikal JPN,bagi projek-projek kerajaan adalah seperti mana Rajah 10.0.Rajah 10.0 :Carta Alir Urusan Rundingan Dengan Jawatankuasa Teknikal BagiJawatankuasa Perancang Negeri Berkaitan Projek-Projek KerajaanJabatan Kerja Rayamengemukakan senaraicadangan projekJKR mengemukakan senarai cadanganprojek berserta maklumat perancanganyang lengkap kepada Pengarah JPBDNegeri selaku Setiausaha JPN.MesyuaratJawatankuasa Teknikal JPNPemaklumankepada PBTJawatankuasa Teknikal JPN dengan kuasayang diperturunkan oleh JPN akanberunding dan menyelaraskan perkaraperkarateknikal. Pemakluman juga akandikemukakan kepada PBT berkaitanPemaklumankepada JPNSetiausaha JPN memaklumkan kepada JPNberkenaan rundingan bagi projek-projekJKR.Nota:i. Pengarah JPBD Negeri selaku Setiausaha JPN setelah menerima senarai projekdaripada pihak JKR, hendaklah mengadakan rundingan dalam tempoh tidakmelebihi 14 hari.ii.JKR hendaklah mengemukakan surat aku janji (letter of undertaking) kepadaJPN apabila projek hendak dilaksanakan.Perincian urusan rundingan ini adalah seperti mana yang ditetapkan oleh PekelilingKetua Setiausaha Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan, Bilangan 7Tahun 2009 – Penambahbaikan Urusan Rundingan Bagi Projek PembangunanJabatan Kerja Raya (JKR).37

PPA 04 PPA | Jawatankuasa 04 | Jawatankuasa Perancang Perancang Negeri Negeri7.0 KESIMPULANDraf Panduan Pelaksanaan Akta 172: Jawatankuasa Perancang Negeridisediakan sebagai rujukan dan panduan kepada setiap JBPD Negeri, bagimelaksanakan dan memastikan keberkesanan JPN. Walau bagaimanapun,pengurusan JPN boleh disesuaikan mengikut keperluan Negeri masingmasing.38

PPA 04 | Jawatankuasa Perancang NegeriSebarang pertanyaan sila hubungi:PengarahBahagian Perundangan dan Kawal Selia PerancanganJabatan Perancangan Bandar dan DesaSemenanjung MalaysiaTel: 03 - 2273 3326Faks: 03 - 2273 3325Email: bpksp@townplan.gov.myLaman web: http://www.townplan.gov.my