Panduan Pendokumentasian Masa Lalu.pdf - Elsam

pekerjaan pustakawan dalam memilih, mengolah, dan membuatnya menjadi dokumen yang mudahdiakses oleh publik.Dalam hal pemeliharaan dan perawatan perlu dipikirkan soal tempat penyimpanan agar koleksi tidakmudah rusak atau lapuk. Tempat yang tepat untuk suatu koleksi harus memperhatikan pula soalkebersihan, sirkulasi udara, suhu, tempat penyimpanan, tata letak koleksi yang semua inidimaksudkan agar koleksi tetap awet dan terjaga selama beberapa tahun ke depan. Aspekperawatan koleksi ini harus diperhatikan agar dokumen yang terkumpul tetap awet.Akses juga menjadi pertimbangan bagi pengelola dokumentasi menyangkut terbuka-tertutup koleksiyang ada bagi publik dan siapa saja yang boleh-tidaknya mengakses dokumen yang tersedia.Pelayanan juga menjadi bagian tak terpisahkan bagi publik untuk mengakses koleksi yang ada antaralain menyangkut penggandaan dokumen atau fotokopi, dan menjawab setiap pertanyaan ataupermintaan yang ditujukan kepada pustakawan.PenutupJika suatu lembaga ingin membangun suatu organisasi kerja atau sistem yang terpadu dan solid sejakdari kerja lapangan hingga di tingkat kebijakan, dokumentasi menjadi bagian yang tidak bisadiabaikan begitu saja. Inilah denyut suatu lembaga yang mendukung pekerjaan lembaga dalamsetiap tahap yang dilakukannya. Celakanya, pendokumentasian ada kalanya belum menjadi bagiandari sistem yang terpadu atau menjadi prioritas dalam pekerjaan dan organisasi kerja suatu lembaga,termasuk pula ketersediaan sumber daya dan dana dalam kaitan ini. Dokumentasi juga seringdiabaikan justru oleh anggota lembaga sendiri. Ada banyak lembaga ternama dan menjadi acuanpublik atau pemerintah, tetapi justru lemah dalam hal pendokumentasiannya. Padahal, pekerjaanyang dilakukan berbagai lembaga itu telah dilakukan selama bertahun-tahun. Hal ini sama sajadengan mengulang pekerjaan yang sama untuk setiap kali melangkah.Kelemahan dalam pendokumentasian juga berpengaruh terhadap rekam jejak perjalanan suatulembaga. Ketidakpedulian suatu lembaga terhadap dokumentasi justru akan berakibat serius yakniketiadaan informasi tentang apa pekerjaan yang sudah dilakukan, keputusan apa yang telah diambilatau dikeluarkan, dokumen apa yang dimiliki, siapa yang telah melakukan, kapan dilakukan, danbagaimana semua itu dikerjakan atau dilakukan menjadi penting dalam hal ini. Maka, jika suatulembaga tetap punya nafas, hidupkanlah dokumentasi dan mulailah dari hal-hal sederhana denganharapan bahwa suatu saat apa yang dikumpulkan, diseleksi, dianalisa hingga dapat diakses publikpasti akan berguna baik bagi lembaga itu sendiri maupun lembaga lain.54