Panduan Pendokumentasian Masa Lalu.pdf - Elsam

sesuaikan bentuk/model pendokumentasian dengan bidang/pekerjaan yang ditangani oleh lembagayang bersangkutan. Dalam pemilihan bentuk/model pendokumentasian ini prinsip dasarpendokumentasian yaitu keteraturan dan kemudahan menjadi pertimbangan utama.Perpustakaan ISSI (Institut Sejarah Sosial Indonesia) misalnya, mengambil pola atau bentukkatalogisasi mengikuti sistem Library of Congress. Pertimbangannya karena salah satu perpustakaanterbesar di dunia ini telah mendata semua buku dari seluruh dunia, tak terkecuali dari Indonesia.Koleksi ISSI ‒terutama buku‒ sebagian besar terbitan luar Indonesia dan nomor panggil buku-bukutersebut telah ada dalam sitem tersebut. Katalogisasi juga mengikuti sistem itu, tentunya adapenyesuaian di sana-sini menyangkut informasi yang dimiliki ISSI.Kendati ada banyak pilihan mengenai bentuk atau model dalam pendokumentasian, prinsip utamapendokumentasian yaitu sistematis dan mudah diakses publik harus tercermin dalam hal ini. Koleksiyang bagus, tetapi tidak sistematis dan sulit diakses tidak ada gunanya bagi publik, juga sebaliknya.Keduanya harus sejalan sehingga tujuan pendokumentasian tercapai.Pendokumentasian Sederhana dan Dapat DikembangkanAda banyak pilihan bagi institusi untuk memulai dan melakukan pendokumentasian. Namun, prinsipdasarnya adalah sejauh mana pilihan tentang pendokumentasian tepat dan menjawab kebutuhaninstitusi dan penggunanya. Jika suatu sistem telah dipilih, lalu sejauh mana hal itu telah menjawabkebutuhan lembaga dan apa sesuai dengan pengelolaan dokumen yang dimilikinya. Jadi,ketersediaan dokumen atau koleksi, perangkat yang ada, dan sumber daya ikut menjadipertimbangan pula di sini. Tidak semua sistem pendokumentasian yang ada bisa diterapkan untuksemua lembaga. Pastilah ada yang kurang atau tidak memadai atau justru berlebihan dalampendokumentasian ini.Jika suatu lembaga memulai dan melakukan suatu pendokumentasian terhadap koleksinya,pikirkanlah bahwa pilihannya tidak memperumit pustakawan dan penggunanya sehingga aksesterhadap dokumen yang dimiliki mudah. Suatu sistem pendokumentasian yang canggih ataumutakhir belum tentu bisa menjawab kebutuhan sistem pendokumentasian suatu lembaga. Dansebaliknya, sistem pendokumentasian yang mudah telah menjawab dan sesuai dengan keinginanlembaga ataukah tidak. Maka, jika sistem pendokumentasian sederhana justru bisa menjawab atausesuai dengan kebutuhan lembaga gunakan saja sistem ini. Pekerjaan pendokumentasiansesungguhnya juga untuk mempermudah pekerjaan lembaga dan bukan mempersulit pekerjaanlembaga. Selain itu, pekerjaan pendokumentasian ini juga harus fokus agar pekerjaan menjadi lebihsistematis dan mudah. Misalnya, jika suatu lembaga bergerak di bidang pendampingan korban, makapekerjaan pendokumentasian haruslah menunjang ke arah itu dan bukan fokus kepada kebijakan.Pemeliharaaan, Perawatan, dan AksesSaat pustakawan memulai suatu pendokumentasian harus dipikirkan pula tentang perawatan danakses koleksi yang ada. Jadi, pustakawan harus mempunyai bayangan ke depan pula tentang koleksiyang ada. Dengan begitu, pekerjaan pendokumentasian makin terfokus. Pustakawan juga harusmempunyai pemikiran bahwa setiap dokumen memiliki nilai penting, tetapi sejauh mana hal inisesuai dengan garis kebijakan atau pekerjaan suatu lembaga. Hal itu dilakukan untuk memudahkan53