Panduan Pendokumentasian Masa Lalu.pdf - Elsam

mengolahnya secara analisis sintetis menyajikannyapada ilmuwan dalam bentuk abstrak, survei, informasikilat, bibliografi yang terbit secara berkala.7. Pusat Informasi memang menyimpan dokumen,menelusuri dan menemu-balik dokumen sesuaidengan permintaan pemakai namun hal tersebuthanya merupakan tugas sekunder bagi pusatdokumentasi.7. Perpustakaan memang memberitahukan pembacainformasi mengenai koleksinya yang baru namun hal initerbatas ruang lingkupnya tidak selalu sesuai dengankebutuhan pembaca.Sumber: Sulistyo-Basuki, "Pengantar dokumentasi" 2004, hal., 90-91.Arti Dokumentasi Menurut Organisasi HAMOrganisasi HAM menggunakan istilah dokumentasi untuk merujuk pada makna pengumpulan faktafakta,termasuk kumpulan dokumen dan mengembangkan sistem untuk retrival dan penyebarluasanyang mudah. Mereka mendefinisikan dokumentasi adalah "Suatu proses merekam secara sistematishasil-hasil pencarian fakta atau kata lainnya investigasi dimulai dengan kegiatan mengumpulkanfakta apapun bentuk isinya". yang menjadi pekerjaan utama di sini adalah melakukanpengelompokan informasi. Yang dimaksud pencarian fakta (investigasi) adalah prosesmengidentifikasi adanya pelanggaran dalam suatu peristiwa, dan mengumpulkan fakta-fakta yangrelevan tentang pelanggaran tersebut.Dari perspektif tertentu, kita bisa melihat bahwa pencarian fakta atau dokumentasi sebagai salahsatu komponen saja, yaitu, pencarian fakta adalah bagian pengumpulan data dari dokumentasi, ataudokumentasi hanyalah bagian perekaman dari pencarian fakta. Sekalipun mungkin perspektif begituada benarnya juga, tetapi pendekatan terbaik adalah memandang kedua proses itu terkait secaraorganis, suatu proses yang tunggal bersinambung. Telah disinggung di muka, bahwa pencarian faktatidak hanya sekedar mengumpulkan data, tetapi juga mengandung kerja-kerja lain sepertipembobotan bukti-bukti, dan mengidentifikasi standar-standar atau tolok ukur yang akanditerapkan. Demikian pula dokumentasi tentu lebih dari sekedar merekam dan mencatat. Olehsebab itu mazhab ini menegaskan kerja-kerja pengumpul data dan dokumentasi hendaknyaditangani oleh orang yang berbeda."bahwa kerja-kerja investigasi untuk mempelajari data-data yang sudah terkumpul,tidak mungkin dapat mempelajari jika dokumen-dokumen itu bercampur denganguntingan koran atau hasil notulensi rapat. Pengumpulan data dan penyimpananatau dokumentasi adalah dua kawan yang seiring, tidak dapat diabaikan satu samalainnya. Kerja-kerja dokumentasi dan pengumpulan data lebih baik dikerjakan orangyang berbeda hal ini untuk mengantisipasi jika informasi yang terkumpul berlimpahdan beranekaragam."Ringkasnya, definisi dokumentasi mazhab organisasi HAM, terkait dengan pencarian fakta(investigasi) pengumpulan dokumen yang berhubungan dengan peristiwa yang diselidiki, danmengorganisasikan informasi, dokumen-dokumen secara sistematis untuk retrieval(pengambilan/penggunaan kembali) supaya mudah didapatkan kembali untuk berbagai keperluan.50