Untitled - Jabatan Audit Negara

iii) Kemasukan Wang Ke Bank
Semua terimaan hendaklah dibankkan ke dalam akaun syarikat pada hari yang
sama atau selewat-lewatnya pada hari yang berikutnya. Semakan Audit
terhadap Penyata Bank-In Slip bagi bulan Oktober 2007 mendapati tidak ada
berlaku kelewatan memasukkan hasil terimaan ke dalam bank.
iv) Penyata Penyesuaian Bank
Penyediaan penyata penyesuaian bank bulanan dilaksanakan bagi memastikan
semua terimaan yang dimasukkan ke dalam bank telah diakaunkan oleh pihak
bank dengan tepat dan kemas kini. Semakan yang dijalankan terhadap
penyata penyesuaian bank bagi bulan Disember 2007 mendapati penyata
penyesuaian bank telah disediakan dengan kemas kini.
v) Rekod Penerimaan
Semua penerimaan perlu dikeluarkan resit sebagai bukti penerimaan dan
memudahkan penyediaan rekod perakaunan. Resit yang dikeluarkan
hendaklah dalam nombor siri yang berturutan dan rekod perakaunan perlu
dikemas kini setiap hari. Semakan Audit mendapati setiap terimaan disokong
dengan resit yang dikeluarkan secara bersiri dan setiap transaksi terimaan
dikemas kini dalam sistem komputer.
vi) Pemeriksaan Mengejut
Pemeriksaan mengejut secara berkala sekurang-kurangnya setiap 6 bulan perlu
dilaksanakan terhadap peti besi, peti wang tunai, laci atau bekas wang dalam
jagaan seorang pegawai yang diamanahkan untuk menyimpan wang, setem
atau barang lain yang berharga. Pemeriksaan Audit terhadap peti besi yang
ditempatkan dalam bilik Pengurus Besar mendapati ia digunakan untuk
menyimpan dokumen berharga seperti geran tanah dan sijil-sijil saham dan satu
daftar disediakan bagi merekodkan semua kandungan peti besi. Daftar
pemeriksaan mengejut tidak diselenggara dan pemeriksaan mengejut tidak
dijalankan terhadap kandungan peti besi.
Selain itu, anak kunci serta nombor kombinasi perlu disimpan oleh dua orang
yang berasingan sebagai kawalan keselamatan peti besi. Pemeriksaaan lanjut
mendapati selain daripada Pengurus Besar, terdapat seorang pegawai lain
diberi tanggungjawab memegang salinan anak kunci serta mengetahui nombor
kombinasi dan boleh membuka peti besi apabila diperlukan. Keadaan ini tidak
menjamin keselamatan peti besi dan sukar mengesan pegawai yang
bertanggungjawab sekiranya berlaku kehilangan. Maklum balas Syarikat
menjelaskan bahawa pihak pengurusan telah mengasingkan tugas pegangan
anak kunci kepada Eksekutif Pentadbiran dan nombor kombinasi kepada
Pengurus Besar dengan serta-merta manakala pemeriksaan mengejut terhadap
kandungan peti besi akan dilaksanakan oleh Ketua Pegawai Eksekutif.
55