Untitled - Jabatan Audit Negara

d) Penggunaan, Penyimpanan Dan Pemeriksaan Aset
Bagi memastikan penggunaan, penyimpanan dan pemeriksaan aset diurus dengan
baik, setiap Jabatan/Agensi Negeri hendaklah memastikan peraturan-peraturan seperti
berikut yang ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan yang berkenaan dipatuhi:
i) Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007 menetapkan aset diguna hanya
bagi tujuan rasmi sahaja dan mengikut tujuan asal perolehannya. Setiap aset
hendaklah dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan,
pengeluaran/penggunaannya direkodkan dengan teratur serta kerosakan aset
dilaporkan dengan menggunakan borang yang ditetapkan. Aset juga perlu disimpan
di tempat yang selamat dan sesuai serta sentiasa di bawah kawalan pegawai yang
bertanggungjawab.
ii) Pekeliling tersebut juga menghendaki sekurang-kurangnya 2 Pegawai
Pemeriksa/Lembaga Verifikasi Stok dilantik secara bertulis. Pemeriksaan aset
dilaksanakan sekurang-kurangnya 1 kali setahun dan verifikasi stok dilaksanakan
mengikut tempoh yang ditetapkan. Laporan Pemeriksaan Harta Modal dan Laporan
Pemeriksaan Inventori disediakan dengan lengkap dan dikemukakan kepada Ketua
Jabatan dan seterusnya kepada Perbendaharaan Negeri di mana berkenaan.
iii) Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1980 menetapkan penggunaan
kenderaan Jabatan dikawal dengan melantik seorang Pegawai Pengangkutan yang
bertanggungjawab meluluskan kegunaan kenderaan dan menyediakan fail sejarah
bagi setiap kenderaan, menyelenggarakan Buku Log dengan lengkap dan kemas
kini serta menyediakan Cerakinan Bulanan Penggunaan Bahan Api setiap bulan
bagi mengawal kegunaan bahan api.
iv) Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1996 pula menetapkan penggunaan
kenderaan pegawai Gred JUSA dikawal dengan teratur di mana pembelian minyak
setahun tidak melebihi had yang ditetapkan/diluluskan.
v) Selaras dengan kehendak Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 6 Tahun 1999, Kad
Inden Minyak perlu dikawal dengan teratur melalui penyelenggaraan Buku Rekod
Pergerakan Kad Inden yang lengkap dan kemas kini. Penyata pembelian atau
penyata kad perlu disemak sebelum bayaran dilakukan.
vi) Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 8 Tahun 1999 menetapkan kad elektronik bagi
pembayaran tol dikawal dengan teratur dan rekod berhubung dengan
penggunaannya diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini.
e) Penyenggaraan Aset
Bagi memastikan aset disenggarakan dengan baik, setiap Jabatan/Agensi Negeri
hendaklah memastikan:
i) Senarai aset yang memerlukan penyenggaraan disediakan dengan lengkap dan
kemas kini; jadual penyenggaraan disediakan dan dilaksanakan seperti dirancang;
penyenggaraan direkod dengan betul dan lengkap; program penyenggaraan dinilai
dan penyenggaraan aset oleh pihak swasta diselia dan dipantau bagi memastikan
43