Untitled - Jabatan Audit Negara

perlu dinyatakan dengan jelas. Seksyen 15A(2) Akta Acara Kewangan, Arahan
Perbendaharaan (AP) 11, AP 69 dan AP 101 adalah berkaitan.
iii) Kehendak Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991
dipatuhi. Pekeliling tersebut menetapkan Senarai Tugas bagi setiap pegawai perlu
disediakan dengan lengkap dan jelas menunjukkan hubung kait antara penyelia
dengan pegawai bawahan serta rakan sejawat dalam organisasi yang sama.
Senarai tugas ini juga perlu sentiasa dikemaskinikan.
iv) Kehendak Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 dipatuhi. Selaras
dengan pekeliling tersebut, perancangan dan pelaksanaan pusingan kerja mengikut
tempoh yang sesuai dalam pelbagai bidang tugas perlu dilaksanakan bagi
membangunkan sumber manusia berpotensi serta berupaya menyumbang kepada
kecemerlangan organisasi.
b) Sistem Dan Prosedur
Bagi memastikan sistem dan prosedur yang teratur telah diwujudkan, Jabatan/Agensi
Negeri hendaklah memastikan:
i) Manual Prosedur Kerja disediakan dengan lengkap, kemas kini dan dikaji semula
secara berterusan. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991
adalah berkaitan.
ii) Fail Meja bagi setiap jawatan disediakan dengan lengkap, kemas kini dan memiliki
kesemua 14 ciri-ciri asas Fail Meja yang ditetapkan. Pekeliling Kemajuan
Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991 adalah berkaitan.
iii) Pemeriksaan mengejut (sepertimana yang ditetapkan di bawah Arahan
Perbendaharaan 309) dijalankan secara berkala (tidak kurang dari sekali dalam 6
bulan) terhadap peti besi, peti wang tunai, laci atau bekas-bekas lain yang diguna
untuk menyimpan wang, setem atau barang-barang lain yang berharga. Hasil
pemeriksaan itu hendaklah direkodkan dengan lengkap untuk memudahkan
rujukan.
c) Jawatankuasa Kewangan Dan Unit Audit Dalam
Kerajaan menetapkan pelbagai jawatankuasa berkaitan hal kewangan ditubuhkan di
peringkat Kementerian/Jabatan/Agensi Negeri. Fungsi dan tanggungjawab
jawatankuasa tersebut telah ditetapkan melalui surat pekeliling, arahan, garis panduan
yang dikeluarkan dari semasa ke semasa. Bagi memastikan jawatankuasajawatankuasa
yang telah diwujudkan berfungsi dengan berkesan, Kerajaan telah juga
mengeluarkan Panduan Pengurusan Mesyuarat Dan Urusan Jawatankuasajawatankuasa
Kerajaan melalui Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2
Tahun 1991. Panduan ini menetapkan dengan jelas peranan Pengerusi dan urusetia
dalam sesuatu mesyuarat bagi memastikan keberkesanan jawatankuasa yang telah
diwujudkan. Antara jawatankuasa/unit yang perlu diwujudkan bagi memantapkan tahap
pengurusan kewangan adalah seperti berikut:
36