LAPORAN mAkLum bALAs dARiPAdA PeRbeNdAhARAAN ...

Perenggan Penemuan Audit Status Terkini
Pada pendapat Audit, pengurusan dan penyimpanan stok buku di stor ITBM pada
umumnya adalah memuaskan. Bagi memantapkan lagi kecekapan urusan stor,
ITBM perlu segera menyediakan prosedur operasi standard serta menggunakan
Modul Stock and Inventory System supaya pengurusan stor dibuat lebih teratur dan
konsisten.
63.5.2.2.c.ii
Ruang Gudang Kontena Nasional Berhad
Kontrak Perjanjian Formal Tidak Dimuktamadkan
Surat Setuju Terima pelantikan KNB bagi menyediakan perkhidmatan penyimpanan
stok buku berkuat kuasa pada 1 Julai 2011. Pemindahan stok ke pejabat cawangan
iaitu ruang gudang di KNB selesai sepenuhnya pada bulan September 2011.
Semakan Audit mendapati sehingga bulan Januari 2012 perjanjian kontrak formal
masih belum dimuktamadkan.
Berdasarkan maklum balas ITBM, kontrak antara ITBM dan KNB telah pun
dimuktamadkan pada 5 April 2012 manakala perbincangan telah diadakan dengan
KNB bagi menetapkan penempatan stok buku yang sesuai.
Pengiraan Stok Secara Manual
Pemeriksaan fizikal dan temu bual dengan pegawai KNB mendapati pengiraan stok
dijalankan secara manual. Ini adalah kerana sistem menjana laporan masih dalam
proses pengubahsuaian. Mengikut pihak KNB, baki stok buku akan dikemas kini
dalam sistem setelah pengiraan secara manual stok buku yang dikategorikan
sebagai loose adalah tepat dan selesai sepenuhnya. Semakan Audit terhadap
laporan pengiraan stok KNB mendapati baki stok buku pada awal bulan Disember
2011 adalah 907,895 naskhah. Semakan Audit selanjutnya mendapati terdapat
lebihan buku yang disimpan dalam kotak dan diletakkan di rak paling atas tetapi
tidak dimasukkan dalam laporan pengiraan KNB
Pihak KNB sedang membuat penyelarasan dengan
memasukkan data mengikut lokasi simpanan buku. Pemantauan
daripada pihak ITBM juga dibuat dari semasa ke semasa. Kiraan
stok fizikal akan dibuat bersama iaitu minimum 2 kali setahun
pada 10 Januari 2013 dan 10 Julai 2013.
Data akan dimasukkan ke dalam Warehouse Management
System (WMS) pada 23 Oktober 2012.
Berdasarkan maklum balas ITBM, pihak pengurusan stor akan memantau dari
semasa ke semasa dengan mewakilkan staf ITBM semasa proses kiraan stok fizikal
dilakukan untuk mendapatkan laporan kedudukan stok yang lebih tepat.
Penyimpanan Stok Buku
Stok buku hendaklah disimpan di tempat yang sesuai dan selamat bagi menjamin
kualiti buku. Semakan Audit mendapati terdapat stok buku yang diletak di atas
lantai kerana ruang tidak mencukupi dan terdapat juga stok buku ditempatkan
bersebelahan stok makanan. Sungguhpun stok buku ini dibalut bagi menjamin
kualiti buku, risiko buku rosak dalam penyimpanan adalah tinggi.
Pemeriksaan di lokasi telah dibuat pada 18 Jun 2012 dan
mendapati stok buku berada dalam keadaan baik.
524
524