LAPORAN mAkLum bALAs dARiPAdA PeRbeNdAhARAAN ...

Perenggan Penemuan Audit Status Terkini
Pada pendapat Audit, Lembaga Pengarah perlu memastikan pihak pengurusan
memantau prestasi penggunaan setiap modul yang dibangunkan di bawah Total
Management Information System bagi memastikan objektif pembangunannya
tercapai.
63.5.2.2.c.i
Penyimpanan Stok Buku – Stor Buku ITBM
Tiada Prosedur Operasi Standard Bagi Urusan Stor Buku
Semakan Audit mendapati prosedur operasi standard berkaitan urusan penerimaan
stok buku, perekodan stok dan pengeluaran stok tidak disediakan bagi
memudahkan urusan pemantauan stok buku. Mengikut amalan, Borang Permintaan
Buku diisi untuk urusan pengeluaran buku bagi rekod Bahagian Kewangan dan Unit
Stor. Auto Count POS System digunakan bagi merekod dan mengemas kini stok
keluar/stok masuk. Setiap awal bulan, pengiraan stok secara manual dijalankan
oleh kakitangan Unit Stor dibantu oleh pegawai Bahagian Kewangan bagi
mendapatkan baki bilangan stok keseluruhan.
SOP pengurusan stor buku sedang disediakan dan akan
dibincangkan dalam Mesyuarat Pengurusan ITBM 21 September
2012 sebelum dibawa ke Mesyuarat Lembaga Pengarah ITBM
pada bulan Oktober 2012.
Berdasarkan maklum balas ITBM, tindakan segera akan diambil bagi menyediakan
prosedur operasi standard ini selewat-lewatnya penghujung tahun 2012.
Tiada Pelabelan Bagi Menunjukkan Lokasi Buku
Lokasi buku di dalam stor hendaklah dilabelkan bagi memudahkan pengesanan
serta pemantauan buku. Semakan Audit mendapati lokasi buku di dalam stor tidak
dilabelkan di rak buku.
Berdasarkan maklum balas ITBM, tindakan segera akan diambil dengan
menyediakan pelabelan bagi menunjukkan lokasi buku selewat-lewatnya
penghujung tahun 2012.
Pelabelan semula akan dilaksanakan secara berperingkatperingkat
mengikut perancangan sebelum 30 November 2012.
Pada masa ini, ITBM sedang mengubahsuai rak buku sedia ada
bagi memudahkan penyusunan dan pelabelan.
Perbezaan Baki Stok Buku Antara Rekod Dan Kiraan Fizikal
Pemeriksaan Audit pada 15 Disember 2011 di stor buku ITBM mendapati kiraan
fizikal Audit berbeza dengan baki stok yang dikunci masuk ke dalam Auto Count
POS System. Antara faktor berlaku perbezaan perkiraan adalah kerana rekod
keluar/masuk stok buku tidak dikemaskinikan secara harian ke dalam sistem dan
kiraan manual bagi mengesahkan baki stok yang tersimpan hanya dijalankan sekali
setiap bulan.
SOP pengurusan stor buku sedang disediakan dan akan
dibincangkan dalam Mesyuarat Pengurusan ITBM 21 September
2012 sebelum dibawa ke Mesyuarat Lembaga Pengarah ITBM
pada bulan Oktober 2012.
Berdasarkan maklum balas, penguatkuasaan ke atas prosedur penerimaan dan
pengeluaran buku akan ditingkatkan bagi memastikan setiap transaksi direkodkan.
523
523