LAPORAN mAkLum bALAs dARiPAdA PeRbeNdAhARAAN ...

Perenggan Penemuan Audit Status Terkini
iii. Membuat pemantauan dari segi kuantiti kerja setiap
penterjemah melalui statistik yang dikeluarkan oleh Bahagian
Kewangan & Perolehan ITBM dalam tempoh 3 bulan sekali
iaitu bermula pada 30 September 2012 dan seterusnya.
Walau bagaimanapun, masih terdapat keperluan menggunakan
penterjemah berkualiti dan efisien yang sama secara berterusan
khususnya bagi dokumen yang melibatkan bahasa asing dan
teks teknikal yang mempunyai bilangan penterjemah yang
terhad di dalam negara.
63.5.2.2.b.ii
Pengemaskinian Data Ke Dalam Modul Stock And Inventory System Masih
Belum Dijalankan
Semakan Audit mendapati data stok buku masih belum dikemas kini ke dalam
modul Stock and Inventory System.
Pada pendapat Audit, bagi memudahkan kawalan dan keputusan dibuat mengenai
stok buku, modul ini perlu segera digunakan.
Modul Stock and Inventory System (SIS) bagi stok buku yang
diguna pakai berjalan lancar dan semua data telah dimasukkan
dan dikemas kini secara berterusan.
Berdasarkan maklum balas ITBM, modul sistem tersebut telah diserahkan oleh
kontraktor pada bulan November 2011. Semasa lawatan Audit pada bulan Oktober
2011, modul tersebut sedang dalam proses percubaan guna pakai oleh staf ITBM.
Bagaimanapun, modul sistem tersebut telah diguna pakai dan data telah
dimasukkan setelah proses percubaan selesai iaitu pada bulan Februari 2012.
63.5.2.2.b.iii
Salinan Manuskrip Tidak Dimuat Naik Ke Dalam Server
Semakan Audit terhadap sampel manuskrip mendapati semua salinan manuskrip
disimpan dalam external hard disk dan compact disc di bawah kawalan seorang
Eksekutif Penerbitan. Bagaimanapun, salinan softcopy tidak dimuat naik ke dalam
server. Sebagai langkah kawalan dalaman bagi memastikan manuskrip disimpan
dengan selamat, adalah wajar sekiranya salinan manuskrip dimuat naik ke dalam
server melalui Total Management Information System supaya sistem yang
dibangunkan dapat dimanfaatkan sepenuhnya.
Penggunaan Document Management System (e-DMS) masih di
peringkat percubaan. ITBM akan membeli server baharu pada
30 November 2012 bagi memenuhi keperluan kapasiti storan.
Penggunaan sepenuhnya adalah pada 31 Disember 2012.
Berdasarkan maklum balas ITBM, oleh sebab terdapat ketidakpastian berhubung
saiz penyimpanan data yang diperlukan semasa penyediaan dokumen tender,
didapati ruang penyimpanan data sedia ada tidak dapat menampung keperluan
untuk memuat naik keseluruhan salinan manuskrip. Bagi melaksanakan proses
memuat naik keseluruhan salinan manuskrip, modul sistem Document Management
System (e-DMS) digunakan sepenuhnya selewat-lewatnya pada hujung tahun
2012.
522
522