LAPORAN mAkLum bALAs dARiPAdA PeRbeNdAhARAAN ...

Perenggan Penemuan Audit Status Terkini
Berdasarkan maklum balas, ITBM bersetuju dengan penemuan Audit dan akan
memastikan setiap projek ICT dipantau dengan lebih rapi pada masa hadapan.
Antara tindakan penambahbaikan yang diambil adalah syarikat ini telah
membangunkan SOP bagi Perolehan Kewangan dan diguna pakai untuk setiap
perolehan. Semua projek ICT melibatkan pihak berkepentingan selaku pelaksana
dikawal selia oleh Bahagian Pentadbiran Dan Teknologi Maklumat serta dipantau
oleh Jabatan Korporat bagi memastikan kelancaran projek. Semua projek tersebut
dikendalikan mengikut prosedur perolehan kewangan dan mendapat kelulusan
daripada Jawatankuasa Perolehan ITBM atau Lembaga Pengarah ITBM.
Pada pendapat Audit, projek ini tidak dilaksanakan dengan teratur menyebabkan
pembangunan e-Kamus dan e-Book tidak mencapai objektifnya serta peruntukan
yang disalurkan oleh pihak KPM tidak memberi value for money kepada ITBM. Bagi
projek ICT seumpama ini di masa hadapan, Lembaga Pengarah perlu memastikan
bahawa kontrak yang ditandatangani mengandungi klausa yang menjamin
kepentingan syarikat serta pemantauan rapi dibuat oleh pengurusan ITBM.
iii. Tidak mesra pengguna dari segi penggunaannya yang
memerlukan penukaran bateri baharu setiap kali jangka hayat
bateri tamat. Pengguna juga terpaksa menyalin semula e-Book
tersebut ke dalam e-Book Reader selepas memasukkan bateri
baharu. Memorinya juga terhad kepada 16MB sahaja atau lebih
kurang 20 judul buku.
iv. Hanya e-Book yang berformat khusus untuk e-Book Reader
sahaja boleh dibaca.
v. Kontraktor tidak menjelaskan secara terperinci tentang User
Requirement Specification (URS) produk walaupun sistem telah
dibangunkan.
vi. Dalam perjanjian juga tidak dinyatakan spesifikasi khusus
bagi khidmat dan produk yang ditawarkan.
Secara kesimpulannya, projek ini tidak mencapai objektifnya
kerana tidak memberi value for money kepada ITBM. Ini kerana
terdapat perisian yang serupa di pasaran ketika itu dan boleh
dibeli dengan harga serendah RM80.00/unit seperti perisian
yang dijual melalui laman web. Selain itu, terdapat perisian
seperti Dewan Eja yang boleh diperoleh dengan harga tidak
melebihi RM300.00/lesen.
Dengan pertukaran pucuk pimpinan ITBM mulai
30 November 2007, projek ini dinilai dengan melantik konsultan
bagi memastikan produk yang dihasilkan mengikut spesifikasi
yang telah dipersetujui. Berdasarkan penilaian yang dibuat,
ITBM telah membuat keputusan menamatkan kontrak dengan
persetujuan bersama kontraktor atas sebab berikut :-
i. Kontraktor tidak bersungguh dalam memberikan maklum
balas setelah teguran dibuat.
ii. Tempoh masa menyediakan projek telah terlewat hampir 6
bulan.
iii. Keupayaan memahami kehendak ITBM dan keupayaan
menyediakan sistem selaras spesifikasi yang telah
dipersetujui kedua-dua pihak agak terbatas.
519
519
iv. Memerlukan tempoh masa yang lebih lama untuk
menyelesaikan projek ini.