LAPORAN mAkLum bALAs dARiPAdA PeRbeNdAhARAAN ...

Perenggan Penemuan Audit Status Terkini
47.5.2.2.b
Pada tahun 2006, bilangan penerima biasiswa yang ditaja bagi kesemua program
adalah seramai 955 orang dan setakat akhir tahun 2011, jumlahnya telah meningkat
kepada 59,124 orang. Manakala bilangan penerima tajaan yang aktif adalah
seramai 29,086 orang iaitu telah meningkat sebanyak 28,131 orang (2,945.7%)
berbanding 955 orang pada tahun 2006. Bagaimanapun, bilangan pegawai di Unit
ini masih sama sejak diwujudkan pada tahun 2006.
Mengikut maklum balas Kementerian, pihaknya telah pun melaksanakan kaedah
penempatan semula pegawai (redeployment), namun masih tidak mencukupi
berikutan 3 unit lain di Bahagian Biasiswa juga mempunyai tugas-tugas tambahan
tanpa sebarang pertambahan jawatan.
Pada pendapat Audit, Unit Skim Latihan Akademik IPTA mempunyai beban tugas
yang berat dan memerlukan tenaga kerja yang lebih untuk melaksanakan tugas dan
tanggungjawab dengan sempurna. Selain daripada melaksanakan kaedah
penempatan semula (redeployment) antara pegawai dan kakitangan di organisasi
yang sama, Kementerian juga boleh memohon pertambahan jawatan kepada
Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA).
47.5.2.3.b
Kelulusan Pelanjutan Pengajian
Semakan Audit mendapati 47 permohonan lanjutan (9.4%) daripada 500 sampel
penerima tajaan tidak mempunyai bukti permohonan telah diluluskan kerana tiada
tandatangan pegawai yang diberi kuasa. Selain itu, sebanyak 14 permohonan
pelanjutan telah diluluskan oleh pegawai yang tidak diberi kuasa melulus. Sebagai
contoh, pelanjutan kedua telah diluluskan oleh Ketua Penolong Setiausaha dan
bukannya Setiausaha Bahagian.
Melalui penstrukturan semula Bahagian Biasiswa yang
dicadangkan oleh Kementerian (yang dikemukakan kepada
pihak JPA pada minggu kedua Ogos 2012), isu penurunan
kuasa boleh dilaksanakan dengan lebih teratur berikutan
pertambahan pegawai-pegawai yang boleh meluluskan
pelanjutan berkenaan.
Mengikut maklum balas Kementerian, masalah tiada bukti kelulusan pelanjutan
pengajian dan pelanjutan diluluskan oleh pegawai yang tidak diberi kuasa, antara
lain adalah disebabkan beban kerja bertambah setiap tahun kerana jumlah
peningkatan tajaan berbanding perjawatan sedia ada. Selain itu, kekurangan
pegawai yang layak diberi kuasa dan meluluskan permohonan pelanjutan juga telah
menyebabkan permohonan pelanjutan tidak dapat diproses dan diluluskan dengan
segera. Ini akan menyebabkan proses kelulusan pelanjutan pengajian penerima
tajaan tergendala. Bagaimanapun, penurunan kuasa kepada pegawai (desk officer)
tidak dapat dilaksanakan disebabkan kadar pertukaran/perpindahan pegawai yang
tinggi. Di samping itu, sebahagian besar merupakan pegawai baru dan kurang
berpengalaman untuk menilai seterusnya mempertimbangkan permohonan
pelanjutan.
Pada pendapat Audit, permohonan pelanjutan pengajian tidak diluluskan dengan
teratur. Memandangkan Kementerian menjelaskan bahawa masalah ini disebabkan
oleh kekurangan pegawai, Kementerian perlu meneliti semula kuasa meluluskan
388
388