LAPORAN mAkLum bALAs dARiPAdA PeRbeNdAhARAAN ...

Perenggan Penemuan Audit Status Terkini
penempatan kepada semua pegawai yang bakal bertugas di
Perwakilan.
5.6.5 Memastikan setiap pejabat perwakilan mematuhi aspek penting berhubung
pengurusan aset dan stor seperti melantik Pegawai Penerima Aset; mendaftar dan
melabel aset, menyimpan aset dengan teratur, melaksanakan pemeriksaan aset
serta menyelenggarakan Buku Log Kenderaan dengan lengkap dan kemas kini.
5.6.6 Memastikan salinan geran tanah dan bangunan hak milik Kerajaan Malaysia
disimpan dengan teratur. Selain itu, penyenggaraan dan pembaikan kerosakan
terhadap bangunan perlu diambil tindakan segara bagi menjamin keselamatan
pejabat dan menjaga imej Kerajaan Malaysia di luar negara.
Unit Pengurusan Aset akan memastikan setiap pejabat
perwakilan mengemukakan laporan tentang pengurusan aset
dan stor seperti yang diarahkan oleh Perbendaharaan.
Kementerian sentiasa memberi peringatan akan langkahlangkah
keselamatan yang perlu dititikberatkan termasuk aspek
pengurusan rekod, penyimpanan fail dan dokumen-dokumen
penting Kerajaan. Antara usaha yang dijalankan adalah melalui
pengedaran Minit Ketua Pengarah Jabatan Penyelarasan dan
Pelaksanaan No. Minit KP JPP 8/2012 bertarikh 16 Januari 2012
berhubung Panduan Amalan 5S JPA supaya dapat mewujudkan
persekitaran kerja yang kondusif dan teratur.
Kementerian sentiasa membuat pemantauan ke atas Perwakilan
Luar Negeri yang terlibat dalam projek pembangunan dengan
mengadakan lawatan ke Perwakilan tersebut bagi mengetahui
status kemajuan pembinaan atau pembaikan yang dibuat.
Perwakilan juga dikehendaki mengemukakan laporan
perkembangan atau status pembaikan/pembinaan dari semasa
ke semasa kepada Kementerian bagi tujuan pemantauan.
Kementerian juga sentiasa memastikan peruntukan yang
mencukupi diperolehi dari Kementerian Kewangan bagi
menampung kos penyelenggaraan dan pembaikan bangunan
Perwakilan Luar Negeri.
22
22