LAPORAN mAkLum bALAs dARiPAdA PeRbeNdAhARAAN ...

Perenggan Penemuan Audit Status Terkini
5.5.7.2 Semakan Audit mendapati terdapat kerosakan dan keretakan pada bangunan
Canseri yang dibina di Kedutaan Besar Malaysia di Beijing, China disebabkan
pembinaan bangunan tidak mengambil kira keadaan 4 musim di Beijing.
5.5.7.3 Adalah didapati Kedutaan Besar Malaysia di Manila, Filipina menyewa ruangan
pejabat di The World Center Building sejak bulan Jun 2007 dengan kos sewaan
sehingga akhir tahun 2011 berjumlah Php4,397,188.25. Ini disebabkan kerja
membaik pulih bangunan Canseri yang dimulakan pada tahun 2007 gagal disiapkan
dalam tempoh kontrak yang ditetapkan.
Maklum Balas Kementerian Luar Negeri Yang Diterima Pada 25 Mei 2012
Pejabat Kedutaan Besar Malaysia di Manila memaklumkan kontraktor baru telah
dilantik untuk menyiapkan kerja pengubahsuaian dan dijangka siap pada awal
tahun 2012.
Malawakil Beijing telah mengemukakan sebutharga bagi
pembaikan kerosakan Bangunan Canseri pada 2 Ogos 2012.
Kementerian telah meluluskan peruntukan sejumlah
RM224,369.00 melalui Waran Peruntukan Jabatan (WPJ)
kepada Malawakil Beijing pada 8 dan 23 Ogos 2012 serta 6
September 2012 bagi membiayai perbelanjaan pembaikan di
Bangunan Canseri, Kediaman Rasmi dan Apartmen Home
Based Staff (HBS) yang mengalami kerosakan.
Tarikh asal siap bagi kerja membaik pulih Bangunan Canseri di
Perwakilan Manila adalah dijadualkan pada 9 Julai 2012, akan
tetapi selepas Jabatan Kerja Raya (JKR) memberikan kelulusan
Extension of Time (EOT) selama 45 hari pada 6 Julai 2012,
tarikh siap baru adalah dijangka pada 23 Ogos 2012.
Projek telah pun siap sepenuhnya pada 23 Ogos 2012 mengikut
perancangan.
5.6.1 Syor Audit
Memastikan wujudnya mekanisme pemantauan yang teratur di peringkat pejabat
perwakilan untuk memastikan pengurusan kewangan dilaksanakan dengan
berkesan. Bagi tujuan tersebut, Kementerian perlu menetapkan semua pegawai
terlibat diberi latihan secukupnya sebelum bertugas di luar negeri.
5.6.2 Memastikan kakitangan terlibat memahami sepenuhnya peraturan berkaitan
kawalan terimaan khususnya dari aspek penyelenggaraan Buku Tunai, Daftar
Borang Hasil Yang Dikawal (Kew.67) dan kemasukan wang ke bank.
5.6.3 Melaksanakan penambahbaikan yang berterusan supaya kelemahan yang
dibangkitkan dalam kawalan perbelanjaan khususnya dari aspek penyelenggaraan
Buku Vot, Daftar Kontrak dan Daftar Bil dapat diatasi sepenuhnya. Sehubungan itu,
pegawai atasan di setiap pejabat perwakilan perlu menjalankan pemantauan secara
berkala terhadap pelaksanaan kerja pegawai-pegawainya. Manakala Kementerian
pula perlu mengaturkan supaya kakitangan terlibat diberi latihan dan pendedahan
yang sewajarnya terhadap peraturan yang berkaitan dengan kawalan perbelanjaan.
5.6.4 Memastikan pejabat perwakilan menyelenggarakan rekod deposit/ pendahuluan
dan bayaran balik dibuat dengan sewajarnya.
21
21
Kementerian telah mengambil tindakan yang sewajarnya.
Kementerian telah mengambil tindakan yang sewajarnya.
Kementerian telah mengambil tindakan yang sewajarnya.
Cawangan Akaun telah mengambil tindakan dengan cara
memberi pendedahan dalam penyediaan Penyata Terimaan dan
Bayaran bagi memastikan rekod deposit/pendahuluan
diselenggara dengan sewajarnya semasa kursus Pra-