LAPORAN mAkLum bALAs dARiPAdA PeRbeNdAhARAAN ...

Perenggan Penemuan Audit Status Terkini
Maklum Balas Kementerian Luar Negeri Yang Diterima Pada 25 Mei 2012
Lima pejabat perwakilan yang berkenaan telah mengambil tindakan
penambahbaikan terhadap kelemahan yang dibangkitkan dalam pengurusan
deposit/pendahuluan.
5.5.5.1 Pengurusan Aset dan Stor
Prestasi pengurusan aset dan stor di 14 pejabat perwakilan yang dilawati adalah
kurang memuaskan. Semakan Audit mendapati kesemua pejabat perwakilan ini
tidak mematuhi sewajarnya peraturan berkaitan urusan pendaftaran aset, pelabelan
aset, penyimpanan aset, pemeriksaan aset, penyelenggaraan Buku Log kenderaan
rasmi dan pelupusan.
Isu telah diselesaikan.
Maklum Balas Kementerian Luar Negeri Yang Diterima Pada 25 Mei 2012
Semua pejabat perwakilan telah mengambil tindakan penambahbaikan terhadap
kelemahan kawalan pengurusan aset dan stor yang dibangkitkan.
5.5.6 Pengurusan Panjar
Semakan Audit yang dijalankan terhadap pengurusan panjar yang meliputi
perakaunan ke dalam Buku Tunai Panjar, penyediaan Penyata Perbelanjaan Panjar
Bulanan, penyediaan Penyata Penyesuaian Bank dan kawalan terhadap Buku Cek
mendapati kesemua pejabat perwakilan yang dilawati telah menguruskan panjar
mengikut peraturan yang telah ditetapkan kecuali Pejabat Kedutaan Besar Malaysia
di Bangkok, Thailand. Ini kerana bayaran dan terimaan direkodkan ke dalam Buku
Tunai Panjar pada setiap hujung bulan sahaja.
Berdasarkan semakan ke atas Buku Tunai Panjar yang telah
dipanjangkan oleh Malawakil Bangkok pada 3 Ogos 2012,
bayaran dan terimaan telah direkodkan sebagaimana yang
ditetapkan oleh peraturan kewangan.
Penerangan dan peringatan telah diberikan oleh Ketua Canseri
kepada Pegawai Pentadbiran dan Kewangan serta Ketua Kerani
(PAT) yang terlibat mengendalikan kerja-kerja kewangan/akaun.
Transaksi bayaran dan terimaan kini direkod ke dalam Buku
Tunai pada setiap hari dan akan disemak oleh Pegawai
Pentadbiran/Kewangan setiap hari.
5.5.7.1 Pejabat Kedutaan Besar Malaysia di Kuwait telah dibina di atas tanah milik sendiri
pada tahun 2001 dengan kos KD$1,440,000. Bagaimanapun, pihak Audit tidak
dapat mengesahkan hak milik tanah dan bangunan disebabkan salinan geran
tanah dan bangunan pejabat kedutaan serta kediaman rasmi TYT Duta Besar
Malaysia tiada dalam simpanan Pejabat Kedutaan Besar Malaysia di Kuwait.
Isu telah diselesaikan.
Maklum Balas Kementerian Luar Negeri Yang Diterima Pada 25 Mei 2012
Pejabat Kedutaan Besar Malaysia di Kuwait telah menjumpai salinan geran tanah
dan bangunan tersebut.
20
20