LAPORAN mAkLum bALAs dARiPAdA PeRbeNdAhARAAN ...

Perenggan Penemuan Audit Status Terkini
39.5.1.5 Tandatangan Kontrak
HTAA
Surat kutipan bon pelaksanaan bagi 6 sebutharga yang masih
belum dikutip telah dikemukakan kepada syarikat terbabit. Walau
bagaimanapun, pihak syarikat tidak dapat mengemukakan bon
pelaksanaan kerana tempoh warranty telah tamat dan peralatan
dalam keadaan baik.
Semakan Audit mendapati 5 kontrak di BP&P bernilai RM27.25 juta telah lewat
ditandatangani antara 9 hingga 74 hari.
Pada pendapat Audit, Kementerian perlu memastikan peraturan semasa perolehan
barang import dipatuhi; mengambil tindakan terhadap keputusan sebut harga yang
tidak sah kerana diputuskan oleh pegawai tanpa kuasa; memberi latihan berterusan
terhadap pengurusan perolehan bagi memastikan pengurusan bon pelaksanaan
teratur dan Surat Setuju Terima ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa.
Kementerian juga perlu memastikan kontrak ditandatangani dalam tempoh
ditetapkan bagi memastikan kepentingan Kerajaan dipelihara sepanjang tempoh
kontrak.
Berdasarkan maklum balas Kementerian, pembetulan telah diambil selepas teguran
Audit di mana permohonan kelulusan perolehan barang import telah dihantar
kepada MITI pada bulan Disember 2011. Bagaimanapun, maklum balas
mengenainya masih belum diterima. Kementerian juga telah mengeluarkan surat
peringatan kepada semua Pengarah Jabatan Kesihatan Negeri agar memastikan
semua PTJ mematuhi peraturan semasa dan merencanakan bengkel teguran Audit
bagi pegawai dan kakitangan berkaitan.
KKM telah melaksanakan tindakan penambahbaikan seperti
berikut:-
i) Menghubungi pihak-pihak yang terlibat dengan
tandatangan kontrak bagi mempastikan tidak berlaku
kelewatan;
ii)
Tarikh patut diterima kembali kontrak telah dimasukkan
dalam data maklumat perolehan sebagai ingatan;
iii) Bagi mengelakkan kesilapan dalam penyediaan Bon
Pelaksanaan, KKM telah memberikan contoh Bon
Pelaksanaan kepada syarikat-syarikat yang baru menyertai
tender. Walau bagaimanapun, surat peringatan akan
diserta kepada syarikat baru tersebut supaya mempastikan
Bon yang dikemukakan tidak terdapat sebarang kesilapan
yang akan menyebabkan proses kontrak seterusnya; dan
iv)
Mengeluarkan surat peringatan kepada syarikat supaya
dapat mengembalikan kontrak dalam tempoh yang
ditetapkan. Walau bagaimanapun sebagai langkah
penambahbaikan, Bahagian ini akan mengeluarkan Surat
Peringatan 1 (selepas 1 bulan), Surat Peringatan 2
(selepas 2 bulan), Surat Peringatan 3 (selepas 3 bulan).
39.5.2 Penerimaan Peralatan
Semakan Audit di HDOK mendapati sebanyak 11 peralatan yang dipesan melalui
sebut harga/ pembelian terus berjumlah RM1.03 juta telah lewat dibekalkan antara
34 hingga 92 hari. Bagaimanapun, denda tidak dapat dikenakan terhadap pembekal
terlibat kerana syarat berhubung pengenaan denda tidak dinyatakan dalam
dokumen sebut harga/pesanan kerajaan.
Pada pendapat Audit, Kementerian hendaklah meningkatkan pemantauan terhadap
pembekalan peralatan bagi memastikan pembekal membekalkan peralatan
Daripada 11 perolehan yang dibangkitkan oleh pihak Audit,
sebanyak tujuh perolehan bernilai kurang daripada RM50 ribu
dan telah dibuat secara pembelian terus. Maka, tiada syarat
berhubung pengenaan denda dinyatakan dalam Pesanan
Kerajaan. Empat lagi perolehan bernilai lebih daripada RM50
ribu dan telah dibuat secara sebutharga. Walau bagimanapun,
maklumat berhubung denda juga tidak dinyatakan dalam
dokumen sebutharga berkenaan.
316
316