LAPORAN mAkLum bALAs dARiPAdA PeRbeNdAhARAAN ...

Perenggan Penemuan Audit Status Terkini
34.5.2.2.c
34.5.2.2.d
Kawalan terhadap pengosongan kuarters kurang memuaskan di beberapa (1) Jabatan telah dimaklumkan agar membuat pemeriksaan fizikal
KIP/IPG/sekolah di mana kuarters tidak dibersih oleh penghuni semasa pindah terhadap unit kuarters sebelum mengeluarkan Surat Akuan
keluar. Antara kuarters yang terlibat ialah IPG Kampus Sarawak, Miri, Sarawak; Keluar kepada penyewa.
SMK Lepar Hilir, Kuantan; KIP Peramu Jaya, Pekan; SMK Chini Timur, Pekan,
Pahang; dan SK Telok Kemang, Port Dickson, Negeri Sembilan.
Beberapa unit kuarters kosong telah diubah statusnya iaitu sebagai pejabat warden, (1) Surat pengemaskinian maklumat kuarters telah diedarkan
stor, bilik kelas, tadika, bilik buku teks, asrama dan rumah tamu yang mana kepada semua JPN dan Bahagian pada 11 Julai 2012 yang
bertentangan dengan tujuan asal pembinaannya kecuali mendapat kelulusan pihak merangkumi maklumat-maklumat berkaitan kuarters termasuk
berkuasa berkenaan/Kementerian. Pihak Audit juga mendapati tiada dokumen yang kemudahan tambahan dan tukar guna fungsi kuarters yang
menunjukkan penukaran status ini mendapat kebenaran dan kelulusan pihak dilaksanakan tanpa melalui Kementerian.
berkuasa berkenaan/Kementerian. Selain itu, banyak kuarters kosong tidak (2) diurus
dengan baik menyebabkan binaan kelengkapan dalaman kuarters seperti pintu, (3) Tempoh pengumpulan maklumat ini dijangka memerlukan masa
tingkap dan cermin rosak, dicuri serta dibiarkan berselerak dengan sampah sarap sehingga akhir Disember 2012 memandangkan ia melibatkan
dan; barangan peninggalan penghuni. Keadaan ini telah menimbulkan persekitaran perkaitan antara beberapa isu disebabkan oleh tujuan tukarguna
yang tidak selesa kepada penghuni lain/sekitar.
yang berbeza-beza.
(4)
Pada pendapat Audit, borang permohonan dan perjanjian/aku janji menduduki (5) Seterusnya, maklumat tukar guna (program pemutihan) tersebut
kuarters perlu disediakan dengan lengkap sebelum pegawai dibenarkan menduduki akan diangkat untuk kelulusan Pegawai pengawal setelah ia
kuarters. Jawatankuasa memproses permohonan dan pengagihan kuarters perlu selesai dikumpulkan.
diwujudkan bagi menilai urusan permohonan serta kelulusan menduduki kuarters.
Selain itu, aspek keselamatan/kawalan kunci kuarters perlu diberi perhatian
khususnya terhadap kuarters kosong. Surat Akuan Keluar hanya dikeluarkan
setelah penghuni membayar ganti rugi di atas kerosakan (jika berkaitan) dan
mengosongkan serta membersihkan kuarters sepenuhnya. Kementerian juga perlu
memberi perhatian terhadap penukaran status bangunan/unit kuarters kosong
kepada kegunaan lain dengan memastikan mendapat kelulusan pihak berkuasa
berkenaan supaya ianya teratur dan boleh dimanfaatkan untuk pelbagai tujuan yang
munasabah.
Menurut maklum balas Kementerian, tatacara dan prosedur pengurusan kuarters
telah diedarkan untuk tujuan penyelarasan serta keseragaman. Garis panduan juga
masih dalam proses penyediaan/penambahbaikan dan akan dikemaskinikan dari
semasa ke semasa.
34.5.2.3.a
Pemotongan Dan Pembayaran Elaun Serta Bil Utiliti
Pemotongan elaun melibatkan 81 orang penghuni di 9 buah kuarters bagi
kawasan/kelas kuarters yang sama tidak mengikut kadar yang seragam. Kadar
potongan juga tidak dapat disahkan kerana pihak PPD/sekolah gagal menunjukkan
dokumen yang mengkelaskan kuarters berkenaan. Kadar potongan yang dikenakan
terhadap penghuni kuarters adalah berdasarkan kepada amalan yang dilakukan
oleh pegawai terdahulu. Keseragaman potongan sukar dipantau kerana potongan
elaun dibuat oleh pihak PPD/sekolah di mana pegawai tersebut bertugas dan tiada
Kementerian telah menganjurkan 6 siri kursus berkaitan saraan
dan kemudahan termasuk mengenai elaun kepada pegawai
yang berkenaan.
Bagi pemotongan elaun yang melibatkan 81 orang penghuni di 9
buah kuarters yang diaudit, perbezaan kadar pemotongan yang
berlaku adalah disebabkan para (e) Surat Pekeliling Akauntan
271
271