LAPORAN mAkLum bALAs dARiPAdA PeRbeNdAhARAAN ...

Perenggan Penemuan Audit Status Terkini
(70.0%) daripada 20 kekosongan tersebut melibatkan Bahagian Operasi. Lapan
(57.1%) daripada 14 kekosongan perjawatan di Bahagian Operasi merupakan
perjawatan teknikal yang terlibat dalam operasi sistem kereta api iaitu Jurutera dan
Penolong Jurutera. Adalah didapati PHC tidak mengambil tindakan sewajarnya bagi
mengisi kekosongan perjawatan ini sebaliknya telah mewujudkan 23 perjawatan
lain secara kontrak. Antara sebab pewujudan jawatan kontrak tersebut adalah
kerana beberapa jawatan kritikal tidak diambil kira.
Pada pendapat Audit, jawatan Pengurus Besar PHC wajar diisi oleh kakitangan
yang dilantik secara tetap bagi memastikan beliau dapat memberikan komitmen dan
tumpuan sepenuhnya terhadap operasi PHC. Perjawatan yang masih belum diisi
juga perlu diambil tindakan segera agar operasi PHC tidak terjejas.
Berdasarkan maklum balas Kementerian dan PHC, perjawatan terkini telah pun
mendapat kelulusan Kementerian Kewangan pada bulan November 2011.
Sebahagian daripada jawatan kosong telah diiklankan pada bulan April 2012.
31.5.3.2 PHC masih belum mempunyai Standard Operating Procedures (SOP) yang lengkap
untuk kegunaan dan panduan kakitangan di semua Bahagian iaitu Operasi;
Pentadbiran dan Kewangan; Promosi dan Pemasaran serta Penyelidikan dan
Pembangunan. Sungguhpun Bahagian Operasi ada menyediakan SOP tetapi tidak
dapat ditentukan sama ada ia disediakan untuk keseluruhan aktiviti PHC kerana
maklumatnya tidak didokumenkan dengan teratur. Selain itu, adalah didapati hanya
18 daripada 27 kakitangan Bahagian Operasi telah menerima SOP. Berdasarkan
temu bual Audit dengan kakitangan terlibat pula, mereka berpendapat SOP yang
disediakan tidak menggambarkan proses kerja yang jelas; tidak disertakan dengan
Carta Aliran Kerja bagi setiap aktiviti berkaitan; tidak dilengkapkan dengan Senarai
Semak untuk memastikan setiap proses dibuat; tidak disertakan dengan Senarai
Pegawai Yang Dirujuk dan tidak disertakan dengan Senarai Undangundang/Standard
berkaitan.
PHC telah mewujudkan Standard Operating Procedure (SOP)
bagi kegunaan pegawai dan kakitangan di semua bahagian.
Berdasarkan maklum balas, PHC telah mengkaji semula SOP yang sedia ada dan
membuat pindaan yang berkaitan. SOP yang dipinda tersebut berkuat kuasa mulai
bulan November 2011 bagi kegunaan pegawai dan kakitangan di semua Bahagian.
31.5.3.3 PHC tidak menyediakan Senarai Tugas dan Fail Meja untuk setiap kakitangannya.
Berikutan perkara tersebut, peraturan dan proses kerja yang jelas dan terperinci
tidak dapat disampaikan kepada kakitangannya. Kesannya, sebahagian kerja
dilaksanakan mengikut cara tersendiri berdasarkan persepsi masing-masing.
Contohnya semasa lawatan Audit dibuat, didapati notis kenyataan awam tidak
ditampal dengan teratur. Keadaan ini boleh menjejaskan imej Kerajaan dan juga
pengurusan Bukit Bendera di mata umum.
Pengurus Bahagian Khidmat pengurusan PHC telah menghadiri
sesi taklimat penyediaan fail meja oleh SUK Penang pada
15 Mac 2012. Satu latihan khusus akan diberikan kepada
pegawai dan kakitangan PHC bagi pendedahan sewajarnya
sebelum satu arahan khas dikeluarkan kepada kakitangan PHC
untuk menyediakan fail meja.
Berdasarkan maklum balas PHC, Pengurus Bahagian Khidmat Pengurusan PHC
telah menghadiri sesi taklimat penyediaan fail meja oleh SUK Penang pada
15 Mac 2012.
241
241