pengurusan perbelanjaan dan bayaran - Jabatan Akauntan Negara ...

PENGURUSAN PERBELANJAAN 

DAN BAYARAN 

OLEH : 

JABATAN AKAUNTAN NEGARA 

NEGERI JOHOR

PENGENALAN DAN 

UNDANG-UNDANG KEPADA 

PERAKAUNAN BAYARAN

PENGENALAN DAN UNDANG-UNDANG 

SETIAP BAYARAN PERLULAH MEMATUHI : 

PERLEMBAGAAN PERSEKETUAN 

AKTA PROSEDUR KEWANGAN 1957 

ARAHAN PERBENDAHARAAN 

PEKELILING / SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN 

SURAT – SURAT PEKELILING JANM

PENGENALAN DAN UNDANG-UNDANG…..samb 

“kewajipan kewangan perakaunan bagi pegawaipegawai 

di bawah seseorang Pegawai Pengawal 

mestilah dinyatakan dengan jelas dan setakat mana 

tanggungjawabnya mestilah dinyatakan secara 

bertulis” 

(AP 11)


Tanggungjawab Pegawai Pengawal : AP 10 

Pegawai yang 

diberi tugas 

untuk menjaga 

wang yang 

diperuntukan 

dan pegwai 

tersebut dilantik 

oleh Menteri 

Kewangan atau 

Menteri Besar 

Pegawai bertanggungjawab 

di atas pengurusan mengenai 

segala wang awam yang 

dipungut, diterima atau 

dibelanjakan dan semua 

barang-barang awam yang 

diterima, disimpan atau 

dilupuskan. Perlu merujuk 

kepada Ketua Setiausaha 

Perbendaharaan atau 

Pegawai Kewangan Negeri 

jika terdapat perkara penting 

atau luarbiasa



Pegawai Pengawal perlu mengawasi semua 

perbelanjaan berkaitan keja-kerja pembelian 

dan lain-lain aktiviti yang telah diluluskan dan 

hendaklah dijalankan dengan segera dalam 

tempoh yang telah dianggarkan. 

Tambahan harga tidak boleh dilakukan 

bagi sesuatu kerja semata-mata untuk 

menyempurnakannya pada atau sebelum 

akhir tahun kewangan berkenaan.



Bil yang 

dikemukakan 

dengan 

sempurna 

setelah barang 

atau 

perkhidmatan 

yang 

dibekalkan 

dengan suci 

hati kepada 

kerajaan tidak 

boleh ditahan 

Jika Perbendaharaan berpendapat 

bahawa seseorang pegawai mungkin 

telah salah melakukan perbelanjaan, 

bil/invois hendaklah dibayar dengan 

segera dan dipertanggungkan 

kepada Akaun Kumpulan Wang 

Pendahuluan Diri (Pegawai Awam) 

Pelarasan pendahuluan diri hanya 

boleh dilakukan setelah mendapat 

kelulusan Ketua Setiausaha 

Perbendaharaan atau Pegawai 

Kewangan Negeri.


Tanggungjawab Pegawai Pengawal : AP 93 (ii) 

Pegawai Pengawal bertanggungjawab ke 

atas maklumat ynag terdapat di dalam 

Borang Mewujudkan atau Membatalkan 

Akaun Sistem Bayaran Pukal. 

Jika terdapat apa-apa pelarasan, Pegawai 

Pengawal akan dibuat kemudiannya.


Tanggungjawab Pegawai Pengawal : AP 167.1 

Pegawai Pengawal adalah 

bertanggungjawab untuk membayar balik 

jika berlaku kerugian ke atas perbelanjaan 

yang berada di bawah kawalannya.


Tanggungjawab Pegawai Perakaunan : AP 3 

Pegawai perakaunan 

negeri adalah 

seorang pegawai 

perakaunan yang 

ditugaskan oleh Pihak 

Berkuasa Kewangan 

Negeri bagi 

mengendalikan 

wang awam atau 

barang-barang 

awam sesuatu 

Negeri. 

Pegawai perakaunan 

bertanggungjawab bagi 

perkara-perkara seperti 

berikut: 

(a) memungut menerima 

atau mengakaun Wang 

Awam 

(b) membayar/membelanja 

apa-apa Wang Awam 

(c) menerima, memegang, 

mengeluar / melupus 

Aset Awam


Tanggungjawab Pegawai Pembayar : AP 3 

Pegawai Pembayar adalah seorang 

pegawai yang sebenarnya 

membelanjakan wang awam.



Pegawai Pembayar perlulah berpuashati sebelum 

membuat pembayaran dan memastikan : 

(i) Bayaran tidak akan menyebabkan lebihan 

atas amaun yang diperuntukkan 

(ii) Perakuan pembayaran perlu ditandatangai 

oleh pegawai yang berhak dan prima facie 

pertanggungan adalah betul 

(iii) Potongan caruman, bayaran balik 

pendahuluan atau lain-lain tanggungan perlu 

dibuat dengan sempurna daripada amaun 

bayaran



(a) Sistem perakaunan 

diwujudkan dan 

pengawasan diadakan 

untuk mengelakkan 

kehilangan kerana 

penipuan atau kecuaian 

(c) Bagi menyediakan dan 

menyerahkan Akaun Awam 

Tahunan kepada Ketua Audit 

Negara sebelum atau pada 31 

Julai tahun berikutnya. 

(b)(i) menjalankan penyeliaan atas 

penerimaan hasil atau amanah dan 

memastikan bahawa hasil atau amanah 

itu dipungut tepat pada waktunya; 

(b)(ii) menerima hanya perbelanjaan 

yang dibenarkan dengan 

Sepatutnya 

(b)(iii) melaporkan kepada Ketua 

Setiausaha Perbendaharaan apa-apa 

luar aturan yang matan berhubung 

dengan akaun awam yang dibawa 

kepada perhatiannya; dan

DOKUMEN PERBELANJAAN 

DAN BAYARAN 

BERDASARKAN ARAHAN 

PERBENDAHARAAN

DOKUMEN PERBELANJAAN & BAYARAN…..samb 

1. Borang-borang / Dokumen 

2. Penyata Tuntutan 

3. Daftar-daftar




3. Daftar-daftar 

• Waran Peruntukkan 

• Baucar Bayaran 

• Borang Kelompok dan lain-lain





• Waran Peruntukan 


• Borang Kelompok dan lain-lain 

Dokumen yang 

membenarkan perbelanjaan 

Pelbagai jenis dan kuasa : 

cnth : waran peruntukan kecil, 

waran pindah dan waran tarik 

balik 

Tidak boleh melakukan 

perbelanjaan atau 

tanggungan tanpa waran 

peruntukan





• Waran Peruntukan 


• Borang Kelompok dan lain-lain 

Pelbagai jenis dan keperluan : 

cnth : baucar bayaran, baucar jurnal 

dan baucar kecil 

Disediakan sebagai permintaan 

bayaran kepada perbendaharaan 

Arahan Perbendaharaan 99 dan 

102 perlu dipatuhi dalam 

penyediaan baucar 

Ditandatangani oleh pegawai yang 

diberi kuasa





• Tuntutan 

• Penyata 

• Kontrak dan lain-lain





• Buku Vot 

• Daftar Bayaran 

• Daftar Baucar 

• Daftar Bill dan lain-lain


“seseorang Pegawai Pengawal atau Pemegang Waran 

Peruntukan boleh mewakilkan kuasanya bagi 

memperakui baucar dan hendaklah menghantar 

nama-nama pegawai yang diberi kuasa itu kepada 

pegawai pembayar di Perbendaharaan berserta 

dengan contoh tandatangannya” 

(AP 101)


Pegawai yang memperakui baucar adalah tanggungjawab seperti 

tertakluk di dalam AP 102 (a) iaitu : 

i. Perkhidmatan atau bekalan telah diterima dengan sempurna 

ii. Harga yang dikenakan adalah mengikut kontrak dan munasabah 

iii. Kebenaran telah diperolehi 

iv. Pengiraan adalah tepat 

v. penerima di dalam baucar adalah penerima yang berhak 

vi. Bayaran dibuat ke atas program atau aktiviti yang telah dijalankan 

vii. Wang mencukupi


“jika berlaku kehilangan wang awam akibat sesuatu 

perakuan yang tidak betul pada sesuatu baucar, 

pegawai yang memperakuinya akan 

dipertanggungjawabkan bagi kehilangan itu” 

[AP 102(b)]


“Ketua Jabatan atau Ketua Pejabat hendaklah 

memastikan bahawa bil dan tuntutan dibayar dengan 

segera tidak lewat daripada 14 hari dari tarikh ianya 

diterima” 

[AP 103 (a)]


“Ketua Jabatan atau Ketua Pejabat hendaklah 

menyelenggarakan suatu Daftar Bil yang perlu 

diperiksa tidak kurang daripada sekali sebulan oleh 

Ketua Jabatan atau wakilnya yang diberi kuasa. Bagi 

Kementerian/Jabatan yang telah melaksanakan sistem 

e-SPKB, penyelenggaraan Daftar Bil secara manual 

adalah dikecualikan kerana ia telah disediakan secara 

elektronik” 

[AP 103 (b)]


Daftar bil diselenggara untuk menunjukkan : 

‣ tarikh bil 

‣ Amaun 

‣ Perakuan pegawai kerja sempurna 

‣ Tarikh baucar disediakan 

‣ Tarikh baucar dihantar ke JANM 

‣ Tarikh cek disediakan 

Tindakan surcaj dan tatatertib boleh dikenakan jika 

bil lewat dibayar.


PROSES 

BAUCAR MANUAL / 

ELEKTRONIK 

TINDAKAN DAN AMAUN 

< RM 20,000.00 > RM 20,000.00 

Penyedia – 17 ↑ Penyedia – 17 ↑ 

Perakuan I – 22 ↑ Perakuan I – 32 ↑ 

Perakuan II – 27 ↑ Perakuan II – 41 ↑ 

Surat Pekeliling Akauntan Negara Bil. 1/2008 

* Jika perjawatan tidak mencukupi atau tiada jawatan di atas, tahap kuasa untuk 

mengesahkan(Perakuan I) dan memperakukan (Perakuan II) baucar adalah 

mengikut kekananan dan perjawatan yang ada.


“Sesuatu bayaran hendaklah dianggap sebagai perbelanjaan 

tidak diakui jika tidak ada keterangan bahawa ia telah 

dilakukan, dibenarkan dan diselesaikan dengan sepatutnya” 

[AP 107] 

“jika baucar asal hilang, maka pegawai mesti mengemukakan 

salinan baucar pejabat dan diakui sah oleh pegawai dan 

memperakui bahawa bayaran tersebut tidak dibuat dua kali” 

[AP 108]

KAEDAH BAYARAN

KAEDAH BAYARAN 

TUNAI 

BAYARAN MELALUI CEK 

BAYARAN PUKAL 

BAYARAN MELALUI BANK DRAF / PEMINDAHAN TELEGRAF 

BAYARAN MELALUI BAUCAR JURNAL 

ELECTRONIC FUND TRANSFER (EFT) 

BAYARAN YANG MEMERLUKAN KEBENARAN KHAS – AP58(a) 

BAYARAN MELALUI AP96(a)

KAEDAH BAYARAN…..samb 

TUNAI 


BAYARAN PUKAL 


• Bayaran dibuat melalui Panjar Wang Runcit. 


• Amaun setiap satu bil tidak melebihi RM 500. 

• ELECTRONIC Bayaran tunai FUND boleh TRANSFER juga dibuat (EFT) dalam keadaan 

BAYARAN yang betul-betul YANG MEMERLUKAN diperlukan. KEBENARAN KHAS – AP58(a) 



TUNAI 


BAYARAN PUKAL 



• Bagi perolehan selain daripada pembelian runcit. 


• Dibayar atas nama individu atau syarikat 

• BAYARAN Cek berpalang YANG akaun MEMERLUKAN penerima KEBENARAN sahaja KHAS – AP58(a) 



TUNAI 


BAYARAN PUKAL 



Bayaran dituntut oleh agensi pembekal terus kepada pejabat 


pembayarBagi perolehan selain daripada pembelian runcit : 


TELEKOM TNB IWK AIRASIA 

BAYARAN MELALUI AP96(a) 

PETRONAS MAS SHELL TOUCH N GO


TUNAI 


BAYARAN PUKAL 




• BAYARAN Bayaran yang YANG disyaratkan MEMERLUKAN oleh KEBENARAN kontraktor / KHAS kontrak – AP58(a) 

• BAYARAN Melibatkan MELALUI pembekal AP96(a) luar negara


• Melibatkan bayaran antara agensi 

• TUNAI Pelarasan akaun 

• Bayaran tidak melibatkan tunai / cek 


BAYARAN PUKAL 







• TUNAI Menggantikan bayaran melalui cek 

• Mempercepatkan proses pembayaran 


BAYARAN PUKAL 







“ Suatu baucar yang dikemukakan dalam tahun kewangan baru berkenaan 

dengan TUNAI pertanggungan-pertanggungan yang kena dibayar pada atau 


membuat BAYARAN bayaran. PUKAL Permohonan ini boleh dipertimbangkan jika jabatan 


sebelum hujung tahun kewangan lama bagi perbelanjaan mengurus sahaja 

perlu mendapat kebenaran akauntan negara atau bendahari negeri bagi 

mempunyai baki peruntukan yang mencukupi dalam tahun perbelanjaan itu 

kena dibayar ” 



BAYARAN YANG MEMERLUKAN KEBENARAN KHAS – 

AP58(a) 


KAEDAH DAN BENTUK BAYARAN…..samb 

“ Wang dikehendaki oleh sesuatu pejabat bagi bayaran tunai hendaklah 

dikeluarkan daripada perbendaharaan atau perbendaharaan kecil atas 

permintaan (borang kew 44 atau kew 304) yang ditandatangan oleh 

seorang pegawai yang diberi kuasa oleh pegawai pengawal untuk 

memperakui baucar, atas nama dua orang pegawai bawahan yang 

dilantik olehnya untuk menerima wang itu beserta dengan senarai nama 

penerima wang ” 

TUNAI 


BAYARAN PUKAL 






JENIS BAYARAN

JENIS BAYARAN 

Antara bayaran yang sering dilakukan di sesebuah 

pejabat pembayar merangkumi: 

(i) 

(ii) 

(iii) 

(iv) 

emolumen termasuk gaji, elaun dan bayaran 

lebih masa. 

perkhidmatan dan bekalan. 

pembelian harta modal. 

pemberian dan kenaan bayaran.

JENIS BAYARAN…..samb 

Lain-lain bayaran seperti : 

tuntutan perjalanan pegawai awam 

Bayaran wang bantuan kepada individu (bukan kakitangan 

kerajaan), syarikat pertubuhan 

Pendahuluan diri, pendahuluan pelbagai, pinjaman 

perumahan/ kenderaan/ komputer kepada pegawai awam 

Bayaran balik deposit 

Bayaran balik panjar (gaji, wang runcit, unit, seperduabelas 

atau tiga perduabelas).

KAWALAN DALAMAN

KAWALAN DALAMAN 

PERAKUAN 1 dan PERAKUAN 2 hendaklah terdiri daripada 

pegawai yang berbeza bagi mewujudkan pengasingan tugas. 

Pusingan tugas hendaklah dilaksanakan bagi meningkatkan 

tahap integriti dan ketelusan proses bayaran. 

Dokumen sokongan adalah lengkap dan betul untuk tujuan 

pembayaran. Baucar dan bil/tuntutan serta dokumen 

sokongan lain yang telah dibayar hendaklah ditebuk atau 

dicop ‘telah dibayar’ dan disimpan dengan selamat. 

Baucar dan dokumen sokongan disimpan selamat untuk sesuatu 

tempoh selaras dengan AP150.

KAWALAN DALAMAN…..samb 

Rekod kewangan hendaklah disemak dengan laporan yang 

dikeluarkan oleh pejabat perakaunan. 

Dalam persekitaran elektronik perkara-perkara berikut perlu 

diberi perhatian : 

► tahap capaian hendaklah berdasarkan kepada kuasa yang 

diberi dan perlu dikemaskini dari semasa ke semasa 

terutamanya apabila berlaku pertukaran atau persaraan 

pegawai. 

►penggunaan kad pintar atau ID pengguna perlu dikawal 

dan tidak disalahguna.

KAWALAN DALAMAN…….samb 

►setiap pemilik kad pintar atau id pengguna adalah 

bertanggungjawab merahsiakan dan menjaga selamat 

kod personal identification number (pin) atau katalaluan 

masing-masing. 

►penggunaan oleh orang lain yang bukan pemilik kad pintar 

atau id pengguna serta kod pin atau katalaluan adalah 

dilarang sama sekali dan pemilik perlu bertanggungjawab 

sepenuhnya ke atas segala penyalahgunaan kad pintar. 

►sekiranya kod pin atau katalaluan dipercayai telah 

dicerobohi, sila hubungi pejabat perakaunan untuk tindakan 

sewajarnya.

TERIMA KASIH...

pengurusan perbelanjaan dan bayaran - Jabatan Akauntan Negara ...

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?