buku panduan operasional sistem informasi akuntansi keuangan

BUKU PANDUAN OPERASIONAL
SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI KEUANGAN DAERAH UNTUK
SATUAN KERJA PERANGKAT DAERAH (SKPD)
1. Menu Login
001. Gambar Menu Login
Keterangan:
Untuk nomor id, operator harus memasukkan tiga digit nomor yang
telah dikonfirmasikan terlebih dahulu oleh supervisor sesuai
kewenangannya.
Untuk password dapat disesuaikan dengan operator yang menjalankan
system ini setelah mendapat otorisasi dari supervisor agar tidak terjadi
password ganda.
1

2. Menu Utama
002. Gambar Menu Utama
Keterangan:
Untuk logo pemerintahan setempat akan dijelaskan secara terperinci
pada sub menu configurasi.
Untuk kode kewenangan, user akan diberikan kode kewenangan yang
akan disesuaikan dengan kebutuhan/ lingkup kerja yang ada.
ENTRY DATA
1.1. Entry Jurnal Penerimaan Kas
• Penerimaan Pendapatan
Merupakan jurnal khusus yang digunakan untuk mencatat setiap
transaksi pendapatan atau penerimaan kas yang diterima oleh masing-masing
SKPD.
2

003. Gambar Menu Entry Jurnal Penerimaan Kas (Penerimaan Pendapatan)
Keterangan:
Untuk pengisian kolom satuan kerja dan rekening (K) pada tabel
dibawah, user dapat menekan tombol F4 sebagai pilihan sesuai dengan
data yang akan di-entry.
Untuk kolom nomor bukti, tanggal, dan keterangan, dapat dilakukan
melalui pengetikan secara manual sesuai data yang telah ada.
Untuk melakukan penghapusan data tabel rekening pada kolom kredit,
user tinggal menekan klik kanan pada mouse dan menekan tombol F4
untuk mengisi rekening yang sesuai.
Jika terdapat kesalahan entry dari data yang sudah dimasukkan
sebelumnya, user dapat melakukan pengeditan/ penghapusan data
dengan cara meng-klik ikon Edit atau menekan Alt + E dan diisi
sesuai dengan data yang benar.
Selanjutnya dilakukan penyimpanan data dengan meng-klik ikon
Simpan atau menekan Alt + S.
Jika terdapat kesalahan dalam hal pengisian nomor bukti, pembetulan
dapat dilakukan dengan peng-entry-an ulang data setelah sebelumnya
dilakukan penghapusan data dengan cara meng-klik ikon Hapus atau
menekan Alt + H.
3

• Penerimaan SP2D
Merupakan jurnal khusus yang digunakan untuk mencatat setiap
transaksi penerimaan SP2D UP-GU-TU yang diterima oleh masing-masing
SKPD.
004. Gambar Contoh Jurnal Menu Jurnal Penerimaan Kas
(Penerimaan SP2D)
Keterangan:
Untuk pengisian kolom satuan kerja, user dapat menekan tombol F4
sebagai pilihan sesuai dengan data yang akan di-entry.
Untuk kolom no. bukti, tanggal, dan keterangan, dapat dilakukan
melalui pengetikan secara manual sesuai data yang telah ada.
1.2. Entry Jurnal Pengeluaran Kas
• Pengeluaran Belanja Tidak Langsung
Merupakan jurnal khusus yang mencatat setiap transaksi pengeluaran
kas untuk belanja tidak langsung pada masing-masing SKPD.
4

005. Gambar Menu Entry Jurnal Pengeluaran Kas (Belanja Tidak Langsung)
Keterangan:
Untuk Pengisian kolom satuan kerja, user dapat menekan tombol F4
sebagai pilihan sesuai dengan data yang akan di-entry.
Untuk kolom keterangan, no.bukti dan tanggal, dapat dilakukan melalui
pengetikan secara manual sesuai data yang telah ada.
Jika terdapat kesalahan entry dari data yang sudah dimasukkan
sebelumnya, user dapat melakukan pengeditan/ penghapusan data
dengan cara meng-klik ikon Edit atau menekan Alt + E dan diisi
sesuai dengan data yang benar.
Selanjutnya dilakukan penyimpanan data dengan meng-klik ikon
Simpan atau menekan Alt + S.
Jika terdapat kesalahan dalam hal pengisian nomor bukti, pembetulan
dapat dilakukan dengan peng-entry-an ulang data setelah sebelumnya
dilakukan penghapusan data dengan cara meng-klik ikon Hapus atau
menekan Alt + H.
5

• Pengeluaran Belanja Langsung
Merupakan jurnal khusus yang mencatat setiap transaksi pengeluaran
kas untuk belanja tidak langsung pada masing-masing SKPD. Belanja
Langsung, digunakan untuk peng-entry-an data pengeluaran yang
berhubungan dengan kegiatan.
006. Gambar Menu Entry Jurnal Pengeluaran Kas (Belanja Langsung)
Keterangan:
Untuk Pengisian kolom satuan kerja, kegiatan dan rekening (D) pada
tabel dibawah, user dapat menekan tombol F4 sebagai pilihan sesuai
dengan data yang akan di-entry.
Untuk kolom keterangan, no.bukti, dan tanggal, dapat dilakukan
melalui pengetikan secara manual sesuai data yang telah ada.
Jika terdapat kesalahan entry dari data yang sudah dimasukkan
sebelumnya, user dapat melakukan pengeditan/ penghapusan data
dengan cara meng-klik ikon Edit atau menekan Alt + E dan diisi
sesuai dengan data yang benar.
Selanjutnya dilakukan penyimpanan data dengan meng-klik ikon
Simpan atau menekan Alt + S.
Jika terdapat kesalahan dalam hal pengisian nomor bukti, pembetulan
dapat dilakukan dengan peng-entry-an ulang data setelah sebelumnya
6

dilakukan penghapusan data dengan cara meng-klik ikon Hapus atau
menekan Alt + H.
007. Gambar Tampilan Setelah Entry Kegiatan
• Pengeluaran Kas Bendahara Ke Kasda
008. Gambar Menu Entry Jurnal Pengeluaran Kas (Pengeluaran Kas
Bendahara Ke Kasda)
7

Keterangan:
Untuk Pengisian kolom satuan kerja dan rekening kas (K) pada tabel
dibawah, user dapat menekan tombol F4 sebagai pilihan sesuai dengan
data yang akan di-entry.
Untuk kolom keterangan, no.bukti, dan tanggal, dapat dilakukan
melalui pengetikan secara manual sesuai data yang telah ada.
Untuk melakukan penghapusan data tabel rekening pada kolom kredit,
user tinggal menekan klik kanan pada mouse dan menekan tombol F4
untuk mengisi rekening yang sesuai.
Jika terdapat kesalahan entry dari data yang sudah dimasukkan
sebelumnya, user dapat melakukan pengeditan/ penghapusan data
dengan cara meng-klik ikon Edit atau menekan Alt + E dan diisi
sesuai dengan data yang benar.
Selanjutnya dilakukan penyimpanan data dengan meng-klik ikon
Simpan atau menekan Alt + S.
Jika terdapat kesalahan dalam hal pengisian nomor bukti, pembetulan
dapat dilakukan dengan peng-entry-an ulang data setelah sebelumnya
dilakukan penghapusan data dengan cara meng-klik ikon Hapus atau
menekan Alt + H.
Prosedur akuntansi pada SKPD tidak selalu berhubungan dengan transaksi
kas. Terdapat pula transaksi yang berhubungan dengan kejadian selain kas.
Transaksi-transaksi ini dicatat dalam Jurnal Umum. Jurnal umum dalam
sistem akuntansi ini terdiri dari Jurnal Korolari dan Jurnal Penyesuaian.
8

1.3. Entry Jurnal Korolari Non Aset Tetap
009. Gambar Menu Entry Jurnal Korolari Non Aset Tetap
Keterangan:
Jurnal korolari adalah jurnal yang digunakan untuk pengakuan terdapat
perolehan aset, hutang dan ekuitas. Namun, pada sistem ini
pengakuan terhadap aset tetap telah disetting secara otomatis pada
menu posting ulang dan sinkronisasi. Sehingga user hanya perlu
menggunakannya jika terdapat korolari pada hutang dan ekuitas.
Untuk Pengisian kolom satuan kerja, user dapat menekan tombol F4
sebagai pilihan sesuai dengan data yang akan di-entry.
Untuk kolom keterangan, no.bukti dan tanggal, dapat dilakukan melalui
pengetikan secara manual sesuai data yang telah ada.
Jika terdapat kesalahan entry dari data yang sudah dimasukkan
sebelumnya, user dapat melakukan pengeditan/ penghapusan data
dengan cara meng-klik ikon Edit atau menekan Alt + E dan diisi
sesuai dengan data yang benar.
Selanjutnya dilakukan penyimpanan data dengan meng-klik ikon
Simpan atau menekan Alt + S.
Jika terdapat kesalahan dalam hal pengisian nomor bukti, pembetulan
dapat dilakukan dengan peng-entry-an ulang data setelah sebelumnya
dilakukan penghapusan data dengan cara meng-klik ikon Hapus atau
menekan Alt + H.
9

1.4. Entry Jurnal Penyesuaian
010. Gambar Menu Entry Jurnal Penyesuaian
Keterangan:
Jurnal Penyesuaian pada sistem ini digunakan untuk mencatat
depresiasi terhadap aset yang dimiliki oleh SKPD. Selain itu jurnal ini
juga digunakan untuk mencatat transaksi yang sudah dilakukan oleh
SKPD namun pengeluaran kas belum dilakukan (accrual) dan transaksi
pengeluaran kas untuk belanja di masa yang akan datang (prepayment).
Untuk pengisian kolom satuan kerja, kolom rekening kas (D) dan
rekening (K) pada tabel dibawah, user dapat menekan tombol F4
sebagai pilihan sesuai dengan data yang akan di-entry.
Untuk kolom keterangan, no.bukti dan tanggal, dapat dilakukan melalui
pengetikan secara manual sesuai data yang telah ada.
Untuk melakukan penghapusan data tabel rekening pada kolom kredit,
user tinggal menekan klik kanan pada mouse dan menekan tombol F4
untuk mengisi rekening yang sesuai.
Jika terdapat kesalahan entry dari data yang sudah dimasukkan
sebelumnya, user dapat melakukan pengeditan/ penghapusan data
dengan cara meng-klik ikon Edit atau menekan Alt + E dan diisi
sesuai dengan data yang benar.
10

Selanjutnya dilakukan penyimpanan data dengan meng-klik ikon
Simpan atau menekan Alt + S.
Jika terdapat kesalahan dalam hal pengisian nomor bukti, pembetulan
dapat dilakukan dengan peng-entry-an ulang data setelah sebelumnya
dilakukan penghapusan data dengan cara meng-klik ikon Hapus atau
menekan Alt + H
LAPORAN
2.1. Jurnal
011. Gambar Menu Jurnal
Keterangan:
User dapat menampilkan laporan jurnal berdasarkan satuan kerja atau
rekening dengan meng-klik salah satu opsi yang tersedia.
Untuk pengisian kolom satuan kerja dan rekening, dapat dilakukan
dengan menggunakan tombol F4 sebagai pilihan.
Untuk pengisian kolom tanggal, kolom per satuan kerja dan kolom per
rekening, user dapat melakukannya melalui pengetikan manual.
Selanjutnya user dapat memilih opsi laporan jurnal sesuai dengan
kebutuhan.
11

2.2. Buku Besar
012. Gambar Menu Buku Besar
Keterangan:
User dapat menampilkan buku besar berdasarkan satuan kerja dan
atau rekening dengan meng-klik salah satu opsi yang tersedia.
Untuk pengisian kolom tanggal, kolom per satuan kerja dan kolom per
rekening, user dapat dilakukan melalui pengetikan manual.
Pilihan pada dasar rekening dilakukan sesuai data yang ada.
Untuk pengisian kolom rekening dan satuan kerja, menggunakan
tombol F4 sebagai pilihan.
Untuk melakukan preview, tekan tombol cetak.
Selanjutnya jika ingin melihat cetakan secara fisik, user tinggal mengklik
kanan pada mouse dan memilih opsi print/cetak.
12

2.2.1. Preview Buku Besar
2.02.1.P1. Preview Buku Besar Berdasar Rekening Per Jenis
013. Gambar Hasil Preview Buku Besar Berdasarkan Rekening Per Jenis
2.02.1.P2. Preview Buku Besar Berdasar Rekening Per Obyek
014. Gambar Hasil Preview Buku Besar Berdasarkan Rekening Per Obyek
2.02.1.P3. Preview Buku Besar Berdasar Rekening Per Rincian
Obyek
015. Gambar Hasil Preview Buku Besar Berdasarkan Rekening Per Rincian
Obyek
13

2.03. Realisasi APBD
2.03.1. Realisasi Anggaran Pendapatan Dan Belanja Daerah
016. Gambar Menu Realisasi Anggaran Pendapatan Dan Belanja Daerah
Keterangan :
Kolom SKPD telah terisikan secara otomatis melalui setting configurasi
yang telah ditetapkan oleh pihak yang mempunyai otorisasi (PPKD).
Pada menu ini, user tinggal memilih point- point menu yang
dikehendaki disesuaikan dengan kebutuhan.
Point- point menu ini di-preview pada layar monitor dan dapat pula
dicetak melalui printer dengan meng-klik kanan mouse setelah muncul
tampilan preview.
Kolom tanggal diisikan secara manual dan tombol Esc untuk keluar.
14

Lampiran Pertanggungjawaban Perda APBD
2.03.1.A. Laporan Realisasi Anggaran (R.01)
15

017. Gambar Hasil Preview Laporan Realisasi Anggaran (R.01)
2.03.2. Realisasi Semester SKPD
018. Gambar Menu Realisasi Semester SKPD
Keterangan :
Kolom SKPD telah terisikan secara otomatis melalui setting configurasi
yang telah ditetapkan oleh pihak yang mempunyai otorisasi (PPKD).
16

Pada menu ini, user tinggal memilih point- point menu yang
dikehendaki disesuaikan dengan kebutuhan.
Point- point menu ini di-preview pada layar monitor dan dapat pula
dicetak melalui printer dengan meng-klik kanan mouse setelah muncul
tampilan preview.
Kolom tanggal diisikan secara manual dan tombol Esc untuk keluar.
2.03.2.A. Preview Realisasi Semester SKPD
17

019. Gambar Hasil Preview Realisasi Semester SKPD
18

2.04. Laporan Keuangan Akhir Tahun
020. Gambar Menu Laporan Keuangan Akhir Tahun
Keterangan :
Kolom SKPD telah terisikan secara otomatis melalui setting configurasi
yang telah ditetapkan oleh pihak yang mempunyai otorisasi (PPKD).
Point- point menu ini di-preview pada layar monitor dan dapat pula
dicetak melalui printer dengan meng-klik kanan mouse setelah muncul
tampilan preview.
Kolom tanggal diisikan secara manual dan tombol Esc untuk keluar.
19

Neraca SKPD
20

021. Gambar Contoh Neraca Organisasi
TASK AND SETTING
3.01.Configurasi
Tabel configurasi digunakan untuk mengatur tampilan (display) mengenai
Nama pemerintah daerah, kepala daerah, sekda, NIP Sekda, Alamat, Kota,
Nomor Telpon dan Faximile serta Logo Pemerintah Daerah. Tabel configurasi
diisi oleh pemegang otoritas yang telah ditetapkan.
21

022. Gambar Menu Configurasi
Keterangan:
Tabel configurasi, diisi dengan pengetikan manual sesuai data,
Kolom file logo, diisi atau diganti dengan cara meng-klik kolom
pencarian file logo, kemudian dicari (browse) pada file logo yang telah
disiapkan.
Untuk pengisian no. pengelola keuangan daerah serta pejabat yang
berwenang didalamnya, operator cukup menggantikannya dengan satu
no.digit terakhir.
Tekan Esc untuk Simpan dan keluar atau kembali ke menu utama.
22

3.02. Saldo Awal
023. Gambar Menu Entry Saldo Awal
Keterangan:
Untuk pengisian kolom satuan kerja dan rekening, user bisa menekan
F4 sebagai pilihan.
Untuk kolom saldo awal, cara pengisiannya dilakukan secara manual
sesuai dengan data yang ada, bilamana ada data entryan akuntansi
tahun lalu, dan dipastikan tidak terdapat perubahan maka tidak harus
melakukan entryan terhadap saldo awal, karena sistem secara otomatis
akan menggunakan saldo akhir tahun lalu menjadi saldo awal tahun
berjalan.
Jika data pernah diinputkan, data akan muncul secara otomatis, user
tinggal mengedit atau akan menghapus data tersebut melalui opsi
Edit.
Selanjutnya dilakukan penyimpanan data dengan meng-klik ikon
Simpan atau menekan Alt + S.
23

3.03. Otorisasi User
024. Gambar Menu Otorisasi User
Keterangan:
Untuk Pengisian no.id dan nama user dilakukan secara manual.
Pengisian password diserahkan kepada user.
Untuk kolom pilihan kewenangan dapat diaktifkan sesuai bidang
kewenangannya secara Manual. T = ”TRUE” ;F = ”FALSE”
Aktivasi user digunakan apabila terdapat user aktif tetapi sebenarnya
tidak aktif, hal ini disebabkan listrik mati atau komputer hang sebelum
keluar menu.
User bisa melakukan pengeditan ataupun penghapusan data, jika data
sudah pernah diinputkan melalui opsi Edit.
24

3.04. Rubah Password
025. Gambar Menu Rubah Password User
Keterangan:
Untuk pengisian no.id dilakukan secara manual sesuai data yang telah
ada.
Isikan Password lama dengan benar
Isikan password baru
Ulangi pengisian password baru untuk konfirmasi
Klik simpan untuk menyimpan atau batal untuk pembatalan
3.05. Posting Ulang dan Sinkronisasi
3.05.1 Posting Ulang
026. Gambar Menu Posting Ulang
Keterangan :
Program ini hanya boleh dijalankan jika benar- benar ada kesalahan
posting data.
25

Sebelum melakukan proses posting ulang, user diminta mengecek
kembali apakah masih ada client server (komputer lain yang masih
terhubung dengan system) yang masih aktif, sebaiknya dimatikan atau
dinonaktifkan.
Menu ini digunakan untuk merekap kembali angka-angka pada tiap
rekening SIAKD. Dan dilaksanakan apabila dianggap perlu.
3.05.2 Sinkronisasi Rekening
027. Gambar Form Sinkronisasi Rekening
Keterangan :
Form ini digunakan untuk mengsinkronkan rekening belanja modal
dengan asset. Sinkronisasi ini digunakan agar jurnal korolari dapat
dibuat secara otomatis.
Apabila ada rekening yang belum sinkron maka pada jurnal kas keluar
dan atau jurnal umum data dengan rekening belanja modal tersebut
tidak bisa tersimpan atau ditolak.
Klik tombol tambah untuk mengsinkronkan rekening baru. Pilih
rekening belanja modal dengan tombol F4 begitu pula dengan rekening
asset. Pilih kelompok belanja modal. Kemudian klik simpan untuk
menyimpan hasil entry-an.
Untuk menghapus, klik tombol hapus kemudian pilih rekening belanja
modal dan ikuti perintah selanjutnya.
26

3.05.3 Korolari
028. Gambar Form Proses Jurnal Korolari
Keterangan :
Form ini digunakan untuk membuat jurnal korolari secara otomatis dari
semua transaksi yang telah dibuat.
Organisasi/SKPD, telah terisi secara otomatis pada saat user mensetting
configurasi.
Klik tombol proses untuk memproses jurnal korolari.
Hasil dari jurnal korolari otomatis dapat dilihat di buku jurnal asset
dengan nomor transaksi berawalan ‘ JKR’
3.06. Proses Tutup Tahun
029. Gambar Menu Proses Tutup Tahun
27

Keterangan :
Program ini hanya boleh dijalankan jika semua transaksi dan laporan
sudah benar- benar selesai.
Sebelum melakukan proses tutup tahun, user diminta mengecek
kembali apakah masih ada client sever (komputer lain yang masih
terhubung dengan system) yang masih aktif, sebaiknya dimatikan atau
dinonaktifkan.
Jika menu ini dijalankan, maka data yang sudah ada tidak dapat diedit,
dihapus ataupun dibatalkan kembali.
3.07. Backup Database Akuntansi
030. Gambar Menu Backup Database Akuntansi
Keterangan :
Tentukan nama database yang akan dibackup.
Tentukan directory tujuan ( tempat di mana data akan disimpan),
kemudian klik tombol cari.
Klik tombol backup.
28

RINGKASAN ENTRY JURNAL
1. Entry pendapatan dilakukan dengan 2 jurnal, pada jurnal penerimaan
kas dan pada jurnal pengeluaran kas.
SKPD (JM) : Kas bendahara penerimaan
xxx
Pendapatan
xxx
SKPD (JK) : R/k Ppkd
xxx
Kas bendahara penerimaan
xxx
2. Entry SP2D LS baik untuk Gaji dan Belanja Modal, dilakukan pada
jurnal pengeluaran kas.
SKPD (JK) : Belanja
xxx
R/k Ppkd
xxx
3. Entry SPJ dilakukan penjurnalan 1 kali di jurnal pengeluaran kas untuk
SKPDnya
SKPD (JK) : Belanja
xxx
R/k Ppkd
xxx
4. Entry SP2D UP/GU/TU dilakukan penjurnalan pada jurnal penerimaan
kas SKPD.
SKPD (JM) : Kas Bendahara pengeluaran
xxx
R/k Ppkd
xxx
5. Setoran UUDP tahun 2006 dan 2007, dilakukan penjurnalan pada
jurnal pengeluaran kas untuk SKPD dan jurnal penerimaan kas untuk
PPKD
SKPD (JK) : R/k Ppkd
xxx
Kas bendahara pengeluaran
xxx
29

6. Rekening pendapatan dari jasa giro, pada SKPD dilakukan penjurnalan
2 kali yaitu di jurnal penerimaan kas dan jurnal pengeluaran kas. Jurnal
sama dengan jurnal untuk entry pendapatan, yaitu:
SKPD (JM) : Kas bendahara penerimaan
xxx
Pendapatan
xxx
SKPD (JK) : R/k Ppkd
xxx
Kas bendahara penerimaan
xxx
7. Transaksi penghapusan utang
• Transaksi penghapusan utang di SKPD dilakukan penjurnalan
sebanyak 2 kali, yaitu di jurnal pengeluaran kas
SKPD (JK) : Pembiayaan pembayaran
pokok utang
xxx
R/k Ppkd
xxx
Setelah itu dilakukan penjurnalan korolari
SKPD (JU) : Utang ...
xxx
Ekuitas dana lancar atas
utang jangka pendek
xxx
30