prosedur standar pemberian pinjaman - CIPSED

2009
PROSEDUR STANDAR
PEMBERIAN PINJAMAN
KOPERASI SIMPAN PINJAM
SEJAHTERA (*)
(*untuk kepentingan publikasi, nama disamarkan demi menjaga
kerahasiaan)
Disusun bersama oleh
KOPERASI SIMPAN PINJAM SEJAHTERA &
MICRO FINANCE TEAM – CIPSED PROJECT
23 April 2009

D A F T A R
I S I
HALAMAN
PASAL I Tujuan 1
PASAL II Ruang Lingkup 1
PASAL III Segmentasi Peminjam 1
PASAL IV Tata Cara Permohonan Pinjaman 2
PASAL V Jaminan/Agunan 4
PASAL VI Limit Pinjaman 5
PASAL VII Komite Pinjaman 5
PASAL VIII Pengelolaan Perkiraan Pinjaman 6
PASAL IX Perlindungan Peminjam 6
PASAL X Dokumentasi 7
PASAL XI Pelunasan Pinjaman 7
PASAL XII Kode Etik Pinjaman 8
Lampiran:
Formulir 1. Permohonan dan Analisa Pinjaman
Formulir 2. Perjanjian Pinjaman
Formulir 3. Berita Acara Penyerahan Bukti Barang Jaminan
Formulir 4. Surat Pernyataan Penyerahan Barang Jaminan dan Kuasa Menjual Jaminan
Formulir 5. Laporan Kunjungan Lapangan

Prosedur Standar Operasi – Layanan Pinjaman
KOPERASI SIMPAN PINJAM “SEJAHTERA”
(KSP SEJAHTERA)
PASAL I
T u j u a n
1. Memberikan pedoman dan pemahaman atas kebijakan dan prosedur layanan pinjaman;
2. Menerapkan standardisasi (keseragaman) prosedur evaluasi pinjaman;
3. Menjaga obyektivitas pengambilan keputusan atas permohonan pinjaman;
4. Menjaga kualitas pinjaman yang sehat untuk menjamin keberlangsungan institusi;
5. Menjamin pelayanan yang berkualitas kepada anggota peminjam dan calon anggota peminjam;
PASAL II
Ruang Lingkup
Pedoman Operasional Kegiatan Pinjaman mencakup hal-hal berupa: segmentasi peminjam, tata cara
permohonan, evaluasi, pengambilan keputusan, pencairan, pemantauan, pengelolaan pinjaman,
pencatatan, pendokumentasian dan kode etik.
PASAL III
Segmentasi Peminjam
1. Segmentasi dimaksudkan untuk memberikan batasan mengenai bidang-bidang, atau sektor-sektor
usaha yang akan dibiayai oleh KSP Sejahtera, dengan tujuan agar penanganan pinjaman kepada
peminjam maupun calon peminjam dapat menjadi lebih terarah dan efisien;
2. Pinjaman dapat diberikan kepada perorangan maupun kelompok dan dapat dipergunakan untuk
mendukung keperluan usaha dan non-usaha dari calon peminjam sepanjang calon peminjam
mempunyai usaha atau memiliki sumber penghasilan untuk menjamin tersedianya sumber
pendapatan untuk pembayaran pinjaman kembali;
3. Pinjaman diberikan kepada calon peminjam yang memenuhi kriteria sebagai berikut:
3.1. Warga Negara Indonesia yang berdomisili di Kabupaten XXXX dan wilayah lainnya yang
dapat dijangkau oleh kantor operasional KSP Sejahtera;
3.2 Memiliki sumber pendapatan tetap selama paling sedikit 1 (satu) tahun;
3.3. Menjalankan usaha mikro produktif selama paling sedikit 1 (satu) tahun dalam bidang:
- Pertanian/Nelayan
- Peternakan/Budidaya Kelautan
- Perdagangan
- Jasa
- Produksi
3.4 Bersedia menyediakan agunan, jika diperlukan, berdasarkan survey pasar dan analisa
pinjaman yang dilakukan oleh KSP Sejahtera;
3.5. Bersedia menyimpan sejumlah dana di KSP Sejahtera secara teratur dalam bentuk
simpanan;

Prosedur Standar Operasional Pinjaman
Koperasi Simpan Pinjam “Sejahtera”
3.6. Mendapatkan persetujuan dari pasangan (suami atau istri) untuk mengajukan dan
menandatangani akad pinjaman;
4. Besarnya pinjaman diberikan berdasarkan pertimbangan faktor-faktor utama berikut:
4.1. Untuk Pinjaman Non Konsumtif adanya kesesuaian antara rencana usaha terhadap
pinjaman dan rencana alokasi penggunaannya;
4.2. Untuk Pinjaman Konsumtif, adanya kejelasan penggunaan dana pinjaman;
4.3. Analisa kemampuan pengembalian pinjaman, yang diperhitungkan dari tingkat keuntungan
dalam jangka waktu tertentu. Adapun hal-hal yang diperhitungkan adalah:
(i)
(ii)
(iii)
(iv)
(v)
Besarnya penghasilan pokok;
Sumber penghasilan lainnya;
Biaya-biaya untuk mendapatkan penghasilan;
Kewajiban-kewajiban termasuk hutang kepada pihak lain;
Nilai kekayaan yang dimiliki.
PASAL IV
Tata Cara Permohonan Pinjaman
Tata cara permohonan pinjaman adalah aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh pemohon pinjaman,
petugas dan pejabat pinjaman serta pihak terkait lainnya beserta kelengkapan administrasi/formulirformulir
yang diperlukan dalam proses permohonan pinjaman hingga kepada saat pencairan pinjaman.
Permohonan Pinjaman terdiri atas: a) permohonan layanan pinjaman oleh peminjam baru (pinjaman
baru); dan b) permohonan layanan pinjaman oleh peminjam lama (pinjaman ulangan/tambahan).
4.1. Prosedur Umum:
(i)
(ii)
(iii)
(iv)
(v)
(vi)
Calon Peminjam mengisi bagian nomor 1 sampai dengan 5 dari Formulir Pemohonan dan
Analisa Pinjaman dan melampirkan kelengkapan dokumen yang diperlukan
• Fotokopi Tanda Pengenal Diri dan Pasangan (suami dan istri) yang masih berlaku
• Fotokopi Kartu Keluarga
• Bukti Kepemilikan Harta Jaminan, jika diperlukan
Calon Peminjam memiliki simpanan pokok dan wajib di KSP Sejahtera, bagi pemohon yang
merupakan anggota KSP Sejahtera;
Bagi calon anggota, diwajibkan memelihara simpanan calon anggota selama masa pinjaman.
Calon Peminjam memberikan informasi yang diperlukan kepada petugas pinjaman yang
ditunjuk oleh KSP Sejahtera (baik melalui wawancara maupun dalam kunjungan lapangan);
Calon Peminjam membayar biaya administrasi 1,5% dan provisi 0,5% pada saat pencairan
pembiayaaan dari pinjaman yang dicairkan dan biaya-biaya langsung lain jika ada (seperti
biaya materai, biaya notaris atau biaya pengikatan jaminan);
Pengurusan administrasi permohonan pinjaman tidak dapat diwakilkan oleh calon peminjam
kepada pihak lain;
Mentaati peraturan yang telah ditetapkan oleh KSP Sejahtera;
4.2. Prosedur Permohonan Fasilitas Pinjaman Baru
4.2.1 Saat Pengajuan Permohonan
1. Calon Peminjam memenuhi Prosedur Umum sebagaimana disebut pada bagian 4.1.
dan menyerahkan semua dokumen persyaratan kepada Petugas Pinjaman;
2. Petugas Pinjaman menerima dan memeriksa kelengkapan dokumen tersebut di atas,
dan selanjutnya menyerahkan seluruh berkas kepada Kepala Cabang/Kepala Unit
Simpan Pinjam/Unit Simpan Pinjam untuk menentukan waktu pelaksanaan survey.
4.2.2 Survey Lapangan dan Analisa
1. Dilakukan paling lambat 2 hari setelah pengisian Formulir Permohonan dan Analisa
Pinjaman, dimana keputusan untuk melakukan survey dan analisa pinjaman
dikeluarkan oleh Kepala Cabang/Kepala Unit Simpan Pinjam/Unit Simpan Pinjam;
4

Prosedur Standar Operasional Pinjaman
Koperasi Simpan Pinjam “Sejahtera”
2. Petugas Pinjaman melakukan survey/kunjungan lapangan untuk melakukan analisa
pinjaman yang mencakup:
• Pengujian kebenaran informasi dalam Formulir Permohonan dan Analisa
Pinjaman melalui: a) wawancara dengan calon peminjam, tetangga atau pihak
lainnya yang dianggap berkaitan atau berkepentingan, b)
inspeksi/pemeriksaan langsung ke tempat usaha atau rumah, dan c)
penelitian dokumen-dokumen/catatan-catatan terkait;
• Pengisian Formulir Permohonan dan Analisa Pinjaman dengan temuantemuan
dan analisa tentang kondisi peminjam termasuk kondisi usaha
(pendapatan);
• Analisa kelayakan peminjam berdasarkan prinsip 5 C: Character (Karakter
Debitur), Capital (Permodalan), Collateral (Agunan), Conditions (Kondisi usaha
dan ekonomi), Capacity (Kapasitas Peminjam dan usahanya);
• Memberi usulan berdasarkan hasil pengujian di atas dalam Formulir
Permohonan dan Analisa Pinjaman.
3. Setelah survey dan analisa diatas selesai, Petugas Pinjaman memberi usulan
besaran pinjaman berikut persyaratannya dan menuliskannya dalam Formulir
Permohonan dan Analisa Pinjaman.
4. Paling lambat 2 (dua) hari kerja setelah survey dan analisa selesai dilakukan,
Petugas Pinjaman menyampaikan hasil survey, hasil analisa dan usulannya kepada
Komite Pinjaman yang akan memutuskan disetujui atau tidak disetujuinya
permohonan pinjaman.
4.2.3. Evaluasi atas Permohonan
1. Komite Pinjaman, sesuai dengan kewenangan, melakukan evaluasi dan memberikan
keputusan atas permohonan pinjaman dalam waktu selambat-lambatnya dua (2) hari
kerja setelah hasil survey, analisa dan usulan dari Petugas Pinjaman diterima;
2. Segera setelah keputusan dihasilkan oleh Komite Pinjaman, Petugas Pinjaman
menyampaikan keputusan permohonan pinjaman dari Pinjaman Komite kepada calon
peminjam;
3. Apabila permohonan ditolak, maka Petugas Pinjaman memproses permohonan
pinjaman yang lain;
4. Apabila permohonan disetujui, maka prosedur berlanjut sebagaimana disebut dalam
bagian 4.2.4.
4.2.4. Pencairan Pinjaman
1. Persetujuan Komite Pinjaman atas permohonan pinjaman dituangkan dalam kolom
khusus pada Formulir Permohonan dan Analisa Pinjaman dari calon peminjam yang
bersangkutan;
2. Berdasarkan persetujuan tertulis di atas, Petugas Pinjaman mempersiapkan:
i. Akad Pinjaman;
ii. Berita Acara Penyerahan Bukti Barang Jaminan;
iii. Surat Pernyataan Penyerahan Barang Jaminan dan Kuasa Menjual Jaminan;
iv. Surat Kuasa Pemotongan gaji (apabila diperlukan);
v. Buku Pinjaman dan Simpanan
3. Calon peminjam menandatangani dokumen-dokumen tersebut di atas bersama-sama
dengan pejabat berwenang dari KSP Sejahtera dan atau pihak lainnya yang ditunjuk
oleh pihak KSP Sejahtera;
4. Setelah penandatangan perjanjian pinjaman, petugas pinjaman memberikan kepada
peminjam:
i. Berita Acara Penyerahan Bukti Barang Jaminan;
ii. Buku Pinjaman dan Simpanan.
5. Petugas Pinjaman menyerahkan berkas dokumen sebagaimana disebutkan dalam poin
4.2.4.2 di atas kepada kasir untuk tindak lanjut pencairan;
6. Petugas Pinjaman menyimpan seluruh berkas permohonan Pinjaman, persetujuan
Pinjaman dalam satu file dan disimpan di dalam lemari Bagian Pinjaman. Dokumen
pinjaman terdiri atas:
i. Formulir Permohonan dan Analisa Pinjaman;
ii. Fotocopy KTP, Kartu Keluarga dan Bukti Kepemilikan jaminan;
iii. Perjanjian Pinjaman;
iv. Surat Pernyataan Penyerahan Barang Jaminan dan Kuasa Menjual Jaminan;
v. Laporan Kunjungan Lapangan;
vi. Dokumen pendukung lainnya: SK Pemotongan Gaji, Surat Kuasa Jaminan (jika
barang jaminan bukan merupakan milik peminjam);
7. Pencairan dilakukan secara tunai kepada yang bersangkutan.
4.3. Tata Cara Permohonan Fasilitas Pinjaman Ulangan/Tambahan
Permohonan fasilitas ulangan/tambahan adalah permohonan penambahan fasilitas pinjaman dari
peminjam lama (yang telah menerima fasilitas pinjaman dari koperasi).
5

Prosedur Standar Operasional Pinjaman
Koperasi Simpan Pinjam “Sejahtera”
4.3.1. Saat Pengajuan Permohonan
1. Telah melunasi seluruh kewajiban yang timbul akibat pinjaman yang sedang berjalan
(pokok, bagi hasil maupun biaya-biaya/kewajiban-kewajiban lain);
2. Memiliki catatan pembayaran yang memuaskan, tepat waktu, tidak ada tunggakan
dan menunjukkan sikap koperatif (kerjasama yang baik);
3. Mengisi Formulir Permohonan dan Analisa Pinjaman dan kelengkapannya dan
menyerahkan kepada Petugas Pinjaman sebagaimana diatur dalam ayat 4.1;
4. Petugas Pinjaman memeriksa ulang keabsahan data-data pemohon misalnya masa
berlaku kartu identitas, kecocokan alamat dan data kependudukan. Jika sudah
kadaluarsa, maka calon peminjam wajib menyerahkan data terbaru. Jika tidak, maka
data lama dapat dipergunakan kembali;
5. Selanjutnya mengikuti prosedur sama seperti yang diatur dalam ayat 4.2.1.
4.3.2. Survey Lapangan & Analisa
1. Dilakukan paling lambat 2 hari setelah peminjam mengisi Formulir Permohonan dan
Analisa Pinjaman;
• Petugas Pinjaman bersama Kepala Cabang/Kepala Unit Simpan Pinjam/Kepala
Unit Simpan Pinjam meninjau kembali usaha dan tempat tinggal pemohon;
• Membuat laporan analisa permohonan pinjaman yang baru dan
membandingkannya dengan data fasilitas sebelumnya;
• Menganalisa ulang kelayakan peminjam berdasarkan prinsip 5 C: Characteristic,
Capital, Collateral, Condition and Capacity;
2. Petugas Pinjaman memberikan usulan pinjaman dan persyaratannya dalam Analisa
Pinjaman;
3. Paling lambat 2 (dua) hari setelah survey dan analisa dilakukan, Petugas Pinjaman
menyampaikan hasil survey, analisa dan usulan kepada Kepala Cabang/Kepala Unit
Simpan Pinjam/Kepala Unit Simpan Pinjam.
4.3.3. Evaluasi Permohonan
1. Penilaian kelayakan penambahan dilakukan dengan mempertimbangkan
peningkatan volume usaha, kondisi agunan yang nilainya tidak mengalami
penurunan, catatan pembayaran kewajiban atas fasilitas pinjaman sebelumnya;
2. Kepala Cabang/Kepala Unit Simpan Pinjam/Kepala Unit Simpan Pinjam atau Komite
Pinjaman kemudian membuat keputusan atas permohonan penambahan fasilitas
pinjaman dari pemohon yang bersangkutan.
3. Apabila permohonan ditolak, maka Petugas Pinjaman memproses permohonan
pinjaman yang lain;
4. Apabila permohonan disetujui, maka prosedur berlanjut sebagaimana disebut dalam
bagian 4.2.4
4.3.4. Pencairan Pinjaman
Mengikuti prosedur sebagamana diatur dalam ayat 4.2.4.
PASAL V
Jaminan/Agunan
Jaminan atau agunan adalah sesuatu berupa barang atau harta tidak bergerak dan/atau barang bergerak
atau lainnya yang mempunyai nilai ekonomis (berharga) yang diberikan oleh peminjam sebagai jaminan
atas pinjaman yang diterima dari KSP Sejahtera. Penyerahan agunan disyaratkan untuk pinjaman
dengan nominal diatas Rp.500.000,00 (Lima Ratus Ribu Rupiah). Khusus bagi “Kredit Pasar” kewajiban
menyerahkan jaminan diperuntukkan bagi pinjaman dengan nominal di atas Rp.1.000.000,00 (Satu Juta
Rupiah).
1. Harta yang dapat diterima menjadi jaminan pinjaman di KSP Sejahtera antara lain:
• Tanah dan Bangunan;
• Lahan Kosong berupa sawah atau ladang dan lainnya yang dapat diperjual-belikan;
• Kendaraan Bermotor yang masih dalam keadaan layak pakai dan dapat diperjual belikan;
• Barang-barang inventaris untuk usaha;
• Barang-barang rumah tangga;
6

Prosedur Standar Operasional Pinjaman
Koperasi Simpan Pinjam “Sejahtera”
• Perhiasan Emas;
• Gaji bulanan pada instansi pemerintah dan/atau swasta ;
2. Selama jangka waktu pinjaman barang barang dan lainnya yang dijaminkan tersebut dikuasai oleh
KSP Sejahtera, yang dituangkan dalam dokumen Penyerahan Barang Jaminan dan Surat Kuasa
Menjual;
3. Jaminan yang disimpan oleh koperasi dicatat dalam suatu buku register dan disimpan oleh kasir yang
mencatat jenis pinjaman, nomor akad pinjaman, tanggal penerimaan jaminan oleh koperasi dan
tanggal pengeluaran jaminan oleh koperasi serta tanda tangan penerima jaminan pada saat
dikeluarkan dari tempat penyimpanan jaminan di koperasi;
4. Pengembalian barang jaminan harus disertai dengan bukti pelunasan pinjaman (Slip atau Kuitansi
Kas) yang distempel “Lunas” oleh Kasir atau Petugas Keuangan.
5. Selama pinjaman belum dilunasi, barang/harta jaminan dan bentuk lain yang dijaminkan, tidak dapat
dipergunakan oleh peminjam untuk menjadi jaminan atas hutang/pinjaman kepada pihak lainnya.
6. Secara berkala tiga bulan sekali di adakan pemeriksaan fisik terhadap bukti kepemilikan jaminan
yang disimpan dalam lemari brankas oleh manager koperasi atau pejabat yang ditunjuk,
diperbandingkan dengan buku register jaminan. Pemeriksaan fisik dimaksud dilaporkan dalam
sebuah berita acara tertulis.
PASAL VI
Limit Pinjaman
Limit pinjaman pertama bagi individu ditentukan berdasarkan kelayakan usaha, serta faktor analisa
lainnya dengan pinjaman setinggi-tingginya Rp. 2,000,000,00 (Dua Juta Rupiah) per individu. Limit
Pinjaman akan dievaluasi secara berkala oleh Komite Pinjaman untuk memastikan produk pinjaman yang
ditawarkan sesuai dengan pertumbuhan ekonomi dan persaingan usaha.
PASAL VII
Komite Pinjaman
1. Komite pinjaman adalah suatu panelis untuk memberikan keputusan atas permohonan fasilitas
pinjaman dari anggota maupun calon anggota. Tugas Komite Pinjaman adalah membahas dan
menilai permohonan pinjaman kemudian memberikan keputusan “Menyetujui” atau “Menolak”
permohonan pinjaman;
2. Komite Pinjaman dapat terdiri dari Panel A, Panel B dan Panel C:
o
Panel A terdiri dari:
• Petugas Pinjaman
• Kepala Cabang/Kepala Unit Simpan Pinjam
o
Panel B terdiri dari:
• Seluruh Anggota Panel A
• Manager Koperasi
o Panel C terdiri dari:
• Panel B
• Ketua Pengurus Koperasi
3. Otorisasi Batas Wewenang Memutuskan Pinjaman oleh masing-masing panel Komite Pinjaman
adalah sebagai berikut:
o Panel A: Pinjaman hingga jumlah Rp. 5,000.000,-
o Panel B: Pinjaman di atas Rp. 5.000.000,- sampai Rp. 10.000.000,-
o Panel C: Pinjaman di atas Rp. 10.000.000,-
Apabila calon peminjam memiliki hubungan istimewa dengan anggota panel (misal hubungan darah
atau kekerabatan) maka anggota panel tersebut tidak dapat memberikan suara dan/atau digantikan
oleh pejabat lain yang ditunjuk oleh anggota panel lainnya.
4. Dalam keadaan dimana keputusan pinjaman menyangkut hal-hal yang menyimpang dari ketentuan
normatif sebagaimana diatur dalam Prosedur Standar Operasi Pinjaman ini, maka keputusan
pinjaman harus diambil dengan persetujuan oleh panel satu level di atas (One Up Level Approval).
7

Prosedur Standar Operasional Pinjaman
Koperasi Simpan Pinjam “Sejahtera”
PASAL VIII
Pengelolaan Perkiraan Pinjaman
Pengelolaan perkiraan pinjaman meliputi kegiatan kegiatan berupa: pembayaran angsuran,
memperbaharui informasi keuangan dan jaminan, penambahan/pengurangan fasilitas, peringatan
pembayaran tertunggak, informasi jasa/cek jasa.
1. Petugas kasir/keuangan membuat laporan pembayaran secara berkala termasuk untuk laporan
angsuran terlambat (Klasifikasi kelancaran pinjaman: Lancar, Tidak Lancar, Diragukan, Macet);
2. Petugas pinjaman melakukan kunjungan secara berkala untuk memantau keberadaan peminjam dan
usahanya dan mengisi formulir Laporan Kunjungan Lapangan;
3. Petugas lapangan memantau laporan pembayaran dan melakukan kunjungan atas angsuran yang
tertunggak;
4. Pengelolaan keterlambatan pembayaran dilakukan sebagai berikut:
4.1. Petugas Pinjaman melakukan kunjungan kepada peminjam yang menunggak pembayaran
angsuran hingga saat ganti bulan dan membuat Laporan Kunjungan Lapangan yang
diserahkan kepada Kepala Cabang/Kepala Unit Simpan Pinjam;
4.2. Apabila dalam kurun waktu 60 hari tunggakan pokok dan jasa belum juga dibayar, maka
Kepala Cabang/Kepala Unit Simpan Pinjam akan mengeluarkan surat penggilan kepada
peminjam untuk melunasi tunggakannya;
4.3. Apabila dalam kurun waktu 90 hari tunggakan pokok dan jasa belum juga dibayar, maka
proses penagihan selanjutnya akan diambil alih oleh Tim Penanggulangan Kredit Macet;
4.4. Apabila tim belum dapat menyelesaikan pinjaman bermasalah seperti pada point 4.2 maka
dapat dipertimbangkan untuk melibatkan pihak ketiga seperti: tokoh masyarakat, aparat desa,
aparat keamanan ataupun melalui peradilan.
5. Alternatif penyelesaian pinjaman bermasalah dapat dilakukan melalui langkah langkah antara lain:
• Rekondisi pinjaman, yaitu langkah penyelesaian melalui pengurangan bagi hasil maupun
kemudahan lainnya yang tidak merubah jangka waktu pinjaman;
• Rescheduling, yaitu langkah penjadwalan ulang jangka waktu dan skema pelunasan pinjaman;
• Penjualan Jaminan.
PASAL IX
Perlindungan Peminjam
Perlindungan terhadap peminjam meliputi kebijakan dan aturan koperasi yang bertujuan untuk
melindungi asset dan pinjaman peminjam pada koperasi, termasuk di dalamnya harta peminjam yang di
jaminkan di koperasi.
9.1. Pertanggungan Kredit
1. Setiap peminjam ikut serta dalam program Pertanggungan Kredit yang dikelola oleh KSP
Sejahtera. Nilai pertanggungannya adalah sejumlah sisa plafond pinjamannya;
2. Beban iuran pertanggungan dibebankan kepada peminjam;
9.2. Kerahasian Peminjam
1. Koperasi berikut semua perangkatnya, berkewajiban untuk menjaga kerahasiaan data
keuangan/harta peminjam (baik anggota maupun non anggota);
2. Informasi yang menyangkut pinjaman dan informasi keuangan peminjam di koperasi tidak
boleh disebarluaskan/disampaikan kepada pihak lain tanpa persetujuan peminjam;
3. Pengecualian atas ketentuan di atas hanya dapat di lakukan apabila ada surat permintaan
resmi dari instansi pemerintah yang sah.
PASAL X
Dokumentasi
8

Prosedur Standar Operasional Pinjaman
Koperasi Simpan Pinjam “Sejahtera”
Dokumentasi adalah kegiatan yang meliputi pencatatan aktivitas keuangan dan pinjaman dalam koperasi.
Dokumentasi diperlukan sebagai alat pemantauan perkiraan pinjaman:
1. Bukti Penerimaan Kas: sarana Kasir (Petugas Keuangan) untuk mencatat penerimaan angsuran
pokok, jasa, cadangan penghapusan piutang dan menjadi bukti transaksi kas yang di bayarkan
oleh peminjam;
2. Bukti Penerimaan Kas untuk pembayaran angsuran terakhir yang di stempel Lunas: sarana Kasir
(Petugas Keuangan) untuk menyatakan bahwas peminjam telah melunasi kewajibannya. Dengan
slip ini, peminjam dapat meminta kembali jaminan yang disimpan oleh koperasi, jika diinginkan
oleh peminjam.
3. Buku Anggota per Peminjam: sarana pencatatan mutasi pinjaman dan simpanan (jumlah dan
tangggal pencairan pinjaman, jumlah dan tanggal penyetoran dan penarikan simpanan, jumlah
pembayaran angsuran pokok, jasa dan saldo pinjaman selama masa pinjaman) yang diisi
berdasarkan Bukti Penerimaan dan Bukti Pengeluaran Kas;
4. Rekapitulasi Pencairan & Pembayaran Pinjaman: sarana untuk meringkas pencairan yang terjadi
setiap bulan, berikut Jatuh Tempo serta Pembayaran dari Peminjam.
PASAL XI
Pelunasan Pinjaman
11.1 Pelunasan sesuai Jadwal
Pelunasan pinjaman adalah waktu dan keadaan dimana peminjam telah memenuhi keseluruhan
kewajiban atas pinjamannya kepada koperasi seperti yang tertuang dalam perjanjian pinjaman.
1. Petugas pinjaman memeriksa ulang catatan fasilitas pinjaman peminjam untuk memastikan tidak
ada lagi kewajiban yang tersisa (saldo pinjaman sudah tidak ada);
2. Berdasarkan Berita Acara Penyerahan Bukti Barang Jaminan dan dilampirkan dengan bukti
pelunasan pinjaman seperti pada point 10.2, kasir mengembalikan bukti kepemilikan
jaminan/agunan apabila peminjam apabila yang bersangkutan tidak mengajukan permohonan
ulang fasilitas dengan membuatkan bukti tanda terima dokumen dan atau fisik jaminan dari
peminjam yang bersangkutan;
3. Petugas lapangan menawarkan produk pinjaman yang sama atau yang lain kepada Peminjam.
11.2 Pelunasan Sebelum Jatuh Tempo
Pelunasan pinjaman dapat dilakukan sebelum jangka waktu masa pinjaman berakhir.
1. Petugas pinjaman memeriksa ulang catatan fasilitas pinjaman untuk memastikan saldo pinjaman
yang tersisa;
2. Pelunasan hanya dapat dilakukan apabila saldo pinjaman dibayar secara penuh oleh peminjam;
3. Sumber dana pelunasan dapat berasal dari dana peminjam sendiri atau berasal dari pinjaman
tambahan (ulangan) yang diajukan oleh peminjam dan disetujui oleh KSP Sejahtera;
4. Dalam hal pelunasan sebelum jatuh tempo peminjam berhak mendapatkan potongan atas jasa
saldo pinjaman yang tersisa. Besaran potongan jasa dimaksud ditentukan sesuai dengan
kebijakan KSP Sejahtera;
5. Petugas pinjaman wajib memastikan semua prosedur pengikatan pinjaman seperti yang diatur
dalam pasal 4.2.4 di atas.
PASAL XII
Kode Etik Pinjaman
PRINSIP KODE ETIK PINJAMAN (dikutip dari ACCION INTERNATIONAL):
1) Layanan yang berkualitas
• Melayani anggota dan calon anggota dengan hormat, respek, nyaman dan tepat waktu
2) Pengenaan Jasa dan Biaya secara transparan
• Memberikan informasi yang jelas kepada peminjam mengenai biaya-biaya yang timbul dari
pengajuan pinjaman (kewajiban apa saja yang harus dilakukan oleh peminjam seperti
pembayaran jasa, iuran pertanggungan kredit, biaya administrasi, biaya provisi, biaya notaris,
biaya materai, kewajiban menabung dll)
3) Jasa yang layak
9

Prosedur Standar Operasional Pinjaman
Koperasi Simpan Pinjam “Sejahtera”
• Tidak menetapkan jasa yang mencekik leher, koperasi hendaknya tidak memaksimalkan
keuntungan namun mengenakan jasa yang cukup untuk menjamin kelangsungan hidup
koperasi dan memungkinkan untuk berkembang (ekspansi) guna menjangkau lebih banyak
peminjam.
4) Menghindari Kelebihan Pinjaman
• Menghindari pemberian pinjaman yang melebihi kemampuan peminjam untuk membayar
5) Praktek-Praktek Penagihan Pinjaman yang Santun
• Dalam menghadapi peminjam yang bermasalah, Petugas Penagihan tidak melakukan
tindakan yang mengancam, namun tetap berlaku hormat dan tidak melakukan sita terhadap
asset yang dipergunakan oleh peminjam untuk memenuhi kebutuhan hidup dasar (sehingga
peminjam menjadi tidak produktif)
6) Kerahasiaan Informasi Peminjam
• Melindungi semua informasi yang diberikan oleh peminjam/calon peminjam untuk
kepentingan analisa semata
7) Staff yang beretika
• Professional, tidak menyakiti peminjam atau calon peminjam, menghindari konflik
kepentingan
8) Menerima Umpan Balik dari Peminjam
• Bersedia menerima umpan balik dari peminjam dan menyediakan jalur bagaimana peminjam
menyampaikan pendapat terhadap layanan lembaga, dan jika memungkinkan, memperbaiki
layanan untuk memuaskan peminjam sepanjang umpan balik tersebut layak untuk
ditindaklanjuti
9) Kebijakan Operasi yang Pro Peminjam
• Memberikan insentif pada peminjam lama (misal proses permohonan pinjaman lebih cepat
dan dimungkinankan jumlah pinjaman meningkat bertahap seiring dengan pertumbuhan
usaha), mengadakan pelatihan untuk peminjam, membangun skema insentif untuk staff
berdasarkan kinerja.
***
10