Standar Prosedur Operasi Perencanaan Pengadaan Kantor Pusat

STANDARD OPERATING
PROCEDURE (SOP)
PENGADAAN BARANG DAN JASA:
PERENCANAAN PENGADAAN KANTOR PUSAT
PERGURUAN TINGGI
UNIVERSITAS PADJADJARAN
2011
1/8 | SOP Perencanaan Pengadaan Unit Layanan Pengadaan UNPAD

UPT
PENGEMBANGAN
SARANA
ATRIBUT PROSES BISNIS
PERENCANAAN
PENGADAAN KANTOR
PUSAT
Pemilik Proses:
Penanggung Jawab :
Divisi Umum
Direktur Keuangan
Proses Pengembangan APB
Disusun oleh:
Disetujui oleh:
SOP PENGADAAN BARANG DAN JASA
Kronologis Perubahan SOP
Penggantian/Penambahan
Dokumen No:................
KaDiv. Umum
Tanggal:.............
Direktur Keuangan
Tanggal:.............
Tanggal ...........................
Tujuan Proses
Tersusunnya rencana pengadaan barang/jasa sesuai dengan kebutuhan perusahaan selama periode anggaran
kerja dan dapat direalisasikan secara tepat waktu.
Indikator Risiko Utama
1. Kebutuhan atas barang / jasa yang bersifat mendesak
2. Penyedia atas barang / jasa yang dibutuhkan jumlahnya sangat terbatas
3. Barang / jasa yang dibutuhkan tidak tersedia di pasar
Risiko:
1. Rencana pengadaan barang dan jasa tidak disusun secara baik dan tepat waktu
2. Rencana pengadaan barang dan jasa tidak dapat direalisasikan
3. Rencana pengadaan barang / jasa tidak memperhitungkan kenaikan harga yang signifikan
4. Rencana pengadaan barang / jasa tidak mempertimbangkan ketersediaan barang / jasa yang dibutuhkan
Pengendalian yang Dibutuhkan:
1. Penyusunan rencana pengadaan barang / jasa harus didasarkan pada kebutuhan atas barang / jasa dari
seluruh unit kerja
2. Penyusunan rencana pengadaan barang / jasa harus mempertimbangkan waktu proses pengadaan dan
pemenuhan atas barang / jasa terkait
3. Penyusunan rencana pengadaan barang / jasa harus memperhitungkan fluktuasi kenaikan harga dan
ketersediaan barang / jasa yang dibutuhkan
Definisi dan Terminologi:
1. Pengadaan Barang dan Jasa adalah kegiatan pengadaan barang dan jasa yang sudah direncanakan, dibutuhkan
dan dilaksanakan oleh perusahaan dengan menggunakan dana perusahaan sesuai dengan yang telah
dicantumkan dalam Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan.
2. Barang dan Jasa adalah semua bentuk produk dan / atau layanan yang dibutuhkan oleh Pengguna Barang dan
Jasa
3. Penyedia Barang dan Jasa adalah badan usaha, termasuk BUMN, badan hukum, atau orang perseorangan /
subjek hokum yang kegiatan usahanya menyediakan barang dan jasa.
4. Dokumen Pengadaan adalah dokumen yang disediakn oleh Pantia Pengadaan atau Unit Kerja yang berwenang
sebagai pedoman dalam proses pembuatan dan penyampaian penawaran oleh penyedia barang dan jasa.
2/8 | SOP Perencanaan Pengadaan Unit Layanan Pengadaan UNPAD

Ketentuan dan Kebijakan Umum:
Prinsip Umum Pengadaan
Prinsip Umum Pengadaan adalah :
a. Efisien : Pengadaan Barang dan Jasa harus diusahakan untuk mendapatkan hasil yang optimal dan terbaik
dalam waktu cepat dengan menggunakan dana dan kemampuan seminimal mungkin secara wajar dan bukan
hanya didasarkan pada harga terendah.
b. Efektif :Pengadaan Barang dan Jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan memberikan
manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan.
c. Kompetitif : Pengadaan Barang dan JAsa harus terbuka bagi penyedia Barang dan Jasa yang memenuhi
persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara Penyedia Barang dan Jasa yang setara dan
memenuhi syarta / criteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan.
d. Adil dan wajar : memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang dana jasa yang
memenuhi syarat.
e. Akuntabel : harus mencapai sasaran dan dapat dipertangungjawabkan sehingga menjauhkan dari potensi
penyalahgunaan dan penyimpangan.
f. Bertanggung jawab : harus mencapai sasaran fisik, keuangan, maupun manfaat untuk kelancaran pelaksanaan
tugas perusahaan sesuai dengan prinsip serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang dan jasa.
Kebijakan Umum
Kebijakan Umum dalam pengadaan barang dan jasa perusahaan adalah:
1. Peningkatan penggunaan produksi dalam negeri
2. Meningkatkan peran serta usaha kecil termasuk koperasi usaha kecil dan kelompok masyarakat dalam
pengadaan barang dan jasa
3. Menyederhanakan ketentuan dan tata cara untuk mempercepat proses pengambilan keputusan dalam
pengadaaan barang dan jasa
4. Meningkatkan profsionalisme, kemandirian, dan tanggung jawab bagi pengguna barang dan jasa, panitia
/pejabat pengadaan dan penyedia barang dan jasa
5. Meningkatkan penerimaan Negara melalui sector perpajakan
6. Mengumumkan secara terbuka rencana pengadaan barang dan jasa kecuali untuk pengadaan barang dan jasa
yang menyangkut kerahasiaan perusahaan
Etika Pengadaan
Pihak-pihak yang terkait dalam pengadaan barang dan jasa harus mempunyai etika sebagai berikut:
1. Melaksanakan tugas secara tertib dan rasa tanggung jawab
2. Bekerja secara professional, mandiri atas dasar kejujuran
3. Menerima dan bertanggung jawab atas segala kuptusan yang ditetapkan para pihak
4. Tidak menerima, tidak menawarkan atau menjajinkan untuk member atau menerima hadiah imbalan beruapa
apa saja kepada siapa saja yang diketahui patut diduga berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa.
Pelaksanaan
Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa perusahaan dapat dilakukan :
1. Menggunakan penyedia barang dan jasa
2. Swakelola
Pembiayaan Pengadaan
Perusahaan wajib menyediakan biaya administrasi pengadaan untuk mendukung kelancaran pelaksanaan
pengadaan barang dan jasa yang dibiayai dari anggaran perusahaan :
1. Honorarium panitia pengadaan
2. Pengumuman pengadaan barang dan jasa
3. Penggandaan dokumen pengadaan
4. Honorarium panitia pengadaan
5. Pengumuman pengadaan barang dan jasa
6. Penggandaan dokumen pengadaan
7. Administrasi lainnya yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan pengadaan barang dan jasa.
3/8 | SOP Perencanaan Pengadaan Unit Layanan Pengadaan UNPAD

3.
8. Persyaratan dan tugas pokok panitia / pejabat pengadaan barang dan jasa:
Pengguna barang dan jasa harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:
a. Memiliki integritas moral
b. Memiliki disiplin tinggi
c. Memiliki tanggung jawab, kualifikasi teknis dan manajerial untuk melaksanakan tugas.
1. Panitia / pejabat pengadaan barang dan jasa dilarang mengadakan ikatan perjanjian dengan penyedia
barang dan jasa apabila belum tersedia anggaran
2. Panitia / pejabat pengadaan barang dan jasa bertanggung jawab dari segi administrasi, fisik, keuangan dan
fungsional atas pengadaan barang dan jasa yang dilaksanakannya.
Referensi:
1. Peppres Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah;
Dokumen Terkait:
1. Memo permintaan barang / jasa dari unit kerja pengguna barang / jasa
Lampiran:
1.
KEGIATAN UTAMA DAN PEMBAGIAN TUGAS
Kegiatan Utama
RACI
(Who is Responsible, Accounted, Consulted,
and Informed)
1. Penerimaan Berkas Memorandum
a. Terima memorandum permintaan barang / jasa yang memuat
spesifikasi dan kuantitasnya dari unit kerja pengguna.
b. Catat dalam buku agenda memorandum masuk Bagian Umum dan
Gedung.
2. Penentuan Metode Pengadaan
Tentukan metode pengadaan sesuai ketentuan Direksi yang berlaku.
3. Penilaian Risiko
a. Lakukan penilaian risiko berdasarkan risk register terkait
b. Untuk pengadaan dengan nilai tertentu (diatas Rp. 500 juta): Minta
panduan dan pendapat pelaksanaan penilaian risiko kepada Divisi
MRTI
c. Berikan panduan dan pendapat pelaksanaan identifikasi dan penilaian
risiko yang dilakukan oleh Divisi yang melakukan pengadaan.
d. Terima hasil dari pelaksanaan identifikasi dan penilaian risiko.
e. Lakukan update profil risiko
R : Staf Bagian Umum dan
Gedung
A : Kepala Bagian Umum dan
Gedung
R : Staf Bagian Umum dan
Gedung
A : Kepala Bagian Umum dan
Gedung
R : Staf Bagian Umum dan
Gedung
R : Kepala Bagian Umum dan
Gedung
A : Kepala Divisi Umum
R : Staf Bagian Manajemen
Risiko
R : Kepala Bagian
Manajemen Risiko
A : Kepala Divisi MRTI
4. Pengajuan Usulan Rencana Pengadaan
a. Susun perencanaan teknis sesuai metode pelaksanaan.
b. Susun rincian biaya pelaksanaan.
c. Ajukan usulan rencana pengadaan kepada Direksi berdasarkan
memorandum permintaan barang / jasa, perkiraaan metode
pengadaan dan hasil identifikasi dan pendapat pelaksanaan penilaian
risiko dari Divisi MRTI.
R : Staf Bagian Umum dan
Gedung
R : Kepala Bagian Umum dan
Gedung
A : Kepala Divisi Umum
5. Perbaikan Usulan Rencana Pengadaan
a. Dapatkan koreksi dan arahan dari Direksi.
b. Lakukan perbaikan usulan rencana pengadaan berdasarkan koreksi dan
arahan Direksi.
c. Dapatkan persetujuan Direksi.
d. Sampaikan usulan rencana pengadaan ke Divisi Keuangan.
R : Staf Bagian Umum dan
Gedung
R : Kepala Bagian Umum dan
Gedung
A : Kepala Divisi Umum
4/8 | SOP Perencanaan Pengadaan Unit Layanan Pengadaan UNPAD

6. Pengecekan Ketersediaan Anggaran dan Rencana Kegiatan
Lakukan pengecekan ketersediaan anggaran dan rencana kegiatan
berdasarkan memorandum dari Divisi yang menangani pengadaan
mengenai usulan rencana pengadaan.
R : Staf Anggaran
R : Kepala Bagian Anggaran
A : Kepala Divisi Keuangan
5/8 | SOP Perencanaan Pengadaan Unit Layanan Pengadaan UNPAD

UPT
PENGEMBANGAN
Divisi:
Divisi Umum
SUPPLIER, INPUT, PROSES, OUTPUT, CONSUMER (SIPOC)
Disusun oleh:
PERENCANAAN PENGADAAN
KANTOR PUSAT
Pemilik Proses
Penanggung Jawab
Direktur Keuangan
Proses Pengembangan APB
Disetujui oleh:
SOP PENGADAAN BARANG DAN
JASA
Sejarah Perubahan
Penggantian/Penambahan
Dokumen No:................
Kepala Divisi Umum
Tanggal:.............
Direktur Keuangan
Tanggal:.............
Tanggal:.............
PEMASOK INPUT PROSES OUTPUT KONSUMEN
Bagian Umum
dan Gedung
• Memorandum
Permintaan
barang / jasa
1. Penerimaan Berkas
Memorandum
• Agenda
Memorandum
(update)
• Bagian Umum & Gedung
Bagian Umum &
Gedung
Bagian Umum &
Gedung
Divisi MRTI
Bagian Umum &
Gedung
• Agenda
Memorandum
(update)
• Agenda
Memorandum
(update)
• Informasi
Risiko (Profil
Risiko dan
Tindak Lanjut)
• Usulan
Metode
pengadaan
terpilih
• Pendapat
Pelaksanaan
Identifikasi
Risiko
• Profil Risiko
(update)
Bagian Anggaran • Rencana
Pengadaan
Barang dan
Jasa
• Perencanaan
Teknis
• Rincian Biaya
Pelaksanaan
2. Penentuan Metode
Pengadaan
• Usulan Metode
Pengadaan terpilih
3. Penilaian Risiko • Informasi Risiko
(Profil Risiko dan
Tindak Lanjut)
4. Pengajuan Usulan Rencana
Pengadaan
5. Perbaikan Usulan Rencana
Pengadaan
6. Pengecekan Ketersediaan
Anggaran dan Rencana
Kegiatan
• Pendapat
Pelaksanaan
Identifikasi Risiko
• Profil Risiko
(update)
• Usulan Rencana
Pengadaan Barang
dan Jasa
• Perencanaan
Teknis
• Rincian Biaya
Pelaksanaan
• Memo
Penyampaian
informasi
ketersediaan
anggaran
• Direksi
• Bagian Umum & Gedung
• Divisi MRTI
• Bagian Umum & Gedung
• Direksi
• Bagian Umum & Gedung
6/8 | SOP Perencanaan Pengadaan Unit Layanan Pengadaan UNPAD

UPT
PENGEMBANGAN
SARANA
ALUR PROSES BISNIS
PERENCANAAN
PENGADAAN
KANTOR PUSAT
Pengadaan : Perencanaan Pengadaan Kantor Pusat
KETERANGAN DIVISI / SPI DIVISI UMUM DIVISI MRTI
DIREKSI
Mulai
Memo Permintaan
Pengadaan
Memo Permintaan
Pengadaan
1. Penerimaan
Berkas
Permintaan
Pengadaan
2. Penentuan
Metode
Pengadaan
3. Penilaian Risiko
> 500 juta
YA
Permintaan
pendapat MRTI
TIDAK
Permintaan
pendapat MRTI
Penilaian risiko
berdasarkan risk
register terkait
Panduan dan
pendapat atas
pelaksanaan
identifikasi &
penilaian risiko
4. Pengajuan
Usulan Rencana
Pengadaan
Usulan
Pengadaan
Usulan
Pengadaan
A
7/8 | SOP Perencanaan Pengadaan Unit Layanan Pengadaan UNPAD

UPT
PENGEMBANGAN
SARANA
ALUR PROSES BISNIS
PERENCANAAN
PENGADAAN
KANTOR PUSAT
Pengadaan : Perencanaan Pengadaan Kantor Pusat
KETERANGAN DIVISI / SPI DIVISI UMUM DIVISI KEUANGAN
DIREKSI
A
YA
Perbaikan
5.Perbaikan
Usulan Rencana
Pengadaan
Perbaikan Usulan
Rencana
Pengadaan
Perbaikan Usulan
Rencana
Pengadaan
Perbaikan Usulan
Rencana
Pengadaan
Persetujuan
DIreksi
Persetujuan
DIreksi
6. Pengecekan
ketersediaan
Anggaran dan
Rencana Kegiatan
Selesai
8/8 | SOP Perencanaan Pengadaan Unit Layanan Pengadaan UNPAD