pengurusan organisasi - NRE
pengurusan organisasi - NRE
pengurusan organisasi - NRE
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
PENTADBIRAN DAN<br />
PENGURUSAN<br />
ORGANISASI<br />
PTK 4/32,36,38 (3 Ogos 2008)<br />
Disediakan oleh:<br />
Yarina Ahmad<br />
1
OBJEKTIF:<br />
1. Definasi Organisasi, Pentadbiran, Pengurusan dan<br />
Pengurus<br />
2. Keutamaan Pengurusan<br />
3. Fungsi Pengurusan – Perancangan, Mengelola, Memimpin<br />
dan Mengawal<br />
4. Kemahiran Konseptual, Kemanusiaan dan Teknikal,<br />
Komunikasi, Keberkesanan, Dalaman (Interpersonal),<br />
Pengurusan Masa, Membuat Keputusan<br />
5. Kaitan antara kemahiran dengan peringkat <strong>pengurusan</strong><br />
6. Fungsi perancangan dalam <strong>pengurusan</strong><br />
7. Prinsip Pengurusan<br />
8. Proses Pentadbiran dan Pengurusan yang baik<br />
2
Organisasi:<br />
• Organisasi dapat didefinisikan sebagai suatu pengaturan sumber<br />
manusia bagi mencapai tujuan tertentu.<br />
• “A deliberate arrangement of people to accomplish some specific<br />
purpose” (Robbins, 2008)<br />
• Komponen utama <strong>organisasi</strong>:<br />
1. Visi, Misi, Objektif (Arah tujuan)<br />
2. Manusia<br />
3. Struktur <strong>organisasi</strong><br />
3
Pengurusan:<br />
• Adalah melaksanakan sesuatu melalui manusia.<br />
• Adalah satu proses sosial dibentuk, disusun untuk mengujudkan<br />
kerjasama, penyertaan dan penglibatan ahli-ahli dalam sesebuah<br />
<strong>organisasi</strong> untuk mencapai sesuatu objektif atau matlamat<br />
• Pengurusan melibatkan proses kemanusiaan<br />
Pentadbiran:<br />
• Adalah satu proses yang memusatkan kepada identifikasi,<br />
penyelenggaraan, pengawalan dan penyertaan penggunaan<br />
sumber-sumber sama ada berupa tenaga manusia mahupun<br />
bahan dalam satu sistem yang bersepadu dibentuk untuk<br />
mencapai objektif yang telah ditetapkan.<br />
4
Pengurus:<br />
Pengurus merujuk kepada seseorang yang menjalankan tugas<br />
melalui orang lain dengan mengkoordinasi, integrasi tugas-tugas<br />
dan kerja bagi tujuan mencapai matlamat <strong>organisasi</strong>.<br />
“Someone who works with and through other people by coordinating<br />
and integrating their work activities in order to accomplish<br />
organizational goals” (Robbins, 2008).<br />
Klasifikasi pengurus:<br />
5
KEUTAMAAN PENGURUSAN<br />
1. Kecekapan “Efficientcy”<br />
“Doing things right”<br />
Getting the most<br />
output for the least<br />
inputs<br />
2. Keberkesanan “Effectiveness”<br />
“Doing the right things”<br />
Attaining<br />
organizational goals<br />
6
Kecekapan dan Keberkesanan<br />
dalam Pengurusan<br />
7
FUNGSI PENGURUSAN<br />
Perancangan “Planning”<br />
(Defining goals, establishing strategies to achieve goals,<br />
developing plans to integrate and coordinate<br />
activities.)<br />
• Menentukan apa, bila, siapa dan bagaimana hendak<br />
dibuat.<br />
• Mengenalpasti objektif dan menetapkan kaedah<br />
pencapaian keberkesanan yang paling maksimum<br />
melalui proses penetapan matlamat.<br />
• Mengumpul serta menganalisis maklumat.<br />
• Mencari alternatif atau pilihan.<br />
8
Mengelola “Organizing”<br />
(Arranging work to accomplish organizational goals.)<br />
• Mendapatkan peralatan, kelengkapan dan staf untuk<br />
mengwujudkan rangka dasar yang baik untuk menjalankan<br />
segala aktiviti perancangan yang telah dirancangkan.<br />
• Mengumpulkan segala komponen pekerjaan ke dalam satu<br />
struktur yang baik.<br />
• Membentuk struktur kuasa atau wibawa (authority) dan<br />
menyelaraskan jentera pelaksanaan.<br />
• Menyusun dan menjelaskan kaedah dan prosedur.<br />
• Memilih, melatih dan memberitahu staf serta mendapatkan<br />
sumber-sumber lain yang perlu.<br />
10
Memimpin “Leading”<br />
(Working with and through people to accomplish goals.)<br />
• Terdiri daripada membentuk rangka kerja untuk masa dan<br />
perbelanjaan.<br />
• Memperkenalkan dan memberi kepimpinan dalam<br />
pelaksanaan perancangan dengan cara membuat keputusan.<br />
• “The arts of getting things done through others”<br />
• Memimpin, mengelola dan memberi motivasi.<br />
12
1. Leaders do the rights things<br />
2. Leaders make everyone feel<br />
valuable<br />
3. Leaders know what to do next<br />
4. Leaders grow leaders<br />
5. Leaders are visionary<br />
6. Leaders are willing to take a risk<br />
7. Leaders forgive quickly<br />
8. Leaders are good communicators<br />
9. Leaders understand people<br />
10. Leaders are learners<br />
11. Leaders share success with the<br />
team<br />
12. Leaders create atmosphere<br />
13. Leaders acknowledge the<br />
potential of others<br />
14. Leaders solve problems others<br />
fear<br />
15. Leaders are supportive<br />
16. Leaders have sense of humor<br />
17. Leaders model leadership<br />
18. Leaders aim for excellence<br />
19. Leaders lead people, not<br />
institution<br />
20. Leaders are listeners<br />
21. Leaders are observers<br />
22. Leaders value time<br />
23. Leaders put actions to their ideas<br />
24. Leaders are decision makers<br />
25. Leaders think creatively<br />
26. Leaders are unselfish<br />
27. Leaders accept good feedback<br />
28. Leaders are willing to ask<br />
forgiveness<br />
29. Leaders select team members<br />
who works well with others<br />
30. Leaders know how to evaluate<br />
their efforts<br />
13
Mengawal “Controlling”<br />
(Monitoring, comparing, and correcting the work.)<br />
• Menilai segala kerja yang dijalankan di peringkat<br />
perancangan.<br />
• Melaporkan segala penyelewengan, kelemahan dengan<br />
segera supaya dapat dibetulkan. Menunjukkan jalan mengikut<br />
langkah-langkah yang betul dengan cara membentuk<br />
matlamat dan taraf.<br />
• Menetapkan pencapaian dan memperbaiki penyelewengan<br />
dan kelemahan.<br />
17
KEMAHIRAN DALAM<br />
PENGURUSAN<br />
Kemahiran Konseptual - Conceptual skills<br />
(The ability to think and conceptualize about abstract and<br />
complex situations concerning the organization)<br />
•Keupayaan memahami dan menyelesaikan pelbagai<br />
masalah dan perihal sebuah <strong>organisasi</strong> secara total.<br />
•Jelas dengan fungsi <strong>organisasi</strong> dan matlamat<br />
<strong>organisasi</strong>.<br />
•Jelas tentang peranan dan tujuan setiap anggota<br />
<strong>organisasi</strong>.<br />
•Jelas tentang perimbangan fungsi terhadap<br />
perkembangan <strong>organisasi</strong>.<br />
•Fungsi, peranan dan perimbangan <strong>organisasi</strong>.<br />
•Mengenalpasti peluang-peluang bagi tujuan inovasi<br />
•Kemampuan mengenalpati maklumat yang<br />
20
Kemahiran Kemanusiaan - Human<br />
skills<br />
(The ability to work well with other<br />
people)<br />
•Berupaya memahami<br />
motivasi manusia<br />
•Mampu menunjukkan<br />
kepimpinan yang<br />
berkesan<br />
•Berupaya menerima<br />
perimbangan manusia<br />
dengan pengaruh<br />
persekitaran <strong>organisasi</strong><br />
•Percaya bahawa<br />
manusia mempunyai<br />
sifat-sifat individu itu<br />
sendiri dan dari segi<br />
22
Kemahiran Teknikal - Technical skills<br />
(Knowledge and proficiency in a specific field)<br />
•Cara menjalankan tugas - apa yang patut<br />
dibuat<br />
•Teknik yang pelbagai dalam menyelesaikan<br />
masalah<br />
•Sekatan-sekatan dan batasan-batasan<br />
•Kebaikan dan kelemahan sesuatu cara<br />
23
Kemahiran Komunikasi – Communication<br />
•Kemahiran<br />
berkomunikasi yang<br />
baik dan berkesan<br />
(rakan sekerja,<br />
majikan dan juga<br />
pada „stakeholders‟)<br />
•Kemapuan<br />
menghasilkan<br />
tindakan daripada<br />
idea yang bernas<br />
•Kemahiran<br />
mendengar dan<br />
bertanya soalan<br />
24
Kemahiran Keberkesanan – Effectiveness<br />
•Menyumbang ke arah matlamat/objektif jabatan dan<br />
<strong>organisasi</strong><br />
•Tumpuan pada pelanggan<br />
Multitasking, multi-skills<br />
•Kemahiran merunding „negotiating‟<br />
•Pengursan masa yang baik<br />
•Menentukan keutamaan<br />
•Memastikan pencapaian prestasi dan standard dalaman<br />
dan luaran<br />
25
Kemahiran Dalaman – Interpersonal Skills<br />
Memberi tunjuk ajar<br />
„coaching and mentoring‟<br />
•Kepelbagaian kemahiran<br />
– perbezaan demografi,<br />
geografi<br />
•„Networking‟ dalam dan<br />
luar <strong>organisasi</strong><br />
•Kerjasama dalam<br />
kumpulan, komitmen<br />
yang baik<br />
26
Kemahiran Pengurusan Masa<br />
Pengurusan Masa ialah perihal mengurus masa (waktu)<br />
dengan sebaik mungkin, sehingga masa (waktu) itu<br />
memberi munafaat bagi semua pihak<br />
Pengurusan masa adalah berkaitan dengan <strong>pengurusan</strong><br />
matlamat.<br />
If you know what you want to achieve in the future, you<br />
can figure out how to use your time in order to get there –<br />
to help you to get the right things done.<br />
Long-term goals–objectives–tasks<br />
27
“Don’t say you don’t have<br />
enough time. You have exactly<br />
the same number of hours per<br />
day that were given to the<br />
others.”<br />
H.Jackson Brown<br />
28
We don’t create time in our<br />
lives but instead “create our<br />
lives in time”<br />
Alexandra Stoddard<br />
29
Cara-cara menguruskan masa dengan baik<br />
1. Senaraikan semua aktiviti yang<br />
dijalankan dalam satu hari.<br />
2. Susun atur aktiviti berdasarkan<br />
kepentingannya.<br />
3. Elakan menyenarai aktiviti yang tidak<br />
berfaedah.<br />
4. Agihkan masa dalam sehari untuk setiap<br />
aktiviti.<br />
5. Buat satu jadual untuk aktiviti anda<br />
dengan masa yang diperuntukkan.<br />
6. Disiplinkan diri melakukan semua aktiviti<br />
yang telah anda tetapkan.<br />
7. Jika berjaya dalam sehari, cuba buat<br />
jadual aktiviti dalam masa seminnggu.<br />
30
Kemahiran Membuat Keputusan<br />
Proses Membuat Keputusan:<br />
1. Kenalpasti masalah<br />
2. Kenalpasti kriteria-kriteria dalam membuat keputusan<br />
3. Menentukan kepentingan/pemberatan kritera<br />
4. Mengelpasti alternatif-alternatif<br />
5. Analisis alternatif<br />
6. Memilih alternatif yang terbaik (membuat keputusan)<br />
7. Melaksanakan alternatif (melaksanakan keputusan)<br />
8. Penilaian<br />
31
Kriteria Membuat Keputusan yang baik:<br />
1. Mengutamakan yang lebih penting<br />
2. Membuat keputusan yang logik dan konsistan<br />
3. Perlu berfikiran rasional, kritkal dan analitikal dalam<br />
membuat keputusan yang baik<br />
4. Perlu mendapatkan maklumat yang berkaitan serta<br />
mempertimbangkan bagi tujuan penilaian untuk<br />
memilih keputusan<br />
5. Perlu menilai kedua-dua kebaikan dan juga keburukan<br />
atau implikasi terhadap keputusan yand dibuat.<br />
6. Buat keputusan secara yang paling sesuai (tidak sukar,<br />
dapat diterima, straightforward)<br />
7. Penilaian yang berterusan<br />
35
KAITAN ANTARA KEMAHIRAN<br />
DENGAN PERINGKAT<br />
PENGURUSAN<br />
1. Kemahiran yang bersesuaian perlu ada pada seseorang<br />
mengikut peringkat <strong>pengurusan</strong>.<br />
2. Secara keseluruhannya kemahiran yang pelbagai dapat<br />
membantu menambah baik prestasi pekerja serta<br />
mencapai matlamat <strong>organisasi</strong>.<br />
3. Kemahiran yang sedia ada perlu di tambah baik.<br />
4. Perlu kenalpasti dan berusaha membentuk kemahiran yang<br />
baru yang penting bagi kendiri, kerjaya dan juga<br />
menyumbang kepada <strong>organisasi</strong>.<br />
36
FUNGSI PERANCANGAN<br />
DALAM PENGURUSAN<br />
1.Memastikan arah tujuan sesbuah<br />
<strong>organisasi</strong><br />
2.Mengurangkan ketidakpastian<br />
(uncertainty)<br />
3.Meminimakan pembaziran, dan<br />
pengulangan (redundancy)<br />
4.Menentukan standard bagi tujuan<br />
pengawalan<br />
38
PRINSIP PENGURUSAN<br />
Terdapat berbagai prinsip tentan g <strong>pengurusan</strong>. Henry Fayol<br />
mengemukakan 14 prinsip <strong>pengurusan</strong> yang wujud dalam<br />
<strong>organisasi</strong> iaitu:-<br />
1. Pembahagian kerja.<br />
2. Kewibawaan.<br />
3. Disiplin.<br />
4. Menerima arahan dari orang lain.<br />
5. Seorang ketua bagi satu unit atau bahagian.<br />
6. Mementingkan kehendak masyarakat daripada kehendak<br />
individu.<br />
7. Gaji atau upah.<br />
8. Pemusatan<br />
9. Aliran Kewibawaan.<br />
10. Mengikut arahan.<br />
11. Persamaan.<br />
12. Kestabilan kerja<br />
13. Inisiatif atau daya usaha.<br />
14. espirit de corp.<br />
41
PROSES PENGURUSAN DAN<br />
PENTADBIRAN YANG BAIK<br />
1. Proses <strong>pengurusan</strong> pentadbiran adalah langkah atau prosedur<br />
bagaimana seseorang pengurus pentadbir itu bertindak untuk<br />
mencapai objektif serta melaksanakan tanggungjawabnya.<br />
2. Senarai semak bagi satu proses <strong>pengurusan</strong> pentadbiran adalah<br />
seperti berikut:-<br />
• menentukan matlamat dan objektif dengan jelas.<br />
• menentukan tenaga manusia - mengagih tanggungjawab,<br />
kewibawaan serta penggunaan bahan sumber.<br />
• menentukan dasar prosedur, tata cara kerja yang meliputi satusatu<br />
tugas.<br />
• menentukan tugas, panduan tugas, keperluan kecekapan dan<br />
penggunaan jenis staf.<br />
• menentukan keperluan kewangan, kemudahan-kemudahan<br />
bahan serta kemudahan.<br />
• menentukan jangkawaktu dan urutan aktiviti yang dijalankan.<br />
• membuat penilaian dan menentukan standard serta kualiti<br />
kerja.<br />
42
Exhibit 1.11<br />
43
TERIMA KASIH<br />
44