Pedoman Sistem Terpadu Pengelolaan Aset yang ... - AAMCoG
Pedoman Sistem Terpadu Pengelolaan Aset yang ... - AAMCoG
Pedoman Sistem Terpadu Pengelolaan Aset yang ... - AAMCoG
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Pedoman</strong><br />
<strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong><br />
<strong>Pengelolaan</strong><br />
<strong>Aset</strong> <strong>yang</strong><br />
Strategis
AAMCOG <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />
Pendahuluan<br />
<strong>Pedoman</strong> ini berdasarkan pada publikasi oleh Lembaga Pengadaan dan Konstruksi<br />
Australasia (the Australasian Procurement and Construction Council – APCC) <strong>yang</strong><br />
bejudul <strong>Aset</strong> Management 2001 (<strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> 2001). <strong>Pedoman</strong> ini mencerminkan<br />
kemajuan dalam pengelolaan aset sejak penulisan pedoman sebelumnya, <strong>yang</strong> mana<br />
pedoman ini bertujuan untuk menerapkan prinsip-prinsip pengelolaan aset <strong>yang</strong><br />
serirama dengan pendekatan kontemporer. Peran APCC dalam mencetuskan pedoman<br />
sebelumnya dan pengembangan pedoman terbaru ini sangan berharga.<br />
Kontribusi Lembaga Kolaboratif <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>Terpadu</strong> (The Australian <strong>Aset</strong><br />
Management Collaborative Group’s – <strong>AAMCoG</strong>) terhadap perbaruan pedoman<br />
ini adalah kunci dari kualitas kerangka dan kinerja kerja <strong>yang</strong> disuguhkan. Harapan<br />
utama <strong>AAMCoG</strong> adalah untuk berkolaborasi dengan berbagai rupa organisasi baik<br />
publik maupun swasta, dalam lingkup nasional dan internasional; dengan tujuan<br />
menghasilkan sistim pengelolaan aset <strong>yang</strong> strategis, sesuai dengan kebutuhan<br />
organisasi dan masyarakat <strong>yang</strong> dilayani oleh organisasi tersebut.<br />
> APCC<br />
> <strong>AAMCoG</strong><br />
> CIEAM<br />
<strong>Pedoman</strong> ini dicetuskan sebagai hasil dari kebutuhan-kebutuhan nyata dalam<br />
hal pengelolaan aset <strong>yang</strong> telah diidentifikasi oleh anggota Lembaga Riset untuk<br />
<strong>Pengelolaan</strong> Infrastruktur dan <strong>Aset</strong> (Cooperative Research Centre for Infrastructure<br />
and Engineering <strong>Aset</strong> Management – CIEAM), <strong>yang</strong> mana pedoman ini telah<br />
dikembangkan dengan dukungan dan saran lembaga tersebut. CIEAM adalah suatu<br />
lembaga <strong>yang</strong> mempunyai dedikasi tinggi dalam hal meningkatkan efisiensi dan<br />
keberlanjutan pengelolaan infrastruktur dan aset, dan tingkat profitabilitas para mitra<br />
industri di Australia dan negara lain.<br />
Project Team<br />
Prof. Kerry Brown, Southern Cross University<br />
Dr. Martin Laue, Southern Cross University<br />
Prof. Robyn Keast, Southern Cross University<br />
Dr Nateque Mahmood, Southern Cross University<br />
Dr Anna Wiewiora, Southern Cross University<br />
Ms Jane Montgomery-Hribar, APCC<br />
<strong>AAMCoG</strong> acknowledges the support of Dr Diaswati Mardiasmo-Povis and the<br />
Law and Justice Research Centre, Faculty of Law, Queensland University of<br />
Technology (QUT) for assisting with the translation of this Guide.<br />
<strong>AAMCoG</strong> Members<br />
Designed by Hannah Murphy<br />
ISBN: 978-0-9874699-1-5 (e-book)<br />
ISBN: 978-0-9874699-0-8 (print)<br />
Date: ©CIEAM 7 December 2011 2012, Place: Brisbane, Australia
<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />
Daftar Isi<br />
Pembuka: Pendekatan <strong>Terpadu</strong> terhadap <strong>Sistem</strong> <strong>Pengelolaan</strong><br />
<strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis........................................................................................... 2<br />
Apakah <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong>............................................................................... 2<br />
Tantangan......................................................................................................... 4<br />
Pendekatan <strong>Terpadu</strong> terhadap <strong>Sistem</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis<br />
(‘Integrated Strategic <strong>Aset</strong> Management – ISAM’).......................................... 5<br />
Prinsip-Prinsip.................................................................................................. 7<br />
Kerangka Kerja <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis.............................................. 8<br />
Faktor-Faktor Lingkungan................................................................................. 9<br />
Kebutuhan dan Harapan Masyarakat............................................................. 10<br />
Kerangka Kerja Kebijakan Pemerintah <strong>Terpadu</strong>............................................. 11<br />
<strong>Pengelolaan</strong> Organisasi <strong>yang</strong> Strategis –<br />
‘Organisational Strategic Management’........................................................ 12<br />
Perencanaan pengadaan pelayanan <strong>yang</strong> strategis....................................... 13<br />
Perencanaan Pengadaan Pelayanan secara Taktis dan Operasional.............. 16<br />
Pengadaan Pelayanan.................................................................................... 17<br />
Evaluasi.......................................................................................................... 18<br />
<strong>Pengelolaan</strong> Pengetahuan dan Kapasitas....................................................... 19<br />
<strong>Pengelolaan</strong> Organisasi.................................................................................. 20<br />
Penutup.......................................................................................................... 21<br />
©<strong>AAMCoG</strong> 2012<br />
1
<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />
Pembuka: Pendekatan <strong>Terpadu</strong> terhadap <strong>Sistem</strong><br />
<strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis<br />
Nilai aset <strong>yang</strong> tersebar di seluruh negara Republik Indonesia (termasuk<br />
daerah propinsi dan kabupaten) adalah Rp3.023,44 triliun; sesuai dengan<br />
laporan Neraca Pemerintahan Pusat <strong>yang</strong> dicatat Kementerian Keuangan per<br />
31 Desember 2011. Nilai tersebut mengalami peningkatan sebesar 24,7%<br />
dibandingkan posisi tahun lalu <strong>yang</strong> nilainya mencapai Rp2.423,69 triliun.<br />
> <strong>Sistem</strong> <strong>Pengelolaan</strong><br />
<strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis<br />
<strong>Aset</strong>-aset tersebut mempunyai peran <strong>yang</strong> sangat berharga dan penting bagi<br />
pemberlakuan fungsi Negara. Untuk mengganti <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> telah dibangun ini<br />
adalah suatu usaha <strong>yang</strong> sangat mahal dan seringkali tidak dipertimbangkan,<br />
direncanakan, atau dianggarkan; sehingga terciptanya suatu sistim<br />
pengelolaan aset <strong>yang</strong> strategis adalah suatu hal <strong>yang</strong> kritis.<br />
<strong>Pedoman</strong> sistem terpadu pengelolaan aset <strong>yang</strong> strategis ini memberikan<br />
kerangka dan kinerja kerja contemporer kepada mereka-mereka <strong>yang</strong><br />
bertanggung-jawab atas pengadaan dan pengelolaan bangunan aset<br />
tersebut untuk memenuhi kebutuhan masyarakat dan pengadaan pelayanan<br />
publik. <strong>Pedoman</strong> ini juga menekankan pentingnya meminimalkan risiko<br />
<strong>yang</strong> terkait dengan aset tersebut, mencapai objektif value-for-money, dan<br />
mempromosikan kelestarian alam. <strong>Pedoman</strong> ini mengartikulasikan strategistrategi<br />
kunci untul membantu dalam perwujudan pengelolaan aset <strong>yang</strong> best<br />
practice.<br />
Pendekatan <strong>Terpadu</strong> pada <strong>Sistem</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis (Integrated<br />
Strategic Asset Management - ISAM) menggabungkan unsur-unsur ekonomi,<br />
engineering, technology, kelestarian alam, dan kemanusiaan untuk membentuk<br />
sebuah pendekatan terpadu dan holistic dalam pengadaan dan pemeliharaan<br />
bangunan aset. Pendekatan ini mengakui bahwa kombinasi dari unsur-unsur<br />
tersebut mempengaruhi penngelolaan aset secara kesatuan, <strong>yang</strong> mana<br />
pedoman ini menelusuri peran, hubungan, dan ketergantungan antara unsurunsur<br />
diatas. Pendekatan terpadu ini mempunya fokus jangka panjang untuk<br />
membentuk suatu sistim pengelolaan aset dan infrastruktur <strong>yang</strong> berupa satu<br />
kesatuan; namun tidak menelantarkan pertimbangan operasional. <strong>Pedoman</strong><br />
ini bertujuan untuk menyediakan dasar dari pengambilan keputusan dan<br />
implementasi sistim pengelolaan aset.<br />
<strong>Pedoman</strong> ini berfokus pada pendekatan <strong>yang</strong> terpadu dalam hal mengelola<br />
aset. <strong>Pedoman</strong> ini mempertimbangkan aset dalam bentuk utuh dan juga<br />
unsur-unsur kemanusian (kapabilitas, kultur, dsb) dan unsur-unsur ekologis<br />
(lingkungan alam). <strong>Pedoman</strong> ini juga menekankan bagaimana organisasi<br />
pemerintah, swasta dan masyarakat dapat bekerja sama untuk menghasilkan<br />
sistem pengelola aset <strong>yang</strong> maksimum dan best practice.<br />
> <strong>Pedoman</strong><br />
> Pendekatan <strong>Terpadu</strong><br />
pada <strong>Sistem</strong><br />
<strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong><br />
<strong>yang</strong> Strategis<br />
> Lingkup <strong>Pedoman</strong><br />
2<br />
©CIEAM 2012
<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />
<strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong><br />
<strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> adalah cara-ciri dalam mengatur, merencanakan, mendesain,<br />
dan memonitor dalam prosess mengakuisisi, memelihara, memperbarui, dan<br />
pembuangan segala bentuk infrastruktur dan aset teknis; untuk mendukung<br />
pengadaan servis public. <strong>Aset</strong> <strong>Pengelolaan</strong> adalah sesuatu <strong>yang</strong> sistematik,<br />
suate prosess <strong>yang</strong> terstruktur, mencakupi seluruh umur hidup suatu <strong>Aset</strong> fisik<br />
(e.g ‘physical <strong>Aset</strong>s’).<br />
> Definisi<br />
Tujuan dari pengelolaan aset adalah untuk mengoptimalkan potensi<br />
pengadaan pelayanan dari aset <strong>yang</strong> bersangkutan, meminimalisasi resiko<br />
dan biaya, dan meningkatkan nilai positif modal alami dan sosial dalam siklus<br />
kehidupan suatu aset. ‘Good Governance´ atau kepemerintahan <strong>yang</strong> baik dan<br />
penempatan sistim bisnis <strong>yang</strong> tepat, prosess <strong>yang</strong> sesuai, dan penempatan<br />
sumber daya manusia <strong>yang</strong> mempunyai kapabiliats <strong>yang</strong> sesuai; adalah factorfaktor<br />
esensial dalam mencapai tujuan diatas.<br />
> Objektif<br />
Para pemilik, penyedia, atau operator aset dan infrastruktur<br />
harus lebih sadar akan tantangan-tantangan dalam<br />
masyarakat zaman sekarang agar aset <strong>yang</strong> mereka kelola<br />
tidak menambah kerugian ataupun dampak negatif lain<br />
terhadap lingkungan dan masyarakat.<br />
©<strong>AAMCoG</strong> 2012<br />
3
<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />
Tantangan<br />
Masyarakat terkini semakin sering menghadapi tantangan serius dalam hal<br />
pengelolaan sumber daya alam <strong>yang</strong> semakin langka, kualitas lingkungan <strong>yang</strong><br />
semakin merendah, dan perubahan iklim. Jumlah populasi <strong>yang</strong> semakin tinggi<br />
dengan tuntutan untuk energi dan kekayaan materi <strong>yang</strong> semakin meningkat<br />
lebih menekankan tantangan-tantangan tersebut; <strong>yang</strong> mana fenomena<br />
ini telah mendorong kemampuan lingkungan alami kita dalam mendukung<br />
kegiatan ekonomi ke batas maksimal. Oleh karena itu potensi untuk litigasi<br />
terhadap pengelola atau pemilik aset akan semakin meningkat.<br />
> Lingkup Tantangan<br />
Para pemilik, penyedia, atau operator aset dan infrastruktur harus lebih<br />
sadar akan tantangan-tantangan dalam masyarakat zaman sekarang agar aset<br />
<strong>yang</strong> mereka kelola tidak menambah kerugian ataupun dampak negatif lain<br />
terhadap lingkungan dan masyarakat.<br />
<strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> telah dirancang/direncanakan, dipertahankan dan dipelihara,<br />
dan dioperasikan secara benar akan bisa, dan harus, berkontribusi terhadap<br />
perkembangan positif modal sosial dan alami kita; selain menghasilkan<br />
manfaat ekonomi. Seorang pengelola aset (asset manajer) perlu memahami<br />
pentingnya prinsip keberlanjutan (sustainability), terutama perwujudannya<br />
dalam segala aspek dari kerangka kerja sistem pengelolaan aset <strong>yang</strong> strategis.<br />
> ‘Sustainability’<br />
Prinsip keberlanjutan (sustainability) untuk para pengelola aset (asset manajer)<br />
bukan hanya tentang memperpanjang jangka hidup aset dan memastikan<br />
bahwa aset tersebut beroperasi secara efisien dan ekonomis. Namun prinsip<br />
tersebut lebih tertuju pada pertimbangan bagaimana pengadaan dan operasi<br />
dari suatu aset akan berdampak pada lingkungan dan masyarakat.<br />
Dengan pertumbuhan populasi <strong>yang</strong> semakin meningkat, tekanan terhadap<br />
jumlah aset <strong>yang</strong> diperlukan pun akan meningkat. Hal ini akan menimbulkan<br />
peningkatan intensitas pemakaian (dari aset tersebut), menciptakan tekanan<br />
<strong>yang</strong> lebih besar terhadap lingkungan – seperti peningkatan konsumsi sumber<br />
daya, air, energi, dan tanah; <strong>yang</strong> berkelanjutan dengan peningkatan limbah<br />
dan polusi untuk tanah, air dan atmosfir.<br />
Tantangan diatas adalah suatu permasalahan global, <strong>yang</strong> mana secara<br />
universal telah diterima bahwa meskipun upaya untuk menngurangi<br />
sumber polusi telah dimaksimalkan, perubahan iklim adalah sesuatu <strong>yang</strong><br />
tak terelakkan. Situasi tersebut akan membawa berbagai macam tantangan<br />
untuk para pengelola aset (aset manajer) seperti: peningkatan temperatur<br />
rata-rata, meningkatnya frekuensi dan intensitas dari peristiwa bencana alam,<br />
keasaman tingkat laut <strong>yang</strong> meningkat, dan jumlah air garam <strong>yang</strong> memasuki<br />
dan mempengaruhi aset-aset <strong>yang</strong> rentan akan korosi.<br />
> Pertumbuhan Populasi<br />
> Pergantian Iklim/<br />
Cuaca<br />
4<br />
©CIEAM 2012
<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />
Pendekatan <strong>Terpadu</strong> terhadap<br />
<strong>Sistem</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong><br />
Strategis (‘Integrated Strategic <strong>Aset</strong><br />
Management – ISAM’)<br />
Telah ada pergeseran persepsi terhadap pengadaan aset, <strong>yang</strong> mana<br />
ketergantungan terhadap organisasi-organisasi atau badan-badan<br />
dan lembaga sebagai penyedia aset secara individu telah luntur (tidak<br />
berlaku). Kompleksitas dalam pengadaan aset dalam lingkungan masa kini<br />
mensinyalkan bahwa pengelola dan instansi-instansi <strong>yang</strong> terkait tidak lagi<br />
dapat bekerja secara terisolasi. Sebaliknya, sistem <strong>yang</strong> lebih terintegrasi<br />
dengan pendekatan <strong>yang</strong> kolektif terhadap pengelolaan aset telah dicetuskan.<br />
Pendekatan <strong>yang</strong> terpadu (integrated approach) memungkinkan organisasiorganisasi<br />
penyedia aset untuk mengakses ilmu pengetahuan, keahlian,<br />
dan sumber daya informasi untuk menciptakan keuntungan <strong>yang</strong> berlebih.<br />
Adanya pendekatan tersebut bukanlah sistem bisnis seperti biasa, <strong>yang</strong><br />
mana pendekatan tersebut memerlukan pergeseran persepsi, perfikiran, and<br />
pandangan dalam cara perkembangan, pengadaan, dan pengelolaan proyek<br />
infrastruktur.<br />
Dalam pedoman ini, sistem pendekatan terpadu <strong>yang</strong> diajukan menggabungkan<br />
dan memperluas kerangka dan kinerja pengelolaan aset sebelumnya, dengan<br />
beberapa unsure-unsur baru <strong>yang</strong> harus dipertimbangkan:<br />
> Latar Belakang<br />
> Permasalahan Baru<br />
dalam <strong>Pengelolaan</strong><br />
<strong>Aset</strong><br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
Lingkungan: Apresiasi <strong>yang</strong> lebih besar pada interaksi antara aset <strong>yang</strong><br />
diadakan dan lingkungan alam.<br />
Keberlanjutan (Sustainability): Memastikan bahwa kebutuhan sosial,<br />
ekonomi, dan lingkungan suatu masyarat terpenuhi dan dipelihara<br />
secara sehat untuk generasi masa depan (Sustainability Victoria 2010).<br />
Ketahanan: Peningkatan penekanan pada aset, lingkungan dan<br />
masyarakat untuk merespon dan pulih dari dampak-dampak eksternal.<br />
<strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> secara keseluruhan: Keputusan dan tindakan<br />
mengenai aset dipertimbangkan secara satu kesatuan proses, dimulai<br />
dari awal perencanaan sampai dengan akhir pembuangan.<br />
Peningkatan tuntutan masyarakat: Kecanggihan teknologi informasi<br />
dan komunikasi <strong>yang</strong> selalu berevolusi berujung pada harapan warga<br />
negara <strong>yang</strong> lebih tinggi dalam hal penyediaan jasa lokal <strong>yang</strong> bersifant<br />
instan. Keterkaitan dalam kebijakan-kebijakan, sumber daya alam, dan<br />
proyek <strong>yang</strong> bersangkutan akan menghasilkan pengadaan aset <strong>yang</strong><br />
lebih berkualitas, efisien, dan tepat waktu.<br />
<strong>Pengelolaan</strong> Informasi: Kebutuhan informasi dan kemampuan <strong>yang</strong><br />
lebih menuntut dan kompleks.<br />
©<strong>AAMCoG</strong> 2012<br />
5
<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />
▪<br />
Tata Kelola Pemerintahan <strong>yang</strong> Diperluas: Kepemilikan, pengaturan,<br />
dan operasi dari suatu aset sekarang tidak lagi ditentukan oleh<br />
suatu individu; namun telah diperluas menjadi jaringan individu<br />
<strong>yang</strong> bersangkutan. Oleh karena itu, selain tata cara pemerintahan<br />
(governance) <strong>yang</strong> konvensional, terdapat berbagai macam bentuk<br />
model hibrida seperiti kemitraan sektor publik (pemerintah) dan swasta<br />
(public-private partnership), aliansi, dan kontrak kerja ke pihak ketiga.<br />
Hal ini memerlukan pendekatan tata cara pemerintahan (governance)<br />
<strong>yang</strong> lebih inovatif dan bervariasi., agar model-model diatas dapat<br />
mengelola berbagai macam resiko dan oportunitas <strong>yang</strong> terkait dengan<br />
kinerja aset tersebut.<br />
Standar Internasional untuk <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> ini memberikan suatu<br />
gambaran akan prinsip-prinsip, konsep, atribusi dan kapabilitas dari suatu<br />
aset, pengelolaan aset, dan sistem pengelolaan aset.<br />
> Standar Internasional<br />
untuk <strong>Pengelolaan</strong><br />
<strong>Aset</strong><br />
Pendekatan <strong>yang</strong> terpadu memungkinkan<br />
organisasi-organisasi pennyedia aset untuk<br />
mengakses ilmu pengetahuan, keahlian, dan sumber<br />
daya informasi untuk menciptakan keuntungan <strong>yang</strong><br />
berlebih. Adanya pendekatan tersebut bukanlah<br />
sistem bisnis seperti biasa, <strong>yang</strong> mana pendekatan<br />
tersebut memerlukan pergeseran persepsi, perfikiran,<br />
and pandangan dalam cara perkembangan,<br />
pengadaan, dan pengelolaan proyek infrastruktur.<br />
6<br />
©CIEAM 2012
<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />
Prinsip-Prinsip<br />
Prinsip-prinsip berikut memandu bagaimana pendekatan terpadu sistem<br />
pengelolaan aset <strong>yang</strong> strategis (Integrated approach to Strategic Asset<br />
Management) berkaitan secara keseluruhan dengan perencanaan pemerintah<br />
dan organisasi swasta <strong>yang</strong> lebih luas.<br />
▪<br />
<strong>Aset</strong> diadakan untuk mendukung pemberian pelayanan terhadap<br />
masyarakat. Oleh karena itu solusi-solusi non-aset harus dipertimbangkan<br />
secara matang.<br />
> Prinsip-prinsip dalam<br />
Pendekatan <strong>Terpadu</strong><br />
terhadap sistem<br />
<strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong><br />
<strong>yang</strong> Strategis<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
Lembaga dan badan-badan permerintah diwajibkan untuk mengelola<br />
aset sesuai dan konsisten dengan kerangka kerja kebijakan pemerintah,<br />
dan memperhitungkan biaya aset dari segi umur hidup aset (secara<br />
keseluruhan), tuntutan pengadaan layanan di masa depan, dan<br />
perseimbangan antara belanja modal dan persyaratan pemeliharaan<br />
aset.<br />
<strong>Sistem</strong> pengelolaan aset seharusnya terintegrasi dalam perencanaan<br />
strategis lembaga pemerintah dan/atau perencanaan organisasi swasta<br />
<strong>yang</strong> bersangkutan.<br />
Keputusan-keputusan <strong>yang</strong> bersangkutan dengan pengelolaan aset<br />
seharusnya mengambil pertimbangan <strong>yang</strong> sifatnya keberlanjutan dan<br />
keseluruhan, <strong>yang</strong> meliputi aspek-aspek: lingkungan, sosial, ekonomi,<br />
dan tata kepemerintahan (governance).<br />
Prinsip-prinsip dalam Pendekatan <strong>Terpadu</strong> terhadap sistem <strong>Pengelolaan</strong><br />
<strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis Struktur tata cara kepemerintahan (governance)<br />
seharusnya menjelaskan secara transparan responsibilitas para pengelola<br />
aset untuk memastikan kerja fungsional suatu aset dan akuntabilitas<br />
dalam pengadaan layanan.<br />
©<strong>AAMCoG</strong> 2012<br />
7
<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />
Kerangka Kerja <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong><br />
<strong>yang</strong> Strategis<br />
Kerangka kinerja kerja berikut mencerminkan proses pengelolaan aset dan<br />
pengadaan pelayanan publik <strong>yang</strong> semakin kompleks dan berkaitan, <strong>yang</strong> mana<br />
pemerintah dan badan-badan pemerintahan lain perlu mempertimbangkan<br />
disaat mengambil keputusan. Kerangka kerja dibawah menunjukkan bahwa<br />
pendekatan terpadu terhadap sistem pengelolaan aset <strong>yang</strong> strategis adalah<br />
sesuatu <strong>yang</strong> bersifat kumulatif dan saling terkait. Perkembangan secara logis<br />
untuk setiap komponen diperlukan untuk menghasilkan pengadaan pelayanan<br />
publik <strong>yang</strong> maksimal dan best practice.<br />
Walaupun kerangan pendekatan terpadu terhadap sistem pengelolaan aset<br />
<strong>yang</strong> strategis ini ditujukan pada organisasi sektor publik, pedoman ini juga<br />
berlaku untuk organisasi di sektor swasta maupun sektor lainnya.<br />
Bagian-bagian dari pedoman berikut ini menjelaskan setiap unsur dari<br />
kerangka dan kinerja kerja pendekatan terpadu terhadap sistem pengelolaan<br />
aset <strong>yang</strong> strategis secara lebih rinci.<br />
> Kerangka Kerja<br />
> Lingkup kerja<br />
> Kerangka Kerja<br />
secara terinci<br />
Faktor Lingkungan dan Alam<br />
Kebutuhan dan Harapan Komunitas<br />
dan Masyarakat<br />
Kerangka Kerja Kebijakan Pemerintah secara Keseluruhan<br />
<strong>Pengelolaan</strong> Organisasi <strong>yang</strong> strategis<br />
Perencanaan Pengadaan Pelayanan<br />
<strong>Pengelolaan</strong> Pengetahuan, Kapasitas dan Kapabilitas<br />
Perencanaan Strategis<br />
Kebijakan <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong><br />
Objektif dan Tujuan <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong><br />
Strategi <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong><br />
Perencanaan Taktis dan Operasional<br />
Rencana<br />
Akuisisi<br />
Perencanaan <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong><br />
Rencana<br />
Operasional<br />
Rencana<br />
Pemeliharaan<br />
Rencana<br />
Pembuangan<br />
<strong>Pengelolaan</strong> Organisasi<br />
Pengadaan Pelayanan<br />
Evaluasi<br />
8<br />
©CIEAM 2012
<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />
Faktor-Faktor Lingkungan<br />
Sejak publikasi <strong>Pedoman</strong> APCC di tahun 2001, kekhawatiran untuk<br />
lingkungan alam semakin besar. Sekarang ada kebutuhan <strong>yang</strong> lebih besar<br />
untuk memperhitungkan dampak lingkungan dan urgensi lebih untuk<br />
mempertimbangkan pengelolaan <strong>yang</strong> berkelanjutan. Pendekatan terpadu<br />
terhadap sistem pengelolaan aset <strong>yang</strong> strategis (ISAM) memperhitungkan<br />
factor-faktor lingkungan, isu-isu social dan ekonomi, dan juga tata cara<br />
pemerintahan <strong>yang</strong> baik (good governance).<br />
Lingkungan mempengaruhi kondisi, fungsi, dan keamanan aset. Perubahan<br />
iklim dizaman sekarang perlu dipertimbangkan dalam unsur identifikasi risiko<br />
dan perencanaan pengelola aset. Manajemen resiko (risk management)<br />
memberikan sebuah cara <strong>yang</strong> secara sistematis mengidentifikasi dan<br />
menganalisa setiap potensi risiko terhadap aset, dan membantu mengciptakan<br />
dan mengimplementasikan aksi tanggapan <strong>yang</strong> memadai.<br />
Perubahan lingkungan <strong>yang</strong> disebabkan oleh manusia telah menciptakan<br />
suatu fenomena <strong>yang</strong> mana organisasi-organisasi (baik sektor publik maupun<br />
swasta) perlu menerapkan praktek manajemen <strong>yang</strong> berkelanjutan (secara<br />
lingkungan alam dan ekologis) untuk mengurangi jejak perusakan ekologi;<br />
<strong>yang</strong> berasal dari pemakaian ekosistem alam <strong>yang</strong> berlebihan oleh manusia.<br />
> Faktor-faktor<br />
Lingkungan<br />
> Risiko <strong>Pengelolaan</strong><br />
> <strong>Pengelolaan</strong><br />
Lingkungan<br />
Di zaman serba modern ini ada tuntutan <strong>yang</strong> lebih<br />
besar untuk memperhitungkan dampak pengadaan<br />
pelayanan pada lingkungan dan urgensi tinggi untuk<br />
mempertimbangkan pengelolaan <strong>yang</strong> berkelanjutan<br />
(sustainability management).<br />
©<strong>AAMCoG</strong> 2012<br />
9
<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />
Kebutuhan dan Harapan<br />
Masyarakat<br />
Tidak ada salahnya apabila masyarakat mengharapkan organisasi-organisasi di<br />
sektor baik swasta maupun publik, terutama pemerintah, untuk mengadakan<br />
dan memberikan pelayanan <strong>yang</strong> cepat dan di tingkat lokal.Harapan <strong>yang</strong> lebih<br />
tinggi ini secara garis besar difasilitasi oleh kemajuan teknologi informasi dan<br />
komunikasi. Dengan kemajuan tersebut masyarakat disuatu daerah sekarang<br />
lebih tahu akan pelayanan <strong>yang</strong> ada dan ditawarkan kepada masyarakat<br />
didaerah lain, <strong>yang</strong> mana mereka menggunakan kemajuan teknologi informasi<br />
dan komunikasi sebagai medium untuk menuntut pelayanan <strong>yang</strong> sama atau<br />
lebih baik, dan diberikan secara lokal.<br />
> Kebutuhan dan<br />
Harapan<br />
Masyarakat<br />
> <strong>Pengelolaan</strong><br />
Stakeholder<br />
Solusi <strong>yang</strong> sesuai dengan kebutuhan pengadaan pelayanan bergantung kepada<br />
stakeholder <strong>yang</strong> terkait; contohnya seperti organisasi pemerintahan, pemakai<br />
dan/atau pemilik aset, dan masyarakat luas. Stakeholder menunjukkan tingkat<br />
minat dan pengaruh, <strong>yang</strong> mana keinginan dan kebutuhan suatu stakeholder<br />
terkadang tidak dapat dipenuhi dengan cara <strong>yang</strong> sama, dibandingkan<br />
dengan stakeholder lain. Situasi tersebut menyarankan bahwa pendekatan<br />
<strong>yang</strong> berbeda mungkin diperlukan untuk setiap stakeholder, sehingga mereka<br />
mempertimbangkan secara serius pengaruh dan peran suatu aset dalam<br />
suatu komunitas, lingkungan alam, dan masyarakat luas.<br />
Masyarakat mengharapkan<br />
organisasi-organisasi di sektor baik<br />
swasta maupun publik, terutama<br />
pemerintah, untuk mengadakan<br />
dan memberikan pelayanan <strong>yang</strong><br />
cepat dan di tingkat lokal.<br />
10<br />
©CIEAM 2012
<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />
Kerangka Kerja Kebijakan Pemerintah<br />
<strong>Terpadu</strong><br />
Sumber daya <strong>yang</strong> terbatas mensinyalkan bahwa pemerintah harus menerapkan<br />
pengelolaan finansial, social, dan lingkungan <strong>yang</strong> bijaksana; dan membuat<br />
keputusan dan kebijakan-kebijakan <strong>yang</strong> memprioritaskan terciptanya<br />
pengadaan pelayanan terhadap masyarakat <strong>yang</strong> memenuhi kebutuhan dan<br />
harapan masyarakat.<br />
Pendekatan pengadaan pelayanan untuk masyarakat seperti diatas dapat diraih<br />
dengan model ‘pemerintahan secara keseluruhan’ (whole-of-government),<br />
<strong>yang</strong> terdiri dari:<br />
> Kebijakan<br />
Pemerintah<br />
> Kerangka<br />
Pemerintah<br />
<strong>Terpadu</strong><br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
Undang-undang.<br />
Kebijakan-kebijakan lain (peraturan pemerintah, keputusan menteri, dll).<br />
Strategi dan standar pengadaan pelayanan <strong>yang</strong> telah disetujui oleh<br />
seluruh pihak (pemerintah <strong>yang</strong> bersangkutan dan masyarakat).<br />
Modal dan anggaran berulang.<br />
Badan dan lembaga pemerintahan <strong>yang</strong> bersangkutan.<br />
Kemitraan dengan berbagai macam organisasi <strong>yang</strong> bersangkutan seperti<br />
organisasi-organisasi dalam masyarakat, swasta, dan lain sebagainya.<br />
<strong>Pedoman</strong> ini telah dikembangkan untuk membantu pengadaan pelayanan<br />
<strong>yang</strong> efektif dan akuntabel di segala tingkat pemerintah, dan juga dalam sektor<br />
swasta dan organisasi masyarakat.<br />
Pendekatan pengadaan<br />
pelayanan untuk masyarakat<br />
seperti diatas dapat<br />
diraih dengan model<br />
‘pemerintahan secara<br />
keseluruhan’<br />
(whole-of-government).<br />
©<strong>AAMCoG</strong> 2012<br />
11
<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />
<strong>Pengelolaan</strong> Organisasi <strong>yang</strong><br />
Strategis — ‘Organisational Strategic<br />
Management’<br />
<strong>Pengelolaan</strong> organisasi secara strategis (Organisational Strategic<br />
Management) berkontribusi secara positif terhadap kebijakan pemerintah<br />
melalui pengadaan pelayanan. Organisasi bertanggung-jawab untuk<br />
mengadakan pelayanan tersebut; oleh karena itu mereka harus menentukan<br />
bagaimana pengadaan tersebut akan terjadi dan apa <strong>yang</strong> diperlukan untuk<br />
mewujudkan pengadaan tersebut.<br />
Hal ini melibatkan mempertimbangkan komponen-komponen berikut:<br />
▪<br />
▪<br />
Perencanaan dan strategi dalam pengadaan pelayanan, termasuk<br />
identifikasi potensi resiko, jangka hidup operasional, dan pengelolaan<br />
aset.<br />
Memastikan kebutuhan bangunan aset baru maupun lama.<br />
> <strong>Pengelolaan</strong><br />
Organisasi<br />
<strong>yang</strong> Strategis<br />
> Komponenkomponen<br />
dari<br />
<strong>Pengelolaan</strong><br />
Organisasi <strong>yang</strong><br />
Strategis<br />
▪<br />
Alokasi dan pemantauan anggaran secara rutin.<br />
▪ Kapasitas organisasi termasuk ilmu pengetahuan <strong>yang</strong> tepat,<br />
keterampilan, dan keahlian.<br />
▪<br />
▪<br />
Kemampuan organisasi dalam mengakses dan meningkatkan hubungan<br />
kemitraan sosial dan organisasi lain.<br />
Keadaan masyarakat dan pemerintah local (secara fisik, sosial, dan<br />
politik).<br />
<strong>Pengelolaan</strong> organisasi <strong>yang</strong> strategis<br />
(Organisational Strategic Management) adalah<br />
suatu konsep <strong>yang</strong> dapat berlaku sebagai<br />
penyambung antara kebijakan pemerintahan<br />
secara keseluruhan (whole-of-government policy)<br />
dan pengadaan pelayanan.<br />
12<br />
©CIEAM 2012
<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />
Perencanaan pengadaan<br />
pelayanan <strong>yang</strong> strategis<br />
Pengadaan pelayanan diindikasikan oleh tingkat layanan atau Level of Service<br />
(LOS) <strong>yang</strong> dihasilkan oleh sebuah aset. Sebuah strategi pengadaan pelayanan<br />
menerjemahkan tujuan luas dari suatu organisasi menjadi sebuah hasil<br />
layanan <strong>yang</strong> spesifik. Strategi tersebut secara jelas menggambarkan garis<br />
besar rencana pengadaan pelayanan dan strategi keseluruhan <strong>yang</strong> akan<br />
diadopsi, untuk memenuhi kebutuhan masyakarat dan mencapai objektif<br />
ekonomi (value for money). Ada beberapa cara untuk mengadakan pelayanan;<br />
mulai dari solusi <strong>yang</strong> tidak melibatkan aset (non-asset solution) <strong>yang</strong> mana<br />
pelayanan diadakan oleh pihak eksternal, ke penggunaan ulang aset <strong>yang</strong><br />
sudah ada, sampai pengadaan atau pembelian aset baru.<br />
Strategi pengadaan pelayanan mengakui keterkaitan <strong>yang</strong> tinggi antara tahaptahap<br />
inti dari suatu pengadaan pelayanan dan berbagai macam komponen<br />
lainnya.<br />
> Perencanaan<br />
Pengadaan<br />
Pelayanan <strong>yang</strong><br />
Strategis<br />
> Pengadaan<br />
Pelayanan <strong>yang</strong><br />
Strategis<br />
Strategi pengadaan pelayanan jarang sekali terjadi secara baik melalui<br />
pendekatan organisasi secara individu atau pendekatan ‘silo’. Kebutuhan<br />
pengadaan pelayanan <strong>yang</strong> semakin kompleks dan berliku membutuhkan<br />
kerja sama dan sistem perencanaan <strong>yang</strong> kooperatif dan inovatif baik didalam<br />
maupun antara organisasi-organisasi <strong>yang</strong> terlibat.<br />
Perencanaan pengadaan pelayanan adalah suatu hal <strong>yang</strong> dapat dikatakan<br />
sebagai fondasi dari pengadaan pelayanan, karena didalam tahap perencanaan<br />
setiap aspek dari pelayanaan <strong>yang</strong> akan diadakan dijelaskan secara detail;<br />
<strong>yang</strong> mana batas-batas dari pelayanan tersebut dan strategi <strong>yang</strong> diperlukan<br />
agar pelayanan tersebut diadakan secara maksimal, akan dibahas secara teliti.<br />
Tahap perencanaan ini seharusnya juga meliputi wahana lain dari pengadaan<br />
pelayanaan sesuai dengan kemungkinan keterbatasan sewaktu-waktu,<br />
disamping menulusuri solusi baru dan kreatif dalam pengadaan pelayanan.<br />
Untuk membantu mencapai hasil pengadaan pelayanan <strong>yang</strong> maksimal<br />
beberapa aspek dan unsur perlu dipertimbangkan, termasuk:<br />
▪<br />
Perencanaan serentak antara sektor atau bagian didalam suatu organisasi<br />
dan antara organisasi-organisasi <strong>yang</strong> terlibat, untuk memastikan<br />
pengadaan pelayanan pemerintah <strong>yang</strong> berkesinambungan.<br />
> Perencanaan<br />
Pengadaan<br />
Pelayanan<br />
> Mencapai Nilai Tinggi<br />
dalam Pemberian<br />
Pelayanan<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
Penyesuaian kebijakan, prioritas anggaran, dan alokasi modal (baik<br />
secara finansial maupun kapabilitas personel) dengan tujuan strategis<br />
pengadaan pelayanan.<br />
Menerobos asumsi dan cara kerja <strong>yang</strong> ada.<br />
Mempertimbangkan kapasitas dan kapabilitas organisasi, termasuk<br />
keterampilan, keahlian, dan ilmu pengetahuan <strong>yang</strong> ada.<br />
Secara aktif menelusuri cara-cara baru dan kreatif dalam memberi solusi<br />
kepada masyarakat, melalui kemajuan sistim teknologi terpadu.<br />
©<strong>AAMCoG</strong> 2012<br />
13
<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />
▪<br />
Menggunakan proses bisnis dan pengambilan keputusan <strong>yang</strong><br />
berdasarkan fakta dan pengetahuan <strong>yang</strong> ada dalam mengevaluasi<br />
pilihan pengadaan pelayanan.<br />
Setiap organisasi seharusnya mempertimbangkan sistim pengelolaan <strong>yang</strong><br />
berkelanjutan saat membuat dan mencetuskan kebijakan, objektif, strategi,<br />
dan rencana pengadaan pelayanaan. Organisasi pemerintahan seharusnya<br />
juga membuat komitment terhadap pemakaian dan pengelolaan aset <strong>yang</strong><br />
berkelanjutan.<br />
Kebijakan pengelolaan aset (Asset Management Policy) adalah pembahasan<br />
strategi suatu organisasi (baik swasta maupun pemerintah) dalam satu area<br />
tertentu yaity <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong>. Oleh karena itu kebijakan tersebut layaknya<br />
berdasarkan kebijakan dan tujuan organisasi, <strong>yang</strong> konsisten dengan kebijakan<br />
kinerja kerja dan objektif pemerintah, dan menjawab kebutuhan dan harapan<br />
masyarakat.<br />
Kebijakan pengelolaan aset (Asset Management Policy) menyampaikan basis<br />
dan fondasi dari pengelolaan aset secara keseluruhan, termasuk aktifitas<br />
dan keputusan <strong>yang</strong> telah diambil mengenai aset. Oleh karena itu, kebijakan<br />
tersebut layaknya menjabarkan visi dan pernyatan visi, misi dan pernyataan<br />
misi, dan prinsip-prinsip untuk setiap bagian dari pengelolaan aset.<br />
> Mempertahankan<br />
Kualitas Pengadaan<br />
Pelayanan<br />
> Kebijakan<br />
<strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong><br />
> Tujuan dari<br />
<strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong><br />
Objektif dari pengelolaan aset adalah indikator untuk implementasi kebijakan<br />
pengelolaan aset dan hasil dari strategi pengelolaan aset. Objektif-objektif<br />
tersebut berasal dari objektif pemerintah dan objektif organisasi, <strong>yang</strong> mana<br />
di tingkat fungsional objektif-objektif tersebut terkait dengan keperluan<br />
kinerja atau kondisi suatu aset.<br />
Objektif pengelolaan aset seharusnya menjabarkan secara detail bagaimana<br />
suatu objektif akan dievaluasi, untuk menentukan tingkat kinerja suatu<br />
organisasi. Oleh karena itu objektif-objektif tersebut seharusnya terdiri dari 1 :<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
Kinerja atau atribut <strong>yang</strong> akan diukur/dievaluasi (contohnya persentase<br />
dari pasar, ata jumlah pelanggan <strong>yang</strong> diberi pelayanan).<br />
Skala <strong>yang</strong> akan digunakan untuk mengukur/mengevaluasi kinerja atau<br />
atribut tersebut (contohnya sistem poin atau persentase).<br />
Tujuan atau tingkat kinerja <strong>yang</strong> diinginkan.<br />
Jangka waktu tertentu untuk meraih tujuan atau tingkat kinerja tersebut.<br />
Strategi dari pengelolaan aset (Asset Management Strategy) mengikuti<br />
spesifikasi dari kebijakan pengelolaan aset (Asset Management Policy) dan<br />
menjabarkan aktifitas dalam pengelolaan aset, <strong>yang</strong> membantu mencapai<br />
objektif dari sistim pengelolaan aset (Asset Management Objectives). Oleh<br />
karena itu secara tidak langsung strategi tersebut mensuport strategi suatu<br />
organisasi dan juga terwujudnya objektif dalam suatu organisasi.<br />
> Strategi dalam<br />
<strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong><br />
1<br />
Viljoen J, Dann S (2000): Strategic Management: planning and<br />
implementing successful corporate strategies, 3. Edition, Pearson Education<br />
Australia<br />
14<br />
©CIEAM 2012
<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />
Bagaimana pengelolaan aset dalam suatu organisasi menjawab kebutuhan<br />
dan harapan masyarakat dibimbing oleh strategi pengelolaan aset (Asset<br />
Management Strategy), <strong>yang</strong> menjabarkan perwujudan portfolio aset,<br />
strategy pengelolaan resiko, dan evaluasi kinerja aset.<br />
Strategi pengelolaan aset mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan <strong>yang</strong><br />
diperlukan untuk pengadaan pelayanan dan menjabarkan respons suatu<br />
organisasi terhadap kebutuhan tersebut; <strong>yang</strong> mana proses akuisisi atau<br />
pembelian (penanaman modal terencana), pemeliharaan, dan pembuangan<br />
aset <strong>yang</strong> tepat akan dijabarkan.<br />
Strategi dalam <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong>:<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
Memberi garis besar akan bagaimana portfolio <strong>Aset</strong> organisasi tersebut<br />
akan mendukung pengadaan pelayanan.<br />
Mengembangkan portfolio <strong>Aset</strong> organisasi untuk mendukung pengadaan<br />
pelayanaan.<br />
Merinci prioritas-prioritas dalam <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong>.<br />
Melakukan ‘gap analysis’ — perbandingan analisa, antara kebutuhan<br />
dan keperluan <strong>Aset</strong>.<br />
Mengidentifikasi risiko-risiko <strong>yang</strong> terkait dengan aset-aset <strong>yang</strong><br />
mempunyai kemungkinan besar dalam mempengaruhi pengadaan<br />
pelayanan.<br />
Merinci tingkatan kinerja aset <strong>yang</strong> diperlukan untuk mencapai kinerja<br />
pelayanan <strong>yang</strong> efisien.<br />
Menyediakan dasar bagi <strong>yang</strong> lebih rinci untuk rencana pengelolaan<br />
aset (rencana akuisisi, rencana operasional, rencana pemeliharaan, dan<br />
rencana pembuangan).<br />
Memenuhi standar nasional dan internasional untuk pengelolaan aset.<br />
<strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis (Asset Management<br />
Strategy) adalah suatu konsep <strong>yang</strong> melengkapi<br />
strategi suatu organisasi dan juga terwujudnya<br />
objektif dalam suatu organisasi.<br />
©<strong>AAMCoG</strong> 2012<br />
15
<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />
Perencanaan Pengadaan Pelayanan<br />
secara Taktis dan Operasional<br />
Perencanaan taktis dan operasional dalam hal pengadaan pelayanan adalah<br />
salah satu bentuk implementasi dari strategi pengelolaan aset dalam suatu<br />
organisasi.<br />
Perencanaan kegiatan akuisisi dan pembelian, operasional, pemeliharaan,<br />
dan pembuangan menggarisbawahi pembahasan strategi dalam pengelolaan<br />
aset; dan akan mempengaruhi bagaimana suatu organisasi akan mengelola<br />
aset <strong>yang</strong> dimilikinya secara efisien dan efektif selama jangka hidup aset<br />
tersebut,untuk mencapai tingkat pengadaan pelayanan <strong>yang</strong> memuaskan.<br />
> Perencanaan Taktis<br />
dan Operasional<br />
dalam Pengadaan<br />
Pelayanan<br />
> Perencanaan<br />
<strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong><br />
Kegiatan tertentu meliputi:<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
Rencana Akuisisi: keputusan untuk mengakuisisi atau membeli suatu<br />
aset berdasarkan beberapa unsur, seperti: alternatif lain <strong>yang</strong> tidak<br />
membutuhkan suatu aset spesifik (non-aset alternatives), resiko, dan<br />
biaya selama jangka hidup aset; <strong>yang</strong> mana unsur-unsur tersebut<br />
berkaitan dengan persyaratan pengadaan pelayanan <strong>yang</strong> memuaskan,<br />
penyusunan anggaran, dan jadwal kerja dalam suatu organisasi.<br />
Rencana Operasional: Kondisi dan kinerja aset dipantau dan dikelola<br />
secara aktif, <strong>yang</strong> mana biaya operasional tercantum dan terhitung<br />
sejalan dengan tanggung jawab dan standard <strong>yang</strong> jelas.<br />
Rencana Pemeliharaan: Pemeliharan <strong>yang</strong> direncanakan maupun <strong>yang</strong><br />
harus dilakukan secara spontan akan mengoptimalkan kinerja dari<br />
suatu aset. Pengadaan pelayanaan publik dan standard kinerja perlu<br />
dicantumkan dalam rencana pemeliharaan aset.<br />
Rencana Pembuangan: Rencana pembuangan aset <strong>yang</strong> strategis perlu<br />
dikembangkan dan diimplementasikan untuk aset <strong>yang</strong> jumlahnya<br />
berlebihan, berdasarkan mempertimbangkan alternative lain seperti<br />
pilihan <strong>yang</strong> tidak melibatkan pembuangan suatu aset (non-disposal<br />
options). Aktifitas pembuangan suatu aset seharusnya berfokus pada<br />
mengoptimalkan pengembalian modal untuk aset-aset <strong>yang</strong> tidak<br />
berfungsi secara maksimal dan/atau aset-aset <strong>yang</strong> kurang dipergunakan;<br />
termasuk menjamin modal untuk investasi berikutnya.<br />
> Perencanaan<br />
Akuisisi<br />
> Perencanaan<br />
Operasional<br />
> Perencanaan<br />
Pemeliharan<br />
> Perencanaan<br />
Pembuangan<br />
Perencanaan kegiatan akuisisi dan pembelian,<br />
operasional, pemeliharaan, dan pembuangan<br />
menggarisbawahi pembahasan strategi dalam<br />
pengelolaan aset; dan akan mempengaruhi<br />
bagaimana suatu organisasi akan mengelola aset<br />
<strong>yang</strong> dimilikinya secara efisien dan efektif selama<br />
jangka hidup aset tersebut,untuk mencapai tingkat<br />
pengadaan pelayanan <strong>yang</strong> memuaskan.<br />
16<br />
©CIEAM 2012
<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />
Pengadaan Pelayanan<br />
Pengadaan pelayan termasuk pemberian dan pemeliharaan pelayanan, sesuai<br />
dengan pengelolaan operasional dan perencanaan taktikal dan strategis<br />
dalam suatu organisasi.<br />
Aktifitas Pengadaan pelayanan secara umumnya terdiri dari kreasi,<br />
pemeliharaan, pembaruan, dan pembuangan aset; namun dapat juga<br />
mencakupi aktifitas operasional. Sebagai contoh, untuk suatu bangunan <strong>yang</strong><br />
mempunyai kolam renang, akan diperlukan biaya rutin untuk pemeliharaan<br />
dan pembaruan fasilitasi, disamping biaya aktifitas operasional seperti<br />
karyawan, zat-zat kimia, dan peralatan.<br />
> Pengadaan<br />
Pelayanan<br />
> Kegiatan<br />
Pengadaan<br />
Pelayanan<br />
Untuk pengadaan pelayanan <strong>yang</strong> optimal, pemberian tanggung jawab <strong>yang</strong><br />
jelas dan sistem akuntabilitas seharusnya sudah tercantum untuk setiap aset<br />
dan aktifitas operasional aset tersebut. Hal ini termasuk prosess identifikasi<br />
aset, pencatatan informasi, dan penilaian kinerja aset sesuai dengan tingkat<br />
layanan <strong>yang</strong> telah disetujui.<br />
> Pengadaan<br />
Pelayanan <strong>yang</strong><br />
Optimal<br />
©<strong>AAMCoG</strong> 2012<br />
17
<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />
Evaluasi<br />
Evaluasi adalah suatu proses <strong>yang</strong> melingkupi pengukuran, pelaporan, dan<br />
peninjauan kinerja aset; dibandingkan dengan objektif pengelolaan aset,<br />
objektif organisasi, dan objektif pemerintah. Proses evaluasi kontemporer<br />
sekarang tidak hanya mengevaluasi kinerja aset namun juga mengevaluasi<br />
dampak aset tersebut pada lingkungan dan masyarakat.<br />
<strong>Aset</strong> membantu pengadaan pelayanan untuk memenuhi permintaan<br />
masyarakat. Pengukuran dan evaluasi kinerja aset membantu organisasi<br />
memonitor tingkat keeffektifan aset dalam pengadaan pelayanan. Setiap<br />
organisasi akan dapat mengukur biaya, kinerja, nilai, dan kondisi dari suatu<br />
aset. Penilaian berdasarkan bukti-bukti <strong>yang</strong> ada adalah suatu alat <strong>yang</strong> dapat<br />
digunakan untuk menegaskan dan menjamin kualitas pengadaan pelayanan,<br />
dan mendukung pelaporan eksternal dan internal.<br />
Para pengelola aset memerlukan informasi <strong>yang</strong> komprehensif untuk<br />
memastikan pengadaan pelayanan dan kinerja pengelola aset. Setiap organisasi<br />
juga perlu mengukur kinerja kontraktor luar secara teliti, untuk memastikan<br />
mereka mengadakan pelayanan sesuasi dengan perjanjian <strong>yang</strong> ada.<br />
Setiap organisasi perlu meninjau kinerja aset dan sistim pengelolaan aset<br />
secara rutin, untuk memastikan bahwa kinerja tersebut sejalan dengan objektif<br />
pengelolaan aset dan kebutuhan pengadaan pelayanan. Proses peninjauan<br />
ini secara umumnya terdiri dari: analisa strategi (strategic analysis), analisa<br />
perbedaan antara objektif dan kenyataan kinerja (gap analysis), pengelolaan<br />
kebutuhan dan permintaan (demand management), dan pengelolaan resiko<br />
(risk management).<br />
> Evaluasi<br />
> Pengukuran Kinerja<br />
<strong>Aset</strong><br />
> Pelaporan<br />
<strong>Pengelolaan</strong><br />
> Peninjauan (Review)<br />
> Audit<br />
Proses audit dapat mendorong perbaikan dalam pengelolaan aset. Auditor<br />
menilah apakah suatu organisasi telah menerapkan kerangka kerja suatu<br />
regulasi atau kebijakan dengan baik dan benar, dan juga menilai apakah<br />
pelayanan diadakan secara efisien dan efektif.<br />
Evaluasi adalah suatu proses <strong>yang</strong> melingkupi<br />
pengukuran, pelaporan, dan peninjauan kinerja aset;<br />
dibandingkan dengan objektif pengelolaan aset,<br />
objektif organisasi, dan objektif pemerintah.<br />
18<br />
©CIEAM 2012
<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />
<strong>Pengelolaan</strong> Pengetahuan dan<br />
Kapasitas<br />
Dimasa <strong>yang</strong> kaya akan informasi dan pengetahuan ini, sistem pengelolaan<br />
informasi adalah suatu tugas <strong>yang</strong> sifatnya inti. <strong>Sistem</strong> informasi <strong>yang</strong><br />
terintegrasi dan proses pengelolaan pengetahuan/informasi <strong>yang</strong> efektif<br />
mendasari kapasitas suatu organisasi dalam mengembangkan cara baru untuk<br />
berfikir dan memberi respons kreatif pada setiap situasi; <strong>yang</strong> mana hal ini<br />
adalah sangat penting dalam meningkatkan kualitas pengambilan keputusan<br />
dan meningkatkan produktifitas.<br />
Keberadaan aset adalah untuk melancarkan pengadaan pelayanan, dan<br />
oleh karena itu aset harus dicatat dan dideprisiasikan secara benar. Catatan<br />
<strong>Aset</strong> (Asset Register), <strong>yang</strong> telah terintegrasikan didalam suatu sistem<br />
informasi teknologi, adalah komponen penting dalam proses pengelolaan<br />
pengetahuan/informasi <strong>yang</strong> fungsional. Catatan aset adalah kunci penting<br />
dalam pengelolaan aset, karena akan meleluasakan pengambilan data dan<br />
cross-check data.<br />
Data dan informasi sebuah aset layaknya mencakupi karakteristik, kategori,<br />
dan valuasi dari aset tersebut. Walaupun sistem teknologi dan komunikasi<br />
dapat membantu dalam pengelolaan informasi tersebut, adalah suatu hal<br />
<strong>yang</strong> sangat penting bagi pengelola informasi <strong>yang</strong> professional (professional<br />
information manager) untuk terlibat. Para pengelola informasi tersebut<br />
memberi masukan penting dalam hal informasi <strong>yang</strong> diperlukan oleh personel,<br />
bagaimana personel dapat mengakses dan menggunakan informasi, dan<br />
bagaimana integritas data <strong>yang</strong> dipublikasikan dapat dipertahankan.<br />
> <strong>Pengelolaan</strong><br />
Pengetahuan<br />
dan Kapasitas<br />
> Pendaftaran <strong>Aset</strong><br />
> Data <strong>Aset</strong><br />
<strong>Sistem</strong> informasi <strong>yang</strong> terintegrasi dan proses pengelolaan<br />
pengetahuan/informasi <strong>yang</strong> efektif mendasari kapasitas suatu<br />
organisasi dalam mengembangkan cara baru untuk berfikir dan<br />
memberi respons <strong>yang</strong> kreatif pada setiap situasi; <strong>yang</strong> mana hal ini<br />
adalah sangat penting dalam meningkatkan kualitas pengambilan<br />
keputusan dan meningkatkan produktifitas.<br />
©<strong>AAMCoG</strong> 2012<br />
19
<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />
<strong>Pengelolaan</strong> Organisasi<br />
Manajer disetiap tingkat perlu proaktif dalam memberi dukungannya terhadap<br />
Implementasi pengelolaan aset secara strategis, untuk memastikan proses integrasi<br />
<strong>yang</strong> effektif ke dalam kehidupan suatu struktur organisasi dan mengoptimalkan<br />
tingkat pela<strong>yang</strong>an dan hasi pengelolaan aset.<br />
Salah satu tantangan bagi pengelola aset adalah memotivasi karyawan atau<br />
pemakai aset lain untuk menyamakan keinginan individu dengan objektif organisasi<br />
dan pengelolaan aset. Oleh sebab itu mereka perlu kompetensi individu dan sosial<br />
untuk memimpin dengan baik, disamping mempunyai kapabilitas dan kapasitas<br />
<strong>yang</strong> sesuai untuk menuntaskan kinerja masing-masing.<br />
Kadangkala suatu organisasi perlu merubah kultur, aspek-aspek kinerja, atau perilaku<br />
karyawan untuk mencapai objektif dan tujuan dari pengelolaan aset <strong>yang</strong> efisien<br />
dan efektif. Transisi tersebut dikenal dengan sebutan pergantian penngelolaan ata<br />
change management, dan perlu dipimpin dari bagian atas suatu organisasi.<br />
> <strong>Pengelolaan</strong><br />
Organisasi<br />
> Kepemimpinan<br />
> <strong>Pengelolaan</strong><br />
Perubahan dan<br />
Pergantian<br />
<strong>Sistem</strong> <strong>yang</strong> terintegrasi ini memerlukan kemampuan khusus dari suatu organisasi,<br />
dalam arti memadu cara-cara pengelolaan secara tradisional dan kemampuan<br />
memimpin; dan mempunyai personel <strong>yang</strong> memiliki kapasitas dan kapabilitas <strong>yang</strong><br />
mencakupi beberapa unsur dari pengelolaan aset. Sebagai contoh, suatu organisasi<br />
tidak hanya memiliki personel <strong>yang</strong> berkemampuan tinggi dalam hal teknis suatu<br />
aset, namun juga dalam hal tata cara kepemerintahan (governance). Untuk<br />
memastikan hal ini, organisasi-organisasi perlu meng-audit kapabilitas <strong>yang</strong> dimiliki<br />
dan mengidentifikasi celah atau kemampuan personel <strong>yang</strong> diperlukan.<br />
> Kapasitas dalam<br />
Organisasi<br />
Ethos suatu organisasi <strong>yang</strong> mempromosikan optimalisasi hasil pengelolaan<br />
aset memerlukan pergantian atau transisi kultur <strong>yang</strong> disengaja dan signifikan.<br />
Mendorong batas-batas budaya dalam suatu organisasi sangat mungkin diperlukan<br />
untuk menanamkan budaya pengelolaan aset <strong>yang</strong> berkelanjutan (sustainable asset<br />
management culture).<br />
> Budaya <strong>Aset</strong><br />
<strong>Pengelolaan</strong><br />
Integrasi sistim pengelolaan aset<br />
kedalam suatu organisasi adalah<br />
unsur dasar dalam memastikan tingkat<br />
kinerja organisasi.<br />
20<br />
©CIEAM 2012
<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />
Penutup<br />
Pendekatan terpadu terhadap pengelolaan aset <strong>yang</strong> strategis (Integrated<br />
strategic asset management) adalah suatu konsep <strong>yang</strong> semakin nyata dan<br />
penting dalam menjawab tantangan alam dan keperluan masyarakat dimasa<br />
kini. Masyarakat <strong>yang</strong> semakin modern bergantung pada suatu sistem <strong>yang</strong><br />
saling terkait dan mempunya tujuan tertentu, <strong>yang</strong> mana aset <strong>yang</strong> berfungsi<br />
secara maksimum sangat diperlukan untuk mengoptimalkan tingkat kehidupan<br />
mereka. Secara ekonomi, membangun dan memperbarui aset <strong>yang</strong> sudah<br />
batas umur pakai adalah suatu proses <strong>yang</strong> semakin mahal, dan harus dibiayai<br />
oleh anggaran <strong>yang</strong> telah terbatas. Disamping itu, telah muncul apresiasi<br />
<strong>yang</strong> lebih akan pentingnya mempertimbangkan aspek kelanjutan lingkungan<br />
alam disekitar aset tersebut. Oleh karena itu tercetus pentingnya pendekatan<br />
terhadap pengelolaan aset publik <strong>yang</strong> lebih terpadu dan strategis, dengan<br />
tujuan membentuk suatu kerangka kerja <strong>yang</strong> dapat menghasilkan sistem<br />
<strong>yang</strong> komprehensif dalam kinerja pengadaan pelayanan.<br />
> Penutup<br />
<strong>Pedoman</strong> ini memberikan mereka <strong>yang</strong> bertanggung jawab dalam pengadaan<br />
dan pengelolaan aset suatu pendekatan kontemporer dalam pengelolaan aset,<br />
untuk membantu mewujudkan pengelolaan aset <strong>yang</strong> bersifat best practice.<br />
Kemajuan <strong>yang</strong> pengetahuan dan teknologi <strong>yang</strong> sangat cepat menyarankan<br />
bahwa pengelolaan aset, dan pedoman ini, akan selalu dievaluasi dan<br />
berevolusi; menyesuaikan dengan kondisi alam dan kebutuhan masyarakat.<br />
Pendekatan terpadu terhadap pengelolaan<br />
aset <strong>yang</strong> strategis (Integrated strategic asset<br />
management) adalah suatu konsep <strong>yang</strong> semakin<br />
nyata dan penting dalam menjawab tantangan alam<br />
dan keperluan masyarakat dimasa kini.<br />
©<strong>AAMCoG</strong> 2012<br />
21
<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />
Catatan<br />
22<br />
©CIEAM 2012
<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />
©<strong>AAMCoG</strong> 2012<br />
23
<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />
Catatan<br />
24<br />
©CIEAM 2012
AAMCOG <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />
Untuk Informasi Lebih Lanjut<br />
Untuk informasi lebih lanjut tentang publikasi ini dan sejumlah<br />
materi lain, silahkan akses:<br />
<strong>AAMCoG</strong> website:<br />
http://www.aamcog.com<br />
CIEAM website:<br />
http://www.cieam.com<br />
atau email ke:<br />
enquiries@cieam.com<br />
Apabila anda tertarik untuk mengadaptasi pedoman ini dalam<br />
organisasi anda, harap menghubungi Kerry Brown di email:<br />
kerry.brown@scu.edu.au<br />
©<strong>AAMCoG</strong> 2011
Untuk Informasi Lebih Lanjut<br />
Untuk informasi lebih lanjut tentang publikasi ini dan sejumlah<br />
materi lain, silahkan akses:<br />
<strong>AAMCoG</strong> website:<br />
http://www.aamcog.com<br />
CIEAM website:<br />
http://www.cieam.com<br />
atau email ke:<br />
enquiries@cieam.com<br />
Apabila anda tertarik untuk mengadaptasi pedoman ini dalam<br />
organisasi anda, harap menghubungi Kerry Brown di email:<br />
kerry.brown@scu.edu.au<br />
Images © iStock/andrearoad; JohnnyGrieg; shotbydave; Coopermoisse; Nikada; DavorLovinicic; holgs;<br />
shironosov; racheldonahue; BartCo; doram; KtSimage; BerryHappy; TommL