04.01.2015 Views

Pedoman Sistem Terpadu Pengelolaan Aset yang ... - AAMCoG

Pedoman Sistem Terpadu Pengelolaan Aset yang ... - AAMCoG

Pedoman Sistem Terpadu Pengelolaan Aset yang ... - AAMCoG

SHOW MORE
SHOW LESS

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.

<strong>Pedoman</strong><br />

<strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong><br />

<strong>Pengelolaan</strong><br />

<strong>Aset</strong> <strong>yang</strong><br />

Strategis


AAMCOG <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />

Pendahuluan<br />

<strong>Pedoman</strong> ini berdasarkan pada publikasi oleh Lembaga Pengadaan dan Konstruksi<br />

Australasia (the Australasian Procurement and Construction Council – APCC) <strong>yang</strong><br />

bejudul <strong>Aset</strong> Management 2001 (<strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> 2001). <strong>Pedoman</strong> ini mencerminkan<br />

kemajuan dalam pengelolaan aset sejak penulisan pedoman sebelumnya, <strong>yang</strong> mana<br />

pedoman ini bertujuan untuk menerapkan prinsip-prinsip pengelolaan aset <strong>yang</strong><br />

serirama dengan pendekatan kontemporer. Peran APCC dalam mencetuskan pedoman<br />

sebelumnya dan pengembangan pedoman terbaru ini sangan berharga.<br />

Kontribusi Lembaga Kolaboratif <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>Terpadu</strong> (The Australian <strong>Aset</strong><br />

Management Collaborative Group’s – <strong>AAMCoG</strong>) terhadap perbaruan pedoman<br />

ini adalah kunci dari kualitas kerangka dan kinerja kerja <strong>yang</strong> disuguhkan. Harapan<br />

utama <strong>AAMCoG</strong> adalah untuk berkolaborasi dengan berbagai rupa organisasi baik<br />

publik maupun swasta, dalam lingkup nasional dan internasional; dengan tujuan<br />

menghasilkan sistim pengelolaan aset <strong>yang</strong> strategis, sesuai dengan kebutuhan<br />

organisasi dan masyarakat <strong>yang</strong> dilayani oleh organisasi tersebut.<br />

> APCC<br />

> <strong>AAMCoG</strong><br />

> CIEAM<br />

<strong>Pedoman</strong> ini dicetuskan sebagai hasil dari kebutuhan-kebutuhan nyata dalam<br />

hal pengelolaan aset <strong>yang</strong> telah diidentifikasi oleh anggota Lembaga Riset untuk<br />

<strong>Pengelolaan</strong> Infrastruktur dan <strong>Aset</strong> (Cooperative Research Centre for Infrastructure<br />

and Engineering <strong>Aset</strong> Management – CIEAM), <strong>yang</strong> mana pedoman ini telah<br />

dikembangkan dengan dukungan dan saran lembaga tersebut. CIEAM adalah suatu<br />

lembaga <strong>yang</strong> mempunyai dedikasi tinggi dalam hal meningkatkan efisiensi dan<br />

keberlanjutan pengelolaan infrastruktur dan aset, dan tingkat profitabilitas para mitra<br />

industri di Australia dan negara lain.<br />

Project Team<br />

Prof. Kerry Brown, Southern Cross University<br />

Dr. Martin Laue, Southern Cross University<br />

Prof. Robyn Keast, Southern Cross University<br />

Dr Nateque Mahmood, Southern Cross University<br />

Dr Anna Wiewiora, Southern Cross University<br />

Ms Jane Montgomery-Hribar, APCC<br />

<strong>AAMCoG</strong> acknowledges the support of Dr Diaswati Mardiasmo-Povis and the<br />

Law and Justice Research Centre, Faculty of Law, Queensland University of<br />

Technology (QUT) for assisting with the translation of this Guide.<br />

<strong>AAMCoG</strong> Members<br />

Designed by Hannah Murphy<br />

ISBN: 978-0-9874699-1-5 (e-book)<br />

ISBN: 978-0-9874699-0-8 (print)<br />

Date: ©CIEAM 7 December 2011 2012, Place: Brisbane, Australia


<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />

Daftar Isi<br />

Pembuka: Pendekatan <strong>Terpadu</strong> terhadap <strong>Sistem</strong> <strong>Pengelolaan</strong><br />

<strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis........................................................................................... 2<br />

Apakah <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong>............................................................................... 2<br />

Tantangan......................................................................................................... 4<br />

Pendekatan <strong>Terpadu</strong> terhadap <strong>Sistem</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis<br />

(‘Integrated Strategic <strong>Aset</strong> Management – ISAM’).......................................... 5<br />

Prinsip-Prinsip.................................................................................................. 7<br />

Kerangka Kerja <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis.............................................. 8<br />

Faktor-Faktor Lingkungan................................................................................. 9<br />

Kebutuhan dan Harapan Masyarakat............................................................. 10<br />

Kerangka Kerja Kebijakan Pemerintah <strong>Terpadu</strong>............................................. 11<br />

<strong>Pengelolaan</strong> Organisasi <strong>yang</strong> Strategis –<br />

‘Organisational Strategic Management’........................................................ 12<br />

Perencanaan pengadaan pelayanan <strong>yang</strong> strategis....................................... 13<br />

Perencanaan Pengadaan Pelayanan secara Taktis dan Operasional.............. 16<br />

Pengadaan Pelayanan.................................................................................... 17<br />

Evaluasi.......................................................................................................... 18<br />

<strong>Pengelolaan</strong> Pengetahuan dan Kapasitas....................................................... 19<br />

<strong>Pengelolaan</strong> Organisasi.................................................................................. 20<br />

Penutup.......................................................................................................... 21<br />

©<strong>AAMCoG</strong> 2012<br />

1


<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />

Pembuka: Pendekatan <strong>Terpadu</strong> terhadap <strong>Sistem</strong><br />

<strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis<br />

Nilai aset <strong>yang</strong> tersebar di seluruh negara Republik Indonesia (termasuk<br />

daerah propinsi dan kabupaten) adalah Rp3.023,44 triliun; sesuai dengan<br />

laporan Neraca Pemerintahan Pusat <strong>yang</strong> dicatat Kementerian Keuangan per<br />

31 Desember 2011. Nilai tersebut mengalami peningkatan sebesar 24,7%<br />

dibandingkan posisi tahun lalu <strong>yang</strong> nilainya mencapai Rp2.423,69 triliun.<br />

> <strong>Sistem</strong> <strong>Pengelolaan</strong><br />

<strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis<br />

<strong>Aset</strong>-aset tersebut mempunyai peran <strong>yang</strong> sangat berharga dan penting bagi<br />

pemberlakuan fungsi Negara. Untuk mengganti <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> telah dibangun ini<br />

adalah suatu usaha <strong>yang</strong> sangat mahal dan seringkali tidak dipertimbangkan,<br />

direncanakan, atau dianggarkan; sehingga terciptanya suatu sistim<br />

pengelolaan aset <strong>yang</strong> strategis adalah suatu hal <strong>yang</strong> kritis.<br />

<strong>Pedoman</strong> sistem terpadu pengelolaan aset <strong>yang</strong> strategis ini memberikan<br />

kerangka dan kinerja kerja contemporer kepada mereka-mereka <strong>yang</strong><br />

bertanggung-jawab atas pengadaan dan pengelolaan bangunan aset<br />

tersebut untuk memenuhi kebutuhan masyarakat dan pengadaan pelayanan<br />

publik. <strong>Pedoman</strong> ini juga menekankan pentingnya meminimalkan risiko<br />

<strong>yang</strong> terkait dengan aset tersebut, mencapai objektif value-for-money, dan<br />

mempromosikan kelestarian alam. <strong>Pedoman</strong> ini mengartikulasikan strategistrategi<br />

kunci untul membantu dalam perwujudan pengelolaan aset <strong>yang</strong> best<br />

practice.<br />

Pendekatan <strong>Terpadu</strong> pada <strong>Sistem</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis (Integrated<br />

Strategic Asset Management - ISAM) menggabungkan unsur-unsur ekonomi,<br />

engineering, technology, kelestarian alam, dan kemanusiaan untuk membentuk<br />

sebuah pendekatan terpadu dan holistic dalam pengadaan dan pemeliharaan<br />

bangunan aset. Pendekatan ini mengakui bahwa kombinasi dari unsur-unsur<br />

tersebut mempengaruhi penngelolaan aset secara kesatuan, <strong>yang</strong> mana<br />

pedoman ini menelusuri peran, hubungan, dan ketergantungan antara unsurunsur<br />

diatas. Pendekatan terpadu ini mempunya fokus jangka panjang untuk<br />

membentuk suatu sistim pengelolaan aset dan infrastruktur <strong>yang</strong> berupa satu<br />

kesatuan; namun tidak menelantarkan pertimbangan operasional. <strong>Pedoman</strong><br />

ini bertujuan untuk menyediakan dasar dari pengambilan keputusan dan<br />

implementasi sistim pengelolaan aset.<br />

<strong>Pedoman</strong> ini berfokus pada pendekatan <strong>yang</strong> terpadu dalam hal mengelola<br />

aset. <strong>Pedoman</strong> ini mempertimbangkan aset dalam bentuk utuh dan juga<br />

unsur-unsur kemanusian (kapabilitas, kultur, dsb) dan unsur-unsur ekologis<br />

(lingkungan alam). <strong>Pedoman</strong> ini juga menekankan bagaimana organisasi<br />

pemerintah, swasta dan masyarakat dapat bekerja sama untuk menghasilkan<br />

sistem pengelola aset <strong>yang</strong> maksimum dan best practice.<br />

> <strong>Pedoman</strong><br />

> Pendekatan <strong>Terpadu</strong><br />

pada <strong>Sistem</strong><br />

<strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong><br />

<strong>yang</strong> Strategis<br />

> Lingkup <strong>Pedoman</strong><br />

2<br />

©CIEAM 2012


<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />

<strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong><br />

<strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> adalah cara-ciri dalam mengatur, merencanakan, mendesain,<br />

dan memonitor dalam prosess mengakuisisi, memelihara, memperbarui, dan<br />

pembuangan segala bentuk infrastruktur dan aset teknis; untuk mendukung<br />

pengadaan servis public. <strong>Aset</strong> <strong>Pengelolaan</strong> adalah sesuatu <strong>yang</strong> sistematik,<br />

suate prosess <strong>yang</strong> terstruktur, mencakupi seluruh umur hidup suatu <strong>Aset</strong> fisik<br />

(e.g ‘physical <strong>Aset</strong>s’).<br />

> Definisi<br />

Tujuan dari pengelolaan aset adalah untuk mengoptimalkan potensi<br />

pengadaan pelayanan dari aset <strong>yang</strong> bersangkutan, meminimalisasi resiko<br />

dan biaya, dan meningkatkan nilai positif modal alami dan sosial dalam siklus<br />

kehidupan suatu aset. ‘Good Governance´ atau kepemerintahan <strong>yang</strong> baik dan<br />

penempatan sistim bisnis <strong>yang</strong> tepat, prosess <strong>yang</strong> sesuai, dan penempatan<br />

sumber daya manusia <strong>yang</strong> mempunyai kapabiliats <strong>yang</strong> sesuai; adalah factorfaktor<br />

esensial dalam mencapai tujuan diatas.<br />

> Objektif<br />

Para pemilik, penyedia, atau operator aset dan infrastruktur<br />

harus lebih sadar akan tantangan-tantangan dalam<br />

masyarakat zaman sekarang agar aset <strong>yang</strong> mereka kelola<br />

tidak menambah kerugian ataupun dampak negatif lain<br />

terhadap lingkungan dan masyarakat.<br />

©<strong>AAMCoG</strong> 2012<br />

3


<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />

Tantangan<br />

Masyarakat terkini semakin sering menghadapi tantangan serius dalam hal<br />

pengelolaan sumber daya alam <strong>yang</strong> semakin langka, kualitas lingkungan <strong>yang</strong><br />

semakin merendah, dan perubahan iklim. Jumlah populasi <strong>yang</strong> semakin tinggi<br />

dengan tuntutan untuk energi dan kekayaan materi <strong>yang</strong> semakin meningkat<br />

lebih menekankan tantangan-tantangan tersebut; <strong>yang</strong> mana fenomena<br />

ini telah mendorong kemampuan lingkungan alami kita dalam mendukung<br />

kegiatan ekonomi ke batas maksimal. Oleh karena itu potensi untuk litigasi<br />

terhadap pengelola atau pemilik aset akan semakin meningkat.<br />

> Lingkup Tantangan<br />

Para pemilik, penyedia, atau operator aset dan infrastruktur harus lebih<br />

sadar akan tantangan-tantangan dalam masyarakat zaman sekarang agar aset<br />

<strong>yang</strong> mereka kelola tidak menambah kerugian ataupun dampak negatif lain<br />

terhadap lingkungan dan masyarakat.<br />

<strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> telah dirancang/direncanakan, dipertahankan dan dipelihara,<br />

dan dioperasikan secara benar akan bisa, dan harus, berkontribusi terhadap<br />

perkembangan positif modal sosial dan alami kita; selain menghasilkan<br />

manfaat ekonomi. Seorang pengelola aset (asset manajer) perlu memahami<br />

pentingnya prinsip keberlanjutan (sustainability), terutama perwujudannya<br />

dalam segala aspek dari kerangka kerja sistem pengelolaan aset <strong>yang</strong> strategis.<br />

> ‘Sustainability’<br />

Prinsip keberlanjutan (sustainability) untuk para pengelola aset (asset manajer)<br />

bukan hanya tentang memperpanjang jangka hidup aset dan memastikan<br />

bahwa aset tersebut beroperasi secara efisien dan ekonomis. Namun prinsip<br />

tersebut lebih tertuju pada pertimbangan bagaimana pengadaan dan operasi<br />

dari suatu aset akan berdampak pada lingkungan dan masyarakat.<br />

Dengan pertumbuhan populasi <strong>yang</strong> semakin meningkat, tekanan terhadap<br />

jumlah aset <strong>yang</strong> diperlukan pun akan meningkat. Hal ini akan menimbulkan<br />

peningkatan intensitas pemakaian (dari aset tersebut), menciptakan tekanan<br />

<strong>yang</strong> lebih besar terhadap lingkungan – seperti peningkatan konsumsi sumber<br />

daya, air, energi, dan tanah; <strong>yang</strong> berkelanjutan dengan peningkatan limbah<br />

dan polusi untuk tanah, air dan atmosfir.<br />

Tantangan diatas adalah suatu permasalahan global, <strong>yang</strong> mana secara<br />

universal telah diterima bahwa meskipun upaya untuk menngurangi<br />

sumber polusi telah dimaksimalkan, perubahan iklim adalah sesuatu <strong>yang</strong><br />

tak terelakkan. Situasi tersebut akan membawa berbagai macam tantangan<br />

untuk para pengelola aset (aset manajer) seperti: peningkatan temperatur<br />

rata-rata, meningkatnya frekuensi dan intensitas dari peristiwa bencana alam,<br />

keasaman tingkat laut <strong>yang</strong> meningkat, dan jumlah air garam <strong>yang</strong> memasuki<br />

dan mempengaruhi aset-aset <strong>yang</strong> rentan akan korosi.<br />

> Pertumbuhan Populasi<br />

> Pergantian Iklim/<br />

Cuaca<br />

4<br />

©CIEAM 2012


<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />

Pendekatan <strong>Terpadu</strong> terhadap<br />

<strong>Sistem</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong><br />

Strategis (‘Integrated Strategic <strong>Aset</strong><br />

Management – ISAM’)<br />

Telah ada pergeseran persepsi terhadap pengadaan aset, <strong>yang</strong> mana<br />

ketergantungan terhadap organisasi-organisasi atau badan-badan<br />

dan lembaga sebagai penyedia aset secara individu telah luntur (tidak<br />

berlaku). Kompleksitas dalam pengadaan aset dalam lingkungan masa kini<br />

mensinyalkan bahwa pengelola dan instansi-instansi <strong>yang</strong> terkait tidak lagi<br />

dapat bekerja secara terisolasi. Sebaliknya, sistem <strong>yang</strong> lebih terintegrasi<br />

dengan pendekatan <strong>yang</strong> kolektif terhadap pengelolaan aset telah dicetuskan.<br />

Pendekatan <strong>yang</strong> terpadu (integrated approach) memungkinkan organisasiorganisasi<br />

penyedia aset untuk mengakses ilmu pengetahuan, keahlian,<br />

dan sumber daya informasi untuk menciptakan keuntungan <strong>yang</strong> berlebih.<br />

Adanya pendekatan tersebut bukanlah sistem bisnis seperti biasa, <strong>yang</strong><br />

mana pendekatan tersebut memerlukan pergeseran persepsi, perfikiran, and<br />

pandangan dalam cara perkembangan, pengadaan, dan pengelolaan proyek<br />

infrastruktur.<br />

Dalam pedoman ini, sistem pendekatan terpadu <strong>yang</strong> diajukan menggabungkan<br />

dan memperluas kerangka dan kinerja pengelolaan aset sebelumnya, dengan<br />

beberapa unsure-unsur baru <strong>yang</strong> harus dipertimbangkan:<br />

> Latar Belakang<br />

> Permasalahan Baru<br />

dalam <strong>Pengelolaan</strong><br />

<strong>Aset</strong><br />

▪<br />

▪<br />

▪<br />

▪<br />

▪<br />

▪<br />

Lingkungan: Apresiasi <strong>yang</strong> lebih besar pada interaksi antara aset <strong>yang</strong><br />

diadakan dan lingkungan alam.<br />

Keberlanjutan (Sustainability): Memastikan bahwa kebutuhan sosial,<br />

ekonomi, dan lingkungan suatu masyarat terpenuhi dan dipelihara<br />

secara sehat untuk generasi masa depan (Sustainability Victoria 2010).<br />

Ketahanan: Peningkatan penekanan pada aset, lingkungan dan<br />

masyarakat untuk merespon dan pulih dari dampak-dampak eksternal.<br />

<strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> secara keseluruhan: Keputusan dan tindakan<br />

mengenai aset dipertimbangkan secara satu kesatuan proses, dimulai<br />

dari awal perencanaan sampai dengan akhir pembuangan.<br />

Peningkatan tuntutan masyarakat: Kecanggihan teknologi informasi<br />

dan komunikasi <strong>yang</strong> selalu berevolusi berujung pada harapan warga<br />

negara <strong>yang</strong> lebih tinggi dalam hal penyediaan jasa lokal <strong>yang</strong> bersifant<br />

instan. Keterkaitan dalam kebijakan-kebijakan, sumber daya alam, dan<br />

proyek <strong>yang</strong> bersangkutan akan menghasilkan pengadaan aset <strong>yang</strong><br />

lebih berkualitas, efisien, dan tepat waktu.<br />

<strong>Pengelolaan</strong> Informasi: Kebutuhan informasi dan kemampuan <strong>yang</strong><br />

lebih menuntut dan kompleks.<br />

©<strong>AAMCoG</strong> 2012<br />

5


<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />

▪<br />

Tata Kelola Pemerintahan <strong>yang</strong> Diperluas: Kepemilikan, pengaturan,<br />

dan operasi dari suatu aset sekarang tidak lagi ditentukan oleh<br />

suatu individu; namun telah diperluas menjadi jaringan individu<br />

<strong>yang</strong> bersangkutan. Oleh karena itu, selain tata cara pemerintahan<br />

(governance) <strong>yang</strong> konvensional, terdapat berbagai macam bentuk<br />

model hibrida seperiti kemitraan sektor publik (pemerintah) dan swasta<br />

(public-private partnership), aliansi, dan kontrak kerja ke pihak ketiga.<br />

Hal ini memerlukan pendekatan tata cara pemerintahan (governance)<br />

<strong>yang</strong> lebih inovatif dan bervariasi., agar model-model diatas dapat<br />

mengelola berbagai macam resiko dan oportunitas <strong>yang</strong> terkait dengan<br />

kinerja aset tersebut.<br />

Standar Internasional untuk <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> ini memberikan suatu<br />

gambaran akan prinsip-prinsip, konsep, atribusi dan kapabilitas dari suatu<br />

aset, pengelolaan aset, dan sistem pengelolaan aset.<br />

> Standar Internasional<br />

untuk <strong>Pengelolaan</strong><br />

<strong>Aset</strong><br />

Pendekatan <strong>yang</strong> terpadu memungkinkan<br />

organisasi-organisasi pennyedia aset untuk<br />

mengakses ilmu pengetahuan, keahlian, dan sumber<br />

daya informasi untuk menciptakan keuntungan <strong>yang</strong><br />

berlebih. Adanya pendekatan tersebut bukanlah<br />

sistem bisnis seperti biasa, <strong>yang</strong> mana pendekatan<br />

tersebut memerlukan pergeseran persepsi, perfikiran,<br />

and pandangan dalam cara perkembangan,<br />

pengadaan, dan pengelolaan proyek infrastruktur.<br />

6<br />

©CIEAM 2012


<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />

Prinsip-Prinsip<br />

Prinsip-prinsip berikut memandu bagaimana pendekatan terpadu sistem<br />

pengelolaan aset <strong>yang</strong> strategis (Integrated approach to Strategic Asset<br />

Management) berkaitan secara keseluruhan dengan perencanaan pemerintah<br />

dan organisasi swasta <strong>yang</strong> lebih luas.<br />

▪<br />

<strong>Aset</strong> diadakan untuk mendukung pemberian pelayanan terhadap<br />

masyarakat. Oleh karena itu solusi-solusi non-aset harus dipertimbangkan<br />

secara matang.<br />

> Prinsip-prinsip dalam<br />

Pendekatan <strong>Terpadu</strong><br />

terhadap sistem<br />

<strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong><br />

<strong>yang</strong> Strategis<br />

▪<br />

▪<br />

▪<br />

▪<br />

Lembaga dan badan-badan permerintah diwajibkan untuk mengelola<br />

aset sesuai dan konsisten dengan kerangka kerja kebijakan pemerintah,<br />

dan memperhitungkan biaya aset dari segi umur hidup aset (secara<br />

keseluruhan), tuntutan pengadaan layanan di masa depan, dan<br />

perseimbangan antara belanja modal dan persyaratan pemeliharaan<br />

aset.<br />

<strong>Sistem</strong> pengelolaan aset seharusnya terintegrasi dalam perencanaan<br />

strategis lembaga pemerintah dan/atau perencanaan organisasi swasta<br />

<strong>yang</strong> bersangkutan.<br />

Keputusan-keputusan <strong>yang</strong> bersangkutan dengan pengelolaan aset<br />

seharusnya mengambil pertimbangan <strong>yang</strong> sifatnya keberlanjutan dan<br />

keseluruhan, <strong>yang</strong> meliputi aspek-aspek: lingkungan, sosial, ekonomi,<br />

dan tata kepemerintahan (governance).<br />

Prinsip-prinsip dalam Pendekatan <strong>Terpadu</strong> terhadap sistem <strong>Pengelolaan</strong><br />

<strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis Struktur tata cara kepemerintahan (governance)<br />

seharusnya menjelaskan secara transparan responsibilitas para pengelola<br />

aset untuk memastikan kerja fungsional suatu aset dan akuntabilitas<br />

dalam pengadaan layanan.<br />

©<strong>AAMCoG</strong> 2012<br />

7


<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />

Kerangka Kerja <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong><br />

<strong>yang</strong> Strategis<br />

Kerangka kinerja kerja berikut mencerminkan proses pengelolaan aset dan<br />

pengadaan pelayanan publik <strong>yang</strong> semakin kompleks dan berkaitan, <strong>yang</strong> mana<br />

pemerintah dan badan-badan pemerintahan lain perlu mempertimbangkan<br />

disaat mengambil keputusan. Kerangka kerja dibawah menunjukkan bahwa<br />

pendekatan terpadu terhadap sistem pengelolaan aset <strong>yang</strong> strategis adalah<br />

sesuatu <strong>yang</strong> bersifat kumulatif dan saling terkait. Perkembangan secara logis<br />

untuk setiap komponen diperlukan untuk menghasilkan pengadaan pelayanan<br />

publik <strong>yang</strong> maksimal dan best practice.<br />

Walaupun kerangan pendekatan terpadu terhadap sistem pengelolaan aset<br />

<strong>yang</strong> strategis ini ditujukan pada organisasi sektor publik, pedoman ini juga<br />

berlaku untuk organisasi di sektor swasta maupun sektor lainnya.<br />

Bagian-bagian dari pedoman berikut ini menjelaskan setiap unsur dari<br />

kerangka dan kinerja kerja pendekatan terpadu terhadap sistem pengelolaan<br />

aset <strong>yang</strong> strategis secara lebih rinci.<br />

> Kerangka Kerja<br />

> Lingkup kerja<br />

> Kerangka Kerja<br />

secara terinci<br />

Faktor Lingkungan dan Alam<br />

Kebutuhan dan Harapan Komunitas<br />

dan Masyarakat<br />

Kerangka Kerja Kebijakan Pemerintah secara Keseluruhan<br />

<strong>Pengelolaan</strong> Organisasi <strong>yang</strong> strategis<br />

Perencanaan Pengadaan Pelayanan<br />

<strong>Pengelolaan</strong> Pengetahuan, Kapasitas dan Kapabilitas<br />

Perencanaan Strategis<br />

Kebijakan <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong><br />

Objektif dan Tujuan <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong><br />

Strategi <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong><br />

Perencanaan Taktis dan Operasional<br />

Rencana<br />

Akuisisi<br />

Perencanaan <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong><br />

Rencana<br />

Operasional<br />

Rencana<br />

Pemeliharaan<br />

Rencana<br />

Pembuangan<br />

<strong>Pengelolaan</strong> Organisasi<br />

Pengadaan Pelayanan<br />

Evaluasi<br />

8<br />

©CIEAM 2012


<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />

Faktor-Faktor Lingkungan<br />

Sejak publikasi <strong>Pedoman</strong> APCC di tahun 2001, kekhawatiran untuk<br />

lingkungan alam semakin besar. Sekarang ada kebutuhan <strong>yang</strong> lebih besar<br />

untuk memperhitungkan dampak lingkungan dan urgensi lebih untuk<br />

mempertimbangkan pengelolaan <strong>yang</strong> berkelanjutan. Pendekatan terpadu<br />

terhadap sistem pengelolaan aset <strong>yang</strong> strategis (ISAM) memperhitungkan<br />

factor-faktor lingkungan, isu-isu social dan ekonomi, dan juga tata cara<br />

pemerintahan <strong>yang</strong> baik (good governance).<br />

Lingkungan mempengaruhi kondisi, fungsi, dan keamanan aset. Perubahan<br />

iklim dizaman sekarang perlu dipertimbangkan dalam unsur identifikasi risiko<br />

dan perencanaan pengelola aset. Manajemen resiko (risk management)<br />

memberikan sebuah cara <strong>yang</strong> secara sistematis mengidentifikasi dan<br />

menganalisa setiap potensi risiko terhadap aset, dan membantu mengciptakan<br />

dan mengimplementasikan aksi tanggapan <strong>yang</strong> memadai.<br />

Perubahan lingkungan <strong>yang</strong> disebabkan oleh manusia telah menciptakan<br />

suatu fenomena <strong>yang</strong> mana organisasi-organisasi (baik sektor publik maupun<br />

swasta) perlu menerapkan praktek manajemen <strong>yang</strong> berkelanjutan (secara<br />

lingkungan alam dan ekologis) untuk mengurangi jejak perusakan ekologi;<br />

<strong>yang</strong> berasal dari pemakaian ekosistem alam <strong>yang</strong> berlebihan oleh manusia.<br />

> Faktor-faktor<br />

Lingkungan<br />

> Risiko <strong>Pengelolaan</strong><br />

> <strong>Pengelolaan</strong><br />

Lingkungan<br />

Di zaman serba modern ini ada tuntutan <strong>yang</strong> lebih<br />

besar untuk memperhitungkan dampak pengadaan<br />

pelayanan pada lingkungan dan urgensi tinggi untuk<br />

mempertimbangkan pengelolaan <strong>yang</strong> berkelanjutan<br />

(sustainability management).<br />

©<strong>AAMCoG</strong> 2012<br />

9


<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />

Kebutuhan dan Harapan<br />

Masyarakat<br />

Tidak ada salahnya apabila masyarakat mengharapkan organisasi-organisasi di<br />

sektor baik swasta maupun publik, terutama pemerintah, untuk mengadakan<br />

dan memberikan pelayanan <strong>yang</strong> cepat dan di tingkat lokal.Harapan <strong>yang</strong> lebih<br />

tinggi ini secara garis besar difasilitasi oleh kemajuan teknologi informasi dan<br />

komunikasi. Dengan kemajuan tersebut masyarakat disuatu daerah sekarang<br />

lebih tahu akan pelayanan <strong>yang</strong> ada dan ditawarkan kepada masyarakat<br />

didaerah lain, <strong>yang</strong> mana mereka menggunakan kemajuan teknologi informasi<br />

dan komunikasi sebagai medium untuk menuntut pelayanan <strong>yang</strong> sama atau<br />

lebih baik, dan diberikan secara lokal.<br />

> Kebutuhan dan<br />

Harapan<br />

Masyarakat<br />

> <strong>Pengelolaan</strong><br />

Stakeholder<br />

Solusi <strong>yang</strong> sesuai dengan kebutuhan pengadaan pelayanan bergantung kepada<br />

stakeholder <strong>yang</strong> terkait; contohnya seperti organisasi pemerintahan, pemakai<br />

dan/atau pemilik aset, dan masyarakat luas. Stakeholder menunjukkan tingkat<br />

minat dan pengaruh, <strong>yang</strong> mana keinginan dan kebutuhan suatu stakeholder<br />

terkadang tidak dapat dipenuhi dengan cara <strong>yang</strong> sama, dibandingkan<br />

dengan stakeholder lain. Situasi tersebut menyarankan bahwa pendekatan<br />

<strong>yang</strong> berbeda mungkin diperlukan untuk setiap stakeholder, sehingga mereka<br />

mempertimbangkan secara serius pengaruh dan peran suatu aset dalam<br />

suatu komunitas, lingkungan alam, dan masyarakat luas.<br />

Masyarakat mengharapkan<br />

organisasi-organisasi di sektor baik<br />

swasta maupun publik, terutama<br />

pemerintah, untuk mengadakan<br />

dan memberikan pelayanan <strong>yang</strong><br />

cepat dan di tingkat lokal.<br />

10<br />

©CIEAM 2012


<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />

Kerangka Kerja Kebijakan Pemerintah<br />

<strong>Terpadu</strong><br />

Sumber daya <strong>yang</strong> terbatas mensinyalkan bahwa pemerintah harus menerapkan<br />

pengelolaan finansial, social, dan lingkungan <strong>yang</strong> bijaksana; dan membuat<br />

keputusan dan kebijakan-kebijakan <strong>yang</strong> memprioritaskan terciptanya<br />

pengadaan pelayanan terhadap masyarakat <strong>yang</strong> memenuhi kebutuhan dan<br />

harapan masyarakat.<br />

Pendekatan pengadaan pelayanan untuk masyarakat seperti diatas dapat diraih<br />

dengan model ‘pemerintahan secara keseluruhan’ (whole-of-government),<br />

<strong>yang</strong> terdiri dari:<br />

> Kebijakan<br />

Pemerintah<br />

> Kerangka<br />

Pemerintah<br />

<strong>Terpadu</strong><br />

▪<br />

▪<br />

▪<br />

▪<br />

▪<br />

▪<br />

Undang-undang.<br />

Kebijakan-kebijakan lain (peraturan pemerintah, keputusan menteri, dll).<br />

Strategi dan standar pengadaan pelayanan <strong>yang</strong> telah disetujui oleh<br />

seluruh pihak (pemerintah <strong>yang</strong> bersangkutan dan masyarakat).<br />

Modal dan anggaran berulang.<br />

Badan dan lembaga pemerintahan <strong>yang</strong> bersangkutan.<br />

Kemitraan dengan berbagai macam organisasi <strong>yang</strong> bersangkutan seperti<br />

organisasi-organisasi dalam masyarakat, swasta, dan lain sebagainya.<br />

<strong>Pedoman</strong> ini telah dikembangkan untuk membantu pengadaan pelayanan<br />

<strong>yang</strong> efektif dan akuntabel di segala tingkat pemerintah, dan juga dalam sektor<br />

swasta dan organisasi masyarakat.<br />

Pendekatan pengadaan<br />

pelayanan untuk masyarakat<br />

seperti diatas dapat<br />

diraih dengan model<br />

‘pemerintahan secara<br />

keseluruhan’<br />

(whole-of-government).<br />

©<strong>AAMCoG</strong> 2012<br />

11


<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />

<strong>Pengelolaan</strong> Organisasi <strong>yang</strong><br />

Strategis — ‘Organisational Strategic<br />

Management’<br />

<strong>Pengelolaan</strong> organisasi secara strategis (Organisational Strategic<br />

Management) berkontribusi secara positif terhadap kebijakan pemerintah<br />

melalui pengadaan pelayanan. Organisasi bertanggung-jawab untuk<br />

mengadakan pelayanan tersebut; oleh karena itu mereka harus menentukan<br />

bagaimana pengadaan tersebut akan terjadi dan apa <strong>yang</strong> diperlukan untuk<br />

mewujudkan pengadaan tersebut.<br />

Hal ini melibatkan mempertimbangkan komponen-komponen berikut:<br />

▪<br />

▪<br />

Perencanaan dan strategi dalam pengadaan pelayanan, termasuk<br />

identifikasi potensi resiko, jangka hidup operasional, dan pengelolaan<br />

aset.<br />

Memastikan kebutuhan bangunan aset baru maupun lama.<br />

> <strong>Pengelolaan</strong><br />

Organisasi<br />

<strong>yang</strong> Strategis<br />

> Komponenkomponen<br />

dari<br />

<strong>Pengelolaan</strong><br />

Organisasi <strong>yang</strong><br />

Strategis<br />

▪<br />

Alokasi dan pemantauan anggaran secara rutin.<br />

▪ Kapasitas organisasi termasuk ilmu pengetahuan <strong>yang</strong> tepat,<br />

keterampilan, dan keahlian.<br />

▪<br />

▪<br />

Kemampuan organisasi dalam mengakses dan meningkatkan hubungan<br />

kemitraan sosial dan organisasi lain.<br />

Keadaan masyarakat dan pemerintah local (secara fisik, sosial, dan<br />

politik).<br />

<strong>Pengelolaan</strong> organisasi <strong>yang</strong> strategis<br />

(Organisational Strategic Management) adalah<br />

suatu konsep <strong>yang</strong> dapat berlaku sebagai<br />

penyambung antara kebijakan pemerintahan<br />

secara keseluruhan (whole-of-government policy)<br />

dan pengadaan pelayanan.<br />

12<br />

©CIEAM 2012


<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />

Perencanaan pengadaan<br />

pelayanan <strong>yang</strong> strategis<br />

Pengadaan pelayanan diindikasikan oleh tingkat layanan atau Level of Service<br />

(LOS) <strong>yang</strong> dihasilkan oleh sebuah aset. Sebuah strategi pengadaan pelayanan<br />

menerjemahkan tujuan luas dari suatu organisasi menjadi sebuah hasil<br />

layanan <strong>yang</strong> spesifik. Strategi tersebut secara jelas menggambarkan garis<br />

besar rencana pengadaan pelayanan dan strategi keseluruhan <strong>yang</strong> akan<br />

diadopsi, untuk memenuhi kebutuhan masyakarat dan mencapai objektif<br />

ekonomi (value for money). Ada beberapa cara untuk mengadakan pelayanan;<br />

mulai dari solusi <strong>yang</strong> tidak melibatkan aset (non-asset solution) <strong>yang</strong> mana<br />

pelayanan diadakan oleh pihak eksternal, ke penggunaan ulang aset <strong>yang</strong><br />

sudah ada, sampai pengadaan atau pembelian aset baru.<br />

Strategi pengadaan pelayanan mengakui keterkaitan <strong>yang</strong> tinggi antara tahaptahap<br />

inti dari suatu pengadaan pelayanan dan berbagai macam komponen<br />

lainnya.<br />

> Perencanaan<br />

Pengadaan<br />

Pelayanan <strong>yang</strong><br />

Strategis<br />

> Pengadaan<br />

Pelayanan <strong>yang</strong><br />

Strategis<br />

Strategi pengadaan pelayanan jarang sekali terjadi secara baik melalui<br />

pendekatan organisasi secara individu atau pendekatan ‘silo’. Kebutuhan<br />

pengadaan pelayanan <strong>yang</strong> semakin kompleks dan berliku membutuhkan<br />

kerja sama dan sistem perencanaan <strong>yang</strong> kooperatif dan inovatif baik didalam<br />

maupun antara organisasi-organisasi <strong>yang</strong> terlibat.<br />

Perencanaan pengadaan pelayanan adalah suatu hal <strong>yang</strong> dapat dikatakan<br />

sebagai fondasi dari pengadaan pelayanan, karena didalam tahap perencanaan<br />

setiap aspek dari pelayanaan <strong>yang</strong> akan diadakan dijelaskan secara detail;<br />

<strong>yang</strong> mana batas-batas dari pelayanan tersebut dan strategi <strong>yang</strong> diperlukan<br />

agar pelayanan tersebut diadakan secara maksimal, akan dibahas secara teliti.<br />

Tahap perencanaan ini seharusnya juga meliputi wahana lain dari pengadaan<br />

pelayanaan sesuai dengan kemungkinan keterbatasan sewaktu-waktu,<br />

disamping menulusuri solusi baru dan kreatif dalam pengadaan pelayanan.<br />

Untuk membantu mencapai hasil pengadaan pelayanan <strong>yang</strong> maksimal<br />

beberapa aspek dan unsur perlu dipertimbangkan, termasuk:<br />

▪<br />

Perencanaan serentak antara sektor atau bagian didalam suatu organisasi<br />

dan antara organisasi-organisasi <strong>yang</strong> terlibat, untuk memastikan<br />

pengadaan pelayanan pemerintah <strong>yang</strong> berkesinambungan.<br />

> Perencanaan<br />

Pengadaan<br />

Pelayanan<br />

> Mencapai Nilai Tinggi<br />

dalam Pemberian<br />

Pelayanan<br />

▪<br />

▪<br />

▪<br />

▪<br />

Penyesuaian kebijakan, prioritas anggaran, dan alokasi modal (baik<br />

secara finansial maupun kapabilitas personel) dengan tujuan strategis<br />

pengadaan pelayanan.<br />

Menerobos asumsi dan cara kerja <strong>yang</strong> ada.<br />

Mempertimbangkan kapasitas dan kapabilitas organisasi, termasuk<br />

keterampilan, keahlian, dan ilmu pengetahuan <strong>yang</strong> ada.<br />

Secara aktif menelusuri cara-cara baru dan kreatif dalam memberi solusi<br />

kepada masyarakat, melalui kemajuan sistim teknologi terpadu.<br />

©<strong>AAMCoG</strong> 2012<br />

13


<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />

▪<br />

Menggunakan proses bisnis dan pengambilan keputusan <strong>yang</strong><br />

berdasarkan fakta dan pengetahuan <strong>yang</strong> ada dalam mengevaluasi<br />

pilihan pengadaan pelayanan.<br />

Setiap organisasi seharusnya mempertimbangkan sistim pengelolaan <strong>yang</strong><br />

berkelanjutan saat membuat dan mencetuskan kebijakan, objektif, strategi,<br />

dan rencana pengadaan pelayanaan. Organisasi pemerintahan seharusnya<br />

juga membuat komitment terhadap pemakaian dan pengelolaan aset <strong>yang</strong><br />

berkelanjutan.<br />

Kebijakan pengelolaan aset (Asset Management Policy) adalah pembahasan<br />

strategi suatu organisasi (baik swasta maupun pemerintah) dalam satu area<br />

tertentu yaity <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong>. Oleh karena itu kebijakan tersebut layaknya<br />

berdasarkan kebijakan dan tujuan organisasi, <strong>yang</strong> konsisten dengan kebijakan<br />

kinerja kerja dan objektif pemerintah, dan menjawab kebutuhan dan harapan<br />

masyarakat.<br />

Kebijakan pengelolaan aset (Asset Management Policy) menyampaikan basis<br />

dan fondasi dari pengelolaan aset secara keseluruhan, termasuk aktifitas<br />

dan keputusan <strong>yang</strong> telah diambil mengenai aset. Oleh karena itu, kebijakan<br />

tersebut layaknya menjabarkan visi dan pernyatan visi, misi dan pernyataan<br />

misi, dan prinsip-prinsip untuk setiap bagian dari pengelolaan aset.<br />

> Mempertahankan<br />

Kualitas Pengadaan<br />

Pelayanan<br />

> Kebijakan<br />

<strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong><br />

> Tujuan dari<br />

<strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong><br />

Objektif dari pengelolaan aset adalah indikator untuk implementasi kebijakan<br />

pengelolaan aset dan hasil dari strategi pengelolaan aset. Objektif-objektif<br />

tersebut berasal dari objektif pemerintah dan objektif organisasi, <strong>yang</strong> mana<br />

di tingkat fungsional objektif-objektif tersebut terkait dengan keperluan<br />

kinerja atau kondisi suatu aset.<br />

Objektif pengelolaan aset seharusnya menjabarkan secara detail bagaimana<br />

suatu objektif akan dievaluasi, untuk menentukan tingkat kinerja suatu<br />

organisasi. Oleh karena itu objektif-objektif tersebut seharusnya terdiri dari 1 :<br />

▪<br />

▪<br />

▪<br />

▪<br />

Kinerja atau atribut <strong>yang</strong> akan diukur/dievaluasi (contohnya persentase<br />

dari pasar, ata jumlah pelanggan <strong>yang</strong> diberi pelayanan).<br />

Skala <strong>yang</strong> akan digunakan untuk mengukur/mengevaluasi kinerja atau<br />

atribut tersebut (contohnya sistem poin atau persentase).<br />

Tujuan atau tingkat kinerja <strong>yang</strong> diinginkan.<br />

Jangka waktu tertentu untuk meraih tujuan atau tingkat kinerja tersebut.<br />

Strategi dari pengelolaan aset (Asset Management Strategy) mengikuti<br />

spesifikasi dari kebijakan pengelolaan aset (Asset Management Policy) dan<br />

menjabarkan aktifitas dalam pengelolaan aset, <strong>yang</strong> membantu mencapai<br />

objektif dari sistim pengelolaan aset (Asset Management Objectives). Oleh<br />

karena itu secara tidak langsung strategi tersebut mensuport strategi suatu<br />

organisasi dan juga terwujudnya objektif dalam suatu organisasi.<br />

> Strategi dalam<br />

<strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong><br />

1<br />

Viljoen J, Dann S (2000): Strategic Management: planning and<br />

implementing successful corporate strategies, 3. Edition, Pearson Education<br />

Australia<br />

14<br />

©CIEAM 2012


<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />

Bagaimana pengelolaan aset dalam suatu organisasi menjawab kebutuhan<br />

dan harapan masyarakat dibimbing oleh strategi pengelolaan aset (Asset<br />

Management Strategy), <strong>yang</strong> menjabarkan perwujudan portfolio aset,<br />

strategy pengelolaan resiko, dan evaluasi kinerja aset.<br />

Strategi pengelolaan aset mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan <strong>yang</strong><br />

diperlukan untuk pengadaan pelayanan dan menjabarkan respons suatu<br />

organisasi terhadap kebutuhan tersebut; <strong>yang</strong> mana proses akuisisi atau<br />

pembelian (penanaman modal terencana), pemeliharaan, dan pembuangan<br />

aset <strong>yang</strong> tepat akan dijabarkan.<br />

Strategi dalam <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong>:<br />

▪<br />

▪<br />

▪<br />

▪<br />

▪<br />

▪<br />

▪<br />

▪<br />

Memberi garis besar akan bagaimana portfolio <strong>Aset</strong> organisasi tersebut<br />

akan mendukung pengadaan pelayanan.<br />

Mengembangkan portfolio <strong>Aset</strong> organisasi untuk mendukung pengadaan<br />

pelayanaan.<br />

Merinci prioritas-prioritas dalam <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong>.<br />

Melakukan ‘gap analysis’ — perbandingan analisa, antara kebutuhan<br />

dan keperluan <strong>Aset</strong>.<br />

Mengidentifikasi risiko-risiko <strong>yang</strong> terkait dengan aset-aset <strong>yang</strong><br />

mempunyai kemungkinan besar dalam mempengaruhi pengadaan<br />

pelayanan.<br />

Merinci tingkatan kinerja aset <strong>yang</strong> diperlukan untuk mencapai kinerja<br />

pelayanan <strong>yang</strong> efisien.<br />

Menyediakan dasar bagi <strong>yang</strong> lebih rinci untuk rencana pengelolaan<br />

aset (rencana akuisisi, rencana operasional, rencana pemeliharaan, dan<br />

rencana pembuangan).<br />

Memenuhi standar nasional dan internasional untuk pengelolaan aset.<br />

<strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis (Asset Management<br />

Strategy) adalah suatu konsep <strong>yang</strong> melengkapi<br />

strategi suatu organisasi dan juga terwujudnya<br />

objektif dalam suatu organisasi.<br />

©<strong>AAMCoG</strong> 2012<br />

15


<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />

Perencanaan Pengadaan Pelayanan<br />

secara Taktis dan Operasional<br />

Perencanaan taktis dan operasional dalam hal pengadaan pelayanan adalah<br />

salah satu bentuk implementasi dari strategi pengelolaan aset dalam suatu<br />

organisasi.<br />

Perencanaan kegiatan akuisisi dan pembelian, operasional, pemeliharaan,<br />

dan pembuangan menggarisbawahi pembahasan strategi dalam pengelolaan<br />

aset; dan akan mempengaruhi bagaimana suatu organisasi akan mengelola<br />

aset <strong>yang</strong> dimilikinya secara efisien dan efektif selama jangka hidup aset<br />

tersebut,untuk mencapai tingkat pengadaan pelayanan <strong>yang</strong> memuaskan.<br />

> Perencanaan Taktis<br />

dan Operasional<br />

dalam Pengadaan<br />

Pelayanan<br />

> Perencanaan<br />

<strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong><br />

Kegiatan tertentu meliputi:<br />

▪<br />

▪<br />

▪<br />

▪<br />

Rencana Akuisisi: keputusan untuk mengakuisisi atau membeli suatu<br />

aset berdasarkan beberapa unsur, seperti: alternatif lain <strong>yang</strong> tidak<br />

membutuhkan suatu aset spesifik (non-aset alternatives), resiko, dan<br />

biaya selama jangka hidup aset; <strong>yang</strong> mana unsur-unsur tersebut<br />

berkaitan dengan persyaratan pengadaan pelayanan <strong>yang</strong> memuaskan,<br />

penyusunan anggaran, dan jadwal kerja dalam suatu organisasi.<br />

Rencana Operasional: Kondisi dan kinerja aset dipantau dan dikelola<br />

secara aktif, <strong>yang</strong> mana biaya operasional tercantum dan terhitung<br />

sejalan dengan tanggung jawab dan standard <strong>yang</strong> jelas.<br />

Rencana Pemeliharaan: Pemeliharan <strong>yang</strong> direncanakan maupun <strong>yang</strong><br />

harus dilakukan secara spontan akan mengoptimalkan kinerja dari<br />

suatu aset. Pengadaan pelayanaan publik dan standard kinerja perlu<br />

dicantumkan dalam rencana pemeliharaan aset.<br />

Rencana Pembuangan: Rencana pembuangan aset <strong>yang</strong> strategis perlu<br />

dikembangkan dan diimplementasikan untuk aset <strong>yang</strong> jumlahnya<br />

berlebihan, berdasarkan mempertimbangkan alternative lain seperti<br />

pilihan <strong>yang</strong> tidak melibatkan pembuangan suatu aset (non-disposal<br />

options). Aktifitas pembuangan suatu aset seharusnya berfokus pada<br />

mengoptimalkan pengembalian modal untuk aset-aset <strong>yang</strong> tidak<br />

berfungsi secara maksimal dan/atau aset-aset <strong>yang</strong> kurang dipergunakan;<br />

termasuk menjamin modal untuk investasi berikutnya.<br />

> Perencanaan<br />

Akuisisi<br />

> Perencanaan<br />

Operasional<br />

> Perencanaan<br />

Pemeliharan<br />

> Perencanaan<br />

Pembuangan<br />

Perencanaan kegiatan akuisisi dan pembelian,<br />

operasional, pemeliharaan, dan pembuangan<br />

menggarisbawahi pembahasan strategi dalam<br />

pengelolaan aset; dan akan mempengaruhi<br />

bagaimana suatu organisasi akan mengelola aset<br />

<strong>yang</strong> dimilikinya secara efisien dan efektif selama<br />

jangka hidup aset tersebut,untuk mencapai tingkat<br />

pengadaan pelayanan <strong>yang</strong> memuaskan.<br />

16<br />

©CIEAM 2012


<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />

Pengadaan Pelayanan<br />

Pengadaan pelayan termasuk pemberian dan pemeliharaan pelayanan, sesuai<br />

dengan pengelolaan operasional dan perencanaan taktikal dan strategis<br />

dalam suatu organisasi.<br />

Aktifitas Pengadaan pelayanan secara umumnya terdiri dari kreasi,<br />

pemeliharaan, pembaruan, dan pembuangan aset; namun dapat juga<br />

mencakupi aktifitas operasional. Sebagai contoh, untuk suatu bangunan <strong>yang</strong><br />

mempunyai kolam renang, akan diperlukan biaya rutin untuk pemeliharaan<br />

dan pembaruan fasilitasi, disamping biaya aktifitas operasional seperti<br />

karyawan, zat-zat kimia, dan peralatan.<br />

> Pengadaan<br />

Pelayanan<br />

> Kegiatan<br />

Pengadaan<br />

Pelayanan<br />

Untuk pengadaan pelayanan <strong>yang</strong> optimal, pemberian tanggung jawab <strong>yang</strong><br />

jelas dan sistem akuntabilitas seharusnya sudah tercantum untuk setiap aset<br />

dan aktifitas operasional aset tersebut. Hal ini termasuk prosess identifikasi<br />

aset, pencatatan informasi, dan penilaian kinerja aset sesuai dengan tingkat<br />

layanan <strong>yang</strong> telah disetujui.<br />

> Pengadaan<br />

Pelayanan <strong>yang</strong><br />

Optimal<br />

©<strong>AAMCoG</strong> 2012<br />

17


<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />

Evaluasi<br />

Evaluasi adalah suatu proses <strong>yang</strong> melingkupi pengukuran, pelaporan, dan<br />

peninjauan kinerja aset; dibandingkan dengan objektif pengelolaan aset,<br />

objektif organisasi, dan objektif pemerintah. Proses evaluasi kontemporer<br />

sekarang tidak hanya mengevaluasi kinerja aset namun juga mengevaluasi<br />

dampak aset tersebut pada lingkungan dan masyarakat.<br />

<strong>Aset</strong> membantu pengadaan pelayanan untuk memenuhi permintaan<br />

masyarakat. Pengukuran dan evaluasi kinerja aset membantu organisasi<br />

memonitor tingkat keeffektifan aset dalam pengadaan pelayanan. Setiap<br />

organisasi akan dapat mengukur biaya, kinerja, nilai, dan kondisi dari suatu<br />

aset. Penilaian berdasarkan bukti-bukti <strong>yang</strong> ada adalah suatu alat <strong>yang</strong> dapat<br />

digunakan untuk menegaskan dan menjamin kualitas pengadaan pelayanan,<br />

dan mendukung pelaporan eksternal dan internal.<br />

Para pengelola aset memerlukan informasi <strong>yang</strong> komprehensif untuk<br />

memastikan pengadaan pelayanan dan kinerja pengelola aset. Setiap organisasi<br />

juga perlu mengukur kinerja kontraktor luar secara teliti, untuk memastikan<br />

mereka mengadakan pelayanan sesuasi dengan perjanjian <strong>yang</strong> ada.<br />

Setiap organisasi perlu meninjau kinerja aset dan sistim pengelolaan aset<br />

secara rutin, untuk memastikan bahwa kinerja tersebut sejalan dengan objektif<br />

pengelolaan aset dan kebutuhan pengadaan pelayanan. Proses peninjauan<br />

ini secara umumnya terdiri dari: analisa strategi (strategic analysis), analisa<br />

perbedaan antara objektif dan kenyataan kinerja (gap analysis), pengelolaan<br />

kebutuhan dan permintaan (demand management), dan pengelolaan resiko<br />

(risk management).<br />

> Evaluasi<br />

> Pengukuran Kinerja<br />

<strong>Aset</strong><br />

> Pelaporan<br />

<strong>Pengelolaan</strong><br />

> Peninjauan (Review)<br />

> Audit<br />

Proses audit dapat mendorong perbaikan dalam pengelolaan aset. Auditor<br />

menilah apakah suatu organisasi telah menerapkan kerangka kerja suatu<br />

regulasi atau kebijakan dengan baik dan benar, dan juga menilai apakah<br />

pelayanan diadakan secara efisien dan efektif.<br />

Evaluasi adalah suatu proses <strong>yang</strong> melingkupi<br />

pengukuran, pelaporan, dan peninjauan kinerja aset;<br />

dibandingkan dengan objektif pengelolaan aset,<br />

objektif organisasi, dan objektif pemerintah.<br />

18<br />

©CIEAM 2012


<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />

<strong>Pengelolaan</strong> Pengetahuan dan<br />

Kapasitas<br />

Dimasa <strong>yang</strong> kaya akan informasi dan pengetahuan ini, sistem pengelolaan<br />

informasi adalah suatu tugas <strong>yang</strong> sifatnya inti. <strong>Sistem</strong> informasi <strong>yang</strong><br />

terintegrasi dan proses pengelolaan pengetahuan/informasi <strong>yang</strong> efektif<br />

mendasari kapasitas suatu organisasi dalam mengembangkan cara baru untuk<br />

berfikir dan memberi respons kreatif pada setiap situasi; <strong>yang</strong> mana hal ini<br />

adalah sangat penting dalam meningkatkan kualitas pengambilan keputusan<br />

dan meningkatkan produktifitas.<br />

Keberadaan aset adalah untuk melancarkan pengadaan pelayanan, dan<br />

oleh karena itu aset harus dicatat dan dideprisiasikan secara benar. Catatan<br />

<strong>Aset</strong> (Asset Register), <strong>yang</strong> telah terintegrasikan didalam suatu sistem<br />

informasi teknologi, adalah komponen penting dalam proses pengelolaan<br />

pengetahuan/informasi <strong>yang</strong> fungsional. Catatan aset adalah kunci penting<br />

dalam pengelolaan aset, karena akan meleluasakan pengambilan data dan<br />

cross-check data.<br />

Data dan informasi sebuah aset layaknya mencakupi karakteristik, kategori,<br />

dan valuasi dari aset tersebut. Walaupun sistem teknologi dan komunikasi<br />

dapat membantu dalam pengelolaan informasi tersebut, adalah suatu hal<br />

<strong>yang</strong> sangat penting bagi pengelola informasi <strong>yang</strong> professional (professional<br />

information manager) untuk terlibat. Para pengelola informasi tersebut<br />

memberi masukan penting dalam hal informasi <strong>yang</strong> diperlukan oleh personel,<br />

bagaimana personel dapat mengakses dan menggunakan informasi, dan<br />

bagaimana integritas data <strong>yang</strong> dipublikasikan dapat dipertahankan.<br />

> <strong>Pengelolaan</strong><br />

Pengetahuan<br />

dan Kapasitas<br />

> Pendaftaran <strong>Aset</strong><br />

> Data <strong>Aset</strong><br />

<strong>Sistem</strong> informasi <strong>yang</strong> terintegrasi dan proses pengelolaan<br />

pengetahuan/informasi <strong>yang</strong> efektif mendasari kapasitas suatu<br />

organisasi dalam mengembangkan cara baru untuk berfikir dan<br />

memberi respons <strong>yang</strong> kreatif pada setiap situasi; <strong>yang</strong> mana hal ini<br />

adalah sangat penting dalam meningkatkan kualitas pengambilan<br />

keputusan dan meningkatkan produktifitas.<br />

©<strong>AAMCoG</strong> 2012<br />

19


<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />

<strong>Pengelolaan</strong> Organisasi<br />

Manajer disetiap tingkat perlu proaktif dalam memberi dukungannya terhadap<br />

Implementasi pengelolaan aset secara strategis, untuk memastikan proses integrasi<br />

<strong>yang</strong> effektif ke dalam kehidupan suatu struktur organisasi dan mengoptimalkan<br />

tingkat pela<strong>yang</strong>an dan hasi pengelolaan aset.<br />

Salah satu tantangan bagi pengelola aset adalah memotivasi karyawan atau<br />

pemakai aset lain untuk menyamakan keinginan individu dengan objektif organisasi<br />

dan pengelolaan aset. Oleh sebab itu mereka perlu kompetensi individu dan sosial<br />

untuk memimpin dengan baik, disamping mempunyai kapabilitas dan kapasitas<br />

<strong>yang</strong> sesuai untuk menuntaskan kinerja masing-masing.<br />

Kadangkala suatu organisasi perlu merubah kultur, aspek-aspek kinerja, atau perilaku<br />

karyawan untuk mencapai objektif dan tujuan dari pengelolaan aset <strong>yang</strong> efisien<br />

dan efektif. Transisi tersebut dikenal dengan sebutan pergantian penngelolaan ata<br />

change management, dan perlu dipimpin dari bagian atas suatu organisasi.<br />

> <strong>Pengelolaan</strong><br />

Organisasi<br />

> Kepemimpinan<br />

> <strong>Pengelolaan</strong><br />

Perubahan dan<br />

Pergantian<br />

<strong>Sistem</strong> <strong>yang</strong> terintegrasi ini memerlukan kemampuan khusus dari suatu organisasi,<br />

dalam arti memadu cara-cara pengelolaan secara tradisional dan kemampuan<br />

memimpin; dan mempunyai personel <strong>yang</strong> memiliki kapasitas dan kapabilitas <strong>yang</strong><br />

mencakupi beberapa unsur dari pengelolaan aset. Sebagai contoh, suatu organisasi<br />

tidak hanya memiliki personel <strong>yang</strong> berkemampuan tinggi dalam hal teknis suatu<br />

aset, namun juga dalam hal tata cara kepemerintahan (governance). Untuk<br />

memastikan hal ini, organisasi-organisasi perlu meng-audit kapabilitas <strong>yang</strong> dimiliki<br />

dan mengidentifikasi celah atau kemampuan personel <strong>yang</strong> diperlukan.<br />

> Kapasitas dalam<br />

Organisasi<br />

Ethos suatu organisasi <strong>yang</strong> mempromosikan optimalisasi hasil pengelolaan<br />

aset memerlukan pergantian atau transisi kultur <strong>yang</strong> disengaja dan signifikan.<br />

Mendorong batas-batas budaya dalam suatu organisasi sangat mungkin diperlukan<br />

untuk menanamkan budaya pengelolaan aset <strong>yang</strong> berkelanjutan (sustainable asset<br />

management culture).<br />

> Budaya <strong>Aset</strong><br />

<strong>Pengelolaan</strong><br />

Integrasi sistim pengelolaan aset<br />

kedalam suatu organisasi adalah<br />

unsur dasar dalam memastikan tingkat<br />

kinerja organisasi.<br />

20<br />

©CIEAM 2012


<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />

Penutup<br />

Pendekatan terpadu terhadap pengelolaan aset <strong>yang</strong> strategis (Integrated<br />

strategic asset management) adalah suatu konsep <strong>yang</strong> semakin nyata dan<br />

penting dalam menjawab tantangan alam dan keperluan masyarakat dimasa<br />

kini. Masyarakat <strong>yang</strong> semakin modern bergantung pada suatu sistem <strong>yang</strong><br />

saling terkait dan mempunya tujuan tertentu, <strong>yang</strong> mana aset <strong>yang</strong> berfungsi<br />

secara maksimum sangat diperlukan untuk mengoptimalkan tingkat kehidupan<br />

mereka. Secara ekonomi, membangun dan memperbarui aset <strong>yang</strong> sudah<br />

batas umur pakai adalah suatu proses <strong>yang</strong> semakin mahal, dan harus dibiayai<br />

oleh anggaran <strong>yang</strong> telah terbatas. Disamping itu, telah muncul apresiasi<br />

<strong>yang</strong> lebih akan pentingnya mempertimbangkan aspek kelanjutan lingkungan<br />

alam disekitar aset tersebut. Oleh karena itu tercetus pentingnya pendekatan<br />

terhadap pengelolaan aset publik <strong>yang</strong> lebih terpadu dan strategis, dengan<br />

tujuan membentuk suatu kerangka kerja <strong>yang</strong> dapat menghasilkan sistem<br />

<strong>yang</strong> komprehensif dalam kinerja pengadaan pelayanan.<br />

> Penutup<br />

<strong>Pedoman</strong> ini memberikan mereka <strong>yang</strong> bertanggung jawab dalam pengadaan<br />

dan pengelolaan aset suatu pendekatan kontemporer dalam pengelolaan aset,<br />

untuk membantu mewujudkan pengelolaan aset <strong>yang</strong> bersifat best practice.<br />

Kemajuan <strong>yang</strong> pengetahuan dan teknologi <strong>yang</strong> sangat cepat menyarankan<br />

bahwa pengelolaan aset, dan pedoman ini, akan selalu dievaluasi dan<br />

berevolusi; menyesuaikan dengan kondisi alam dan kebutuhan masyarakat.<br />

Pendekatan terpadu terhadap pengelolaan<br />

aset <strong>yang</strong> strategis (Integrated strategic asset<br />

management) adalah suatu konsep <strong>yang</strong> semakin<br />

nyata dan penting dalam menjawab tantangan alam<br />

dan keperluan masyarakat dimasa kini.<br />

©<strong>AAMCoG</strong> 2012<br />

21


<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />

Catatan<br />

22<br />

©CIEAM 2012


<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />

©<strong>AAMCoG</strong> 2012<br />

23


<strong>AAMCoG</strong> <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />

Catatan<br />

24<br />

©CIEAM 2012


AAMCOG <strong>Pedoman</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Terpadu</strong> <strong>Pengelolaan</strong> <strong>Aset</strong> <strong>yang</strong> Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012<br />

Untuk Informasi Lebih Lanjut<br />

Untuk informasi lebih lanjut tentang publikasi ini dan sejumlah<br />

materi lain, silahkan akses:<br />

<strong>AAMCoG</strong> website:<br />

http://www.aamcog.com<br />

CIEAM website:<br />

http://www.cieam.com<br />

atau email ke:<br />

enquiries@cieam.com<br />

Apabila anda tertarik untuk mengadaptasi pedoman ini dalam<br />

organisasi anda, harap menghubungi Kerry Brown di email:<br />

kerry.brown@scu.edu.au<br />

©<strong>AAMCoG</strong> 2011


Untuk Informasi Lebih Lanjut<br />

Untuk informasi lebih lanjut tentang publikasi ini dan sejumlah<br />

materi lain, silahkan akses:<br />

<strong>AAMCoG</strong> website:<br />

http://www.aamcog.com<br />

CIEAM website:<br />

http://www.cieam.com<br />

atau email ke:<br />

enquiries@cieam.com<br />

Apabila anda tertarik untuk mengadaptasi pedoman ini dalam<br />

organisasi anda, harap menghubungi Kerry Brown di email:<br />

kerry.brown@scu.edu.au<br />

Images © iStock/andrearoad; JohnnyGrieg; shotbydave; Coopermoisse; Nikada; DavorLovinicic; holgs;<br />

shironosov; racheldonahue; BartCo; doram; KtSimage; BerryHappy; TommL

Hooray! Your file is uploaded and ready to be published.

Saved successfully!

Ooh no, something went wrong!