Dokumen Dengan Sistem Abjad - e-Learning Sekolah Menengah ...

. Kesalahan penyimpanan merupakan hal yang tidak aneh jika tidak ada
aturan yang dianut, atau semua orang membuat aturan sendiri-sendiri.
c. Nama yang sama mungkin membingungkan orang, khususnya jika
ejaannya sama.
d. Kita mudah mengubah beberapa alfabet dalam surat sehingga serangkaian
pemberkasan tidak sesuai aturan.
e. Penambahan berkas akan menyebabkan masalah, khususnya jika
penambahan memakan tempat dalam satu bagian berkas sehingga berkas
akan kehabisan tempat, untuk menyelipkan guide dan foldernya.
f. Memindahkan atau menghapuskan berkas yang sudah lama amat sulit
atau jarang dilakukan sehingga arsip yang tidak berguna tetap, tersimpan
jadi satu.
g. Rujuk silang yang berlebihan akan membuat penyimpanan cepat
penuh/sesak.
h. Berkas/arsip berdasar nama sangat mudah dilihat dan diketahui oleh orang
yang berniat tidak baik sehingga dari segi keamanan kurang baik.
i. Pemberian label pada volder memakan banyak tenaga.
6. Pengindeksan nama orang yang disertai dengan gelar dilakukan menurut
klasifikasi abjad
Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode
Jend. Wijaya Kusuma Wijaya (Jend.) Ku, Wi, (Jend.)
Kusuma
Ir. Sinom Robyong Robyong Sinom (Ir.) Ro, Si, (Ir.)
KH. Sempono Sempono (K.H) Se, (K.H)
R.A. Tilamsari Tilamsari (R.A) Ti, (R.A)
Ny. Sombro Sombro (Ny) So, (Ny)
Administrasi Perkantoran
55
Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad