Dokumen Dengan Sistem Abjad - e-Learning Sekolah Menengah ...

3. Penemuan kembali arsip filing sistem abjad dapat dilakukan langsung ke
tempat penyimpanan. Langkah-langkah penemuan kembali arsip dapat
dikemukakan sebagai berikut.
a. Telitilah arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenya.
b. Isilah bon peminjaman.
c. Bergeraklah menuju tempat penyimpanan.
d. Carilah arsip ke laci filing cabinet sesuai kode arsip.
e. Ambillah arsip yang diminta.
f. Letakkanlah out guide atau out sheet di tempat arsip yang diambil.
g. Serahkan arsip kepada yang memerlukan.
4. Keuntungan arsip filling system abjaad
a. Kita dapat langsung menempatkan berkas pada tempat penyimpanannya,
karena semua berkas ditata berdasarkan nama.
b. Orang lebih mudah menemukan berkas berdasarkan nama.
c. Petunjuk penataan berkas sederhana dan mudah dipahami.
d. Rujuk silang sangat mudah diterapkan jika mengikut prosedur atau
petunjuk yang ada.
e. Kesalahan berkas mudah dicek di tempat berkas dengan abjad yang
sama/serangkai.
f. Peralatan/perlengkapan yang diperlukan sangat sederhana.
g. Pelaksanaannya lebih murah.
h. Dengan penggunaan warna dalam pengodean, kesalahan pada
penempatan akan mudah diketahui.
i. Arsip hanya memerlukan satu kali penyortiran, yaitu sesuai dengan
kesamaan abjad.
j. Surat yang berkaitan asal usulnya memberkas jadi satu dan jarang
terpisah, jika penyimpanannya didasarkan nama.
5. Kerugian arsip filing system abjad
a. Ada kemungkinan salah penempatan berkas jika Anda tidak mengikuti
aturan secara konsisten.
Administrasi Perkantoran
54
Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad