Dokumen Dengan Sistem Abjad - e-Learning Sekolah Menengah ...

dan ditemukan kodenya; (2) Isilah bon peminjaman; (3) Bergeraklah
menuju tempat penyimpanan; (4) Carilah arsip ke laci filing cabinet
(lemari arsip) sesuai dengan kode arsip; (5) Ambillah arsip yang
diminta; (6) Letakkanlah out guide atau out sheet di tempat arsip yang
diambil; (7) Serahkanlah arsip kepada yang memerlukan.
b) Tugas 2
1. Pakailah kembali contoh surat yang ada di tes formatif 1. Buatlah kartu
indeks, kemudian isilah kartu indeks tersebut sesuai dengan surat-surat
yang ada. Tuliskan pula kode surat itu masing-masing.
2. Bagaimanakah prosedur penemuan kembali sebuah surat? Coba Anda
praktikkan. Gunakan saja surat-surat pada tugas nomor 1 di atas
sebagai bahan. Jangan lupa membuat dan mengisi kartu peminjaman
untuk surat yang Anda cari tersebut.
3. Datanglah ke kantor-kantor instansi di sekitar sekolah Anda atau ke
kantor TU atau perpustakaan sekolah Anda secara berkelompok (3-5
orang). Apakah tata usaha di sekolah Anda menggunakan sistem abjad
untuk mengelola arsipnya? Jika ya, bantulah petugas arsip untuk
melakukan penyimpanan surat pada hari ini, sesuai dengan prosedur
yang telah Anda pelajari. Jika tidak, pelajarilah sistem apa yang
digunakan untuk mengelola arsipnya. Catatlah secara detail mengenai
hal-hal yang terkait dengan itu. Diskusikan hasil pengamatan Anda di
kelas.
c) Tes formatif 2
1. Susunlah indeks nama orang yang disertai nama keluarga menurut
klasifikasi abjad di bawah ini.
Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode
Sibaran Rajagugguk
Nadia Siahaan
Ronkenduru Situngkir
Pardos Haris Pardede
Johan Sinaga
Administrasi Perkantoran
50
Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad