Dokumen Dengan Sistem Abjad - e-Learning Sekolah Menengah ...

konsisten. Apabila anda lakukan secara tergesa-gesa, hal itu hanya akan
berakibat kesalahan.
e. Penyortiran
Setelah ditetapkan kodenya, arsip disortir sesuai dengan kode
penyimpanan. Penyortiran itu dapat diartikan sebagai tindakan menyusun
berkas secara abjad atau numerik. Di sebagian besar instansi, penyortiran
merupakan langkah awal sebelum dilakukan pemberkasan. Penyortiran
sangat penting dilakukan secepatnya setelah pemberian kode dan
pembuatan rujuk silang, agar pemberkasan tidak tertunda. Apabila
kegiatan penyortiran ditunda hingga kegiatan pemberian kode selesai,
berarti Anda melakukan pekerjaan dua kali. Hal itu memakan waktu dan
tenaga yang lebih banyak setelah berkas diberi kode, berkas itu langsung
disortir sesuai dengan tempat kelompok yang sama. Sebagai contoh
penyortiran adalah pengelompokan A-B-C menjadi satu, pengelompokan
D-E-F menjadi satu, dan seterusnya.
Jika kegiatan penyortiran ditunda hingga semua kegiatan pemberian
kode selesai, arsip akan bertumpuk secara tidak teratur. Oleh sebab itu
arsip segera disortir secara garis besar (rough sorting) menjadi yang
dikelompokkan secara alfabetis. Arsip itu dipisahkan berdasarkan
kelompok alfabetisnya itu masing-masing untuk penyimpanan sementara.
Kegiatan ini selanjutnya disebut fine sorting. Setelah dikelompokkan ke
bagian masing-masing, berkas siap disimpan dan dipindahkan ke tempat
penyimpanan.
f. Penyimpanan
Kegiatan penyimpanan adalah kegiatan yang sangat penting di dalam
kegiatan kantor, yaitu kegiatan menempatkan berkas di dalam tempat
penyimpanannya. Kesalahan penyimpanan, berarti kehilangan arsip waktu,
uang, dan ketenangan sewaktu pencarian arsip.
Penyimpanan dilakukan dengan memperhatikan hal-hal berikut.
a. Singkirkan benda yang merusak arsip seperti pin, dan klip.
Administrasi Perkantoran
47
Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad