Dokumen Dengan Sistem Abjad - e-Learning Sekolah Menengah ...

Arsip hasil penciptaan sendiri, dan hasil penerimaan dari unit sendiri,
dan hasil penerimaan dari luar unit dikumpulkan diproses untuk disimpan.
Proses ini disebut penompangan.
b. Penelitian
Arsip yang telah terkumpul itu diteliti sehingga ditemukan tanda
bahwa arsip siap disimpan. Arsip tidak akan disimpan sebelum isinya
dicatat oleh petugas yang berwenang. Petugas arsip harus memastikan
bahwa arsip tersebut (1) ditangani dengan hati-hati, dan (2) dicatat sesuai
dengan tanggal yang tepat.
Penyimpanan arsip sebelum dicatat akan menyebabkan kesalahan
yang tidak dapat diperbaiki dan merugikan kegiatan perusahaan. Apalagi
bila arsip tersebut sampai tidak ditindak lanjuti oleh pejabat yang
berwenang. Maka prosedur pertama yang harus dilakukan adalah
“pastikan arsip yang akan disimpan tersebut telah memenuhi aturan
penyimpanan yang telah disetujui oleh penanggungjawabnya”.
c. Pengindeksan
Arsip yang siap disimpan dapat diindeks sesuai dengan asal arsip.
Sebelum disimpan, terlebih dahulu arsip itu dibaca untuk menentukan
tempat penyimpanannya. Proses ini disebut pengindeksan atau
pengklasifikasian. Penentuan indeks berarti pemberian nama sebagai
dasar penyimpanan. Agar pemberian indeks dilakukan dengan tepat,
beberapa aturan di bawah ini perlu diperhatikan.
(1) Nama yang digunakan adalah nama yang paling sering digunakan
dalam pencarian arsip.
(2) Dalam arsip korespondensi, nama kepala surat sering digunakan
untuk permintaan arsip.
(3) Apabila kepala surat tidak memuat alamat penulis atau hubungan
bisnis si penulis, kepala surat itu tidak digunakan sebagai kode
penyimpanan.
(4) Jika surat tidak mempunyai kepala surat, kode penyimpanan surat
dapat menggunakan nama penanda tangan.
Administrasi Perkantoran
45
Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad