Dokumen Dengan Sistem Abjad - e-Learning Sekolah Menengah ...

2. Guide berfungsi membantu petugas dalam menyimpan dan menemukan
kembali suatu arsip di antara arsip-arsip yang lain. Ada dua tipe guide
berdasarkan isinya, yaitu yang berisi huruf dan yang berisi
kata/nama/masalah. Selain itu berdasarkan fungsinya, terdapat guide primer
dan guide pembantu.
3. Guide primer dilengkapi dengan huruf yang tercetak pada tab-tab yang
mempermudah kita ketika kita akan menyelipkan berkas untuk menunjukkan
bagian yang tepat dan sesuai dengan alpabet. Selain itu guide juga
berfungsi untuk menjaga agar berkas tetap berdiri, rapi, dan mudah ditata
serta ditemukan kembali.
4. Guide pembantu dibuat karena volume berkas individu dalam file
penyimpanan besar. Guide ini berfungsi untuk (1) menunjukkan lokasi
kelompok folder individu atau instansi yang terdiri atas jumlah surat yang
banyak; (2) memperlihatkan bagian masalah tertentu, seperti perlengkapan
bidang yang dapat disusun dan ditemukan berdasarkan abjad; (3)
menunjukkan bagian yang mempunyai indeks nama depan yang sama.
5. Di belakang semua guide terdapat folder yang digunakan untuk menyimpan
kelompok berkas secara bersama. Ada tiga jenis folder yang digunakan
dalam pengelolaan dokumen dengan sistem abjad, yaitu folder campuran,
folder individu, dan folder khusus.
6. Kata tangkap sebaiknya ditampakkan dengan nama terbalik (indexing order),
bukan nama sebagaimana yang tertulis (disebut straight order). Kata
tangkap dapat terdiri atas nama pada baris pertama, nama kota dan negara
pada baris kedua, Atau, pada baris pertama dicantumkan nama kota dan
negara, sedangkan pada baris kedua dicantumkan nama jalan atau alamat.
D. Tugas 1
1. Apakah perbedaan antara sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad dan
nomor?
2. Sebutkan dan terangkan tiga macam guide yang ditemukan dalam sistem
penyimpanan arsip yang berdasarkan abjad!
Administrasi Perkantoran
23
Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad