Dokumen Dengan Sistem Abjad - e-Learning Sekolah Menengah ...

e. Penambahan berkas akan menyebabkan masalah, khususnya jika
penambahan tersebut memakan tempat dalam satu bagian berkas
sehingga tempat untuk menyelipkan guide dan foldernya tidak ada lagi;
f. Pemindahan atau penghapusan berkas yang sudah lama amat sulit atau
jarang dilakukan sehingga arsip yang tidak berguna tetap masih tersimpan
bersama-sama dengan berkas yang lain;
g. Rujuk silang yang berlebihan akan membuat file penyimpanan cepat
penuh/sesak;
h. Berkas atau arsip yang didasarkan pada nama sangat mudah dilihat dan
diketahui oleh orang yang bermaksud tidak baik sehingga dari segi
keamanan kurang baik;
i. Pemberian label pada volder memakan tenaga yang banyak.
PENTINGNYA PEMILIHAN DAN DESAIN SISTEM PENYIMPANAN SECARA
BERHATI-HATI
Hal yang perlu diketahui manajer arsip dalam memilih dan mendesain
sistem alfabetis adalah sebagai berikut.
1. volume arsip yang akan disimpan;
2. Kapasitas kelompok A, kelompok B, kelompok C, dan beberapa huruf alfabet
yang dijadikan satu kelompok; setelah alfabetis itu dikelompok-kelompokkan.
3. perkiraan perkembangan file; jumlah file pada setiap kelompok alfabetis
tersebut;
4. lama arsip disimpan;
5. efisiensi petugas penyimpanan;
6. cara pemberian peatihan terhadap para petugas.
C. Rangkuman 1
1. Sistem filing abjad adalah sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan,
penggunaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali surat atau warkat
dengan mengunakan petunjuk abjad berdasarkan nama orang atau nama
organisasi.
Administrasi Perkantoran
22
Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad