Dokumen Dengan Sistem Abjad - e-Learning Sekolah Menengah ...

KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN PENYIMPANAN SECARA ALFABETIS
Penimpanan arsip secara alfabetis mempunyai keuntungan dan kerugian.
1. Keuntungan
a. Penimpanan arsip secara alfabetis dapat langsung menempatkan berkas
pada tempat penyimpanannya, karena semua berkas ditata berdasarkan
nama. Orang lebih mudah menemukan berkas berdasarkan nama;
b. Petunjuk penataan berkas sangat sederhana dan mudah dipahami;
c. Rujuk silang sangat mudah diterapkan jika mengikuti prosedur atau
petunjuk yang ada;
d. Kesalahan berkas mudah dicek dengan abjad yang sama atau serangkai;
e. Peralatan atau perlengkapan yang diperlukan sangat sederhana;
f. Biaya pelaksanaannya lebih murah;
g. Dengan penggunaan warna dalam pengodean, kesalahan penempatan
berkas akan mudah diketahui;
h. Penyimpanan ini hanya memerlukan satu kali penyortiran, yaitu sesuai
dengan kesamaan abjad;
i. Surat yang berkaitan dengan pemberkas an menjadi satu dan jarang
terpisah, jika penyimpanannya didasarkan atas nama.
2. Kerugian
a. Ada kemungkinan terjadi kesalahan penempatan berkas jika tidak
mengikuti aturan secara konsisten;
b. Kesalahan penyimpanan merupakan hal yang tidak aneh jika tidak ada
aturan yang dianut atau semua orang membuat aturan sendiri-sendiri;
c. Nama yang sama mungkin membingungkan, khususnya jika ejaannya
sama;
d. Mudah mengubah beberapa alfabet dalam surat sehingga serangkaian
pemberkasan menjadi tidak sesuai dengan aturan;
Administrasi Perkantoran
21
Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad