Dokumen Dengan Sistem Abjad - e-Learning Sekolah Menengah ...

4) Alpha – Z System
Alpha-Z system yang diproduksi oleh Smead Manufacturing
Company Hatings, Minnesota merupakan metode pemberian kode warna
pada laci. Berkas rak terbuka dengan elemen building block yang secara
sederhana ditambahkan bersama berkas yang berkembang. Folder
mempunyai tab akhir dengan tanda tiga label. Label tersedia dalam 13
warna dengan huruf warna putih di atas latar belakang berwarna, untuk
setengah bagian pertama dari alfabetis dan huruf berwarna pada latar
belakang putih untuk menandai huruf alpabet.
Label pertama menampung nama yang diketik berwarna dan huruf
alpabet pada unit pertama nama. Label kedua dan ketiga diberi kode
warna untuk menghubungkan dengan huruf II dan II pada unit pertama
dari nama yang disimpan. Semua label mudah dibaca dan setiap sisi
folder bagian alfabetis mudah dilihat dalam label yang disisipkan dan
ditempel pada bagian atas guide biru yang tebal. Sub bagian dari
alfabetis ditentukan oleh perusahaan yang membutuhkan Guide keluar
yang kalau dalam 7 warna sesuai dengan warna tempat berkas yang
dipindahkan.
Keuntungan terbesar dari sistem ini adalah bahwa folder dapat
ditambahkan dengan sangat mudah sebanyak yang dibutuhkan.
Peralatan dari bagian-bagian sistem ini mudah didapat di toko-toko
terdekat, sebab label yang ditempatkan disitu terbuat dari tab yang biasa
tetapi dilindungi dengan laminating, digosok, dan dilumasi. Proteksi ini
membuat folder menjadi kuat meskipun sering dipegang oleh petugas
ketika petugas itu memindahkan dan menyisipkan arsip.
Kerugiannya, pada saat digunakan, warna yang berurutan dapat
saja diambil secara bersamaan, dan warna yang membingungkan akan
menyebabkan kesalahan penyimpanan. Ini mungkin terasa berat bagi
orang yang tidak bisa membedakan tiga belas warna. Warna itu adalah A
merah, B biru tua, C hijau tua, D biru muda, E purple, F oranye, G abuabu,
H coklat tua, I pink, J kuning, K coklat muda, L lavender, dan M hijau
muda. Urutan ini diulang lagi dari N - Z.
Administrasi Perkantoran
20
Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad