Dokumen Dengan Sistem Abjad - e-Learning Sekolah Menengah ...

Sebaliknya, kerugian sistem ini terletak pada sistem warna yang
tidak sesuai dengan ketentuan meskipun sistem alfabetis dikelola secara
menyeluruh dengan warna yang berbeda.
3) Super Ideal System
Super ideal system dibuat oleh Shaw Waker of Muskegon,
Michigan. Sistem ini mempunyai guide alfabetis yang dinomori secara
berurutan dengan tab one fifth cut yang ditegakkan pada bagian pertama
dan kedua. Folder campuran dengan tab one fifth cut diberi nomor untuk
menghubungkannya dengan guide yang diikuti pada posisi pertama.
Folder nama individual dengan one third cut ditegakkan dalam posisi dua
dan posisi tiga. Guide nama dengan guide one third cut ada pada bagian
kanan. Guide keluar dengan tab one third cut ada pada posisi ketiga.
Notasi pada beberapa guide dan tab folder campuran digunakan (contoh
BE, BL, BR). Notasi tertutup ganda digunakan pada huruf-huruf alfabetis
yang berisi kombinasi huruf yang banyak dipergunakan (Contoh; B, C, H,
M).
Oleh karena itu, keuntungan sistem ini adalah tidak mengandalkan
pada warna, dan folder file standar dan label dapat digunakan. Folder
campuran mempunyai tab pada ukuran yang sama dan posisi seperti
guide primer sehingga memudahkan petugas penyimpan untuk melihat
alfabetis secara keseluruhan. Penggunaan huruf dan nomor pada tab
guide memungkinkan dilakukannya dua kali pengecekan secara sepat
dan benar. Kerugiannya adalah bahwa penambahan folder individu
untuk disimpan, akan mengacaukan tatanan, sejak beberapa kombinasi
posisi tab ketiga dan keempat disimpan bersamaan. Tampilan berkas
yang disimpan di laci kelihatan kacau. Hal ini tidak akan menjadi masalah
bila folder disimpan dalam penataan yang lurus. Salah simpan lebih
sering terjadi pada saat hanya mengandalkan penataan secara alfabetis
saja tanpa warna yang dapat digunakan untuk mengecek.
Administrasi Perkantoran
19
Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad