Dokumen Dengan Sistem Abjad - e-Learning Sekolah Menengah ...

ungu. Sebagai contoh, folder untuk nama Natusch akan diberi tab yang
berwarna oranye, folder untuk nama Neuman diberi tab yang berwarna
kuning, folder untuk nama Nicholas diberi tab yang berwarna hijau, folder
untuk Nowel diberi tab yang berwarna biru, dan folder untuk nama
Nugent atau Nystrom diberi tab yang berwarna ungu.
2) Alpha Code System
Alpha code system diproduksi oleh TAB Product Company, Palo
alto, California. Sistem ini digunakan untuk penataan di rak sebagai ganti
penataan di dalam laci. Folder yang menampung label berkode warna
pada sisi terbuka dibagi dari bagian atas, dan hanya guide yang
diperlukan yang diberi huruf alpabet.
Tab folder yang panjang berisi tiga label. Dua label yang berwarna
diwakili oleh dua huruf pertama dari nama folder yang disimpan, A
berwarna merah dan C berwarna oranye. Label ketiga yang berwarna
putih berisi nama lengkap. Setiap huruf alfabetis dicetak dengan warna
yang berbeda atau dengan satu atau dua garis yang berwarna sehingga
setiap dua huruf pertama pada folder itu akan mudah terlihat. Dua warna
yang terlihat itu terdiri atas sepuluh warna spectrum warna yang
diformulasikan secara khusus sehingga seandainya warna itu
menyilaukan mata, menjadi warna yang tidak menyilaukan mata lagi.
Keuntungan sistem ini dapat disebutkan sebagai berikut.
(1) Penyimpanan dengan menggunakan rak terbuka akan lebih cepat
dilakukan daripada menggunakan laci-laci yang harus dibuka dan
ditutup.
(2) Setiap folder yang salah simpan akan cepat terlihat sebab warna
folder itu satu sama lain tidak sama.
(3) Label dalam folder dan guide dapat dilihat dari sisi lain.
(4) Seperangkat guide alfabetis a - z dapat diperlukan, sedangkan
subbagian tidak diperlukan lagi.
Administrasi Perkantoran
18
Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad