Dokumen Dengan Sistem Abjad - e-Learning Sekolah Menengah ...

4) Kata tangkap dapat terdiri atas orang, pada baris pertama, nama kota
dan negara pada baris kedua, atau pada baris pertama nama kota dan
negara, pada baris kedua berisi nama jalan atau alamat;
5) Pada saat kita mengindeks sering terjadi berbedaan pendapat tentang
tanda baca. Ada pengetik atau petugas yang senang menghilangkan
tanda baca, sementara itu ada petugas atau pengetik yang senang
menggunakan tanda baca sebagaimana biasanya. Hal ini tidak perlu
dijadikan masalah. Yang lebih penting pada masalah ini adalah
konsistensi penggunaannya;
6) Nama boleh diketik dengan huruf kapital semua atau menggunakan
huruf kapital hanya pada huruf pertama dari setiap kata penting;
7) Untuk menghemat ruang sebaiknya digunakan block style (bentuk lurus
penuh);
8) Label sebaiknya ditempel pada tab karena cara ini lebih mudah
dilakukan;
9) Ketika folder-baru disiapkan, sebaiknya Anda berhati-hati untuk
menempatkan label dan format pengetikan yang tepat. Folder-baru
mungkin diperlukan apabila
(a) kelompok nama-baru ditambahkan pada file;
(b) folder lama telah penuh, dan untuk mencegah kelebihan muatan;
(c) arsip untuk satu nama/perusahaan sudah berlebih isinya dan
memungkinkan untuk dibuatkan folder tambahan;
(d) folder telah lusuh dan harus diganti;
(e) arsip inaktif dipindahkan ke unit kearsipan.
c. Label Tempat Penyimpanan
Label pada lemari bekas (filling cabinet), rak arsip, atau tempat
penyimpanan lain sebaiknya jelas dan singkat. Cara penulisan indikasi
rentang alfabetis dari isi dapat dilakukan antara lain dengan.
1) Notasi terbuka (open notation), yang menunjukkan hanya huruf pertama
dari isi bagian tersebut (rak tersebut) yang ditulis;
Administrasi Perkantoran
16
Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad