Dokumen Dengan Sistem Abjad - e-Learning Sekolah Menengah ...

Untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali suatu
arsip, label juga bisa diberi warna yang spesifik. Warna yang digunakan
adalah warna pastel yang tidak menyilaukan mata yang ditempatkan
secara berselang-seling antara warna yang satu dan warna yang lain. Hal
lain yang perlu diperhatikan adalah bahwa label sebaiknya dicetak pada
kertas agar
a) label tidak mudah rusak,
b) memungkinkan penghapusan dengan mudah yang tidak
meninggalkan bekasnya,
c) mudah dilubangi tapi cukup kuat untuk diketik,
d) mudah diwarnai dengan warna cerah.
Label sebaiknya tidak ditulis tangan, tetapi diketik sehingga hasilnya
seragam dan mudah dibaca. Tulisan tangan biasanya sulit dibaca dan
tidak seragam. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan label
adalah hal-hal sebagai berikut.
1) Pengetikan dimulai dengan jarak yang sama dari tepi kiri label, yaitu 2
atau 3 spasi, dan dari tepi atas 1 kait (satu jarak baris kosong);
2) Jika label dibuat ganda, judul diketik setengah bagian bawah dan
setengah bagian atas . Setelah itu, label dilipat ke bawah dan
diletakkan pada bagian belakang folder;
3) Kata tangkap sebaiknya ditampakkan dengan nama terbalik (disebut
indexing order) atau dengan nama sebagaimana yang tertulis (disebut
straight order). Bandingkan dua daftar identifikasi nama di bawah ini.
Tunjukkan mana yang lebih mudah untuk dicek penyusunan
alfabetisnya.
Indexing Order
Sujono, H S.
Andalan, Sabukinten P.
Brown, Sue L (Miss)
Nainggolan, Rita (Dra)
Straight Order
H.S. Sujono
Sabukinten P. Andalan
Miss Sue L.Brown
Dra. Rita Nainggolan
Administrasi Perkantoran
15
Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad