Dokumen Dengan Sistem Abjad - e-Learning Sekolah Menengah ...

Pemeliharaan Folder
Folder perlu dirawat dan diperhatikan setiap saat agar dokumen yang
disimpan selalu terjaga baik dari segi fisik dan informasinya. Ada dua aspek
yang diperlu diperhatikan dalam perawatan folder ini, yaitu (1) folder yang
kelebihan muatan dan (2) laci yang penuh sesak.
Folder yang kelebihan muatan sebaiknya segera dibagi menjadi dua
dengan menyiapkan folder baru. Muatan isi folder tidak boleh dipaksakan.
• Laci yang penuh sesak sebaiknya segera dikurangi isinya.
Usahakan mengisi laci dengan volume muatan folder yang tepat laci
tidak boleh terlalu sesak tetapi juga tidak boleh terlalu longgar).
3. Kata Tangkap dan Label
Istilah kata tangkap (captain) dan label digunakan secara bergantian.
Kata, huruf, dan nomor atau kombinasi ketiganya membangun kata tangkap
atau label dalam tab guide dan folder.
a. Label Guide
Guide mempunyai jendela tab sebagai tempat informasi
diselipkan. Informasi yang dimasukkan adalah kata tangkap yang diketik
dan diselipkan di dalam jendela tab. Guide primer dan guide pembantu
mempunyai pengaturan kata tangkap yang sama, jika guide primer terdiri
atas huruf dan nomor, guide pembantu juga terdiri atas huruf dan nomor.
Tab perlu diberi warna yang berbeda sehingga tab itu dapat membantu dan
mempermudah kita dalam menyimpan dan menemukan posisi suatu arsip.
b. Label Folder
Label folder sebaiknya dibuat dari kertas tempel. Jika label tersebut
langsung diketik di atas folder, hal tersebut akan sangat menyulitkan
petugas karena folder akan sulit digulung ke atas pada saat mengetik.
Kedudukan folder dapat diatur sebagai berikut.
1) Folder individu di sebelah kanan;
2) Folder khusus di tengah di depan folder individu;
3) Folder campuran di bagian belakang.
Administrasi Perkantoran
14
Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad