Dokumen Dengan Sistem Abjad - e-Learning Sekolah Menengah ...

2. Folder
Di belakang semua guide terdapat folder yang digunakan untuk
menyimpan kelompok berkas secara bersama. Folder harus tepat ukuran,
baik tingginya maupun lebarnya, agar penyimpanan dapat dilakukan secara
efisien. Dengan menggunakan folder ini kita dapat memperkecil volume
berkas, biaya penyimpanan, dan tempat penyimpanan.
Ada tiga jenis folder yang digunakan dalam pengelolaan dokumen
dengan sistem abjad. Ketiga jenis folder tersebut adalah (1) folder campuran,
(2) folder individu, dan (3) folder khusus.
a. Folder campuran (misscellaneus folder)
Folder campuran digunakan untuk menyimpan arsip yang volumenya
masih sedikit. Jika volume arsip yang ada dalam folder campuran
meningkat, arsip tersebut dibuatkan folder baru yang berdiri sendiri.
b. Folder individu (individual folder)
Folder individual ditempatkan di antara guide primer dan surat yang
namanya ada pada tab dalam susunan alfabetis. Karena jumlahnya sedikit,
berkas individu tidak diperlukan. Folder ini biasanya memiliki volume yang
banyak dan frekuensi penggunaan yang relatif sering. Surat/dokumen
yang jumlahnya lebih dari lima lembar akan dimasukkan ke dalam folder
individu, sedangkan yang jumlahnya kurang dari lima akan disimpan ke
dalam folder campuran.
c. Folder khusus (special folder)
Folder khusus merupakan guide untuk membantu dalam menunjukkan
suatu sub bagian yang terdiri atas surat-surat khusus dari bagian alpabet.
Dalam folder ini surat-surat khusus tentang jenis pekerjaan disusun
pertama kali berdasarkan urutan nama. Jika surat lebih dari satu, berkas
itu disusun berdasarkan urutan tanggal.
Administrasi Perkantoran
13
Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad