Dokumen Dengan Sistem Abjad - e-Learning Sekolah Menengah ...
Dokumen Dengan Sistem Abjad - e-Learning Sekolah Menengah ...
Dokumen Dengan Sistem Abjad - e-Learning Sekolah Menengah ...
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
. Guide Pembantu (Auxilary Guide)<br />
Guide pembantu diperlukan agar penemuan arsip dapat dilakukan<br />
dengan lebih cepat. Guide pembantu ini disebut juga guide sekunder<br />
karena letaknya mengikuti atau berada di belakang guide primer. Guide<br />
pembantu ini dibuat karena berkas individu dalam file penyimpanan<br />
bervolume besar. Guide ini berfungsi untuk<br />
1) menunjukkan lokasi kelompok folder individu atau instansi yang terdiri<br />
atas jumlah surat yang banyak;<br />
2) memperlihatkan bagian masalah tertentu, seperti perlengkapan bidang<br />
yang dapat disusun dan ditemukan berdasarkan abjad;<br />
3) menunjukkan bagian yang mempunyai indeks nama depan yang sama.<br />
Guide ini menunjukkan hal yang umum yang diikuti dengan<br />
kelompok surat yang diawali dengan huruf/kata yang sama, yang<br />
merupakan subbagian dari berkas itu. Di bagian General A misalnya, di<br />
belakangnya diikuti General Appliance, General Aquamarine, General<br />
Asbeston dan seterusnya.<br />
c. Guide Keluar dan Lembar Keluar (out guide & out sheet)<br />
1. Guide Keluar (out guide) adalah guide yang dipergunakan sebagai<br />
petunjuk kelompok berkas yang sedang dipinjam atau sedang tidak<br />
berada di tempat penyimpanannya. Agar mudah terlihat dan terbaca,<br />
guide ini diberi warna khusus yang mencolok. Guide keluar akan tetap<br />
terus berada di tempat penyimpanan sampai kelompok berkas yang<br />
dipinjam dikembalikan ke tempat penyimpanan tersebut.<br />
2. Lembar Keluar (out sheet) berfungsi sama dengan guide keluar yaitu<br />
menggantikan berkas yang sedang dipinjam atau yang sedang keluar<br />
dari tempat penyimpanan. Namun, perbedaannya adalah bahwa guide<br />
keluar berfungsi untuk menggantikan sekelompok berkas yang sedang<br />
dipinjam, sedangkan lembar keluar berfungsi untuk menggantikan<br />
selembar arsip yang sedang dipinjam.<br />
Administrasi Perkantoran<br />
12<br />
Mengelola <strong>Dokumen</strong> <strong>Dengan</strong> <strong>Sistem</strong> <strong>Abjad</strong>