Dokumen Dengan Sistem Abjad - e-Learning Sekolah Menengah ...

. Guide Pembantu (Auxilary Guide)
Guide pembantu diperlukan agar penemuan arsip dapat dilakukan
dengan lebih cepat. Guide pembantu ini disebut juga guide sekunder
karena letaknya mengikuti atau berada di belakang guide primer. Guide
pembantu ini dibuat karena berkas individu dalam file penyimpanan
bervolume besar. Guide ini berfungsi untuk
1) menunjukkan lokasi kelompok folder individu atau instansi yang terdiri
atas jumlah surat yang banyak;
2) memperlihatkan bagian masalah tertentu, seperti perlengkapan bidang
yang dapat disusun dan ditemukan berdasarkan abjad;
3) menunjukkan bagian yang mempunyai indeks nama depan yang sama.
Guide ini menunjukkan hal yang umum yang diikuti dengan
kelompok surat yang diawali dengan huruf/kata yang sama, yang
merupakan subbagian dari berkas itu. Di bagian General A misalnya, di
belakangnya diikuti General Appliance, General Aquamarine, General
Asbeston dan seterusnya.
c. Guide Keluar dan Lembar Keluar (out guide & out sheet)
1. Guide Keluar (out guide) adalah guide yang dipergunakan sebagai
petunjuk kelompok berkas yang sedang dipinjam atau sedang tidak
berada di tempat penyimpanannya. Agar mudah terlihat dan terbaca,
guide ini diberi warna khusus yang mencolok. Guide keluar akan tetap
terus berada di tempat penyimpanan sampai kelompok berkas yang
dipinjam dikembalikan ke tempat penyimpanan tersebut.
2. Lembar Keluar (out sheet) berfungsi sama dengan guide keluar yaitu
menggantikan berkas yang sedang dipinjam atau yang sedang keluar
dari tempat penyimpanan. Namun, perbedaannya adalah bahwa guide
keluar berfungsi untuk menggantikan sekelompok berkas yang sedang
dipinjam, sedangkan lembar keluar berfungsi untuk menggantikan
selembar arsip yang sedang dipinjam.
Administrasi Perkantoran
12
Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad