Dokumen Dengan Sistem Abjad - e-Learning Sekolah Menengah ...

a. Guide Utama/Guide Primer
Guide utama mewakili semua bagian kelompok berkas secara garis
besar. Guide A1 dan B2 pada posisi pertama merupakan guide utama.
Jika volume berkas individu di perusahaan dalam file penyimpanan itu
sangat kecil, maka hanya guide utama yang diperlukan untuk membagi
file/berkas dalam beberapa bagian alpabet. Dalam sistem ini, guide
sebaiknya menggunakan warna tertentu.
Seperangkat guide digunakan untuk membagi alpabet dalam
bagian-bagian yang berbeda. Perangkat yang paling sederhana adalah 23
atau 25 bagian. Guide mempunyai sebuah tab untuk menulis salah satu
huruf dari A sampai W, sebuah tab dengan label MC, dan tab akhir dengan
kombinasi XYZ. Dengan cara ini, ratusan folder dengan nama yang diawali
huruf besar A akan dapat dibedakan antara kelompok satu dengan
kelompok yang lain. Selain itu, hal ini akan berguna untuk membantu
penyimpanan kembali surat/warkat pada tempat penyimpanan yang tepat
dalam suatu bagian.
Setelah mempelajari sistem ini, Anda akan mengetahui bahwa ada
beberapa bagian dari alpabet yang mempunyai lebih banyak sub bagian
daripada bagian alpabet yang lain, seperti alpabet B, H, S, dan W.
Subbagian dalam kelompok surat ini diperlukan karena ada banyak nama
yang dimulai dengan huruf-huruf ini. Sebaliknya, nama-nama yang dimulai
dengan huruf awal O, Q, U, X, Y, Z lebih sedikit frekuensinya sehingga
kelompok surat ini tidak terlalu memerlukan subbagian.
Guide dilengkapi dengan huruf yang tercetak pada tab-tab. Tab
akan mempermudah kita ketika kita akan menyelipkan berkas untuk
menunjukkan bagian yang sesuai dengan alpabet. Selain itu, guide juga
berfungsi untuk menjaga agar berkas tetap berdiri, rapi, dan mudah ditata
serta mudah ditemukan kembali. Oleh karena itu, guide perlu dibuat dari
bahan yang tebal dan kaku sehingga penataan dan penemuan kembali
berkas akan menjadi efisien.
Administrasi Perkantoran
11
Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad