Dokumen Dengan Sistem Abjad - e-Learning Sekolah Menengah ...

Filing sistem abjad adalah sistem penyimpanan yang sederhana dan
mudah dalam menemukan kembali dokumen. Dalam mencari dokumen, petugas
dapat langsung ke file (tempat) penyimpanan dokumen dan melihat huruf abjad
dari nama yang dicari. Oleh karena itu, filing sistem abjad disebut sistem
langsung (direct filing system ). Yang dimaksud sistem langsung adalah sistem
langsung menuju ke file penyimpanan dalam usahanya mencari dokumen tanpa
alat bantu termasuk alat bantu indeks.
Filing sistem abjad dapat pula dipakai oleh sistem penyimpanan arsip lain.
Meskipun sistem penyimpanan utama didasarkan atas nama wilayah, untuk
memperkuat penemuan arsip yang memuat wilayah tertentu, arsip harus disusun
menurut urutan abjad. Jadi, di samping dapat dipakai sebagai sistem
penyimpanan utama, filing sistem abjad dapat pula digunakan sebagai sistem
penyimpanan lanjutan.
Apabila filing sistem abjad yang dipilih sebagai sistem penyimpanan, nama
merupakan ciri atau identitas penting di dalam pencarian dokumen sesuai dengan
kebutuhan dan jenis kegiatan dari unit kerja yang bersangkutan. Oleh karena itu,
pencarian atau permintaan atas dokumen/arsip yang diperlukan hendaklah bertitik
tolak dari nama koresponden.
PENATAAN FILE DENGAN SISTEM ABJAD
File yang ditata dengan sistem abjad terdiri atas banyak bagian kecil yang
mewakili satu bagian abjad. Setiap bagian abjad tidak selalu berbentuk sebuah
huruf dalam abjad. Berikut ini akan dipaparkan cara penataan penyimpanan arsip.
1. Guide
Guide berfungsi untuk membantu petugas dalam maka penyimpanan dan
penemuan kembali suatu arsip di antara arsip-arsip yang lain. Penempatan
guide yang tepat akan mengurangi waktu yang tersita dalam pencarian
huruf/nama yang dibutuhkan. Guide dalam metode penyimpanan abjad
dibedakan menjadi dua tipe berdasarkan isinya, yaitu yang berisi huruf dan
yang berisi kata/nama/masalah.
Administrasi Perkantoran
10
Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad