Dokumen Dengan Sistem Abjad - e-Learning Sekolah Menengah ...

v
KEGIATAN BELAJAR
1. Kegiatan Pembelajaran 1: Penyimpanan Dokumen Berdasarkan Sistem
♦ Tujuan Pembelajaran 1
Abjad
Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran 1, diharapkan Anda
1) dapat membuat daftar klasifikasi penyimpanan arsip (dokumen dan surat)
dengan sistem abjad;
2) dapat membuat tab atau guide (penunjuk) penyimpanan arsip (dokumen dan
surat) dengan sistem abjad;
3) dapat menentukan kode penyimpanan arsip (dokumen dan surat) dengan
sistem abjad.
B. Uraian materi 1
FILING SISTEM ABJAD
Sistem filing abjad adalah sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan,
penggunaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali surat/warkat dengan
mengunakan petunjuk abjad.
Surat/warkat yang akan disimpan dikelola
berdasarkan nama orang atau nama organisasi yang disimpan abjad. Huruf
abjad yang digunakan adalah huruf pertama dari nama orang atau nama
organisasi. Nama orang dan nama perusahaan yang akan digunakan sebagai
kode penyimpanan ini diindeks dan diurutkan sesuai dengan urutan abjad, seperti
yang digunakan dalam kamus. Sistem ini cocok digunakan oleh organisasi yang
masalahnya belum kompleks atau masih sederhana.
Filing sistem abjad pada umumnya dipilih sebagai filing sistem arsip karena
1) dokumen/arsip cenderung dicari atau diminta melalui nama.
2) petugas menginginkan agar dokumen/arsip dari nama yang sama akan
berkelompok di bawah satu nama.
3) unit kerja hanya menerima dan menyimpan dokumen/arsip yang
berhubungan dengan fungsi/tugas masing-masing, sehingga susunan nama
lebih membantu.
4) Sistem nama mudah diingat.
Administrasi Perkantoran
9
Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad