Minit Mesyuarat Kick-Off bagi Perolehan Peralatan Membekal ...

MESYUARAT KICK-OFF BAGI PEROLEHAN PERALATAN MEMBEKAL, MENGHANTAR, MEMASANG,
MENGKONFIGURASI, MENGUJI-GUNA DAN PENTAULIAHAN PERALATAN LATIHAN BAGI TAHAP 3
DAN 5, ILJTM
MINIT MESYUARAT KICK-OFF 1/2013
___________________________________________________________________________________
Tarikh : 29 Julai 2013 (Isnin)
Masa : 10.00 pagi
Tempat : DKU, ILP Kuala Lumpur
Pengerusi : En. Suimi bin Abd Majid
P(BPK)
Kehadiran : Seperti di LAMPIRAN
___________________________________________________________________________________
1.0 PERUTUSAN PENGERUSI
1.1 Pengerusi memberi salam dan mengalu-alukan kehadiran semua ahli mesyuarat.
Pengerusi menerangkan secara ringkas tujuan utama mesyuarat diadakan adalah
untuk:
a) Mengumpul pihak pembekal dan pihak institut bagi berbincang mengenai
perolehan peralatan latihan tahap 3 dan 5.
b) Terdapat pihak pembekal yang telah bersedia untuk menghantar peralatan
latihan ke institut tetapi pihak institut belum menerima sebarang Surat Setuju
Terima (SST), Spesifikasi dan katalog bagi peralatan latihan tahap 3 dan 5.
c) Menyerahkan salinan SST, Spesifikasi dan katalog bagi peralatan latihan kepada
pihak institut bagi penghantaran peralatan latihan tahap 3 dan 5 oleh pihak
pembekal. Oleh yang demikian, setelah tamat mesyuarat pihak pembekal boleh
membekal peralatan latihan kepada pihak institut.
1.2 Pengerusi meminta TP(BPK) meneruskan mesyuarat dengan membincangkan agendaagenda
mesyuarat.
Tindakan : Makluman
2.0 PERKARA YANG DIBINCANGKAN
2.1 TP(BPK) membuat penyerahan SST kepada 27 ILJTM.
Tindakan : Institut
2.2 TP(BPK) meminta kepada pihak pembekal yang memerlukan MTO bagi tujuan
penghantaran peralatan latihan perlu memaklumkan kepada pihak Jabatan selewatlewatnya
pada hari Jumaat bersamaan dengan 2 Ogos 2013.
Tindakan : Pembekal

2.3 Pengerusi menerangkan perbezaan di antara CIF dan FOB. CIF bukan di bawah
tanggungan kerajaan, pihak pembekal perlu uruskan sendiri. Manakala FOB adalah di
bawah tanggungan kerajaan.
Tindakan : Pembekal
2.4 TP(BPK) memaklumkan bagi pembekal ingin membekal sendiri peralatan tanpa MTO
perlu memaklumkan kepada jabatan terlebih dahulu. Pembekal perlu memaklumkan
kod item bagi tujuan pengecualian cukai untuk Jabatan mengeluarkan surat untuk
kepada kastam.
Tindakan : Pembekal
2.5 TP(BPK) menjelaskan fungsi MTO. MTO yang dilantik akan mengambil peralatan dari
port of origin dan menghantar sehingga ke footprint. Pihak institut mengesahkan
dengan cop D.O beserta dengan tandatangan setuju tanpa periksa. (diperingkat MTO)
Tindakan : Institut
2.6 TP(BPK) menerangkan mengenai tempoh serahan bagi peralatan iaitu:
Tarikh penerimaan muktamad adalah hari terakhir D.O ditandatangan oleh pihak
institut bagi tuntutan peralatan 80% dan 100%.
Bagi peralatan yang perlu pentauliahan, pihak pembekal dibenarkan untuk
membuat tuntutan 20% tanpa perlu menunggu sehingga 14 hari selepas
pentauliahan dilaksanakan.
Pihak pembekal diminta berbincang dengan MTO bagi tujuan bekalan peralatan
sampai ke institute dan pihak pembekal perlu hadir bersama-sama ini adalah untuk
memastikan:
a) Peralatan sampai ke footprint.
b) Peralatan memenuhi speksifikasi.
c) Peralatan menepati jumlah item dan kuantiti mencukupi.
d) Testing and commissioning dapat dibuat segera.
Penghantaran peralatan di mana tarikh penerimaan melebihi tempoh serahan akan
dikenakan LAD.
Bagi loose item, pihak pembekal perlu menghubungi pegawai di institut untuk
tujuan penghantaran. Item mestilah memenuhi speksifikasi dan bilangan kuantiti
mencukupi. Sekiranya semua mencukupi pihak institut boleh menandatangani D.O
100% dan pihak pembekal membuat penerangan atau menerangkan operational
guidanceI bagi item yang dibekalkan. Selagi D.O tidak ditandatangani oleh pihak
institut, item berada di bawah tanggungjawab pihak pembekal.
Setiap pembekal perlu menyediakan laporan prestasi pembekalan bagi tujuan
penilaian terhadap pihak pembekal oleh Jabatan.
Sebarang pertukaran model perlu dibuat dalam masa 4 bulan daripada tarikh SST.
Permohonan pertukaran model oleh pihak pembekal perlu disertakan bersamasama
justifikasi pertukaran.
Tindakan : Makluman
2.7 Pengerusi memaklumkan bagi tujuan pertukaran model peralatan, pihak pembekal
perlu memaklumkan kepada Jabatan beserta dengan dokumen sokongan untuk tujuan
penilaian pertukaran model. Pertukaran model di hujung tarikh serahan merupakan

masalah yang tidak munasabah, oleh itu pihak pembekal perlu membuat perancangan
awal bagi sebarang pertukaran model untuk peralatan. [Jabatan akan mengetatkan
pemantauan prestasi pihak pembekal. Sekiranya prestasi pihak pembekal didapati
menurun, Jabatan tidak teragak-agak untuk memaklumkan kepada MOF dan pihak
pembekal tersebut akan disenaraihitam.]
Tindakan : Pembekal
2.8 TP(BPK) memaklumkan pihak pembekal boleh berhubung terus dengan pegawai BPPA
institut. Pihak institut akan menetapkan Pegawai Penerima 1, 2 dan 3 yang terdiri
daripada Pengarah, Pegawai BPPA dan Ketua Bahagian (mengikut bengkel) untuk
tujuan perakuan/pengesahan penerimaan peralatan.
Tindakan : Makluman
2.9 TP(BPK) menerangkan mengenai tuntutan:
Selepas pihak pembekal telah membuat tuntutan 80%, dan training kepada pihak
institut terus dilaksanakan pihak pembekal tidak perlu menunggu sehingga 14 hari
untuk membuat tuntutan 20%. Tuntutan 20% tersebut terus boleh dilakukan sebaik
sahaja semuanya selesai.
Pihak pembekal perlu menyediakan dokumen yang lengkap bagi tujuan tuntutan
antaranya D.O, akuan penerimaan, invoice dan lain-lain.
Pihak pembekal perlu menyediakan cover letter (satu institut satu surat), salinan
perlu dibuat untuk simpanan pihak pembekal, institut dan jabatan. Lampirkan
bersama salinan SST dan salinan no. akaun bank.
Pihak pembekal diminta memaklumkan kepada Jabatan sekiranya membuat
pemfaktoran.
Setiap tuntutan yang telah melepasi tempoh serahan dan melibatkan LAD pihak
pembekal perlu menjelaskan justifikasi kelewatan.
Tindakan : Makluman
2.10 KPP(Perolehan) menerangkan mengenai kontrak:
Tempoh kontrak adalah 1 tahun daripada tarikh Surat Setuju Terima.
Sekiranya terdapat sebarang perubahan kepada peralatan, semua perubahan perlu
dibuat dalam tempoh kontrak.
Penjilidan kontrak dokumen adalah seperti berikut:
a) Bagi Kontrak (nilai rendah): Nipis dan kemas (binding)
b) Bagi kontrak (nilai tinggi): tebal dan kemas (binding)
Tindakan : Makluman
3.0 HAL-HAL LAIN
TP(BPK) memaklumkan:
3.1 Pihak pembekal perlu menyediakan laporan perancangan pembekalan dan bayaran
bagi item.
3.2 Pihak pembekal yang berpindah atau bertukar alamat diminta memaklumkan kepada
jabatan dan institut.

3.3 Waktu digalakkan untuk pihak pembekal membuat penghantaran peralatan ke institut
adalah waktu pejabat/kerja di antara 8 pagi hingga 5 petang, tetapi pihak pembekal
dinasihatkan membuat penghantaran peralatan di sebelah pagi.
3.4 Mesyuarat akan dilaksanakan sebanyak 4 kali. Mesyuarat berikutnya akan diadakan
mengikut zon. Pembahagian zon adalah seperti berikut:
a) Zon Borneo
b) Zon Selatan
c) Zon Pantai Timur
d) Zon Utara
e) Zon Tengah
Tindakan : Makluman
4.0 UCAPAN PENANGGUHAN MESYUARAT
4.1 Pengerusi sekali lagi mengucapkan ucapan terima kasih kepada semua yang hadir.
5.0 PENUTUP
5.1 Mesyuarat telah ditangguhkan pada jam 11.53 pagi dan mesyuarat berikutnya akan
ditetapkan kemudian.
Disediakan oleh : ……………………………………………………….
Pn. Jayidah binti Mat Salleh
Penolong Pengarah,
Bahagian Pembangunan Kemahiran,
Jabatan Tenaga Manusia.