MESYUARAT BERSAMA SEKRETARIAT HIR 28 November 2012 ...
MESYUARAT BERSAMA SEKRETARIAT HIR 28 November 2012 ...
MESYUARAT BERSAMA SEKRETARIAT HIR 28 November 2012 ...
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
<strong>MESYUARAT</strong> <strong>BERSAMA</strong> <strong>SEKRETARIAT</strong> <strong>HIR</strong><br />
<strong>28</strong> <strong>November</strong> <strong>2012</strong><br />
10.00 pagi<br />
Bilik Mesyuarat<br />
Aras 1, Bangunan <strong>HIR</strong>
1) SECARA UMUM<br />
- membantu pihak universiti untuk mencapai matlamat UM sebagai 100 universiti terbaik di dunia pada tahun 2015.<br />
- menjadi orang tengah/perantara PI dengan pihak pengurusan.<br />
- menjalankan kerja-kerja operasi harian dengan penuh bertanggungjawab, amanah dan dedikasi.<br />
- sentiasa menanam perasaan ingin membantu dan menyelesaikan masalah orang lain.<br />
2) PERINGKAT PUSAT<br />
- menjadi pusat pengkalan data untuk semua aktiviti/pencapaian <strong>HIR</strong>.<br />
- menjadi orang tengah/perantara PTj dengan AJK <strong>HIR</strong>/pengurusan tertinggi.<br />
- mahir dalam setiap urusan yang berkaitan dengan <strong>HIR</strong> – pelantikan, kewangan etc.<br />
- mewujudkan komunikasi yang baik dengan semua PTj.<br />
3) PERINGKAT FAKULTI<br />
- memainkan peranan untuk memastikan semua projek berjalan lancar di peringkat fakulti masing-masing.<br />
- menjadi tempat rujukan PI yang utama di fakulti.<br />
- mewujudkan komunikasi yang baik dengan semua PI di bawah fakulti.
(Committee) (Committee) (Committee) (Committee)<br />
<strong>28</strong>/3 27/6 26/9 26/12<br />
2013 2014<br />
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1<br />
months<br />
KPT<br />
KPT<br />
4/3 3/6 2/9 2/12<br />
Sec. 1 Sec. 2 Sec. 3 Sec. 4
A. UMUM<br />
1) PERMOHONAN<br />
- permohonan baru : TIADA<br />
- projek bermasalah : JAWATANKUASA <strong>HIR</strong><br />
N0<br />
TARIKH MENGHANTAR LAPORAN<br />
KE KPT (BULAN/TAHUN)<br />
2) PERUNTUKAN<br />
- peruntukan baru : TIADA<br />
- transfer fund : sekali sahaja sepanjang tahun<br />
- peruntukan tambahan : JAWATANKUASA <strong>HIR</strong><br />
3) KPI<br />
- mesti capai setiap tahun<br />
- dipantau oleh Jawatankuasa <strong>HIR</strong> 3 bulan sekali<br />
- rujukan: MONITORING KPI <strong>HIR</strong>.5 tahun.xls<br />
4) PROGRESS REPORT<br />
- eksesais laporan perkembangan projek oleh PI<br />
setiap 6 bulan untuk dihantar ke KPT<br />
5) WEBSITE <strong>HIR</strong><br />
- www.hir.um.edu.my<br />
1 DISEMBER / 2011<br />
2 OGOS / <strong>2012</strong><br />
3 JUN / 2013<br />
4 DISEMBER / 2013<br />
5 JUN / 2014<br />
6 DISEMBER / 2014<br />
7 JUN / 2015<br />
8 DISEMBER / 2015
B. PEMBANTU PENYELIDIK<br />
1) TARIKH LAPOR DIRI<br />
Jika calon bekerja dahulu sebelum pelantikan dibuat:<br />
- surat tawaran tidak dibenarkan untuk back-dated.<br />
- dibenarkan claim honorarium untuk tempoh bekerja sebelum<br />
pelantikan.<br />
- bulan berikutnya akan dibayar gaji seperti biasa.
B. PEMBANTU PENYELIDIK<br />
Calon Hantar ke PTj<br />
2) PELANTIKAN POST-DOC<br />
Endorsed di <strong>HIR</strong> Pusat<br />
Pelantikan baru Post-Doc mulai 1 Oktober <strong>2012</strong>:<br />
- Borang permohonan BARU di laman web ippp:<br />
Tertakluk keputusan IPPP<br />
(Mesyuarat)<br />
http://ippp.um.edu.my/?modul=HR_Job_Opportunities&pilihan=Post_Doc<br />
(Section C)
B. PEMBANTU PENYELIDIK<br />
2) VISA<br />
- bagi PI yang berhasrat utk melantik RA<br />
antarabangsa, mohon untuk mendapatkan<br />
Employment Pass dahulu sebelum masuk<br />
Malaysia.<br />
TYPE OF<br />
PASS<br />
- sekiranya calon sudah memasuki Malaysia<br />
dengan menggunakan Social Pass, RA terpaksa<br />
membayar Journal Performances Fee bagi<br />
mendapatkan Employment Pass (geran tidak<br />
menampung peruntukan ini).<br />
Employment<br />
Pass<br />
ISSUE:<br />
Social<br />
Pass<br />
Student<br />
Pass<br />
- Student Pass tiada masalah jika hendak menjadi<br />
RA. Mereka juga boleh menukar kepada<br />
Employment Pass jika mahu menjadi RA sepenuh<br />
masa.<br />
- untuk Renew Pass:<br />
1) Student IPS<br />
2) Employment BSM<br />
1. PI tidak menasihati atau berkomunikasi<br />
dengan jelas kepada pelajar atau bakal RA<br />
(khususnya-International).<br />
2. RA/Student tidak concern berkaitan dengan<br />
Visa/perkara berkaitan BSM + Imegresen.
B. PEMBANTU PENYELIDIK (Visa)<br />
Calon isi borang RA<br />
Hantar kepada Sekretariat<br />
Sekretariat keluarkan Offer<br />
Letter & Acceptance Form<br />
PI hantar dokumen<br />
lengkap kepada<br />
Sekretariat<br />
Sekretariat semak &<br />
hantar kepada BSM<br />
- bersama Offer Letter<br />
tidak bertarikh<br />
* Perlu bayar Journal<br />
Performances Fee<br />
bagi penukaran Social Pass<br />
kepada Employment Pass<br />
PI scan/hantar kepada Calon<br />
BSM hantar kepada<br />
Imegresen<br />
Calon hantar dokumen kepada PI:<br />
1. Latest CV 4. Acceptance Form<br />
2. Passport 5. Dependent *<br />
3. Tiga (3) Gambar Berukuran Passport<br />
& Berlatarbelakang Biru<br />
* Dependent perlu submit :-<br />
i. Birth of Certificate<br />
ii. Marriage Certificate<br />
iii. Passport<br />
iv. 2 gambar (ukuran passport & BG biru)<br />
Imegresen akan<br />
kemukakan kelulusan<br />
kepada BSM<br />
BSM akan maklumkan<br />
kepada calon
C. TRAVEL<br />
1) KELULUSAN TRAVEL<br />
4) GUIDELINES<br />
- PI/RA/Student perlu mendapatkan kelulusan Sekretariat<br />
<strong>HIR</strong> sebelum travel<br />
- Student > kelulusan TNC(A)<br />
- Staf > kelulusan BSM<br />
- RA > kelulusan Dekan / HoD<br />
2) JIKA PERGI DAHULU SEBELUM MENDAPAT KELULUSAN<br />
- PI tidak dibenarkan untuk claim perjalanan.<br />
- PI perlu hantar Justification Letter:<br />
i. Jelaskan kenapa tidak minta kelulusan sebelum travel?<br />
ii. Apakah kepentingan travel ini kepada projek <strong>HIR</strong>?<br />
iii. Jelaskan peranan setiap RA/Student yang terlibat?<br />
- RA/Student dibenarkan sekali sahaja travel dalam<br />
masa setahun.<br />
- PI mesti hantar Justification Letter jika RA/Student<br />
ingin travel lebih daripada sekali.<br />
- PI digalakkan menghantar student dari RA kerana<br />
status student lebih terjamin untuk jangka masa<br />
yang panjang.<br />
- Claim yang dibuat adalah berdasarkan kelayakan.<br />
- Tempahan hotel MESTI melalui e-procurement.<br />
- Tempahan tiket penerbangan?<br />
3) TRAVEL REPORT<br />
- dihantar ke Sekretariat dalam masa dua (2) minggu selepas<br />
pulang ke Malaysia.<br />
- perlu dilampirkan bersama brochure/gambar ketika di<br />
persidangan/seminar.
D. e-PROCUMENT<br />
1) KEPERLUAN<br />
SEMUA perkara bernilai RM500 ke atas<br />
a) Perlu melalui e-Procurement<br />
b) Kecuali consumable bawah RM10,000 dengan syarat :-<br />
Consumable bernilai RM5,000 ke RM10,000 perlu mengikut prosedur yg ditetapkan<br />
(menyediakan segala dokumen secara manual)<br />
Utk makluman mengenai Garis Panduan ini, boleh layari<br />
UM Portal > PTj Info > Bendahari > Perolehan > Manual
D. e-PROCUMENT<br />
2) SISTEM SAGA SISTEM S.A.P<br />
- bermula pada Januari 2013<br />
- penutupan akaun 2011 pada 24 Disember <strong>2012</strong><br />
- Semua PO yang perlu dikeluarkan pada tahun ini perlu disediakan selewat-lewatnya<br />
seminggu sebelum 24 Disember <strong>2012</strong>.<br />
- Invoice dan DO perlu dilengkapkan untuk tujuan bayaran selewat-lewatnya<br />
24 Disember <strong>2012</strong>. Kelewatan akan menyebabkan bayaran kepada pihak pembekal<br />
tertunggak.
1) TARIKH<br />
Tentatively akan di jalankan pada 17,18 dan 19 Disember <strong>2012</strong> di Bangunan <strong>HIR</strong><br />
Cycle 1 : Penjimatan daripada VM Lab yang lalu.<br />
Cycle 2 & 3 : Penilaian peralatan yang ingin dibeli pada tahun 2013, 2014 & 2015.<br />
2) BAKI TERKINI SELEPAS VM LAB<br />
No. PTj Jumlah (RM)<br />
1 F. Perubatan<br />
2 F. Kejuruteraan<br />
3 F. Sains<br />
4 F. Pergigian<br />
5 F. Sains Komputer & IT<br />
6 Canseleri<br />
JUMLAH KESELURUHAN :
NO. PTj ISU<br />
1 F. Perubatan E-procurement, SAGA,<br />
2 F. Kejuruteraan PIs over spent, Gaji melebihi skala, GRAS – dinasihatkan supaya lantikan RA supaya<br />
min. 4 bulan,<br />
Jika pelajar dr fakulti lain menjadi RA di fakulti lain maka Borang GRAS di Bah II<br />
akan diisi oleh supervisor di fakulti yang dia belajar, manakala Bah. III akan diisi<br />
oleh PI di fakulti yg dia menjadi RA.<br />
3 F. Sains PIs over spent – tidak dapat bayar gaji RA, Transfer Vote melebihi sekali,<br />
4 F. Pergigian Intan bakal cuti–so akan ganti syafiqahmalek@um.edu.my, 6454 , cc emel to<br />
rathna@um.edu.my, baki akaun – RA akan monitor, PI terlalu berhati-hati beli<br />
barang – takut duit habis, borang di ‘ammend’ mengikut kesesuaian,<br />
5 F. Sains Komputer & IT Salah charge akaun utk gaji RA,<br />
6 Canseleri RA TIDAK BOLEH dapat biasiswa, RA resign tp maklumkan lambat – so dpt gaji –<br />
minta RA bg balik duit gaji + caruman KWSP, VM Lab list – kna cek balik akaun – 1-<br />
time only – penyelarasan akaun, Prosedur Bendahari tidak difahami, Penyediaan<br />
Annual Report, Penyediaan KPI & Finance, Tarikh utk briefing dr Bendahari 11<br />
Disember <strong>2012</strong>, API,
NO. PTj CADANGAN<br />
1 F. Perubatan Monitoring system for RA<br />
2 F. Kejuruteraan Garis Panduan RA utk <strong>HIR</strong>,<br />
3 F. Sains<br />
4 F. Pergigian Caruman majikan 13% dpt dilihat pd system<br />
5 F. Sains Komputer & IT Bajet dimasukkan Januari 2013<br />
6 Canseleri
No. Fasiliti Jumlah<br />
1 Bilik Sekretariat 1<br />
2 Bilik Saintis Pelawat 2<br />
3 Bilik Perbincangan 3 (8 pax)<br />
4 Bilik Seminar 1 (48 pax)<br />
5 Bilik Mesyuarat 1 (30 pax)<br />
6 Makmal 15<br />
7 Pantri 1<br />
8 Surau 1<br />
9 Restroom 4<br />
Peralatan <strong>HIR</strong> yang terkini dan canggih disewakan kepada semua warga UM dan<br />
orang awam di Bilik Khas 1, 2 dan 3. Untuk tempahan sila layari laman web <strong>HIR</strong>:<br />
http://www.hir.um.edu.my/?modul=Central_Facilities