MESYUARAT BERSAMA SEKRETARIAT HIR 28 November 2012 ...

MESYUARAT BERSAMA SEKRETARIAT HIR
28 November 2012
10.00 pagi
Bilik Mesyuarat
Aras 1, Bangunan HIR

1) SECARA UMUM
- membantu pihak universiti untuk mencapai matlamat UM sebagai 100 universiti terbaik di dunia pada tahun 2015.
- menjadi orang tengah/perantara PI dengan pihak pengurusan.
- menjalankan kerja-kerja operasi harian dengan penuh bertanggungjawab, amanah dan dedikasi.
- sentiasa menanam perasaan ingin membantu dan menyelesaikan masalah orang lain.
2) PERINGKAT PUSAT
- menjadi pusat pengkalan data untuk semua aktiviti/pencapaian HIR.
- menjadi orang tengah/perantara PTj dengan AJK HIR/pengurusan tertinggi.
- mahir dalam setiap urusan yang berkaitan dengan HIR – pelantikan, kewangan etc.
- mewujudkan komunikasi yang baik dengan semua PTj.
3) PERINGKAT FAKULTI
- memainkan peranan untuk memastikan semua projek berjalan lancar di peringkat fakulti masing-masing.
- menjadi tempat rujukan PI yang utama di fakulti.
- mewujudkan komunikasi yang baik dengan semua PI di bawah fakulti.

(Committee) (Committee) (Committee) (Committee)
28/3 27/6 26/9 26/12
2013 2014
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1
months
KPT
KPT
4/3 3/6 2/9 2/12
Sec. 1 Sec. 2 Sec. 3 Sec. 4

A. UMUM
1) PERMOHONAN
- permohonan baru : TIADA
- projek bermasalah : JAWATANKUASA HIR
N0
TARIKH MENGHANTAR LAPORAN
KE KPT (BULAN/TAHUN)
2) PERUNTUKAN
- peruntukan baru : TIADA
- transfer fund : sekali sahaja sepanjang tahun
- peruntukan tambahan : JAWATANKUASA HIR
3) KPI
- mesti capai setiap tahun
- dipantau oleh Jawatankuasa HIR 3 bulan sekali
- rujukan: MONITORING KPI HIR.5 tahun.xls
4) PROGRESS REPORT
- eksesais laporan perkembangan projek oleh PI
setiap 6 bulan untuk dihantar ke KPT
5) WEBSITE HIR
- www.hir.um.edu.my
1 DISEMBER / 2011
2 OGOS / 2012
3 JUN / 2013
4 DISEMBER / 2013
5 JUN / 2014
6 DISEMBER / 2014
7 JUN / 2015
8 DISEMBER / 2015

B. PEMBANTU PENYELIDIK
1) TARIKH LAPOR DIRI
Jika calon bekerja dahulu sebelum pelantikan dibuat:
- surat tawaran tidak dibenarkan untuk back-dated.
- dibenarkan claim honorarium untuk tempoh bekerja sebelum
pelantikan.
- bulan berikutnya akan dibayar gaji seperti biasa.

B. PEMBANTU PENYELIDIK
Calon Hantar ke PTj
2) PELANTIKAN POST-DOC
Endorsed di HIR Pusat
Pelantikan baru Post-Doc mulai 1 Oktober 2012:
- Borang permohonan BARU di laman web ippp:
Tertakluk keputusan IPPP
(Mesyuarat)
http://ippp.um.edu.my/?modul=HR_Job_Opportunities&pilihan=Post_Doc
(Section C)

B. PEMBANTU PENYELIDIK
2) VISA
- bagi PI yang berhasrat utk melantik RA
antarabangsa, mohon untuk mendapatkan
Employment Pass dahulu sebelum masuk
Malaysia.
TYPE OF
PASS
- sekiranya calon sudah memasuki Malaysia
dengan menggunakan Social Pass, RA terpaksa
membayar Journal Performances Fee bagi
mendapatkan Employment Pass (geran tidak
menampung peruntukan ini).
Employment
Pass
ISSUE:
Social
Pass
Student
Pass
- Student Pass tiada masalah jika hendak menjadi
RA. Mereka juga boleh menukar kepada
Employment Pass jika mahu menjadi RA sepenuh
masa.
- untuk Renew Pass:
1) Student IPS
2) Employment BSM
1. PI tidak menasihati atau berkomunikasi
dengan jelas kepada pelajar atau bakal RA
(khususnya-International).
2. RA/Student tidak concern berkaitan dengan
Visa/perkara berkaitan BSM + Imegresen.

B. PEMBANTU PENYELIDIK (Visa)
Calon isi borang RA
Hantar kepada Sekretariat
Sekretariat keluarkan Offer
Letter & Acceptance Form
PI hantar dokumen
lengkap kepada
Sekretariat
Sekretariat semak &
hantar kepada BSM
- bersama Offer Letter
tidak bertarikh
* Perlu bayar Journal
Performances Fee
bagi penukaran Social Pass
kepada Employment Pass
PI scan/hantar kepada Calon
BSM hantar kepada
Imegresen
Calon hantar dokumen kepada PI:
1. Latest CV 4. Acceptance Form
2. Passport 5. Dependent *
3. Tiga (3) Gambar Berukuran Passport
& Berlatarbelakang Biru
* Dependent perlu submit :-
i. Birth of Certificate
ii. Marriage Certificate
iii. Passport
iv. 2 gambar (ukuran passport & BG biru)
Imegresen akan
kemukakan kelulusan
kepada BSM
BSM akan maklumkan
kepada calon

C. TRAVEL
1) KELULUSAN TRAVEL
4) GUIDELINES
- PI/RA/Student perlu mendapatkan kelulusan Sekretariat
HIR sebelum travel
- Student > kelulusan TNC(A)
- Staf > kelulusan BSM
- RA > kelulusan Dekan / HoD
2) JIKA PERGI DAHULU SEBELUM MENDAPAT KELULUSAN
- PI tidak dibenarkan untuk claim perjalanan.
- PI perlu hantar Justification Letter:
i. Jelaskan kenapa tidak minta kelulusan sebelum travel?
ii. Apakah kepentingan travel ini kepada projek HIR?
iii. Jelaskan peranan setiap RA/Student yang terlibat?
- RA/Student dibenarkan sekali sahaja travel dalam
masa setahun.
- PI mesti hantar Justification Letter jika RA/Student
ingin travel lebih daripada sekali.
- PI digalakkan menghantar student dari RA kerana
status student lebih terjamin untuk jangka masa
yang panjang.
- Claim yang dibuat adalah berdasarkan kelayakan.
- Tempahan hotel MESTI melalui e-procurement.
- Tempahan tiket penerbangan?
3) TRAVEL REPORT
- dihantar ke Sekretariat dalam masa dua (2) minggu selepas
pulang ke Malaysia.
- perlu dilampirkan bersama brochure/gambar ketika di
persidangan/seminar.

D. e-PROCUMENT
1) KEPERLUAN
SEMUA perkara bernilai RM500 ke atas
a) Perlu melalui e-Procurement
b) Kecuali consumable bawah RM10,000 dengan syarat :-
Consumable bernilai RM5,000 ke RM10,000 perlu mengikut prosedur yg ditetapkan
(menyediakan segala dokumen secara manual)
Utk makluman mengenai Garis Panduan ini, boleh layari
UM Portal > PTj Info > Bendahari > Perolehan > Manual

D. e-PROCUMENT
2) SISTEM SAGA SISTEM S.A.P
- bermula pada Januari 2013
- penutupan akaun 2011 pada 24 Disember 2012
- Semua PO yang perlu dikeluarkan pada tahun ini perlu disediakan selewat-lewatnya
seminggu sebelum 24 Disember 2012.
- Invoice dan DO perlu dilengkapkan untuk tujuan bayaran selewat-lewatnya
24 Disember 2012. Kelewatan akan menyebabkan bayaran kepada pihak pembekal
tertunggak.

1) TARIKH
Tentatively akan di jalankan pada 17,18 dan 19 Disember 2012 di Bangunan HIR
Cycle 1 : Penjimatan daripada VM Lab yang lalu.
Cycle 2 & 3 : Penilaian peralatan yang ingin dibeli pada tahun 2013, 2014 & 2015.
2) BAKI TERKINI SELEPAS VM LAB
No. PTj Jumlah (RM)
1 F. Perubatan
2 F. Kejuruteraan
3 F. Sains
4 F. Pergigian
5 F. Sains Komputer & IT
6 Canseleri
JUMLAH KESELURUHAN :

NO. PTj ISU
1 F. Perubatan E-procurement, SAGA,
2 F. Kejuruteraan PIs over spent, Gaji melebihi skala, GRAS – dinasihatkan supaya lantikan RA supaya
min. 4 bulan,
Jika pelajar dr fakulti lain menjadi RA di fakulti lain maka Borang GRAS di Bah II
akan diisi oleh supervisor di fakulti yang dia belajar, manakala Bah. III akan diisi
oleh PI di fakulti yg dia menjadi RA.
3 F. Sains PIs over spent – tidak dapat bayar gaji RA, Transfer Vote melebihi sekali,
4 F. Pergigian Intan bakal cuti–so akan ganti syafiqahmalek@um.edu.my, 6454 , cc emel to
rathna@um.edu.my, baki akaun – RA akan monitor, PI terlalu berhati-hati beli
barang – takut duit habis, borang di ‘ammend’ mengikut kesesuaian,
5 F. Sains Komputer & IT Salah charge akaun utk gaji RA,
6 Canseleri RA TIDAK BOLEH dapat biasiswa, RA resign tp maklumkan lambat – so dpt gaji –
minta RA bg balik duit gaji + caruman KWSP, VM Lab list – kna cek balik akaun – 1-
time only – penyelarasan akaun, Prosedur Bendahari tidak difahami, Penyediaan
Annual Report, Penyediaan KPI & Finance, Tarikh utk briefing dr Bendahari 11
Disember 2012, API,

NO. PTj CADANGAN
1 F. Perubatan Monitoring system for RA
2 F. Kejuruteraan Garis Panduan RA utk HIR,
3 F. Sains
4 F. Pergigian Caruman majikan 13% dpt dilihat pd system
5 F. Sains Komputer & IT Bajet dimasukkan Januari 2013
6 Canseleri

No. Fasiliti Jumlah
1 Bilik Sekretariat 1
2 Bilik Saintis Pelawat 2
3 Bilik Perbincangan 3 (8 pax)
4 Bilik Seminar 1 (48 pax)
5 Bilik Mesyuarat 1 (30 pax)
6 Makmal 15
7 Pantri 1
8 Surau 1
9 Restroom 4
Peralatan HIR yang terkini dan canggih disewakan kepada semua warga UM dan
orang awam di Bilik Khas 1, 2 dan 3. Untuk tempahan sila layari laman web HIR:
http://www.hir.um.edu.my/?modul=Central_Facilities