kawalan dokumen makmal perubatan hospital universiti ... - USM
kawalan dokumen makmal perubatan hospital universiti ... - USM
kawalan dokumen makmal perubatan hospital universiti ... - USM
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
H<strong>USM</strong>/LCD/QP-01<br />
KAWALAN DOKUMEN<br />
MAKMAL PERUBATAN<br />
HOSPITAL UNIVERSITI SAINS<br />
MALAYSIA<br />
Disediakan<br />
oleh:<br />
Assoc. Prof. Dr. Hasnan Jaafar<br />
Diluluskan oleh:<br />
Dato’ Dr. Zaidun Kamari<br />
Tarikh efektif: 01.08.2010
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA<br />
KAWALAN DOKUMEN<br />
Muka surat 1 drp 16<br />
(H<strong>USM</strong>/LCD/QP-01) Tajuk: ISI KANDUNGAN Versi 3<br />
MUKA SURAT<br />
PERKARA<br />
1 Isi Kandungan<br />
2 Rekod Pindaan<br />
3 Rekod Semakan<br />
4 Definisi<br />
5 Singkatan<br />
6 Tujuan, Skop dan Dokumen Rujukan<br />
7-10 Prosedur danTanggungjawab<br />
13 Rekod<br />
14 Carta Alir<br />
Senarai Lampiran<br />
i. Lampiran 1: Format Borang Pendaftaran Utama Dokumen<br />
ii. Lampiran 2: Senarai Edaran Salinan Daftar Dokumen Aras 1 dan<br />
Dokumen Aras 2<br />
iii. Lampiran 3: Format Borang Nota Hantaran Dokumen<br />
iv. Lampiran 4: Format Borang Pendaftaran Dokumen Aras 3<br />
v. Lampiran 5: Format Borang Pendaftaran Dokumen Luaran<br />
vi. Lampiran 6: Senarai Singkatan Makmal Perubatan Hospital<br />
Universiti Sains Malaysia<br />
vii. Lampiran 7: Senarai Dokumen Aras 2<br />
viii. Lampiran 8: Borang Permohonan Pindaan Dokumen<br />
ix. Lampiran 9 : Senarai Salinan Dokumen Aras 1 dan Aras 2<br />
x. Lampiran 10: Contoh Mukasurat Dokumen Dengan Pindaan<br />
Disediakan oleh<br />
Diluluskan oleh<br />
Prof. Madya Dr. Hasnan Jaafar<br />
Dato’ Dr. Zaidun Kamari<br />
Tarikh efektif 01.08.2010
KAWALAN DOKUMEN<br />
(H<strong>USM</strong>/LCD/QP-01)<br />
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA<br />
Tajuk: REKOD PINDAAN<br />
Muka surat 2 drp 16<br />
Versi 3<br />
Pindaan 1<br />
NO.<br />
VERSI<br />
TARIKH<br />
VERSI<br />
REKOD PINDAAN<br />
HURAIAN PINDAAN<br />
1 1.11.2009 Pertukaran Versi MS ISO 15189:2004 kepada<br />
Versi MS ISO 15189:2007<br />
TANDATANGAN<br />
PENGESAHAN<br />
2 12.04.2010 Penyesuaian <strong>dokumen</strong> Versi 1 MS ISO 15189:2007<br />
kepada <strong>dokumen</strong> elektronik di alamat:<br />
http://www.quality.kck.usm.my/H<strong>USM</strong>/MS ISO<br />
15189:2007<br />
NO.<br />
VERSI<br />
TARIKH<br />
PINDAAN<br />
HURAIAN PINDAAN<br />
3 01.08.2010 Dokumen telah disemak pada 14 Jul 2010<br />
Pindaan 1: m/s 2 dan 3 drp 16<br />
Tarikh versi ditukar kepada tarikh pindaan.<br />
Tambahan rekod semakan.<br />
TANDATANGAN<br />
PENGESAHAN<br />
Pindaan 2,3,4: m/s 10 drp 16<br />
Tambahan: 6.3.1. Dokumen Aras 1 Dan Aras 2<br />
Tambahan: 6.3.2. Dokumen Aras 3<br />
Tambahan: 6.3.2. Untuk <strong>dokumen</strong> aras 3 melalui<br />
laman web hendaklah dimuatturun ke web Jabatan<br />
berkenaan.<br />
Pindaan 5: m/s 11 drp 16<br />
Tambahan: 6.4.2. Nyatakan tarikh <strong>dokumen</strong> itu<br />
diluluskan di muka hadapan.<br />
Pindaan 6: m/s 12 drp 16<br />
6.5.6 Tambahan: Penyemak tersebut dimasukkan<br />
ke dalam rekod semakan.<br />
Pindaan 7: m/s 12 drp 16<br />
Dibuang: 6.5.7. Manakala tarikh efektif akan<br />
hanya berubah untuk mukasurat yang terlibat<br />
untuk pindaan tersebut. 6.5.7. sehingga 5 ditukar<br />
kepada sehingga seterusnya<br />
Disediakan oleh<br />
Diluluskan oleh<br />
Prof. Madya Dr. Hasnan Jaafar<br />
Dato’ Dr. Zaidun Kamari<br />
Tarikh efektif 01.08.2010
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA<br />
KAWALAN DOKUMEN<br />
Muka surat 3 drp 16<br />
(H<strong>USM</strong>/LCD/QP-01) Tajuk: REKOD PINDAAN Versi 3<br />
NO.<br />
VERSI<br />
TARIKH<br />
PINDAAN<br />
HURAIAN PINDAAN<br />
3 01.08.2010 Pindaan 8: m/s 13 drp 16<br />
6.7 Kawalan Dokumen Lapuk<br />
Tambahan: Nyatakan tarikh <strong>dokumen</strong> itu<br />
dilapukkan di muka hadapan<br />
TANDATANGAN<br />
PENGESAHAN<br />
Disediakan oleh<br />
Diluluskan oleh<br />
Prof. Madya Dr. Hasnan Jaafar<br />
Dato’ Dr. Zaidun Kamari<br />
Tarikh efektif 01.08.2010
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA<br />
KAWALAN DOKUMEN<br />
Muka surat 4 drp 16<br />
(H<strong>USM</strong>/LCD/QP-01) Tajuk: REKOD SEMAKAN Versi 3<br />
REKOD SEMAKAN<br />
TARIKH SEMAKAN NAMA PENYEMAK TANDATANGAN PENGESAHAN<br />
Dr. Sharifah Emelia Tuan Sharif<br />
14 Jul 2010<br />
Ruhaiza Alias<br />
Disediakan oleh<br />
Diluluskan oleh<br />
Prof. Madya Dr. Hasnan Jaafar<br />
Dato’ Dr. Zaidun Kamari<br />
Tarikh efektif 01.08.2010
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA<br />
KAWALAN DOKUMEN<br />
Muka surat 5 drp 16<br />
(H<strong>USM</strong>/LCD/QP-01) Tajuk: DEFINISI Versi 3<br />
1. DEFINISI<br />
i. Dokumen Aras 1: Merupakan <strong>dokumen</strong> dikawal, dikenali sebagai Laboratory Quality<br />
Manual. Ia merupakan <strong>dokumen</strong> rujukan utama Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)<br />
Makmal Perubatan H<strong>USM</strong>. Dokumen ini dikawal oleh Ketua Pegawai Dokumen MS<br />
ISO 15189:2007 H<strong>USM</strong>.<br />
ii.<br />
iii.<br />
iv.<br />
Dokumen Aras 2: Merupakan <strong>dokumen</strong> dikawal dan merangkumi 22 <strong>dokumen</strong> seperti<br />
di Lampiran 7 yang mengandungi garispanduan/peraturan/rujukan yang digubal untuk<br />
dijadikan rujukan kepada SPK Makmal Perubatan H<strong>USM</strong>. Dokumen ini dikawal oleh<br />
Ketua Pegawai Dokumen.<br />
Dokumen Aras 3: Dokumen yang disediakan di Makmal Perubatan berkenaan yang<br />
menjadi panduan kepada kakitangan <strong>makmal</strong> semasa menjalankan kerja dan<br />
menepati keperluan SPK Makmal Perubatan. Dokumen ini dikawal oleh Pegawai<br />
Dokumen <strong>makmal</strong> berkenaan.<br />
Dokumen Luaran: Garispanduan/peraturan/perundangan/rujukan yang berasal dari<br />
sumber luar dan digunapakai di dalam SPK.<br />
v. Dokumen Dikawal: Dokumen yang dikawal daripada segi penyediaan, kelulusan,<br />
pengemaskinian, pengedaran serta penyimpanan, dan merupakan salinan kemaskini<br />
yang sah digunakan di dalam SPK.<br />
vi.<br />
vii.<br />
viii.<br />
Lulus Untuk Digunakan: Dokumen yang diterbitkan hanya untuk rujukan, tidak<br />
tertakluk kepada pengemaskinian dan tidak boleh digunapakai untuk proses-proses<br />
yang mempengaruhi kualiti.<br />
Dokumen Lapuk: Dokumen lama yang dimansuhkan atau digantikan dengan <strong>dokumen</strong><br />
baru yang dikemaskini. Dokumen Lapuk Aras 1 dan 2 diuruskan oleh Ketua Pegawai<br />
Dokumen sementara Dokumen Lapuk Aras 3 diuruskan oleh Pegawai Dokumen<br />
<strong>makmal</strong> berkenaan.<br />
Ketua Pegawai Dokumen dan Pegawai Dokumen: Pegawai yang dilantik oleh<br />
Pengarah H<strong>USM</strong> untuk mengawal <strong>dokumen</strong>. Dan saling bekerjasama untuk memantap<br />
pengawalan <strong>dokumen</strong> SPK <strong>makmal</strong> <strong>perubatan</strong>.<br />
Disediakan oleh<br />
Diluluskan oleh<br />
Prof. Madya Dr. Hasnan Jaafar<br />
Dato’ Dr. Zaidun Kamari<br />
Tarikh efektif 01.08.2010
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA<br />
KAWALAN DOKUMEN<br />
Muka surat 6 drp 16<br />
(H<strong>USM</strong>/LCD/QP-01) Tajuk: SINGKATAN Versi 3<br />
2. SINGKATAN<br />
PH<strong>USM</strong><br />
Pengarah H<strong>USM</strong><br />
PM<br />
Pengarah Makmal<br />
WP<br />
Wakil Pengurusan<br />
PK<br />
Pengurus Kualiti<br />
PT<br />
Pengurus Teknikal<br />
KM<br />
Kakitangan Makmal<br />
KPD<br />
Ketua Pegawai Dokumen<br />
TKPD<br />
Timbalan Ketua Pegawai Dokumen<br />
PD<br />
Pegawai Dokumen Makmal Berkenaan<br />
DL<br />
Dokumen Luaran<br />
BPUD<br />
Borang Pendaftaran Utama Dokumen<br />
NHD<br />
Nota Hantaran Dokumen<br />
BPDA3<br />
Borang Pendaftaran Dokumen Aras 3<br />
BPDL<br />
Borang Pendaftaran Dokumen Luaran<br />
SPK<br />
Sistem Pengurusan Kualiti<br />
BPPD<br />
Borang Permohonan Pindaan Dokumen<br />
Disediakan oleh<br />
Diluluskan oleh<br />
Prof. Madya Dr. Hasnan Jaafar<br />
Dato’ Dr. Zaidun Kamari<br />
Tarikh efektif 01.08.2010
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA<br />
KAWALAN DOKUMEN<br />
(H<strong>USM</strong>/LCD/QP-01)<br />
Tajuk: TUJUAN, SKOP DAN Muka surat 7 drp 16<br />
DOKUMEN RUJUKAN Versi 3<br />
3. TUJUAN<br />
Untuk mengawal semua <strong>dokumen</strong> yang berkaitan dengan SPK <strong>makmal</strong> <strong>perubatan</strong> melalui<br />
penyediaan, kelulusan, pengemaskinian, pengedaran dan pelupusan yang teratur.<br />
4. SKOP<br />
Prosedur ini digunapakai untuk seluruh SPK Makmal Perubatan H<strong>USM</strong>, MS ISO 15189:2007 dan<br />
melibatkan Dokumen Aras 1, semua Dokumen Aras 2 dan semua Dokumen Aras 3 <strong>makmal</strong><br />
berkenaan. Kawalan <strong>dokumen</strong> Aras 1 dan 2 ini dilakukan oleh Ketua Pegawai Dokumen atau<br />
Timbalan Ketua Pegawai Dokumen. Sementara Dokumen Aras 3 dikawal oleh Pegawai Dokumen<br />
Makmal Berkenaan.<br />
5. DOKUMEN RUJUKAN<br />
i. Standard MS ISO 15189:2007<br />
ii. Laboratory Quality Manual H<strong>USM</strong>/LCD/LQM<br />
Disediakan oleh<br />
Diluluskan oleh<br />
Prof. Madya Dr. Hasnan Jaafar<br />
Dato’ Dr. Zaidun Kamari<br />
Tarikh efektif 01.08.2010
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA<br />
KAWALAN DOKUMEN<br />
(H<strong>USM</strong>/LCD/QP-01)<br />
Tajuk: PROSEDUR DAN Muka surat 8 drp 16<br />
TANGGUNGJAWAB Versi 3<br />
6. PROSEDUR DAN TANGGUNGJAWAB<br />
PROSEDUR<br />
TANGGUNGJAWAB<br />
6.1 Sistem Penomboran Dokumen<br />
a. Dokumen Aras 1<br />
Nombor bagi <strong>dokumen</strong> Laboratory Quality Manual, H<strong>USM</strong><br />
H<strong>USM</strong>/LCD/QM<br />
b. Dokumen Aras 2<br />
Seperti di Lampiran 7<br />
c. Dokumen Aras 3<br />
WP/KPD/TKPD<br />
WP/KPD/TKPD<br />
PM/PT/PD<br />
Nombor indeks bagi Prosedur Kualiti<br />
H<strong>USM</strong>//PK. Atau QP <br />
Nombor indeks bagi Arahan Kerja/Manual Teknikal<br />
Standard/Standard Technical Manual:<br />
H<strong>USM</strong>//AK atau SPT/STM<br />
Atau<br />
Apa-apa sahaja penomboran yang sedia ada untuk menepati<br />
sistem pengurusan kualiti di <strong>makmal</strong> berkenaan.<br />
d. Nombor indeks bagi DL<br />
H<strong>USM</strong>//DL<br />
PD<br />
Disediakan oleh<br />
Diluluskan oleh<br />
Prof. Madya Dr. Hasnan Jaafar<br />
Dato’ Dr. Zaidun Kamari<br />
Tarikh efektif 01.08.2010
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA<br />
KAWALAN DOKUMEN<br />
(H<strong>USM</strong>/LCD/QP-01)<br />
Tajuk: PROSEDUR DAN Muka surat 9 drp 16<br />
TANGGUNGJAWAB Versi 3<br />
6.2 Penyediaan Dokumen<br />
6.2.1. Bagi menjamin kesempurnaan <strong>dokumen</strong>, penyediaan dan kelulusan <strong>dokumen</strong> dilakukan oleh<br />
pegawai-pegawai yang dikenalpasti seperti berikut;<br />
Dokumen Disediakan oleh Diluluskan oleh<br />
Dokumen Aras 1<br />
Laboratory Quality Manual<br />
WP<br />
PH<strong>USM</strong><br />
Dokumen Aras 2 PM PH<strong>USM</strong><br />
Dokumen Aras 3<br />
Prosedur Kualiti/<br />
Arahan Kerja/<br />
Manual Teknikal Standard<br />
PM/PT/PD/KM<br />
PM<br />
DL<br />
Dikenalpasti oleh Pengurus Kualiti atau<br />
Pengurus Teknikal dan diluluskan oleh PM.<br />
6.2.2. Penyedia <strong>dokumen</strong> dan pegawai yang meluluskan Dokumen Aras 1, Dokumen Aras 2 dan<br />
Aras 3 menandatangi <strong>dokumen</strong> tersebut. Manakala PM menandatangani DL.<br />
6.2.3. Dokumen Aras 1 dan Aras 2 akan diberikan oleh penyedia <strong>dokumen</strong> kepada KPD dalam<br />
bentuk salinan ”hardcopy” dan softcopy.<br />
Disediakan oleh<br />
Diluluskan oleh<br />
Prof. Madya Dr. Hasnan Jaafar<br />
Dato’ Dr. Zaidun Kamari<br />
Tarikh efektif 01.08.2010
KAWALAN DOKUMEN<br />
(H<strong>USM</strong>/LCD/QP-01)<br />
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA<br />
Tajuk: PROSEDUR DAN Muka surat 10 drp 16<br />
TANGGUNGJAWAB Versi 3<br />
PROSEDUR<br />
TANGGUNGJAWAB<br />
6.3 Kawalan Dokumen Asal<br />
6.3.1. Dokumen Aras 1 Dan Aras 2<br />
6.3.1.1. Salinan asal akan dicop pada semua Muka surat<br />
Dokumen Aras 1 dan <strong>dokumen</strong> aras 2 dengan “MS ISO<br />
15189:2007 – H<strong>USM</strong> – DIKAWAL” berwarna merah.<br />
6.3.1.2. Dokumen akan di ”upload” ke laman web<br />
”http://www.quality.kck.usm.my/H<strong>USM</strong>/MS ISO 15189:2007<br />
6.3.1.3. Daftar Dokumen Aras 1 dan Dokumen Aras 2 di dalam<br />
BPUD. Satu salinan daftar akan dihantar kepada PD <strong>makmal</strong><br />
berkenaan untuk simpanan.<br />
KPD/TKPD<br />
KPD<br />
KPD/TKPD<br />
PD<br />
6.3.2. Dokumen Aras 3<br />
6.3.2.1. Cop semua Muka surat Dokumen Aras 3 dengan “MS<br />
ISO 15189:2007 –H<strong>USM</strong> – DIKAWAL” berwarna<br />
merah.<br />
6.3.2.2 . Daftar semua Dokumen Aras 3 di dalam BPDA3 dan<br />
DL di dalam BPDL. Satu salinan daftar dihantar kepada KPD.<br />
6.3.2.3. Memegang daftar BPUD, BPDA3 dan BPDL<br />
Keseluruhan <strong>makmal</strong>.<br />
6.3.2.4. Memegang Daftar BPUD, BPDA3 dan BPDL untuk<br />
<strong>makmal</strong> dibawah <strong>kawalan</strong> sahaja.<br />
6.3.2.5. Untuk <strong>dokumen</strong> aras 3 melalui laman web hendaklah<br />
dimuatturun ke web Jabatan berkenaan.<br />
PD<br />
KPD<br />
PD<br />
PD<br />
PD<br />
Disediakan oleh<br />
Diluluskan oleh<br />
Prof. Madya Dr. Hasnan Jaafar<br />
Dato’ Dr. Zaidun Kamari<br />
Tarikh efektif 01.08.2010
KAWALAN DOKUMEN<br />
(H<strong>USM</strong>/LCD/QP-01)<br />
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA<br />
Tajuk: PROSEDUR DAN Muka surat 11 drp 16<br />
TANGGUNGJAWAB Versi 3<br />
6.4 Makluman Dokumen<br />
6.4.1. NHD akan dihantar seperti senarai penerima di<br />
Lampiran 2.<br />
6.4.2. Dokumen Aras 1 dan 2 boleh dirujuk terus atau<br />
dicetak daripada laman web. Namun demikian <strong>dokumen</strong><br />
Aras 1 dan 2 yang dicetak untuk kegunaan sebagai<br />
rujukan perlu dicop “MS ISO 15189:2007 H<strong>USM</strong><br />
LULUS UNTUK DIGUNAKAN” dan ditandatangani<br />
oleh KPD untuk sah digunakan sebagai rujukan.<br />
Nyatakan tarikh <strong>dokumen</strong> itu diluluskan di muka<br />
hadapan. (Pengecualian untuk <strong>dokumen</strong> Lampiran yang<br />
merupakan borang boleh digunakan tanpa tandatangan<br />
KPD)<br />
6.4.3 KPD akan mendaftar salinan <strong>dokumen</strong> yang<br />
ditandatangani beliau ke dalam Lampiran 9: Senarai<br />
Salinan Dokumen Aras 1 dan 2.<br />
KPD/TKPD<br />
KPD/PD<br />
KPD/TKPD<br />
Disediakan oleh<br />
Diluluskan oleh<br />
Prof. Madya Dr. Hasnan Jaafar<br />
Dato’ Dr. Zaidun Kamari<br />
Tarikh efektif 01.08.2010
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA<br />
KAWALAN DOKUMEN<br />
(H<strong>USM</strong>/LCD/QP-01)<br />
Tajuk: PROSEDUR DAN Muka surat 12 drp 16<br />
TANGGUNGJAWAB Versi 3<br />
PROSEDUR<br />
TANGGUNGJAWAB<br />
6.5 Pindaan Dokumen<br />
6.5.1. Terima permohonan untuk meminda Dokumen Aras 1 dan<br />
Dokumen Aras 2 menggunakan BPPD (Lampiran 8).<br />
6.5.2. Terima permohonan untuk meminda Dokumen Aras 3.<br />
KPD/TKPD<br />
PD<br />
6.5.3. Pindaan terhadap <strong>dokumen</strong> dilakukan oleh orang yang<br />
menyediakan seperti 6.2.<br />
6.5.4. Dokumen Aras 1 dan 2 yang telah siap dipinda<br />
dikembalikan kepada KPD untuk tindakan seperti di 6.3<br />
6.5.5. Dokumen Aras 3 yang telah siap dipinda dikembalikan<br />
kepada PD untuk tindakan.<br />
6.5.6. Semua Dokumen terkawal akan dikaji semula sekali<br />
dalam masa 2 tahun. Penyemak tersebut dimasukkan<br />
ke dalam rekod semakan.<br />
6.5.7. Muka surat <strong>dokumen</strong> yang dipinda akan diberikan<br />
penomboran 1 sehingga seterusnya (Contoh Lampiran<br />
10). Selepas 5 pindaan yang signifikan dalam <strong>dokumen</strong><br />
berlaku maka versi akan bertambah 1.<br />
KPD<br />
PD<br />
WP/KPD<br />
KPD/TKPD<br />
Tarikh efektif adalah tarikh kuatkuasa yang diluluskan oleh<br />
Pengarah H<strong>USM</strong> untuk kegunaan.<br />
Disediakan oleh<br />
Diluluskan oleh<br />
Prof. Madya Dr. Hasnan Jaafar<br />
Dato’ Dr. Zaidun Kamari<br />
Tarikh efektif 01.08.2010
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA<br />
KAWALAN DOKUMEN<br />
(H<strong>USM</strong>/LCD/QP-01)<br />
Tajuk: PROSEDUR DAN Muka surat 13 drp 16<br />
TANGGUNGJAWAB Versi 3<br />
6.6 Makluman Dokumen Aras 1 dan 2 yang<br />
telah dipinda<br />
i. Pindaan akan di ”upload” ke laman web.<br />
KPD<br />
ii.<br />
NHD akan diedar kepada PD <strong>makmal</strong><br />
berkenaan untuk makluman.<br />
KPD/TKPD<br />
iii. NHD asal akan disimpan oleh KPD dan 1<br />
salinan disimpan oleh PD.<br />
KPD//TKPD/PD<br />
6.7 Kawalan Dokumen Lapuk<br />
i. Musnahkan semua <strong>dokumen</strong> lama<br />
tersebut dengan secepat mungkin. Cap<br />
satu salinan <strong>dokumen</strong> lama dengan cap<br />
“DOKUMEN LAPUK” berwarna merah dan<br />
simpan di dalam Fail Dokumen Lapuk bagi<br />
tujuan rujukan pada masa hadapan.<br />
Nyatakan tarikh <strong>dokumen</strong> itu dilapukkan<br />
di muka hadapan.<br />
KPD/TKPD/PD<br />
ii.<br />
Salinan <strong>dokumen</strong> lama hendaklah disimpan<br />
untuk jangkamasa maksima 7 tahun.<br />
Disediakan oleh<br />
Diluluskan oleh<br />
Prof. Madya Dr. Hasnan Jaafar<br />
Dato’ Dr. Zaidun Kamari<br />
Tarikh efektif 01.08.2010
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA<br />
KAWALAN DOKUMEN<br />
(H<strong>USM</strong>/LCD/QP-01)<br />
Tajuk: REKOD<br />
Muka surat 14 drp 16<br />
Versi 3<br />
7. REKOD<br />
i. Pendaftaran Utama Dokumen: H<strong>USM</strong>/LCD/QP-01/R1<br />
ii.<br />
iii.<br />
iv.<br />
Senarai Edaran Dokumen Aras 1 dan Dokumen Aras 2: H<strong>USM</strong>/LCD/QP-01/R2<br />
Nota Hantaran Dokumen: H<strong>USM</strong>/LCD/QP-01/R3<br />
Borang Pendaftaran Dokumen Aras 3: H<strong>USM</strong>/LCD/QP-01/R4<br />
v. Pendaftaran Dokumen Luaran: H<strong>USM</strong>/LCD/QP-01/R5<br />
vi.<br />
vii.<br />
Borang Permohonan Pindaan Dokumen: H<strong>USM</strong>/LCD/QP-01/R6<br />
Senarai Salinan Dokumen Aras 1 dan Aras 2: H<strong>USM</strong>/LCD/QP-01/R7
Disediakan oleh<br />
Diluluskan oleh<br />
KAWALAN DOKUMEN<br />
(H<strong>USM</strong>/LCD/QP-01)<br />
8. CARTA ALIR<br />
Prof. Madya Dr. Hasnan Jaafar<br />
Dato’ Dr. Zaidun Kamari<br />
Tarikh efektif 01.08.2010<br />
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA<br />
Tajuk: CARTA ALIR<br />
Muka surat 15 drp 16<br />
Versi 3<br />
Tentukan nombor<br />
<strong>dokumen</strong><br />
Sediakan <strong>dokumen</strong><br />
Cop dengan cop<br />
<strong>kawalan</strong><br />
Daftar <strong>dokumen</strong><br />
“upload” <strong>dokumen</strong><br />
Edar NHD<br />
Sah terima<br />
Disediakan oleh<br />
Diluluskan oleh<br />
Prof. Madya Dr. Hasnan Jaafar<br />
Dato’ Dr. Zaidun Kamari<br />
Tarikh efektif 01.08.2010
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA<br />
KAWALAN DOKUMEN<br />
(H<strong>USM</strong>/LCD/QP-01)<br />
Tajuk: CARTA ALIR<br />
Muka surat 16 drp 16<br />
Versi 3<br />
Dokumen<br />
Pindaan?<br />
Tidak<br />
Ya<br />
Hantar<br />
permohonan<br />
<strong>dokumen</strong><br />
“upload” <strong>dokumen</strong><br />
Hantar NHD<br />
Failkan NHD<br />
Disediakan oleh<br />
Diluluskan oleh<br />
Prof. Madya Dr. Hasnan Jaafar<br />
Dato’ Dr. Zaidun Kamari<br />
Tarikh efektif 01.08.2010
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA<br />
KAWALAN DOKUMEN<br />
(H<strong>USM</strong>/LCD/QP-01)<br />
Tajuk: SENARAI LAMPIRAN<br />
i. Lampiran 1: Format BPUD<br />
ii. Lampiran 2: Senarai Penerima Salinan Daftar Dokumen Aras 1 dan Dokumen Aras 2<br />
iii. Lampiran 3: Format Borang NHD<br />
iv. Lampiran 4: Format Borang Pendaftaran Dokumen Aras 3<br />
v. Lampiran 5: Format Borang Pendaftaran Dokumen Luaran<br />
vi. Lampiran 6: Senarai Singkatan Makmal Perubatan Hospital Sains Malaysia<br />
vii. Lampiran 7: Senarai Dokumen Aras 2<br />
viii. Lampiran 8: Borang Permohonan Pindaan Dokumen<br />
ix. Lampiran 9 : Senarai Salinan Dokumen Aras 1 dan Aras 2<br />
x. Lampiran 10: Contoh Mukasurat Dokumen Dengan Pindaan
Lampiran 1<br />
PENDAFTARAN UTAMA DOKUMEN<br />
DOKUMEN ARAS 1 DAN 2<br />
NOMBOR DOKUMEN TAJUK VERSI TARIKH EFEKTIF<br />
H<strong>USM</strong>/LCD/QP-01/R1
Lampiran 2<br />
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA<br />
Tajuk: SENARAI PENERIMA SALINAN DAFTAR DOKUMEN ARAS 1 DAN DOKUMEN ARAS 2<br />
Bilangan<br />
PENERIMA<br />
1 PENGARAH H<strong>USM</strong><br />
2 WAKIL PENGURUSAN MS ISO 15189:2004<br />
3 KETUA PEGAWAI DOKUMEN<br />
4 PENGARAH MAKMAL PATOLOGI<br />
5 PEGAWAI DOKUMEN MAKMAL PATOLOGI<br />
6 PENGARAH MAKMAL HEMATOLOGI DAN UNIT PERUBATAN TRANSFUSI<br />
7 PEGAWAI DOKUMEN MAKMAL HEMATOLOGI DAN UNIT PERUBATAN TRANSFUSI<br />
8 PENGARAH MAKMAL MIKROBIOLOGI DAN<br />
PARASITOLOGI PERUBATAN<br />
9 PEGAWAI DOKUMEN MAKMAL MIKROBIOLOGI DAN PARASITOLOGI PERUBATAN<br />
10 PENGARAH MAKMAL PATOLOGI KIMIA<br />
11 PEGAWAI DOKUMEN MAKMAL PATOLOGI KIMIA<br />
12 PENGARAH MAKMAL IMUNOLOGI<br />
13 PEGAWAI DOKUMEN MAKMAL IMUNOLOGI<br />
14 PENGARAH MAKMAL PUSAT GENOM<br />
15 PEGAWAI DOKUMEN MAKMAL PUSAT GENOM MANUSIA<br />
16 PENGARAH MAKMAL FARMAKOLOGI<br />
17 PEGAWAI DOKUMEN MAKMAL FARMAKOLOGI<br />
18 PENGARAH MAKMAL PEMONITORAN DRUG TERAPEUTIK<br />
19 PEGAWAI DOKUMEN MAKMAL PEMONITORAN DRUG TERAPEUTIK<br />
H<strong>USM</strong>/LCD/QP-01/R2
Lampiran 3<br />
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA<br />
NOTA HANTARAN DOKUMEN<br />
Daripada: Ketua Pegawai Dokumen<br />
Sistem Akreditasi Makmal Perubatan<br />
Hospital Universiti Sains Malaysia<br />
Kepada : Pegawai Dokumen<br />
....................................<br />
Hospital Universiti Sains Malaysia<br />
No. NHD: .............................<br />
Tarikh : .............................<br />
Tandatangan: .........................<br />
Cop rasmi: ............................<br />
Dimaklumkan <strong>dokumen</strong> di bawah telah dikemaskini kedalam web:<br />
a. .......................................................................................................<br />
b. .......................................................................................................<br />
c. .......................................................................................................<br />
d. .......................................................................................................<br />
Seperti yang telah ditetapkan di dalam Prosedur Kawalan Dokumen-Dokumen, diharap dapat pihak<br />
tuan/puan mengesahkan penerimaan dengan menggunakan borang ini dengan mengisinya di bawah ini<br />
dan kembalikan kepada saya bersama-sama <strong>dokumen</strong> terkawal lama (jika ada) untuk tindakan<br />
selanjutnya. Sila simpan 1 salinan NHD ini untuk tuan/puan.<br />
PENGESAHAN PENERIMAAN DOKUMEN<br />
Kepada: Ketua Pegawai Dokumen<br />
Sistem Akreditasi Makmal Perubatan<br />
Hospital Universiti Sains Malaysia<br />
Daripada : Pegawai Dokumen<br />
....................................<br />
Hospital Universiti Sains Malaysia<br />
Adalah disahkan bahawa saya telah dimaklumkan tentang <strong>dokumen</strong>-<strong>dokumen</strong> seperti tersebut di<br />
atas.<br />
Tandatangan: .........................................<br />
Nama: .................................................<br />
Tarikh : ........................<br />
Cop rasmi: ........................<br />
H<strong>USM</strong>/LCD/QP-01/R3
Lampiran 4<br />
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA<br />
PENDAFTARAN DOKUMEN ARAS 3<br />
Tarikh<br />
Daftar<br />
Tajuk<br />
Nombor<br />
Daftar<br />
Tarikh<br />
Kuatkuasa<br />
Bilangan<br />
Catatan<br />
H<strong>USM</strong>.LCD/QP-O1/R4
Lampiran 5<br />
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA<br />
PENDAFTARAN DOKUMEN LUARAN<br />
Tarikh<br />
Daftar<br />
Tajuk<br />
Nombor<br />
Daftar<br />
Tarikh<br />
Kuatkuasa<br />
Bilangan<br />
Catatan<br />
H<strong>USM</strong>/LCD/QP-01/R5
Lampiran 6<br />
SENARAI SINGKATAN MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA<br />
Nama Makmal<br />
Penomboran<br />
Makmal Patologi<br />
Makmal Hematologi<br />
Unit Perubatan Transfusi<br />
Makmal Patologi Kimia<br />
Makmal Mikrobiologi dan Parasitologi Perubatan<br />
Makmal Imunologi<br />
Makmal Genetik<br />
Makmal Farmakologi<br />
Makmal Pemonitoran Drug Terapeutik<br />
H<strong>USM</strong>/PATH/<br />
H<strong>USM</strong>/HEMATO/<br />
H<strong>USM</strong>/UPT/<br />
H<strong>USM</strong>/CPATH/<br />
H<strong>USM</strong>/MICRO/<br />
H<strong>USM</strong>/IMMUNO/<br />
H<strong>USM</strong>/GENETIC/<br />
H<strong>USM</strong>/PHARMACO/<br />
H<strong>USM</strong>/TDM/
Lampiran 7<br />
SENARAI DOKUMEN ARAS 2<br />
1. H<strong>USM</strong>/LCD/QP-01: Kawalan Dokumen<br />
2. H<strong>USM</strong>/LCD/QP-02: Control of Quality Records<br />
3. H<strong>USM</strong>/LCD/QP-03: Audit Dalaman<br />
4. H<strong>USM</strong>/LCD/QP-04: Pengawalan Produk Yang Tidak Menepati Spesifikasi<br />
5. H<strong>USM</strong>/LCD/QP-05: Tindakan Pembetulan Bagi Ketidakpatuhan<br />
6. H<strong>USM</strong>/LCD/QP-06: Tindakan Pencegahan Bagi Ketidakpatuhan<br />
7. H<strong>USM</strong>/LCD/QP-07: Management Review Meeting<br />
8. H<strong>USM</strong>/LCD/QP-08: Pematuhan Objektif Kualiti<br />
9. H<strong>USM</strong>/LCD/QP-09: Aduan Pelanggan<br />
10. H<strong>USM</strong>/LCD/QP-10: Laboratory Safety<br />
11. H<strong>USM</strong>/LCD/QP-11: Laporan Insiden<br />
12. H<strong>USM</strong>/LCD/QP-12: Orientation For New Staff<br />
13. H<strong>USM</strong>/LCD/QP-13: Pengurusan Latihan Staf Makmal<br />
14. H<strong>USM</strong>/LCD/QP-14: Perolehan Peralatan<br />
15. H<strong>USM</strong>/LCD/QP-15: Receiving and Commissioning New Equipment<br />
16. H<strong>USM</strong>/LCD/QP-16: Calibration and Maintenance of Equipment<br />
17. H<strong>USM</strong>/LCD/QP-17: Perlupusan Aset dan Barang atau Harta Benda<br />
18. H<strong>USM</strong>/LCD/QP-18: Management of Consumables and Reagents<br />
19. H<strong>USM</strong>/LCD/QP-19: Pengurusan Sisa Hospital<br />
20. H<strong>USM</strong>/LCD/QP-20: Pemilihan dan Penilaian Pembekal<br />
21. H<strong>USM</strong>/LCD/QP – 21 : Examination of Referral Laboratory<br />
22. H<strong>USM</strong>/LCD/QP-22: Review of Contracts
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA<br />
Lampiran 8<br />
BORANG PERMOHONAN PINDAAN DOKUMEN ARAS _______<br />
Daripada:<br />
....................................<br />
Hospital Universiti Sains Malaysia<br />
Kepada : Ketua Pegawai Dokumen<br />
Sistem Akreditasi Makmal Perubatan<br />
Hospital Universiti Sains Malaysia<br />
Sukacita disertakan bersama-sama ini salinan (Hardcopy & softcopy) terbaru <strong>dokumen</strong>-<strong>dokumen</strong><br />
berikut;<br />
a. .......................................................................................................<br />
b. .......................................................................................................<br />
c. .......................................................................................................<br />
Huraian Pindaan:………………………………………………………………………………………………………………………………………….<br />
......…………………………………………………………………………………………………………………………….........<br />
……………………………………………………………………………………………………………………………………………..<br />
Tarikh Efektif Yang Di Pohon : …………………………………………………………<br />
PENGESAHAN PENERIMAAN DOKUMEN<br />
Daripada: Ketua Pegawai Dokumen<br />
Sistem Akreditasi Makmal Perubatan<br />
Hospital Universiti Sains Malaysia<br />
Kepada : : ....................................<br />
Hospital Universiti Sains Malaysia<br />
Adalah disahkan bahawa saya telah menerima<br />
berikut;<br />
(Hardcopy & softcopy) terbaru <strong>dokumen</strong>-<strong>dokumen</strong><br />
a. .......................................................................................................<br />
b. .......................................................................................................<br />
c. .......................................................................................................<br />
Pada (tarikh) ..................... dan akan mengemaskini ke laman web secepat mungkin. Nota hantaran akan<br />
diberikan kepada semua Pegawai Dokumen Makmal untuk pemberitahuan.<br />
Tandatangan: .........................................<br />
Nama: .................................................<br />
Cop rasmi:.............................................<br />
H<strong>USM</strong>/LCD/QP-01/R6
Lampiran 9<br />
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA<br />
SENARAI SALINAN DOKUMEN ARAS 1 DAN 2<br />
Tarikh<br />
Tandatangan<br />
Tajuk<br />
Nombor<br />
Daftar<br />
Tarikh<br />
Efektif<br />
Bilangan<br />
Pemohon<br />
H<strong>USM</strong>/LCD/QP-01/R7
Lampiran 10<br />
Contoh mukasurat dengan pindaan<br />
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA<br />
Tajuk:<br />
Muka surat<br />
Versi<br />
Pindaan<br />
(Di isi<br />
bilangan<br />
pindaan 1<br />
hingga<br />
seterusnya)
Change language