Amalan 5S - Institut Aminuddin Baki
Amalan 5S - Institut Aminuddin Baki
Amalan 5S - Institut Aminuddin Baki
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Institut</strong> <strong>Aminuddin</strong> <strong>Baki</strong>
InsTITuT aMInuDDIn BaKI<br />
<strong>Institut</strong> <strong>Aminuddin</strong> <strong>Baki</strong><br />
Manual aMalan 5s<br />
i
ii<br />
Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI<br />
Diterbitkan oleh:<br />
Jabatan Penerbitan & Dokumentasi<br />
Pusat Dokumentasi & Sumber Pendidikan<br />
<strong>Institut</strong> <strong>Aminuddin</strong> <strong>Baki</strong><br />
Kementerian Pelajaran Malaysia<br />
Sri Layang 69000<br />
Genting Highlands<br />
Pahang Darul Makmur<br />
Tel : 03- 6105 6100 Faks : 03-6105 6299<br />
http://www.iab.edu.my<br />
iab@iab.edu.my<br />
Hak Cipta IAB 2011<br />
Cetakan Pertama 2011<br />
ISBN 978-983-9479-86-7<br />
9 789839 479867<br />
Hak Cipta Terpelihara. Tiada bahagian daripada terbitan ini boleh<br />
diterbitkan semula, disimpan untuk pengeluaran atau ditukarkan ke<br />
dalam sebarang bentuk atau dengan sebarang alat juga pun, sama<br />
ada dengan cara elektronik, gambar serta rakaman dan sebagainya<br />
tanpa kebenaran bertulis daripada Pengarah, <strong>Institut</strong> <strong>Aminuddin</strong><br />
<strong>Baki</strong> terlebih dahulu.<br />
Pengurus Penerbitan:<br />
Sukumaran Suppiah<br />
Dicetak oleh:<br />
HS Massyi Sdn. Bhd.<br />
40A, Jalan Selaseh Indah,<br />
Taman Selaseh (Fasa 1), 68100 Batu Caves,<br />
Selangor Darul Ehsan<br />
Tel:03-6187 8697<br />
emel: hs_massyi@yahoo.com.my
InsTITuT aMInuDDIn BaKI<br />
Penaung<br />
Dr. Amin bin Senin<br />
Pengarah<br />
<strong>Institut</strong> <strong>Aminuddin</strong> <strong>Baki</strong><br />
PenaSiHat<br />
Dr. Zainab binti Hussin<br />
Timbalan Pengarah Khidmat Profesional<br />
Dr. Jamil bin Adimin<br />
Timbalan Pengarah Khidmat Latihan<br />
Nor Asiah binti Ibrahim<br />
Menjalankan tugas Pendaftar<br />
Abdul Razak bin Abdul Rahim<br />
Ketua Pusat Dokumentasi dan Sumber Pendidikan<br />
Manual aMalan 5s<br />
JaWatanKuaSa PenuLiSan ManuaL aMaLan <strong>5S</strong><br />
inStitut aMinuDDin BaKi<br />
Ketua eDitOR<br />
Wan Ghazali bin Wan Din<br />
Ketua Jabatan Pengurusan Inovasi dan Standard Latihan<br />
Pusat Pembangunan Organisasi<br />
eDitOR<br />
Amalludin bin Sufian<br />
Aziah binti Adi<br />
Ainol Hidayah binti Abdul Rauof<br />
Sukumaran Suppiah<br />
Siti Amidah binti Mahadi<br />
Aziah binti Samichan<br />
i
ii<br />
Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI<br />
KanDungan MuKa SuRat<br />
Kata Alu-aluan Pengarah<br />
Kata Alu-aluan Ketua Jabatan Pengurusan Inovasi Dan Standard Latihan<br />
Jawatankuasa Induk <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> IAB<br />
Jawatankuasa Pelaksana <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> IAB<br />
Pengenalan<br />
Dasar <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> IAB<br />
Slogan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> IAB<br />
Falsafah <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong><br />
Tujuan<br />
Objektif <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> IAB<br />
Faedah Pelaksanaan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong><br />
Kunci Kejayaan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong><br />
Definisi Operasi<br />
Konsep <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong><br />
Sisih (Seiri)<br />
Susun (Seiton)<br />
Sapu (Seiso)<br />
Seragam (Seiketsu)<br />
Sentiasa Amal (Shitsuke)<br />
Langkah-langkah Pelaksanaan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong><br />
Peranan dan Tanggungjawab Jawatankuasa <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong><br />
Standard <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> IAB<br />
Kriteria Audit<br />
Penutup<br />
Sekalung Penghargaan<br />
Lampiran: Panduan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> Perkhidmatan Awam Malaysia<br />
Rujukan<br />
1<br />
2<br />
3<br />
4<br />
5<br />
5<br />
5<br />
5<br />
6<br />
6<br />
7<br />
7<br />
8<br />
8<br />
9<br />
10<br />
11<br />
11<br />
12<br />
13<br />
16<br />
18<br />
33<br />
40<br />
41<br />
42-46<br />
47<br />
48
Kata aLu-aLuan PengaRaH<br />
Salam Sejahtera dan Salam 1Malaysia.<br />
INSTITUT AMINUDDIN BAKI<br />
1<br />
Manual aMalan 5s 5s IaB 1<br />
Sukacita saya merakamkan ucapan syabas dan tahniah kepada Jawatankuasa yang<br />
terlibat dalam penghasilan Manual <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> IAB. Penghargaan juga dititipkan kepada<br />
seluruh warga IAB yang menjadi pendokong kuat kepada pelaksanaan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong>.<br />
Saya yakin pelaksanaan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> ini mampu memupuk disiplin dalam kalangan<br />
warga kerja IAB di samping meningkatkan semangat kerja sepasukan dan mewujudkan<br />
suasana persekitaran kerja yang kondusif. Saya mengambil kesempatan ini untuk menyeru<br />
semua warga IAB supaya membudayakan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> ini pada setiap masa.<br />
Seiring dengan pelaksanaan IAB sebagai Premier Centre, maka <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> akan dapat<br />
meningkatkan tahap kreativiti dan inovasi dalam menguruskan persekitaran kerja masingmasing.<br />
Komitmen dan kerjasama merupakan asas kepada keharmonian bekerja dalam<br />
sesebuah organisasi.<br />
Ketekunan mengamalkan prinsip <strong>5S</strong> ini pasti merealisasikan segala hasrat dan cita-cita.<br />
Justeru, selamat melaksanakan Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal!<br />
Dr. aMin Bin Senin<br />
Pengarah<br />
<strong>Institut</strong> <strong>Aminuddin</strong> <strong>Baki</strong>
2<br />
Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI<br />
Kata aLu-aLuan Ketua JaBatan PenguRuSan inOVaSi<br />
Dan StanDaRD LatiHan<br />
Salam Sejahtera dan Salam 1Malaysia.<br />
Terlebih dahulu saya mengucapkan syukur ke hadrat Allah SWT kerana dengan rahmat-<br />
Nya pasukan saya berjaya menyiapkan Manual <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> IAB.<br />
Saya mengambil kesempatan ini merakamkan ucapan terima kasih kepada pihak<br />
pengurusan atasan yang sentiasa memberi dorongan dan sokongan kepada pasukan ini bagi<br />
menyiapkan tugas ini dalam masa lebih kurang dua bulan. Tiga bengkel telah dijalankan<br />
dan akhirnya Manual <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> IAB dapat disiapkan.<br />
Ucapan syabas dan terima kasih juga saya rakamkan kepada semua ahli pasukan yang<br />
telah mengutamakan tugas ini daripada kepentingan individu walaupun terpaksa bekerja<br />
dalam masa cuti, siang dan malam.<br />
Justeru, saya yakin semua yang terlibat dapat merasai kepuasannya apabila Manual <strong>5S</strong><br />
IAB ini terhasil seiring dengan semangat dan budaya kualiti yang bersemarak dalam jiwa<br />
setiap warga IAB.<br />
Setiap Barang Ada Tempatnya<br />
Setiap Tempat Ada Barangnya<br />
Sekian, terima kasih.<br />
Wan gHaZaLi Bin Wan Din<br />
Ketua Jabatan<br />
Jabatan Pengurusan Inovasi dan Standard Latihan<br />
<strong>Institut</strong> <strong>Aminuddin</strong> <strong>Baki</strong>
JaWatanKuaSa aMaLan <strong>5S</strong> iaB<br />
PenasIhat II<br />
timbalan Pengarah<br />
Khidmat latihan<br />
Ketua<br />
jaWatanKuasa<br />
latIhan/fasIlItatOR<br />
ahlI/<br />
KuMPulan<br />
INSTITUT AMINUDDIN BAKI<br />
JaWatanKuaSa inDuK aMaLan <strong>5S</strong> iaB<br />
Penaung<br />
Pengarah<br />
PenasIhat I<br />
timbalan Pengarah<br />
Khidmat Profesional<br />
PengeRusI<br />
Pendaftar<br />
PenYelaRas<br />
Ketua<br />
jaWatanKuasa<br />
PROMOsI<br />
Manual aMalan 5s<br />
PenasIhat III<br />
Pengarah<br />
IaB utara<br />
Ketua<br />
jaWatanKuasa<br />
auDIt<br />
Ketua Pusat Ketua CaWangan<br />
PenYelaRas ZOn<br />
ahlI/<br />
KuMPulan<br />
ahlI/<br />
KuMPulan<br />
ahlI/<br />
KuMPulan<br />
ahlI/<br />
KuMPulan<br />
3<br />
ahlI/<br />
KuMPulan
4<br />
Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI<br />
JaWatanKuaSa PeLaKSana aMaLan <strong>5S</strong> iaB (JKPa<strong>5S</strong>)<br />
PenYeLaRaS<br />
Wan Ghazali bin Wan Din<br />
SetiauSaHa<br />
Lee Tsock Wah<br />
Norfadzlianawaty binti Mohd Fathel<br />
FaSiLitatOR<br />
Lee Tsock Wah<br />
Norfadzlianawaty binti Mohd Fathel<br />
Siti Hasmiza binti Mahassan<br />
PenYeLaRaS BaHagian PentaDBiRan<br />
Sabri bin Sihi<br />
PenYeLaRaS PenguRuSan aSet<br />
Norlidar binti Mohd Rashid<br />
PenYeLaRaS aSRaMa/PenguRuSan DOMeStiK<br />
Khairul Anuar bin Abdul Rahman<br />
PenYeLaRaS ZOn aWaM<br />
Iskandar Shah bin Haji Suak<br />
JaWatanKuaSa PROMOSi<br />
Gerald a/l Kochappan<br />
JaWatanKuaSa LatiHan<br />
Wakil Tetap Setiap Pusat<br />
JaWatanKuaSa auDit<br />
Kamaruddin bin Abu Bakar<br />
Haji Sallehuddin bin Ab. Talib<br />
Chua Siok Hong<br />
Mariza binti Alias<br />
Amalludin bin Sufian<br />
Ainol Hidayah binti Abdul Rauof<br />
JaWatanKuaSa PuSat/CaWangan/ZOn<br />
Semua Ketua Pusat/Penyelaras Zon<br />
dan 2 orang Penyelaras <strong>5S</strong> tetap setiap pusat
PengenaLan<br />
INSTITUT AMINUDDIN BAKI<br />
DASAR AMALAN <strong>5S</strong> IAB<br />
Manual aMalan 5s<br />
<strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> (A<strong>5S</strong>) merupakan satu kaedah pengurusan yang dipelopori oleh pihak<br />
industri di Jepun bertujuan mewujudkan persekitaran tempat kerja yang selesa, kemas dan<br />
selamat.<br />
<strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> IAB bermatlamat mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti secara<br />
sistematik dan praktikal. Pelaksanaan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> yang berkesan dapat meningkatkan kualiti<br />
perkhidmatan, menjimatkan kos, memudahkan proses kerja dan penggunaan ruang kerja<br />
yang optimum.<br />
<strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> juga berupaya memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti IAB<br />
berasaskan Standard MS ISO 9001:2008 bagi mencapai visi IAB sebagai pusat kepimpinan<br />
pendidikan yang terbilang.<br />
<strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> IAB bertujuan membentuk<br />
budaya pengurusan persekitaran kerja yang mengutamakan<br />
kebersihan, kekemasan, keceriaan dan keselamatan<br />
dalam penyampaian perkhidmatan berkualiti kepada pelanggan.<br />
SLOGAN AMALAN <strong>5S</strong> IAB<br />
<strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> Budaya Kita<br />
FALSAFAH AMALAN <strong>5S</strong> IAB<br />
Setiap Barang Ada Tempatnya<br />
dan<br />
Setiap Tempat Ada Barangnya<br />
5
6<br />
tuJuan<br />
Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI<br />
Manual <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> IAB merupakan dokumen yang menerangkan tentang konsep<br />
<strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> IAB secara umum dan bertujuan diguna pakai untuk memberikan kefahaman<br />
kepada seluruh warga IAB. Manual ini juga menjadi panduan asas pelaksanaan dan kaedah<br />
pengauditan dalam <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> IAB yang tujuan dapat merealisasikan misi dan visi IAB di samping<br />
dapat membantu warga IAB memahami dan membudayakan amalan <strong>5S</strong> berdasarkan Arahan<br />
Pentadbiran Manual JPA <strong>Amalan</strong> Bil 1/2010. <strong>5S</strong> IAB (Rujuk merupakan Lampiran) dokumen yang menerangkan tentang konsep <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong><br />
IAB secara umum dan bertujuan diguna pakai untuk memberikan kefahaman kepada seluruh warga<br />
IAB. Ia juga menjadi panduan asas pelaksanaan dan kaedah pengauditan dalam <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> IAB yang<br />
dapat merealisasikan misi dan visi IAB di samping dapat membantu warga IAB memahami dan<br />
membudayakan amalan <strong>5S</strong> berdasarkan Arahan Pentadbiran JPA Bil 1/2010. (Rujuk Lampiran)<br />
OBJeKtiF aMaLan <strong>5S</strong><br />
OBjeKtIf aMalan 5s<br />
7
INSTITUT AMINUDDIN BAKI<br />
FaeDaH PeLaKSanaan aMaLan <strong>5S</strong><br />
KunCi KeJaYaan aMaLan <strong>5S</strong> iaB<br />
Manual aMalan 5s<br />
Faedah pelaksanaan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> akan menghasilkan faedah-faedah seperti berikut:<br />
Persekitaran tempat<br />
kerja lebih selamat<br />
tempat kerja yang<br />
kondusif dan rapi<br />
Mengurangkan kos<br />
Kawalan stok/inventori<br />
lebih berkesan<br />
Kunci kejayaan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> IAB bergantung kepada perkara berikut:<br />
SOKONGAN<br />
PADU<br />
PENGURUSAN<br />
PELAN<br />
PELAKSANAAN<br />
LATIHAN<br />
A<strong>5S</strong><br />
Meningkatkan imej<br />
korporat organisasi<br />
Mewujudkan piawaian<br />
kerja yang jelas<br />
KERJASAMA<br />
KOMUNIKASI<br />
BERKESAN<br />
KEFAHAMAN KESEDARAN<br />
PEMBUDAYAAN ILTIZAM<br />
DefInIsI OPeRasI<br />
Mengurangkan rungutan<br />
pelanggan<br />
Meningkatkan semangat<br />
kerja sepasukan<br />
Penggunaan ruang kerja<br />
yang optimum<br />
Memudahkan urusan<br />
penyelenggaraan<br />
PERKONGSIAN<br />
A<strong>5S</strong><br />
7
8<br />
Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI<br />
DeFiniSi OPeRaSi<br />
Definisi Operasi yang terkandung dalam Manual <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> IAB adalah seperti berikut:<br />
Zon: Pembahagian kawasan di IAB Induk berdasarkan 9 pusat pengurusan dan<br />
IAB cawangan berdasarkan pengurusan masing-masing.<br />
Subzon: Pembahagian kawasan berdasarkan jabatan atau pengurusan pusat masingmasing<br />
FIFO: “FIRST-IN-FIRST-OUT”<br />
5W1H: Senarai semak tugasan dengan teknik 5W1H.<br />
1. Who - Siapa yang bertanggungjawab?<br />
2. Why - Mengapa perlu dilaksanakan?<br />
3. When - Bila perlu dilakukan?<br />
4. Where - Di mana perlu dilaksanakan?<br />
5. What - Apa tindakan yang perlu diambil?<br />
6. How - Bagaimana aktiviti dijalankan dan diseragamkan?<br />
KOnSeP aMaLan <strong>5S</strong><br />
<strong>5S</strong> adalah istilah asal dalam Bahasa Jepun. Namun begitu, penterjemahan istilah ini ke dalam<br />
Bahasa Malaysia dan Bahasa Inggeris masih mampu mengekalkan konsep <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> ini<br />
seperti yang terdapat di dalam jadual di bawah:<br />
Bahasa<br />
jePun<br />
Seiri<br />
Seiton<br />
Seiso<br />
Seiketsu<br />
Shitsuke<br />
Bahasa<br />
InggeRIs<br />
Sort<br />
Set in Order<br />
Shine<br />
Standardise<br />
Sustain<br />
Bahasa<br />
MelaYu<br />
Sisih<br />
Susun<br />
Sapu<br />
Seragam<br />
Sentiasa<br />
Amal<br />
COntOh<br />
Menyisih fail lama tidak aktif<br />
dengan fail baru yang masih<br />
aktif.<br />
Menyusun dokumen/bahan/<br />
alatan pejabat supaya mudah<br />
diambil/diguna.<br />
Menyapu/membersih ruang<br />
pejabat dan ruang kerja/bilik<br />
serta peralatan kerja individu.<br />
Menyeragamkan susunan<br />
fail/meja kerja/bilik meyuarat/<br />
peralatan pejabat.<br />
Mengamalkan selalu aktiviti<br />
sisih, susun, sapu dan<br />
seragam.
SiSiH (SeiRi)<br />
INSTITUT AMINUDDIN BAKI<br />
Manual aMalan 5s<br />
SISIH – Menyisih dan membuang barang yang tidak perlu dari tempat kerja.<br />
SiSiH secara berkesan:<br />
Tandakan barang-barang yang tidak diperlukan dengan menggunakan kaedah Tag Merah dan<br />
kaedah Tag Kuning. Tindakan Sisih boleh dilakukan seperti berikut:<br />
Barang/dokumen<br />
yang tidak diperlukan<br />
Kaedah tag Merah<br />
Menentukan jenis<br />
barang/peralatan/<br />
rekod yang<br />
hendak dilupuskan<br />
Kaedah tag Kuning<br />
Kaedah tag Kuning<br />
Menentukan jenis<br />
barang/peralatan/<br />
rekod yang<br />
hendak dinilai<br />
Melekat/melabel<br />
Tag Merah ke atas<br />
barang/peralatan/<br />
rekod yang telah<br />
dikenalpasti<br />
Melekat/melabel<br />
Tag Kuning ke<br />
atas barang/<br />
peralatan/rekod<br />
yang telah dikenal<br />
pasti<br />
Pengasingan Tindakan<br />
Barang/dokumen<br />
yang tiada nilai dan<br />
senang dibuang<br />
Barang/dokumen<br />
yang tiada nilai dan<br />
senang dibuang<br />
Barang/dokumen<br />
yang tiada nilai tapi kos<br />
pelupusan tinggi<br />
Mewujudkan<br />
kawasan Tag<br />
Merah - kawasan<br />
pengumpulan<br />
barang/peralatan/<br />
rekod yang tidak<br />
diperlukan untuk<br />
pelupusan<br />
Membuat penilaian<br />
terhadap barang<br />
yang dilabel Tag<br />
Kuning. Tarikh<br />
pelupusan perlu<br />
ditetapkan untuk<br />
pelupusan atau<br />
penyimpanan<br />
Mencatatkan<br />
barang/peralatan/<br />
rekod yang telah<br />
dilabelkan dengan<br />
Tag Merah<br />
Mencatatkan<br />
barang/peralatan/<br />
rekod yang telah<br />
dilabelkan dengan<br />
Tag Kuning<br />
Lupus dengan<br />
segera<br />
Dihapuskira/dijual<br />
mengikut prosedur<br />
Lupus dengan<br />
menggunakan<br />
kaedah/kos yang<br />
paling rendah<br />
Kaedah tag Kuning<br />
Kesan Kesan kejayaan SISIH boleh diukur melalui:<br />
Di tempat kerja hanya terdapat barang/dokumen/peralatan yang Kesan diperlukan kejayaan sahaja. SISIH boleh diukur mel<br />
Di tempat kerja hanya terdapat barang / dokumen / peralatan yang diperlukan sahaja.<br />
Di tempat kerja hanya terdapat b<br />
9
10<br />
Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI<br />
SuSun (SeitOn)<br />
SUSUN - Menyusun dan menyimpan barang dengan kemas, mudah diambil dan disimpan<br />
semula di tempatnya.<br />
SuSun secara berkesan:<br />
Guna Falsafah <strong>5S</strong>: Setiap Barang Ada Tempatnya dan Setiap Tempat Ada Barangnya.<br />
Menggunakan kaedah First-In-First-Out (FIFO)<br />
Melabel dan mengindeks nama dan nombor pada barang/peralatan/rekod<br />
Menyusun barang/peralatan/rekod mengikut kategori<br />
Memastikan barang disusun dengan sebaik mungkin supaya mudah dicapai<br />
Kaedah SuSun:<br />
Tindakan Susun boleh dilakukan seperti berikut:<br />
Tindakan SUSUN boleh dilakukan seperti berikut:<br />
Barang/dokumen<br />
diperlukan<br />
Kesan Kejayaan SUSUN boleh diukur melalui:<br />
Pencarian / capaian barang / peralatan / dokumen dalam tempoh 30 saat.<br />
sapu (seiso)<br />
Kesan Kejayaan SUSUN boleh diukur melalui:<br />
Pencarian/capaian barang/peralatan/dokumen dalam tempoh 30 saat.<br />
SAPU - Membersih tempat kerja dengan rapi supaya tiada habuk, kotoran di lantai, mesin dan<br />
peralatan.<br />
saPu secara berkesan<br />
uruskan stok barang/alat tulis mengikut kaedah First-In-First-Out (fIfO)<br />
Barang/peralatan/dokumen disediakan tempat khas dan dilabelkan<br />
Barang/peralatan/dokumen diletakkan di tempat yang mudah<br />
diambil dan disimpan semula<br />
Barang/peralatan/dokumen diletakkan di tempat yang mudah<br />
diambil dan disimpan semula<br />
Barang/peralatan/dokumen hendaklah mudah dicapai<br />
sebaik-baiknya dalam 30 saat<br />
alatan eksklusif seperti kamera video, alat perakam<br />
diasingkan daripada alatan biasa<br />
sediakan parkir untuk ruang mesin/alatan mudah alih seperti mesin fotostat,<br />
pencetak, mesin faksimili, mesin penjilid dan sebagainya<br />
Kelompok barang<br />
/dokumen<br />
Barang/dokumen<br />
selalu digunakan<br />
Barang/dokumen<br />
jarang digunakan<br />
semasa urusan harian<br />
Barang/dokumen<br />
tidak digunakan semasa<br />
urusan harian tetapi<br />
perlu dirujuk dan mesti<br />
disimpan<br />
Tindakan yang perlu<br />
Susun dekat dengan<br />
tempat kerja dan<br />
cepat dicapai<br />
Letakkan di tempat yang<br />
dikhaskan bagi barang/<br />
dokumen yang jarang<br />
digunakan/jarang dirujuk<br />
Letakkan ditempat yang<br />
dikhaskan nagi barang/<br />
dokumen yang dirujuk<br />
secara bermusim
SaPu (SeiSO)<br />
INSTITUT AMINUDDIN BAKI<br />
Kesan kejayaan SAPU boleh diukur melalui:<br />
Produk dan hasil kerja yang berkualiti<br />
Persekitaran kerja yang selesa dan selamat<br />
Keadaan persekitaran lebih bersih<br />
Kos penyelenggaraan lebih rendah<br />
SeRagaM (SeiKetSu)<br />
Manual aMalan 5s<br />
SAPU - Membersih tempat kerja dengan rapi supaya tiada habuk, kotoran di lantai, mesin dan<br />
peralatan.<br />
SaPu secara berkesan<br />
Mengagihkan tugasan pembersihan<br />
Menentukan hak milik (ownership) ruang/peralatan bagi setiap ahli<br />
Mewujudkan kaedah pembersihan yang akan digunakan<br />
Menyediakan peralatan dan bahan-bahan untuk kerja pembersihan<br />
Melaksanakan kerja pembersihan<br />
tindakan SaPu<br />
aktiviti<br />
Kenalpasti<br />
ruang dan<br />
peralatan tempat<br />
kerja yang kotor<br />
SERAGAM - sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama ada pada ciri-ciri, susun atur atau<br />
peraturannya dengan mewujudkan keseragaman prosedur, susun atur dan piawai.<br />
SeRagaM secara berkesan:<br />
Proses<br />
tindakan<br />
membersihkan<br />
kekotoran<br />
Mewujudkan senarai semak tugasan dengan teknik 5W1H<br />
Mewujudkan senarai semak peraturan inventori<br />
Mengadakan prosedur kerja pembersihan<br />
Mengadakan jadual penyelenggaraan<br />
Mewujudkan model/aktiviti susun atur yang SERAGAM<br />
hasil<br />
BeRsIh<br />
11
12<br />
Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI<br />
SeRagaM Yang Berkesan<br />
sIsteM<br />
nOMBOR/ RujuKan<br />
Kesan Kejayaan SERAGAM boleh diukur melalui:<br />
Mempunyai piawaian ruang tempat kerja yang lebih baik<br />
Mempunyai impak visual yang positif<br />
Mempunyai peraturan dan piawaian prosedur kerja (SOP)<br />
SentiaSa aMaL (SHitSuKe)<br />
SENTIASA AMAL - usaha mengekalkan empat <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> yang pertama iaitu Seiri, Seiton,<br />
Seiso dan Seiketsu di samping melaksanakan penambahbaikan berterusan di premis Jabatan/<br />
Agensi.<br />
Panduan Mengekalkan amalan <strong>5S</strong><br />
MenYusun<br />
seRagaM<br />
MelaBel<br />
MenggunaKan<br />
sKeMa WaRna<br />
Meneruskan program kesedaran tentang kepentingan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> dengan mengadakan<br />
latihan yang berterusan<br />
Memastikan audit dalaman <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> dilaksanakan secara berkala<br />
Memastikan aktiviti promosi berterusan<br />
Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan kepada usaha yang ditunjukkan<br />
oleh warga IAB<br />
Mewujudkan sistem pemantauan yang efektif dan sistematik
INSTITUT AMINUDDIN BAKI<br />
Manual aMalan 5s<br />
LangKaH-LangKaH langKah-langKah PeLaKSanaan PelaKsanaan aMaLan aMalan <strong>5S</strong> iaB 5s IaB<br />
Langkah-langkah Langkah-langkah pelaksanaan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> IAB adalah terdiri daripada 5 langkah 5 langkah iaitu: iaitu:<br />
PERSEDIAAN<br />
PeRSeDiaan<br />
PELANCARAN<br />
PELAKSANAAN<br />
AUDIT<br />
PENGIKTIRAFAN<br />
Persediaan bagi melaksanakan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> IAB dilakukan bertujuan menjamin objektif <strong>Amalan</strong><br />
<strong>5S</strong> IAB tercapai. Persediaannya adalah seperti berikut:<br />
Mendapatkan Komitmen Pengurusan terhadap pelaksanaan amalan 5s<br />
Menubuhkan jKK Induk a5s IaB dan jK Pelaksana amalan 5s IaB<br />
Menyenarai peranan jK amalan 5s<br />
Menyediakan Pelan tindakan amalan 5s<br />
Menghadiri latihan amalan 5s daripada MaMPu<br />
13<br />
14
14<br />
Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI<br />
PeLanCaRan<br />
Pelancaran <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> IAB dilakukan secara rasmi disertai dengan beberapa perkara seperti<br />
yang dinyatakan dalam jadual di bawah:<br />
Merasmikan<br />
amalan 5s<br />
PeLaKSanaan aMaLan <strong>5S</strong> iaB<br />
Mengadakan<br />
Penandaarasan<br />
amalan 5s<br />
Mempromosi<br />
amalan 5s melalui<br />
poster, bunting dan<br />
sebagainya<br />
Menyediakan<br />
Manual amalan<br />
5s untuk warga<br />
organisasi<br />
<strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> IAB dilaksanakan melalui pendekatan pengurusan yang merangkumi perkaraperkara<br />
berikut:<br />
Melaksanakan<br />
amalan 5s bedasarkan<br />
Pembahagian Zon 5s<br />
nama Zon 5s<br />
jawatankuasa Pelaksana Zon 5s<br />
(jKPZa5s)<br />
sudut amalan 5s di setiap 5s<br />
• Pelan Perancangan<br />
• arahan jK Pelaksana amalan 5s<br />
• IaB Induk berdasarkan 9 pusat pengurusan, pembahagian<br />
subzon pula berdasarkan jabatan atas budi bicara pusat<br />
masing-masing<br />
• IaB cawangan berdasarkan budi bicara pengurusan<br />
masing-masing<br />
• Berdasarkan nama cendekiawan negara<br />
• Menubuhkan jKPZ amalan 5s<br />
• Ketua Zon membentangkan laporan amalan 5s Zon di setiap<br />
Perhimpunan Bulanan<br />
• Disediakan bertujuan memberi maklumat terkini berkaitan<br />
amalan 5s kepada warga IaB<br />
• Berimej korporat tanpa hiasan berlebihan
KanDungan SuDut <strong>5S</strong><br />
auDit <strong>5S</strong><br />
INSTITUT AMINUDDIN BAKI<br />
Manual aMalan 5s<br />
Bil Perkara<br />
1 Polisi/Objektif/Matlamat <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong><br />
2 Carta Organisasi Jawatankuasa <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong><br />
3 Carta Gantt Pelaksanaan <strong>5S</strong><br />
4 Pelan Lokasi/Pelan Lantai Zon <strong>5S</strong><br />
5 Rekod Aktiviti (Gambar) sebelum dan selepas pelaksanaan sesuatu <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong><br />
6 Slogan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong><br />
7 Buletin berkaitan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> (jika berkenaan)<br />
8 Maklumat bagi tujuan promosi <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> di IAB<br />
9 Nama Kumpulan mengikut Zon <strong>5S</strong><br />
10 Penjelasan tentang Perancangan, Pelaksanaan, Pemantauan, dan Penarafan (Jadual 4P)<br />
11 Jadual Tugas dan Pelaksanaan Aktiviti<br />
12 Jadual Mesyuarat/Perjumpaan Zon <strong>5S</strong><br />
Proses audit <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> bagi mendapatkan pengiktirafan pensijilan dijalankan dalam dua<br />
peringkat:<br />
IaB<br />
PengiKtiRaFan<br />
• Rujuk Kriteria audit<br />
• Rujuk Pelan Perancangan<br />
amalan 5s Induk<br />
• Pelaporan amalan 5s<br />
oleh Ketua Zon<br />
MaMPu<br />
Badan Pensijilan audit luar<br />
Pengiktirafan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> IAB di peringkat IAB diumumkan dalam setiap perhimpunan bulanan,<br />
manakala di peringkat MAMPU adalah seperti yang ditetapkan dalam Pelan Perancangan<br />
<strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> IAB. Rajah pengiktirafan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> IAB adalah seperti berikut:<br />
IaB<br />
MaMPu<br />
• 3 Zon terbaik<br />
• 3 subzon terbaik<br />
• 5 Individu terbaik<br />
• sijil amalan 5s<br />
15
16<br />
Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI<br />
PeRanan Dan tanggungJaWaB JaWatanKuaSa<br />
inDuK aMaLan <strong>5S</strong><br />
1. JAWATANKUASA INDUK<br />
2. PENYELARAS<br />
3. JAWATANKUASA<br />
PROMOSI<br />
4. JAWATANKUASA AUDIT<br />
Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan<br />
<strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong>.<br />
Membentuk pelan tindakan pelaksanaan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong>.<br />
Menetapkan dasar, peraturan serta garis panduan.<br />
Menentukan belanjawan serta sumber-sumber<br />
kewangan.<br />
Melantik penyelaras, ketua jawatankuasa kecil dan<br />
fasilitator.<br />
Menetapkan sistem pengiktirafan/penghargaan.<br />
Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan dengan<br />
bantuan jawatankuasa kecil (Latihan, Promosi, Audit<br />
Dalam).<br />
Memantau kemajuan pelaksanaan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> melalui<br />
contoh amalan terbaik.<br />
Menjadualkan mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana <strong>5S</strong>.<br />
Menyelaraskan program <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong>.<br />
Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan <strong>Amalan</strong><br />
<strong>5S</strong>.<br />
Menyimpan rekod utama dan minit berkait dengan<br />
pelaksanaan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong>.<br />
Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan<br />
audit.<br />
Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan <strong>Amalan</strong><br />
<strong>5S</strong> dalam organisasi<br />
Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi <strong>5S</strong>.<br />
Mengenalpasti aktiviti/ kempen promosi bagi memupuk<br />
kesedaran penyertaan bagi menjayakan pelaksanaan<br />
<strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong>.<br />
Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah<br />
dilaksanakan.<br />
Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap<br />
kesedaran <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> dalam kalangan warga IAB<br />
Menyediakan kriteria audit dalaman <strong>5S</strong>.<br />
Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman <strong>5S</strong>.<br />
Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit<br />
dalaman <strong>5S</strong>.<br />
Menyemak kriteria audit dalaman <strong>5S</strong> dari semasa ke<br />
semasa mengikut keperluan.
5. JAWATANKUASA<br />
LATIHAN<br />
6. FASILITATOR<br />
7. KETUA ZON AMALAN <strong>5S</strong><br />
8. AHLI-AHLI KUMPULAN<br />
INSTITUT AMINUDDIN BAKI<br />
Manual aMalan 5s<br />
Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi<br />
memupuk <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> kepada semua warga kerja dalam<br />
organisasi.<br />
Mengenal pasti jenis latihan yang diperlukan dari<br />
semasa ke semasa bagi mengukuhkan aktiviti <strong>Amalan</strong><br />
<strong>5S</strong>.<br />
Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja<br />
diberikan latihan <strong>5S</strong> secukupnya.<br />
Memberikan latihan dan panduan kepada ketua dan<br />
ahli kumpulan.<br />
Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan<br />
panduan yang disediakan.<br />
Menentukan pembahagian zon.<br />
Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat<br />
terkini antara pihak pengurusan dengan kumpulan.<br />
Menyelaraskan dan memantau aktiviti kumpulan.<br />
Mewujudkan subzon bagi Zon <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong><br />
masing-masing<br />
Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli-ahli<br />
kumpulan.<br />
Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam<br />
pelaksanaan aktiviti <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong>.<br />
Merancang aktiviti kumpulan.<br />
Memberikan maklum balas mengenai status<br />
pelaksanaan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> kepada fasilitator.<br />
Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar.<br />
Memberikan komitmen secara berterusan.<br />
Menyertai aktiviti <strong>5S</strong> secara aktif.<br />
Bekerjasama dalam kumpulan.<br />
Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan idea bagi<br />
menjayakan pelaksanaan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong>.<br />
17
18<br />
Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI<br />
StanDaRD aMaLan <strong>5S</strong> iaB<br />
SUSUN DAN SERAGAM (SEITON DAN SEIKETSU)<br />
a) SuDut <strong>5S</strong><br />
Papan Maklumat Kekal<br />
Papan Maklumat Berubah<br />
MaKluMat KeKal<br />
Nama Kumpulan<br />
Polisi dan Objektif <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong><br />
Pelan Tapak Zon<br />
Carta Organisasi J/K <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong><br />
Pelan Perancangan<br />
Pelan Tindakan<br />
MaKluMat BeRuBah<br />
Gambar sebelum dan selepas <strong>5S</strong><br />
Data-data/makluman semasa<br />
Pencapaian (Audit Dalaman)<br />
Penghargaan<br />
Aktviti <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> Zon<br />
B) KaWaLan Ruang KeRJa (Ruang PeJaBat, LaCi MeJa Dan Ruang<br />
KeRJa PeRiBaDi KaKitangan)<br />
Pelan Lantai<br />
Ruang PejaBat<br />
Pelan Lantai pejabat ditampal di tempat<br />
sesuai dan mudah dilihat oleh pelanggan
Kabinet Laci<br />
Suis Lampu<br />
Ruang Menunggu<br />
Laci Alat Tulis<br />
Tanda Nama dan Jam Pergerakan Kakitangan<br />
INSTITUT AMINUDDIN BAKI<br />
Manual aMalan 5s<br />
Berlabel di luar laci<br />
Dalam laci disediakan Partition alat tulis<br />
Laci aras 1 – alat tulis<br />
Laci aras 2 – peralatan/CD tersusun rapi<br />
Laci aras 3 – Barangan peribadi<br />
Ruang KeRja PeRIBaDI KaKItangan<br />
BIlIK KeRja<br />
Label suis ditampal berhampiran suis<br />
Label setiap rak pada kabinet kayu yang<br />
mudah dilihat (BAHAN RUJUKAN, FAIL)<br />
Dibenarkan satu sudut untuk koleksi peribadi<br />
yang sesuai untuk suasana tempat kerja<br />
(maksimum 5 item)<br />
Satu kerusi bagi setiap kakitangan dan<br />
maksimum 4 kerusi bagi tetamu (berdasarkan<br />
ruang bilik dan jumlah kakitangan yang<br />
berkongsi)<br />
Bilik yang mempunyai sudut rehat – dilabel<br />
dengan RUANG REHAT/RUANG TETAMU<br />
serta sentiasa memastikan sofa berada<br />
dalam keadaan kemas dan bersih<br />
Satu bakul sampah bagi seorang kakitangan<br />
dan diletakkan di luar bilik serta berparkir<br />
secara seragam mengikut Zon <strong>5S</strong> masingmasing<br />
Dibenarkan Papan Carta – maksimum 1 bagi<br />
seorang kakitangan dan maklumat ditampal<br />
dengan kemas di dinding bilik<br />
Dibenarkan cermin muka - digantung di<br />
dinding bilik<br />
Tanda nama kakitangan dan Jam pergerakan<br />
kakitangan ditampal di daun pintu bilik atau<br />
pada kubikal dan seragam mengikut Zon <strong>5S</strong><br />
Bunting Ingatan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> IAB ditampal<br />
dalam bilik pejabat atau kubikal dan seragam<br />
seluruh IAB<br />
Label di pintu kabinet bagi kabinet kayu yang<br />
bertutup dan kabinet besi<br />
19
20<br />
Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI<br />
Bilik Kerja<br />
Hiasan<br />
Keadaan kubikal yang kemas<br />
Tray surat berlabel (In, Out, KIV)<br />
Set komputer – kabel CPU, monitor dan<br />
pencetak diikat<br />
Telefon diletak di atas meja kerja dan mudah<br />
dicapai serta label nombor telefon tersebut<br />
ditampal padanya<br />
Dibenarkan satu bekas alat tulis/cap<br />
Parkir ikut kesesuaian (berbincang dengan<br />
Ketua Zon <strong>5S</strong> – Seragam dan kesesuaian)<br />
Kasut/selipar berparkir (maksimum 2 pasang)<br />
Dibenarkan meletak cermin alas meja dan<br />
hanya meletak kalendar kerja tahunan sahaja<br />
di bawahnya<br />
Jaket dan tali leher yang tidak dipakai<br />
digantung dengan kemas pada stool<br />
hanger (Maksimum 3 tali leher sahaja yang<br />
dibenarkan dan selebihnya disusun di ruang<br />
peribadi yang tertutup)<br />
KuBIKal<br />
Dibenarkan perhiasan individu atas meja<br />
(maksimum 2 item)<br />
Jaket dan tali leher yang tidak dipakai<br />
digantung dengan kemas pada stool hanger<br />
Satu kerusi kakitangan dan maksimum 2<br />
kerusi tetamu<br />
Fail yang disusun atas meja belakang –<br />
maksimum 20 fail disusun mengikut nombor<br />
Satu bakul sampah bagi seorang kakitangan<br />
dan diletakkan di luar kubikal serta berparkir<br />
secara seragam mengikut Zon <strong>5S</strong> masingmasing<br />
Dibenarkan Papan Carta – maksimum 1 dan<br />
maklumat ditampal dengan kemas di dinding<br />
kubikal<br />
Dibenarkan perhiasan individu atas almari<br />
kayu/ besi (maksimum 3 item)<br />
Dibenarkan cermin muka - digantung di<br />
dinding kubikal/diletakkan di atas meja kerja<br />
Tanda nama kakitangan dan Jam pergerakan<br />
kakitangan ditampal di daun pintu bilik atau<br />
pada kubikal dan seragam mengikut Zon <strong>5S</strong>
Label Bilik Kerja Kakitangan<br />
INSTITUT AMINUDDIN BAKI<br />
C) KaWaLan KaBinet / RaK KaYu StaF<br />
Tag Kabinet Besi<br />
Tag Rak Kayu<br />
Manual aMalan 5s<br />
Bunting Ingatan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> IAB ditampal<br />
dalam bilik pejabat atau kubikal dan seragam<br />
seluruh IAB<br />
Label di pintu kabinet bagi kabinet kayu yang<br />
bertutup dan kabinet besi<br />
Tray surat berlabel (In, Out, KIV)<br />
Set komputer – kabel CPU, monitor dan<br />
pencetak diikat<br />
Telefon diletak di atas meja kerja dan mudah<br />
dicapai serta label nombor telefon tersebut<br />
ditampal padanya<br />
Dibenarkan satu bekas alat tulis/cap<br />
Parkir ikut kesesuaian (berbincang dengan<br />
Ketua Zon <strong>5S</strong> – Seragam dan kesesuaian)<br />
Kasut/selipar berparkir (maksimum 2 pasang)<br />
Dibenarkan meletak cermin alas meja dan<br />
hanya meletak kalendar kerja tahunan sahaja<br />
di bawahnya<br />
Jaket dan tali leher yang tidak dipakai<br />
digantung dengan kemas pada stool<br />
hanger (Maksimum 3 tali leher sahaja yang<br />
dibenarkan dan selebihnya disusun di ruang<br />
peribadi yang tertutup)<br />
Label bilangan kabinet<br />
KaBInet BesI<br />
Dokumen yang kerap digunakan di tingkas 1<br />
Terdapat indeks kandungan dokumen dan<br />
tampal di hadapan laci<br />
Sediakan bilangan nombor/nama di poket fail<br />
mengikut indeks luar<br />
Kemas kini kandungan fail dari semasa ke<br />
semasa<br />
Personel Bertanggungjawab (P.B) untuk<br />
kabinet guna sama<br />
RaK KaYu staf<br />
Label rak mengikut jenis bahan yang<br />
diletakkan di situ. contoh: BAHAN<br />
RUJUKAN,FAIL KURSUS, FAIL JABATAN<br />
21
22<br />
Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI<br />
D) KaWaLan FaiL<br />
Fail Putih<br />
Fail Keras<br />
Fail Baring<br />
faIl PutIh<br />
Label dan bernombor di tepi fail<br />
Disusun berdiri dalam Magazine/File Holder<br />
mengikut nombor indeks fail<br />
Indeks ditampal<br />
Warna label fail adalah seragam dan mengikut<br />
Zon <strong>5S</strong><br />
Label bilangan Magazine/File Holder<br />
sekiranya lebih daripada satu atau disusun<br />
mengikut abjad bagi yang berkaitan sahaja<br />
faIl KeRas<br />
Label dan bernombor di tulang fail<br />
Ditampalkan indeks<br />
Susunan mengikut nombor indeks (nombor<br />
ditentukan sendiri oleh empunya fail)<br />
Warna label fail adalah seragam dan mengikut<br />
Zon <strong>5S</strong><br />
Nama Pusat dan Jabatan perlu ada pada<br />
label fail<br />
faIl DalaM KeaDaan BaRIng<br />
Label di bawah fail
INSTITUT AMINUDDIN BAKI<br />
e) POin/SuiS/WaYaR/RuBBeR StaMP<br />
Suis Lampu dilabel Wayar diikat rapi<br />
Susunan rapi Rubber Stamp<br />
F) aLat PeMaDaM aPi<br />
Alat Pemadam Api<br />
Manual aMalan 5s<br />
POIn/suIs/WaYaR<br />
Label pada ruang plug dan suis (sekiranya<br />
lebih daripada satu suis)<br />
Kabel/wayar diikat dengan kemas<br />
Pamerkan arahan pada plug guna sama<br />
Labelkan ditepi suis lampu/kipas kedudukan<br />
lampu/kipas untuk setiap suis sekiranya<br />
lampu/kipas lebih daripada satu<br />
RUBBER STAMP<br />
Pasang bilangan pada cap<br />
Senarai indeks bagi semua cap<br />
Bilangan pada hanger cap jika lebih daripada<br />
satu<br />
alat PeMaDaM aPI<br />
Digantung<br />
Label bilangan<br />
Manual Ringkas Penggunaan<br />
Tarikh Luput<br />
23
24<br />
Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI<br />
g) KaWaLan StOR aLat tuLiS / BiLiK PeRaLatan<br />
Stor Peralatan<br />
H) KaWaLan PIGEON HOLE<br />
Pigeon Hole Kakitangan<br />
Penanda Aras Hole bagi<br />
Pigeon Hole Dokumen<br />
Pigeon Hole Dokumen<br />
stOR alat tulIs/BIlIK PeRalatan<br />
Personel Bertanggungjawab (P.B)<br />
Master Indeks di tepi rak: Nombor, label rak<br />
dan aras rak<br />
Label Item<br />
Item yang kerap diambil/digunakan berada di<br />
aras yang mudah diambil<br />
Kod stok mengikut aras dan rak<br />
PIgEOn HOlE staf<br />
Personel Bertanggungjawab (P.B)<br />
Bilangan pada Pigeon Hole<br />
Nama Jabatan/Pusat bagi Pigeon Hole Staf<br />
Nama empunya pada Hole<br />
PIgEOn HOlE DOKuMen<br />
Personel Bertanggungjawab (P.B)<br />
Hole atas – kerap digunakan<br />
Hole bawah – jarang digunakan<br />
Tanda maksimum / minimum<br />
Bilangan pada Pigeon Hole
INSTITUT AMINUDDIN BAKI<br />
i) PeRaLatan / MeSin guna SaMa<br />
Peralatan/mesin guna sama<br />
Manual ringkas penggunaan mesin fotostat<br />
J) BiLiK MeSYuaRat<br />
Bilik Mesyuarat<br />
Pelan Lantai Bilik Mesyuarat<br />
Manual aMalan 5s<br />
PeRalatan/MesIn guna saMa<br />
Personel Bertanggungjawab (P.B)<br />
Parkir disediakan<br />
25<br />
Nombor bilangan mesin sekiranya melebihi<br />
daripada satu<br />
Manual ringkas penggunaan<br />
BIlIK MesYuaRat<br />
Personel Bertanggungjawab (P.B)<br />
Nama Bilik mesyuarat<br />
Etika Penggunaan Bilik Mesyuarat<br />
Kerusi dinomborkan<br />
Misi, Visi dan Piagam Pelanggan dipamerkan<br />
KEW PA 7 dipamerkan<br />
Pelan Lantai dipamerkan dengan jelas
26<br />
Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI<br />
K) KaWaLan DeWan/auDitORiuM<br />
Auditorium<br />
L) KaWaLan SuRau / BiLiK SOLat<br />
Ruang Solat yang Tersusun Rapi dan Selesa<br />
DeWan/auDItORIuM<br />
Personel Bertanggungjawab (P.B)<br />
Sentiasa dalam keadaan bersih dan kemas<br />
Peralatan/kemudahan dewan berkeadaan<br />
sempurna dan boleh digunakan<br />
Kemudahan tanda arah dipamerkan dengan<br />
jelas<br />
Kerusi dinomborkan<br />
Pelan lantai dewan dipamerkan<br />
Nama dewan diletakkan di luar pintu<br />
Etika penggunaan dewan<br />
Misi, Visi dan Piagam Pelanggan dipamerkan<br />
Hiasan berbentuk korporat boleh dipamerkan<br />
dan diselenggara secara berkala<br />
suRau/BIlIK sOlat<br />
Personel Bertanggungjawab (P.B)<br />
Arah kiblat dipamerkan dengan jelas<br />
Jadual waktu solat disediakan untuk panduan<br />
Rak mestilah berlabel berdasarkan bahan<br />
yang simpan di ruang tersebut<br />
Tempat telekung dilabelkan<br />
Sentiasa memastikan kebersihan telekung/<br />
sejadah
INSTITUT AMINUDDIN BAKI<br />
M) KaWaLan PeRuStaKaan/PuSat SuMBeR<br />
Rak buku perustakaan<br />
Ruang membaca yang tersusun<br />
Manual aMalan 5s<br />
PeRPustaKaan/Pusat suMBeR<br />
Personel Bertanggungjawab (P.B)<br />
Bilik sentiasa kemas, teratur dan bersih<br />
Susunan buku mudah dicapai serta disusun<br />
mengikut indeks<br />
Rak bernombor, berlabel dan disediakan<br />
indeks<br />
Meja bacaan bernombor disusun bersamasama<br />
kerusi dan dinomborkan<br />
Hiasan berimej korporat dibenarkan dan<br />
diselenggara secara berkala<br />
Pelan lantai dipamerkan di ruang yang<br />
mudah dilihat<br />
Etika penggunaan bilik perpustakaan<br />
dipamerkan dengan jelas<br />
Tanda arah disediakan<br />
Jadual Waktu penggunaan perpustakaan<br />
dipamerkan dengan jelas di ruang dalaman<br />
yang mudah dilihat dan di luar pintu Misi, Visi<br />
dan Piagam Pelanggan dipamerkan<br />
n) LOBi utaMa<br />
(KaunteR KHiDMat PeLanggan Dan Ruang Menunggu)<br />
KaunteR<br />
Label kaunter diletak di tempat yang mudah<br />
dilihat<br />
Ada tanda nama staf bertugas<br />
Jadual Tugas Khidmat Kaunter dipamerkan<br />
Peralatan di kaunter disusun dengan rapi dan<br />
berparkir serta berlabel<br />
27
28<br />
Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI<br />
Ruang Menunggu yang Teratur<br />
Ruang Menunggu<br />
Semua peralatan disusun dengan kemas,<br />
cantik dan berkeadaan baik<br />
Laluan-laluan umum bersih dan tidak<br />
terhalang dengan peralatan<br />
Pelan Lantai IAB dipamerkan di ruang yang<br />
mudah dilihat<br />
Senarai Pusat/Jabatan/Unit dipamerkan di<br />
luar lif atau tangga bangunan berkaitan<br />
Maklumat seperti Pelan Strategik/Misi/Visi/<br />
Piagam Pelanggan sentiasa dikemas kini dan<br />
dipaparkan di tempat yang mudah dilihat.<br />
O) KaWaLan BiLiK KuLiaH/BiLiK LatiHan/MaKMaL KOMPuteR<br />
Bilik Latihan<br />
Makmal Komputer<br />
BIlIK KulIah/BIlIK latIhan/<br />
MaKMal KOMPuteR<br />
Personel Bertanggungjawab (P.B)<br />
Bilik sentiasa dalam keadaan bersih dan<br />
kemas serta selesa untuk digunakan<br />
Peralatan mempunyai sistem inventori dan<br />
penyelenggaraan<br />
Peralatan bilik dalam keadaan sempurna dan<br />
boleh digunakan<br />
Hiasan berimej korporat boleh diwujudkan<br />
dan diselenggara secara berkala<br />
Kerusi dan meja dinomborkan<br />
Nama bilik dan pelan lantai bilik dipamerkan<br />
Etika penggunaan bilik dipamerkan dengan<br />
jelas
P) BiLiK FaiL<br />
Pelan Lantai Bilik<br />
Susunan Kabinet Besi<br />
Susunan Dalam Kabinet Fail<br />
Tag Kabinet Besi<br />
INSTITUT AMINUDDIN BAKI<br />
Label bilangan kabinet<br />
Manual aMalan 5s<br />
BIlIK faIl<br />
Pelan lantai susun atur bilik fail dipamerkan di<br />
ruang yang mudah dilihat<br />
Kabinet fail dilabel mengikut jenis dokumen<br />
dan nombor indeks/rujukan<br />
Fail dilabel dan disusun mengikut indeks dan<br />
boleh dicapai dalam tempoh 30 saat<br />
Arahan ringkas penggunaan bilik fail<br />
dipamerkan<br />
Personel Bertanggungjawab (P.B)<br />
Log pergerakan fail diwujudkan<br />
(jika berkaitan dan perlu)<br />
Tangga mudah alih, troli dan kerusi berada<br />
dalam keadaan baik dan berada di tempat<br />
khas dan berparkir<br />
Kawalan makhluk perosak dilaksanakan<br />
secara berjadual<br />
KaBInet<br />
Dokumen kerap digunakan di tingkat satu<br />
Sediakan indeks kandungan dan ditampal di<br />
hadapan laci<br />
Sediakan poket log keluar fail (sekiranya<br />
berkaitan dan perlu) bagi mengelak<br />
kehilangan fail<br />
Kemas kini kandungan fail dari semasa ke<br />
semasa<br />
Personel Bertanggungjawab (P.B) bagi<br />
kabinet guna sama dan tidak berada di dalam<br />
bilik yang mempunyai P.B sendiri<br />
29
30<br />
Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI<br />
Q) PantRi<br />
PB dan Peraturan Penggunaan Pantri<br />
R) tanDaS<br />
Pantri<br />
Tag Bilangan Tandas<br />
PantRI<br />
Etika Penggunaan<br />
Label Item<br />
Personel Bertanggungjawab (P.B)<br />
Personel Bertanggungjawab (P.B) untuk<br />
memantau kerja Pekerja Am yang dilantik<br />
Log/Jadual Pembersihan<br />
Etika penggunaan<br />
tanDas<br />
Label peralatan (sabun dan tisu)
INSTITUT AMINUDDIN BAKI<br />
Manual aMalan 5s<br />
S) KaWaLan aSRaMa (BiLiK tiDuR / KaFetaRia / Ruang LetaK<br />
KeReta /giMnaSiuM )<br />
Bilik tidur asrama<br />
Dewan Makan/Kantin Asrama<br />
BIlIK tIDuR asRaMa<br />
Lantai sentiasa bersih dan kering<br />
Peralatan bilik tidur dibekalkan<br />
dalam keadaan bersih dan mencukupi<br />
Kemudahan tandas sentiasa boleh diguna<br />
dan diselenggara mengikut jadual<br />
Pamerkan Jadual Penyelenggaraan di pintu<br />
bilik tidur asrama<br />
Pamerkan Pelan Risiko Kecemasan di dinding<br />
asrama serta nombor pegawai asrama untuk<br />
dihubungi jika berlaku kecemasan<br />
Label Nombor Bilik ditampal di luar pintu<br />
KantIn/KafeteRIa<br />
Lantai sentiasa bersih dan kering<br />
Peralatan sentiasa cukup dan bersih untuk<br />
digunakan<br />
Kaunter berlabel dan sentiasa bersih<br />
Singki basuh tangan disediakan dan sentiasa<br />
bersih serta boleh digunakan<br />
Label harga bagi setiap makanan<br />
(Kantin makanan berbayar individu)<br />
Kemudahan tanda arah<br />
31
32<br />
Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI<br />
Parkir Kereta<br />
Gymnasium dijaga dalam keadaan selamat<br />
t) MeSin / PeRaLatan BeRgeRaK<br />
Mesin berparkir<br />
Troli berparkir<br />
Ruang letaK KeReta<br />
Parkir disediakan dengan jelas<br />
Nombor bilangan parkir<br />
Label parkir bagi parkir khas<br />
PeRalatan BeRgeRaK<br />
Personel Bertanggungjawab (P.B)<br />
Sediakan parkir<br />
gIMnasIuM<br />
Personel Bertanggungjawab (P.B)<br />
Disusun dengan kemas serta mengambil kira<br />
ciri-ciri keselamatan<br />
Peralatan diselenggara mengikut jadual<br />
Jadual Penyelenggaraan dan Jadual<br />
Penggunaan disedia dan dipamerkan<br />
MesIn<br />
Personel Bertanggungjawab (P.B) bagi mesin<br />
yang tidak dikumpul di bilik khas (mempunyai<br />
P.B bilik tersebut)<br />
Parkir disediakan<br />
Manual ringkas penggunaan untuk mesin<br />
guna sama<br />
Nombor bilangan mesin sekiranya terdapat<br />
lebih daripada satu<br />
Label bilangan lot parkir sekiranya lebih<br />
daripada satu<br />
Labelkan pada peralatan label bilangan<br />
peralatan sama dengan label bilangan<br />
parkirnya
KRiteRia auDit<br />
KOMPOnen a: PeRanCangan Dan PenuBuHan JaWatanKuaSa<br />
CaDangan<br />
PenaMBaHBaiKan<br />
MaRKaH<br />
SKOR<br />
KategORi nO PeRKaRa<br />
1 2 3 4 5<br />
JaWatanKuaSa PeLaKSana (JKP)<br />
Disediakan selaras dengan matlamat agensi.<br />
Dipaparkan dan disebar kepada warga agensi.<br />
Ditandatangani oleh Ketua Agensi & mempunyai tarikh<br />
Keadaannya bersih dan dipasang pada tempat-tempat yang<br />
strategik.<br />
Dasar dijelaskan dan difahami oleh semua warga agensi.<br />
Bahasa yang digunakan mudah dan mengandungi elemen<br />
keperluan kebersihan dan keselamatan, produk/perkhidmtan,<br />
perkhidmatan berkualiti, ciri kerja berpasukan serta kepuasan<br />
pelanggan.<br />
1<br />
2<br />
3<br />
4<br />
a1) DaSaR <strong>5S</strong><br />
INSTITUT AMINUDDIN BAKI<br />
5<br />
6<br />
JaWatanKuaSa PeLaKSana (JKP)<br />
Carta disediakan dengan jelas dan semua jabatan/bahagian<br />
menjadi ahli.<br />
Dokumentasi/carta JKP ini direkodkan dengan sistematik<br />
Fasilitator <strong>5S</strong> dilantik dan ditunjukkan dalam carta tersebut.<br />
Minit mesyuarat JKP direkodkan semasa mesyuarat & disimpan<br />
secara teratur serta diedarkan<br />
7<br />
8<br />
9<br />
10<br />
Manual aMalan 5s<br />
JaWatanKuaSa LatiHan<br />
a2) CaRta<br />
agenSi <strong>5S</strong><br />
Jawatankuasa latihan dilantik oleh pihak pengurusan<br />
Pelan latihan mengenai <strong>5S</strong> disediakan untuk satu tempoh yang<br />
dirancang (carta perbatuan disediakan)<br />
Pelan ini telah dipatuhi dengan baik bagi menyediakan latihan <strong>5S</strong><br />
kepada warga agensi (rekod disimpan).<br />
11<br />
12<br />
13<br />
JaWatanKuaSa LatiHan<br />
14<br />
15<br />
33<br />
Jawatankuasa promosi dilantik oleh pihak pengurusan.<br />
Pelan promosi mengenai <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> disediakan untuk satu<br />
tempoh yang dirancang (carta perbatuan disediakan).<br />
Pelan promosi dilaksanakan dengan baik (rekod disimpan).<br />
16
34<br />
CaDangan<br />
PenaMBaHBaiKan<br />
MaRKaH<br />
SKOR<br />
KategORi nO PeRKaRa<br />
1 2 3 4 5<br />
JaWatanKuaSa auDit<br />
Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI<br />
Jawatankuasa audit dilantik oleh pihak pengurusan.<br />
Pelan audit <strong>5S</strong> disediakan untuk satu tempoh yang dirancang<br />
(carta perbatuan disediakan).<br />
Pelan audit dijalankan dengan baik (rekod disimpan)<br />
Maklumat mengenai latihan, promosi dan audit yang telah<br />
dirancang itu telah disebar kepada semua warga agensi.<br />
Pelan Zon/Kawasan yang jelas disediakan untuk semua<br />
kumpulan <strong>5S</strong>.<br />
Pelan tersebut dipaparkan di Sudut <strong>5S</strong><br />
Setiap kumpulan <strong>5S</strong> menyediakan pelan aktiviti <strong>5S</strong> berdasarkan<br />
kepada dasar dan justifikasi untuk kawasan mereka.<br />
Aktiviti pembaikan <strong>5S</strong> telah dilakukan mengikut perancangan.<br />
Ada rekod menunjukkan berlaku penambahbaikan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong>.<br />
Terdapat bukti gambar sebelum dan selepas aktiviti<br />
<strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> dilakukan<br />
Mesyuarat di peringkat JKP direkodkan untuk tindakan<br />
selanjutnya.<br />
Mesyuarat di peringkat Jabatan/Agensi/Bahagian/Zon/Unit<br />
diadakan dan rekod disimpan untuk rujukan dan tindakan.<br />
Terdapat rekod mesyuarat/perbincangan Kumpulan <strong>5S</strong> di<br />
kawasan mereka mengenai aktiviti yang dilaksanakan.<br />
Garis Panduan disediakan selaras dengan<br />
Dasar <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> agensi.<br />
Perkataan yang digunakan mudah difahami oleh warga agensi.<br />
Garis Panduan telah diedarkan (hard copy/soft copy) kepada<br />
semua warga untuk dijadikan panduan A<strong>5S</strong><br />
Kandungan buku panduan ini lengkap dan sesuai dijadikan<br />
buku panduan.<br />
Kriteria audit telah disediakan untuk kegunaan dalaman<br />
Kriteria ini sesuai untuk digunakan mengikut kawasan kerja atau<br />
tempat seperti yang telah ditentukan<br />
Hasil audit disebar atau dipaparkan untuk makluman<br />
semua warga agensi<br />
Kekerapan aktiviti audit di peringkat agensi telah ditentukan dan<br />
aktiviti tersebut dijalankan oleh juruaudit yang dilantik<br />
17<br />
18<br />
19<br />
20<br />
21<br />
a3) Peta<br />
KaWaSan KeRJa<br />
KuMPuLan <strong>5S</strong><br />
22<br />
23<br />
24<br />
25<br />
26<br />
a4) ReKOD<br />
aKtiViti <strong>5S</strong><br />
27<br />
28<br />
a5) Minit<br />
MeSYuaRat<br />
29<br />
30<br />
31<br />
32<br />
a6) gaRiS<br />
PanDuan <strong>5S</strong> Di<br />
agenSi<br />
33<br />
34<br />
35<br />
a7) auDit<br />
DaLaMan<br />
36<br />
37
CaDangan<br />
PenaMBaHBaiKan<br />
MaRKaH<br />
SKOR<br />
KategORi nO PeRKaRa<br />
1 2 3 4 5<br />
38 Pengurusan mempunyai program pengiktirafan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong>.<br />
39 Maklumat mengenai program pengiktirafan disebarkan kepada<br />
warga agensi.<br />
40 Rekod aktiviti pengiktirafan dikemas kini.<br />
JuMLaH SKOR (KOMPOnen a)<br />
a8)<br />
PengiKtiRaFan<br />
KOMPOnen B: Ruang teMPat KeRJa Dan PeRaLatan<br />
INSTITUT AMINUDDIN BAKI<br />
CaDangan<br />
PenaMBaHBaiKan<br />
MaRKaH<br />
SKOR<br />
KategORi nO PeRKaRa<br />
1 2 3 4 5<br />
JaWatanKuaSa PeLaKSana (JKP)<br />
B1) KuMPuLan<br />
PeLaKSana <strong>5S</strong><br />
B2) SuDut <strong>5S</strong><br />
Manual aMalan 5s<br />
Carta kumpulan <strong>5S</strong> yang jelas disediakan.<br />
Nama kumpulan <strong>5S</strong> dinyatakan dan carta ahli kumpulan juga<br />
dipaparkan.<br />
Kumpulan <strong>5S</strong> mempunyai ketua kumpulan yang dilantik.<br />
Disediakan oleh pihak pengurusan dan kedudukannya adalah<br />
strategik.<br />
Penggunaan sudut <strong>5S</strong> ini adalah memuaskan dan baik.<br />
Bahan atau maklumat yang dipaparkan adalah terkini dan dalam<br />
keadaan baik.<br />
Kumpulan <strong>5S</strong> memahami kawasan kerja yang telah ditugaskan<br />
untuk mengamalkan aktiviti <strong>5S</strong>.<br />
Tiada sampah sarap di sudut atau di bawah peralatan perabot.<br />
Ada tempat pembuangan sampah yang khas.<br />
Tidak berlubang/pecah/terkoyak dan sebagainya.<br />
Laci pertama dikhaskan untuk alat tulis sahaja.<br />
Diletakkan di tempat yang sesuai, kemas dan selamat.<br />
Susunan mengikut label yang seragam.<br />
Cara menyusun boleh mewujudkan suasana yang kemas.<br />
Teknik susunan mempermudahkan carian/capaian dalam tempoh<br />
30 saat.<br />
1<br />
2<br />
3<br />
4<br />
5<br />
6<br />
7<br />
B3) Lantai<br />
8<br />
9<br />
10<br />
11<br />
12<br />
13<br />
14<br />
15<br />
B4) SuSun atuR<br />
PeRaLatan<br />
35
36<br />
CaDangan<br />
PenaMBaHBaiKan<br />
MaRKaH<br />
SKOR<br />
KategORi nO PeRKaRa<br />
1 2 3 4 5<br />
16<br />
Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI<br />
Alat tulis disusun dengan kemas dan selamat di atas meja, laci<br />
atau dalam rak simpanan.<br />
Berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan.<br />
Tidak berdebu, bersih dan kemas.<br />
Tidak terdapat peralatan rosak.<br />
Menggunakan tanda/label bagi bahan yang tersimpan dalam<br />
ruang tertentu/laci/perabot.<br />
Pendawaian elektrik/telefon/kabel komputer dalam keadaan<br />
sempurna, teratur dan tidak berserabut.<br />
Label petunjuk pada suis lampu.<br />
Bersih dan tiada lampu yang rosak.<br />
Susunan fail kemas dan selamat.<br />
Disusun dengan teratur menggunakan tanda/label/abjad.<br />
Menggunakan sistem kawalan yang baik dan selamat.<br />
Terdapat papan notis/papan putih/nota kenyataan yang digunakan<br />
dengan baik.<br />
Fail lama disimpan di tempat yang sesuai dan selamat serta<br />
secara sistematik.<br />
Terdapat hiasan yang memadai dan sesuai dengan keadaan<br />
persekitaran pejabat.<br />
Tiada hiasan yang usang.<br />
Tidak berdebu dan berkeadaan baik.<br />
Terdapat tanda nama pegawai/kakitangan pada bilik atau meja.<br />
Terdapat label menunjukkan nama seksyen/unit yang berkaitan<br />
dengan aktiviti pentadbiran.<br />
17<br />
18<br />
19<br />
20<br />
B5) KeaDaan<br />
PeRaLatan<br />
21<br />
B6)<br />
PenDaWaian<br />
22<br />
23<br />
24<br />
25<br />
26<br />
27<br />
B7) LaMPu<br />
B8) SuSunan<br />
FaiL<br />
28<br />
29<br />
B9) PeRHiaSan<br />
30<br />
31<br />
32<br />
33<br />
B10) PeLaBeLan<br />
Persekitaran dalam yang kemas dan selamat.<br />
34<br />
B11) KeaDaan<br />
PeRSeKitaRan<br />
DaLaMan<br />
Perabot dan bahan bacaan disediakan dan tersusun.<br />
Bersih, kemas dan selamat.<br />
Terdapat maklumat agensi atau maklumat lain yang bersesuaian.<br />
Semua peralatan seperti kerusi, meja, mikrofon, skrin komputer,<br />
projektor berada dalam keadaan baik.<br />
Persekitaran bilik mesyuarat adalah kemas dan selamat.<br />
Bersih dan bahan yang dipaparkan adalah terkini.<br />
Peralatan berada dalam keadaan baik.<br />
35<br />
36<br />
37<br />
38<br />
B12) Ruang<br />
Menunggu<br />
B13) BiLiK<br />
MeSYuaRat<br />
39<br />
40<br />
41<br />
B14) BiLiK<br />
LatiHan
CaDangan<br />
PenaMBaHBaiKan<br />
MaRKaH<br />
SKOR<br />
KategORi nO PeRKaRa<br />
1 2 3 4 5<br />
42<br />
43<br />
44<br />
B15) KaunteR<br />
45<br />
46<br />
47<br />
48<br />
INSTITUT AMINUDDIN BAKI<br />
49<br />
B16) StOR<br />
50<br />
51<br />
52<br />
53<br />
54<br />
Manual aMalan 5s<br />
Kaunter adalah bersih dan kemas.<br />
Pelanggan dilayan dengan mesra.<br />
Semua peralatan dilabel (yang berkenaan sahaja) dengan<br />
seragam.<br />
Bersih dan sentiasa dalam jagaan/kawalan.<br />
Stor dalam keadaan bersih, tidak berdebu, tersusun dan kemas<br />
Peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik &<br />
memuaskan<br />
Terdapat label pada setiap bahan/komponen dan mempunyai<br />
sistem susunan barang/stok/inventori/aset secara teratur (tanda/<br />
label/abjad)<br />
Mempunyai daftar/rekod pengeluaran bahan/peralatan yang<br />
sesuai dan terdapat etika penggunaan dan peraturan dipatuhi<br />
warga kerja<br />
Terdapat penanda/petunjuk aras/kad inventori stok dan<br />
makulumat dikemas kini<br />
Tiada bahan/peralatan yang tidak diperlukan turut disimpan<br />
Bilik yang bersih, tidak berdebu, tersusun dan kemas<br />
Peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik dan<br />
kemas<br />
Terdapat label pada setiap bahan/komponen, mempunyai sistem<br />
susunan barang/stok/inventori/aset secara teratur (tanda/label/<br />
abjad)<br />
Dasar dijelaskan dan difahami oleh semua warga agensi.<br />
Bahasa yang digunakan mudah & mengandungi elemen<br />
keperluan kebersihan dan keselamatan, produk/perkhidmtan,<br />
perkhidmatan berkualiti, ciri kerja sepasukan serta kepuasan<br />
pelanggan.<br />
B17) BiLiK<br />
CetaK<br />
55<br />
JuMLaH SKOR (KOMPOnen B)<br />
37
38<br />
KOMPOnen C: PeRSeKitaRan teMPat KeRJa Dan KeMuDaHan<br />
Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI<br />
CaDangan<br />
PenaMBaHBaiKan<br />
MaRKaH<br />
SKOR<br />
KategORi nO PeRKaRa<br />
1 2 3 4 5<br />
Lantai sentiasa bersih dan kering<br />
Peralatan bilik tidur dibekalkan dalam keadaan bersih dan<br />
mencukupi<br />
Kemudahan tandas sentiasa boleh digunakan dan diselenggara<br />
mengikut jadual<br />
Pamerkan Pelan Risiko Kecemasan di dinding asrama serta<br />
nombor pegawai asrama untuk dihubungi jika berlaku kecemasan<br />
Label Nombor Bilik di tampal di luar pintu<br />
Lantai sentiasa bersih dan kering<br />
Peralatan dibekalkan dalam keadaan bersih dan mencukupi<br />
Kaunter berlabel dan sentiasa bersih<br />
Sinki basuh tangan disediakan, bersih dan boleh digunakan<br />
Kemudahan tanda arah yang jelas<br />
Lantai sentiasa bersih dan kering<br />
Peralatan dibekalkan dalam keadaan bersih dan<br />
selamat untuk digunakan<br />
Setiap peralatan berlabel dan ada manual ringkas penggunaan<br />
Kemudahan tanda arah yang jelas<br />
Jadual penggunaan bilik dipamerkan<br />
Peralatan di dalamnya berkeadaan baik dan boleh digunakan<br />
Bersih, teratur, kemas dan menyenangkan<br />
Peralatan berada dalam keadaan baik, tersusun dan boleh<br />
digunakan<br />
Terdapat pemakluman disediakan seperti jadual tugas,<br />
etika dan peraturan<br />
Bersih, tidak berdebu dan sentiasa dalam keadaan terurus<br />
Susunan peralatan atau hiasan sepanjang laluan kemas,<br />
bersih dan teratur<br />
Tiada halangan di semua laluan dan di pintu kecemasan<br />
Lantai bersih, tiada kerosakan, tiada sampah dan kemas<br />
1<br />
2<br />
C1) aSRaMa<br />
3<br />
4<br />
5<br />
6<br />
7<br />
8<br />
9<br />
10<br />
11<br />
12<br />
C2) DeWan<br />
MaKan aSRaMa<br />
C3) giMnaSiuM<br />
13<br />
14<br />
15<br />
16<br />
17<br />
18<br />
C4) SuRau /<br />
BiLiK SOLat<br />
C5) PantRi<br />
19<br />
20<br />
21<br />
C6) LaLuan<br />
utaMa /<br />
KORiDOR<br />
22<br />
23
CaDangan<br />
PenaMBaHBaiKan<br />
MaRKaH<br />
SKOR<br />
KategORi nO PeRKaRa<br />
1 2 3 4 5<br />
24<br />
25<br />
26<br />
27<br />
28<br />
29<br />
30<br />
31<br />
32<br />
C7) PaPan<br />
tanDa<br />
INSTITUT AMINUDDIN BAKI<br />
C8) tanDaS<br />
33<br />
34<br />
35<br />
36<br />
37<br />
38<br />
39<br />
40<br />
41<br />
C9) teMPat<br />
MeLetaK<br />
KeReta<br />
Manual aMalan 5s<br />
Papan tanda dalam keadaan baik dan bersih<br />
Saiz yang sesuai dan senang difahami.<br />
Mudah dilihat oleh orang dan kedudukannya strategik<br />
Tanda arah yang jelas untuk ke bilik mesyuarat dan sebagainya.<br />
Peralatan dan kemudahan dalam keadaan baik dan selamat.<br />
Sistem paip air dan lampu dalam keadaan baik dan selamat.<br />
Mangkuk tandas bersih dan kering.<br />
Lantai bersih dan kering.<br />
Perhiasan tandas dalam keadaan baik dan tiada notis usang<br />
dalam tandas.<br />
Tidak berbau busuk.<br />
Ada jadual pembersihan<br />
Disediakan di tempat yang sesuai sama ada untuk pekerja/<br />
pelawat.<br />
Ditanda dengan garisan yang jelas antara lot-lot yang disediakan.<br />
Berada dalam keadaan baik dan bersih<br />
Ada sistem kawalan keluar masuk.<br />
Tiada sampah di sekitar kawasan.<br />
Tong sampah disediakan.<br />
Cat bangunan di dalam dan luar adalah kemas dan tidak<br />
tertanggal<br />
Ada tanda keluar masuk yang jelas untuk kenderaan memasuki<br />
kawasan pejabat<br />
C10) KaWaSan<br />
SeKitaR<br />
42<br />
JuMLaH SKOR (KOMPOnen C)<br />
39
40<br />
PenutuP<br />
Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI<br />
<strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> iaitu Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa amal adalah sangat penting<br />
dalam program peningkatan kualiti pengurusan IAB yang dilaksanakan secara berterusan.<br />
<strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> akan menanamkan nilai-nilai positif bagi setiap warga IAB seperti<br />
bertanggungjawab, kreatif dan inovatif, berdisiplin, kerja sepasukan, bangga dan sayangkan<br />
organisasi. Melalui amalan ini dapat mengubah pandangan dan persepsi terhadap kerja dan<br />
persekitaran tempat kerja yang akhirnya dapat meningkatkan produktiviti dan kualiti perkhidmatan<br />
staf IAB secara keseluruhannya. Peningkatan dalam kualiti perkhidmatan dari semasa ke semasa<br />
akan memartabatkan perkhidmatan IAB dan seterusnya mendapat pengiktirifan dan persijilan<br />
daripada MAMPU. Melalui <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> IAB akan berusaha memenuhi permintaan pelanggan<br />
yang semakin mencabar.<br />
Penyampaian maklumat <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> melalui mesyuarat, taklimat dan bengkel dapat memberi<br />
kefahaman yang lebih jelas kepada seluruh warga IAB tentang peranan dan tanggungjawab yang<br />
harus dilaksanakan. <strong>Amalan</strong> ini tidak mustahil untuk dicapai oleh sesuatu organisasi jika semua<br />
warga IAB menjiwai kepentingannya dan berusaha bersama-sama dalam mencapai matlamat<br />
yang satu.
INSTITUT AMINUDDIN BAKI<br />
SeKaLung PengHaRgaan<br />
Manual aMalan 5s<br />
Sekalung penghargaan kepada Pengarah, Timbalan<br />
Pengarah Khidmat Profesional, Timbalan Pengarah Khidmat<br />
Latihan, Pendaftar yang memberi sokongan dan dorongan kepada<br />
Urus setia yang menjayakan Manual <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> IAB,<br />
terutama kepada:<br />
Wan Ghazali bin Wan Din<br />
Amalludin bin Sufian<br />
Lee Tsock Wah<br />
Aziah binti Adi<br />
Ainol Hidayah binti Abdul Rauof al-Samawi<br />
Norfadzlianawaty binti Mohd Fathel<br />
Chew Hook Liong<br />
Sukumaran Suppiah<br />
Nakoo bin Mustan<br />
Khairul Badri bin Ahmad<br />
Aziz bin Salleh<br />
Faridah binti Mahmood<br />
Surani binti Jemali<br />
Pendi anak Sadi<br />
Khairul Anuar bin Abd. Rahman<br />
dan<br />
Penghargaan yang tidak terhingga kepada:<br />
Semua warga IAB yang menyokong<br />
pelaksanaan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> IAB<br />
41
42<br />
Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI<br />
LaMPiRan
Rujukan : JPA(BKP)71/17 Klt. 3 ( 39 )<br />
semua Pengarah Bahagian,<br />
Penasihat undang-undang,<br />
Ketua unit audit Dalam.<br />
tujuan<br />
INSTITUT AMINUDDIN BAKI<br />
jaBatan PeRKhIDMatan aWaM<br />
Blok C1 Dan C2, Kompleks C<br />
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan<br />
62510 Putrajaya<br />
aRahan PentaDBIRan BIl.1 tahun 2010<br />
1<br />
Manual aMalan 5s<br />
PanDuan aMalan 5s<br />
jaBatan PeRKhIDMatan aWaM MalaYsIa<br />
1. Tujuan Panduan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> ini ialah untuk:<br />
1.1 memberi panduan asas pelaksanaan amalan persekitaran berkualiti di<br />
Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia (JPA) dengan menggunakan<br />
teknik <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> (Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal);<br />
1.2 menerangkan keperluan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> di JPA sebagai usaha<br />
penambahbaikan secara berterusan ke atas sistem, proses dan<br />
sumber manusia dengan penggunaan kosnya yang cekap dan<br />
berkesan;<br />
43
44<br />
Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI<br />
1.3 menerangkan keperluan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> di JPA yang memberi keutamaan<br />
kepada penghasilan persekitaran yang bersih, kemas dan selamat<br />
sebagai nilai tambah kepada imej korporat JPA; dan<br />
1.4 menerangkan keperluan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> kepada semua peringkat<br />
organisasi JPA tentang pematuhan piawaian dan peraturan-peraturan<br />
yang berkuatkuasa dan bersangkutan secara konsisten serta<br />
memenuhi keperluan pelanggan.<br />
lataR BelaKang<br />
2. <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> merujuk kepada singkatan perkataan dalam bahasa Jepun iaitu<br />
Seiri (Sisih), Seiton (Susun), Seiso (Sapu), Seiketsu (Seragam) dan Shitsuke<br />
(Sentiasa Amal). <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> ini berkesan untuk mewujudkan persekitaran tempat<br />
kerja yang berkualiti secara sistematik dan praktikal. Keberkesanan<br />
pelaksanaannya menjamin peningkatan kualiti perkhidmatan pada kos yang<br />
optimum dengan proses kerja yang lebih berkesan dan meningkatkan tahap<br />
kepuasan hati pelanggan dalaman dan luaran.<br />
3. Tumpuan utama penggunaan teknik <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> di JPA adalah untuk<br />
menyumbang kepada proses penambahbaikan terhadap persekitaran tempat kerja<br />
yang memberi keutamaan dalam aspek kebersihan, kekemasan dan keselamatan di<br />
tempat kerja. <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> dapat memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti<br />
JPA (MS ISO 9000), khususnya keperluan piawaian di bawah Klausa Pengurusan<br />
Sumber iaitu Klausa 6.4 - Persekitaran Kerja. Hasil daripada <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> yang<br />
cekap, berkesan dan konsisten akan memberi nilai tambah kepada imej korporat<br />
JPA.<br />
PanDuan MelaKsanaKan aMalan 5s DI jPa<br />
4. Panduan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> ini digubal untuk memastikan keseragaman<br />
pelaksanaan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> di JPA. Panduan ini terbahagi kepada lima (5) bahagian<br />
utama yang akan menerangkan tentang aspek-aspek pelaksanaan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> di<br />
JPA seperti berikut:<br />
4.1 Bahagian satu: Mengenali <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong>.<br />
4.2 Bahagian Dua: Hala Tuju <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> di Jabatan Perkhidmatan Awam<br />
Malaysia.<br />
2
INSTITUT AMINUDDIN BAKI<br />
Manual aMalan 5s<br />
4.3 Bahagian tiga: Langkah-langkah Pelaksanaan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> di Jabatan<br />
Perkhidmatan Awam Malaysia.<br />
4.4 Bahagian empat: Piawaian Tindakan Pelaksanaan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> di<br />
Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia : Kebersihan, Kekemasan dan<br />
Keselamatan.<br />
4.5 Bahagian lima: Pelaksanaan Audit Dalaman <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong>.<br />
5. Selain daripada panduan ini, semua peringkat anggota di JPA digalakkan<br />
merujuk kepada pekeliling-pekeliling dan peraturan-peraturan yang sedang<br />
berkuatkuasa serta lain-lain bahan rujukan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> untuk membantu dalam<br />
pelaksanaan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> ini.<br />
6. Keizinan diberikan kepada mana-mana jawatankuasa dalam organisasi JPA<br />
dengan khidmat nasihat dan pertimbangan daripada Pengerusi Pasukan Petugas<br />
Kualiti dan Produktiviti Jabatan Perkhidmatan Awam untuk mengeluarkan garis-garis<br />
panduan yang bersesuaian untuk menjelaskan lagi aktiviti-aktiviti pelaksanaan<br />
<strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> di JPA.<br />
KePeRluan PeRsIjIlan Dan PengauDItan aMalan 5s<br />
7. <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> di JPA memerlukan pengiktirafan menerusi persijilan daripada<br />
Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC). JPA yang menyertai persijilan ini<br />
hendaklah memastikan sistem persekitaran kualiti <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> melalui proses<br />
pengauditan dari semasa ke semasa.<br />
8. Pengauditan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> hendaklah dilakukan secara berkala oleh kumpulan<br />
juruaudit dalaman dan juruaudit pihak ketiga.<br />
PenguatKuasaan<br />
9. Panduan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> JPA ini berkuatkuasa mulai dari tarikh ianya dikeluarkan.<br />
10. Panduan ini dikuatkuasakan oleh Bahagian Khidmat Pengurusan (BKP) untuk<br />
digunapakai oleh semua Bahagian di JPA.<br />
3<br />
45
46<br />
Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI<br />
PeMaKaIan PanDuan aMalan 5s jPa<br />
11. Pemakaian panduan ini adalah kepada semua Bahagian di JPA supaya<br />
pelaksanaan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> dapat diselaras dan diseragam dengan cekap, teratur dan<br />
berkesan.<br />
12. Panduan ini akan dikemaskini dari semasa ke semasa mengikut keperluan,<br />
perubahan dan kesesuaian pelaksanaan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> di JPA dalam persekitaran<br />
Perkhidmatan Awam.<br />
13. Panduan ini boleh juga dirujuk secara talian terus menerusi Portal JPA<br />
http://www.jpa.gov.my/informasi-jpa/sudut-amalam-5s/.<br />
"jPa PeneRaju PeRuBahan PeRKhIDMatan aWaM"<br />
“ BeRKhIDMat untuK negaRa”<br />
DatO’ DR. IsMaIl alIas<br />
Timbalan Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam (Operasi)<br />
Selaku Pengerusi Pasukan Petugas Kualiti dan Produktiviti<br />
Jabatan Perkhidmatan Awam<br />
Malaysia<br />
18 Januari 2010<br />
s.k.:<br />
Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam<br />
Timbalan Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam (Pembangunan)<br />
4
RuJuKan<br />
INSTITUT AMINUDDIN BAKI<br />
Manual aMalan 5s<br />
1. Arahan Pentadbiran Bilangan 1 Tahun 2010 Panduan Amamalan <strong>5S</strong> Jabatan<br />
Perkhidmatan Awam Malaysia.<br />
2. Panduan Arahan <strong>5S</strong> MAMPU<br />
3. Panduan <strong>Amalan</strong> <strong>5S</strong> Bahagian Buku Teks KPM<br />
47
48<br />
Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI
Change language